Alvys ofrece funciones integrales de Gestión de Flotas , que le permiten organizar y gestionar su estructura operativa mediante la creación y asignación de flotas a sus activos (conductores, camiones, remolques) y cargas. Esta función también incluye la opción de Prefijo de Factura para optimizar la gestión de facturas y la integración contable de su flota.
✅ Roles de usuario con acceso: Usuarios con acceso a la configuración Management y Fleets (por ejemplo, Administrador , Administrador de oficina , Administrador de flotas ).
Resumen: La función Flotas le permite crear grupos personalizados (flotas) dentro de Alvys para fines organizativos. Puede asignar activos (conductores, camiones, remolques) y cargas a estas flotas, lo que proporciona una mejor visibilidad de su estructura operativa. Además, puede agregar un prefijo de factura a cada flota, que aparecerá en las facturas generadas, simplificando el seguimiento y la integración con sistemas de contabilidad externos.
Cómo crear una flota
Siga estos pasos para configurar una nueva flota en Alvys:
Vaya a Gestión de flotas:
Desde el menú de navegación principal, vaya a Administración .
Haga clic en Flotas .
Haga clic en “+ Agregar flota”:
Localice y haga clic en el botón "+Agregar flota" en la esquina superior derecha de la página.
Ingrese los detalles de la flota:
En el formulario que aparece, ingrese el nombre de la flota .
En el formulario que aparece, ingrese el prefijo de factura (opcional).
Enviar para crear:
Haga clic en el botón "Agregar flota" para crear su nueva flota.
Asignación de activos a flotas
Asignar un conductor a una flota
Navegar a la lista de controladores
Vaya a la lista de controladores.
Seleccione un controlador:
Haga clic en el conductor de su elección para abrir su perfil.
Asignar a la flota:
Localice el campo de entrada "Flota" .
Haga clic en este campo para asignar el conductor seleccionado a una flota existente.
Seleccione la flota deseada entre las opciones.
Guardar cambios:
Haga clic en el botón "Guardar" para aplicar la asignación de flota al conductor.
Asignar un camión a una flota
Navegar a la lista de camiones
Vaya a la lista de camiones.
Seleccione un camión:
Haga clic en el camión de su elección para abrir su perfil.
Asignar a la flota:
Localice el campo de entrada "Flota" .
Haga clic en este campo para asignar el camión seleccionado a una flota existente.
Seleccione la flota deseada entre las opciones.
Actualizar camión:
Haga clic en el botón "Actualizar camión" en la esquina inferior derecha de la página para guardar la asignación de la flota.
Asignar un remolque a una flota
Navegar a la lista de tráilers
Ir a la lista de tráilers.
Seleccione un tráiler:
Haz clic en el tráiler de tu elección para abrir su perfil.
Asignar a la flota:
Localice el campo de entrada "Flota" .
Haga clic en este campo para asignar el remolque seleccionado a una flota existente.
Seleccione la flota deseada entre las opciones.
Tráiler de actualización:
Haga clic en el botón "Actualizar tráiler" en la esquina inferior derecha de la página para guardar la asignación de la flota.
Asignación de cargas a flotas
Las cargas se pueden asignar a una flota durante el proceso de creación de carga o editando una carga existente.
Asignación de una flota durante la creación de la carga
Navegar a la nueva página de cargas :
Vaya a la página de Nuevas Cargas.
Seleccionar tipo de carga:
Elija el tipo de carga: Ingresos o No ingresos .
Complete los detalles de la flota:
Durante el proceso de creación de carga, ubique el campo de entrada "Flota" y seleccione la flota designada para la carga.
Proceder con la creación de carga:
Continúe completando los detalles de carga restantes y complete el proceso de creación de carga.
Asignar una flota a una carga existente
Navegar hasta el tablero de cargas :
Vaya al tablero de cargas.
Seleccione una carga:
Haga clic en la carga de su elección para abrir su página de detalles de carga.
