En Alvys, los estados de carga representan etapas clave en el ciclo de vida de una carga, lo que le permite realizar un seguimiento del progreso desde el despacho hasta el pago. Comprender estos estados es fundamental para una operación eficiente y garantiza la precisión cuando se requieren ajustes. Esta guía explica cada estado de carga, su significado y proporciona instrucciones paso a paso sobre cuándo y cómo revertir un estado si es necesario.
Estado | Corredores | Transportistas |
Abierto | Una carga que ha sido creada pero que aún no ha sido asignada a un transportista. | Una carga que ha sido creada pero que aún no ha sido asignada a un transportista o conductor. |
Citado | Un envío para el que se han recibido ofertas o presupuestos de transportistas, pero aún no se ha tomado ninguna medida adicional. | |
Reservado | Se ha asignado una carga a un transportista, pero este aún no ha completado el paquete de documentación requerido. | |
Cubierto | Un envío que ya tiene un transportista asignado, pero que está a la espera de la firma del transportista en la confirmación de la tarifa. | Una carga a la que se le han asignado recursos (conductores y/o equipos) pero que aún no ha sido despachada. |
Enviado | Un envío con un transportista asignado que ha sido enviado oficialmente para comenzar el proceso de envío. | Una carga con activos asignados que ha sido oficialmente enviada para comenzar el proceso de envío. |
Entregado | Una carga se marca como entregada una vez que llega a su destino final y se han completado todas las paradas con éxito. Este estado indica que la carga está lista para continuar con el proceso de facturación. | Una carga se marca como entregada una vez que llega a su destino final y se han completado todas las paradas con éxito. Este estado indica que la carga está lista para continuar con el proceso de facturación. |
↩️ Volviendo de Entregado a En Tránsito
Si es necesario volver a marcar una carga como "En tránsito" , los usuarios pueden actualizar el estado de la parada final indicándole "Llegada" o "Cobrada" . Esto cambiará automáticamente el estado de la carga/viaje a "En tránsito ", a menos que los activos ya hayan sido pagados.
Liberado
Una carga pasa al estado "Liberada" una vez entregada y verificada su disponibilidad para la facturación. Los usuarios pueden cambiar el estado de una carga a "Liberada" seleccionando "Gestionar > Liberar" . Una vez que una carga está en estado "Liberada" , el siguiente paso suele ser verificar la documentación y generar la factura.
↩️ Volviendo de "Publicado" a "Entregado"
Los usuarios tienen la opción de revertir una carga desde el estado "Liberada" seleccionando "Administrar" > "Revertir estado" . Esto les permite realizar los ajustes o actualizaciones necesarios antes de continuar con el proceso de facturación.
En cola
Un envío se marca como "En cola" cuando se ha generado su factura y está listo para ser enviado a un cliente, agente o empresa de factoring.
↩️ Volviendo de En cola a Liberado
Actualmente, los usuarios no pueden revertir una carga desde la cola ; esto solo puede hacerlo el equipo de soporte. Si cree que es necesario realizar algún cambio, póngase en contacto con soporte y le ayudarán tras revisar su solicitud.
Antes de volver a poner el estado " En cola" en "Liberado" , el equipo de soporte hará lo siguiente:
Analice por qué es necesario el cambio, ya que puede que no sea obligatorio.
Tenga en cuenta que aún se pueden realizar ajustes, como cambios de tarifa o la adición/eliminación de cargos adicionales, mientras la carga se encuentra en estado "En cola" o "Facturada" .
Situaciones en las que no es necesario volver a la versión liberada :
Debes ajustar la tarifa de flete.
Necesitas agregar o eliminar accesorios.
Situaciones en las que podría ser necesario volver a la versión liberada :
La carga aún no está lista para facturar y los encargados de la distribución todavía tienen que trabajar en ella.
Los usuarios responsables de generar facturas quieren evitar que otros envíen accidentalmente la factura mientras está en la cola de procesamiento .
Necesitas cambiar la configuración Facturar como , lo que requiere que la carga esté en Liberada .
Necesitas cambiar el cliente, lo cual solo se puede hacer cuando el estado es "Entregado" .
Es necesario aplicar un cambio reciente en la configuración de facturación, lo que requiere que la carga vuelva al estado "Liberada" para que los cambios surtan efecto.
Facturado
Un envío se marca como facturado cuando su factura se ha enviado directamente a un cliente, agente o empresa de factoring. Este estado indica que el proceso de facturación ha finalizado por su parte y que el siguiente paso es esperar el pago o la tramitación por parte del destinatario.
↩️ Volviendo de Facturado a En cola
Revertir una carga desde Invoiced puede ser un proceso complejo, y es fundamental determinar primero por qué es necesario el cambio y comprender sus posibles consecuencias. A continuación, se presentan algunos escenarios en los que podría aplicarse la reversión:
Cuándo debe permanecer facturado
Si necesita ajustar la tarifa, agregar cargos adicionales o realizar otros cambios en la factura después de haberla enviado, el estado generalmente debería permanecer como Facturada.
En el caso de las facturas enviadas a una empresa de factoring, cualquier actualización de la factura deberá enviarse directamente a dicha empresa por correo electrónico.
Cuándo se puede revertir
Para métodos de facturación sin factoring:
Si la factura se emitió incorrectamente (por ejemplo, con importes o detalles erróneos), se puede revertir el estado para que pueda volver a generarla y enviarla. Una vez finalizados los cambios, podrá volver a facturar la carga usted mismo.
Para métodos de facturación de factoring:
Si la factura se envió a factoring en el lote incorrecto o bajo la subsidiaria incorrecta, se requieren pasos adicionales:
Asegúrese de que la empresa de factoring esté al tanto del problema y haya eliminado la factura de su lote.
Póngase en contacto con el servicio de asistencia para eliminar manualmente la carga del lote en el sistema.
Una vez eliminada, puede volver a crear la factura en la filial correcta y enviarla en un nuevo lote.
Financiado
Un envío se marca como financiado cuando su factura ha sido comprada y financiada por la empresa de factoring.
↩️ No es posible revertir un estado de Financiado . Si necesita ayuda, póngase en contacto con el equipo de soporte.
Terminado
Una carga se marca como completada una vez que el cliente o la empresa de factoraje ha pagado el importe total del transporte y no hay otros pagos pendientes. Esto representa la etapa final del ciclo de vida de una carga.
↩️ No es posible revertir un estado de Completado . Si necesita ayuda, póngase en contacto con el equipo de soporte.