En Alvys, a cada carga en el flujo de trabajo de facturación se le asigna un estado que refleja su posición actual en el ciclo de facturación. Estos estados aparecen en la pestaña Factura, dentro de Contabilidad, y se actualizan automáticamente a medida que su equipo gestiona cada carga. Comprender el significado de cada estado ayuda a los despachadores, facturadores y personal de contabilidad a coordinar las transferencias y realizar un seguimiento de las facturas pendientes sin confusiones.

En Alvys, el estado de facturación también se conoce como estado de facturación de carga o estado de factura.

Seleccione Contabilidad en el menú de navegación izquierdo y, a continuación, Factura . Cada fila de la lista muestra su estado de facturación actual. Puede filtrar la lista por estado para centrarse en una etapa específica del proceso de facturación.

Las cargas pasan por los estados de facturación en este orden a medida que su equipo factura y recibe el pago:

Liberado → En cola → Facturado → Financiado (si corresponde) → Completado → Pagado

Los envíos que se cancelaron antes de la entrega pero que aún requieren facturación siguen una ruta diferente y aparecen con el estado TONU .

Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo mover una carga a través del flujo de trabajo de facturación, consulte los siguientes artículos:

Para ver y gestionar las cargas en la pestaña Factura, se requieren los permisos de "Facturación" y "Factura" . Los usuarios sin estos permisos no verán la opción Factura en Contabilidad.

Un envío pasa al estado "Liberado" cuando un despachador lo entrega al equipo de facturación. El envío se ha entregado y está listo para facturar. Aún no se ha generado ninguna factura.

Una carga pasa al estado "En cola" después de que se haya creado una factura, pero antes de que esta se haya enviado al cliente. La factura existe en Alvys, pero aún no se ha enviado.

Una vez que se ha enviado la factura al cliente, el envío pasa al estado de facturado . La factura está en manos del cliente y el pago está pendiente.

Una factura pasa a estar financiada cuando una empresa de factoring la adquiere. En ese momento, la empresa de factoring es la propietaria del crédito y el pago provendrá de ella, en lugar de directamente del cliente.

Un envío pasa al estado de Completado una vez que se ha pagado en su totalidad. En el caso de envíos factorizados, este estado se establece cuando la empresa de factoring confirma que la transacción se ha liquidado.

Una carga pasa al estado Pagado después del paso Completado, cuando se confirma el procesamiento final del pago. Este es el estado final en el ciclo de facturación.

Una carga recibe el estado TONU cuando se despachó el camión pero el envío no se realizó (por ejemplo, el cliente canceló después de que el conductor ya estaba en camino). Las cargas TONU son facturables y aparecen en la cola de facturación para que se pueda facturar al cliente un cargo por cancelación. TONU también se escribe como "orden de camión no utilizada" o "camión solicitado no utilizado".

P: ¿Por qué una carga aparece como liberada, pero mi equipo de facturación dice que no está en su cola?

A: Los permisos de "Facturación" y "Factura" deben estar activados. Si "Facturación" no está activado, no se mostrarán las páginas de facturación. Confirme que ambos permisos estén activados en el perfil del usuario. Si los permisos son correctos y la carga aún no aparece, póngase en contacto con el soporte de Alvys e indique el número de carga.

P: ¿Puede una carga volver a un estado de facturación anterior?

A: Los estados de facturación generalmente avanzan a lo largo del ciclo de vida. Para revertir un estado de facturación se requieren acciones específicas, como anular una transacción o revertir una factura; estas acciones requieren los permisos "VoidTransaction" o "RollBackTransaction" . Si cuenta con dichos permisos y aún no puede revertir un estado, comuníquese con el soporte de Alvys e indique el número de carga.

P: ¿Cuál es la diferencia entre Completado y Pagado?

A: Completado significa que la factura se ha pagado en su totalidad y el ciclo de facturación de la carga se ha cerrado. Pagado es el estado final que sigue a Completado una vez que se confirma el procesamiento final del pago a nivel del sistema.

P: ¿Un envío TONU sigue los mismos pasos de facturación que un envío normal?

A: Una carga TONU ingresa a la cola de facturación en estado Liberada (después de que el despachador la libera) y luego se puede facturar siguiendo los mismos pasos que una carga entregada. La diferencia es que las cargas TONU se facturan con un cargo por cancelación o prueba en lugar de un cargo por flete.