Cambiar flota:
En la página de Detalles de carga, busque y haga clic en el botón "Cambiar flota" (normalmente en el lado izquierdo de la página).
Seleccione la flota:
Aparecerá un cuadro de diálogo o campo de entrada. Seleccione la flota deseada entre las opciones.
Actualizar:
Haga clic en el botón "Actualizar" para guardar la nueva asignación de flota a la carga.
Visualización de detalles de la flota de activos
Una vez asignadas las flotas, sus detalles se pueden ver en varias ubicaciones en Alvys TMS:
Tablero de cargas: el tablero de cargas mostrará la información de la flota como una columna.
Resumen de carga: Los detalles de la flota son visibles en la sección de resumen de carga.
Página de detalles de carga: la página de detalles de carga muestra la flota asignada.
Perfiles de activos: los perfiles individuales de conductor, camión y remolque muestran su flota asignada.
Uso de la función de prefijo de factura
La función Prefijo de Factura mejora la gestión de facturas por flota, permitiéndole asignar prefijos específicos a las facturas generadas para cada flota. Esto mejora la claridad y la integración con sistemas de contabilidad externos.
Puntos clave:
Diferenciación de facturas mejorada: identifique fácilmente las facturas por flota, simplificando la organización y el seguimiento.
Integración contable mejorada: ayuda a asignar facturas a las flotas respectivas en sistemas externos (como QuickBooks), lo que agiliza la consistencia de los datos.
Errores minimizados: los prefijos únicos facilitan la distinción y verificación de facturas, lo que reduce los errores de procesamiento.
Nota: Esta función tiene mayor impacto cuando se utiliza con una integración activa con un sistema de contabilidad externo (por ejemplo, QuickBooks).
Guía paso a paso:
Acceda a la pestaña Flotas:
Agregar o editar flota:
Puede hacer clic en "Agregar flota" para crear una nueva o seleccionar una flota existente de la lista para modificarla haciendo clic en la fila.
Introduzca el prefijo de la factura:
En el formulario de detalles de la flota (para agregar o editar), ubique el campo "Prefijo de factura" .
Complete el prefijo elegido (por ejemplo, "RF-" para una flota refrigerada).
Guardar cambios:
Haga clic en "Enviar" para aplicar el prefijo a la flota.
Generación y visualización de facturas con prefijo de flota
Una vez que se establece el prefijo de factura para una flota:
Crear o modificar una carga:
Asegúrese de que la carga esté asociada con la flota designada para la que estableció el prefijo.
Generar factura:
Cuando la carga alcance el estado "Liberado", proceda con la generación de la factura como lo haría normalmente.
El prefijo que usted definió ahora aparecerá automáticamente como parte del número de factura (por ejemplo, "RF-12345").
Ver en QuickBooks (o sistema de contabilidad externo):
Navegue a su sistema de contabilidad externo (por ejemplo, la página de Ventas de QuickBooks).
Localice la factura en la pestaña Facturas.
Filtra según sea necesario por número de factura. El prefijo te ayudará a identificar fácilmente la factura asociada a esa flota.
Esta actualización enriquece los flujos de trabajo contables basados en flotas, lo que facilita la gestión de múltiples facturas de flotas con prefijos distintos en distintas plataformas.
Preguntas frecuentes (FAQ)
P: ¿Puedo cambiar el prefijo de factura de una flota una vez configurado? R: Sí, puede modificar el prefijo de factura de una flota en cualquier momento editando los detalles de la flota en la sección Flotas. Sin embargo, tenga en cuenta que cambiar un prefijo solo afectará a las facturas recién generadas, no a las que ya se crearon con el prefijo anterior.
P: Si no asigno una flota a una carga, ¿se le asignará un prefijo de factura? R: Si una carga no está asignada a una flota, no usará un prefijo de factura específico para ella. Seguirá las convenciones de numeración de facturas predeterminadas de su sistema. Para garantizar que se aplique un prefijo de factura, la carga debe estar asignada explícitamente a una flota que tenga un prefijo configurado.