En Alvys, los estados de carga representan etapas clave en su ciclo de vida, lo que le ayuda a monitorear su progreso desde el despacho hasta el pago. Comprender estos estados es esencial para una operación eficiente y garantiza la precisión al realizar ajustes. Esta guía explica cada estado de carga, su significado y proporciona instrucciones paso a paso sobre cuándo y cómo revertir un estado si es necesario.
Estado | Corredores | Transportistas |
Abierto | Una carga que se ha creado pero que aún no se ha asignado a un transportista. | Una carga que se ha creado pero que aún no se ha asignado a un transportista o conductor. |
Citado | Una carga para la cual se han recibido ofertas o cotizaciones de los transportistas, pero aún no se ha tomado ninguna otra acción. | |
Reservado | Una carga asignada a un transportista, pero el transportista aún no ha completado el paquete de transportista requerido. | |
Cubierto | Una carga que tiene un transportista asignado pero está esperando la firma del transportista en la confirmación de la tarifa. | Una carga a la que se le han asignado activos (conductores y/o equipos) pero que aún no se ha enviado. |
Enviado | Una carga con un transportista asignado que ha sido enviada oficialmente para comenzar el proceso de envío. | Una carga con activos asignados que ha sido enviada oficialmente para comenzar el proceso de envío. |
Entregado | Una carga se marca como Entregada una vez que llega a su destino final y se han completado todas las paradas. Este estado significa que la carga está lista para continuar en el proceso de facturación. | Una carga se marca como Entregada una vez que llega a su destino final y se han completado todas las paradas. Este estado significa que la carga está lista para continuar en el proceso de facturación. |
↩️ Revertir de Entregado a En tránsito
Si una carga necesita revertirse a En tránsito , los usuarios pueden actualizar el estado de la última parada marcándola como Llegado o Cubierto . Esto cambiará automáticamente el estado de la carga/viaje a En tránsito , a menos que los activos ya se hayan pagado.
Liberado
Una carga pasa al estado "Liberada" tras su entrega y verificación para el proceso de facturación. Los usuarios pueden mover una carga a "Liberada" seleccionando "Administrar > Liberar" . Una vez que una carga está en "Liberada" , el siguiente paso suele ser verificar la documentación y generar la factura.
↩️ Revertir de Liberado a Entregado
Los usuarios pueden revertir una carga desde "Liberada" seleccionando "Administrar > Revertir estado" . Esto les permite realizar los ajustes o actualizaciones necesarios antes de continuar con el proceso de facturación.
En cola
Una carga se marca como en cola cuando su factura se ha generado y está lista para ser enviada a un cliente, corredor o empresa de factoraje.
↩️ Revertir de En cola a Liberado
Actualmente, los usuarios no pueden revertir una carga desde la cola ; esto solo puede hacerlo el equipo de soporte. Si considera necesario un cambio, póngase en contacto con el equipo de soporte y le ayudarán después de revisar su solicitud.
Antes de volver de En cola a Liberado , el equipo de soporte hará lo siguiente:
Evalúe por qué es necesario el cambio, ya que puede que no sea necesario.
Tenga en cuenta que aún se pueden realizar ajustes, como cambios de tarifas o agregar o eliminar accesorios, mientras la carga está en estado En cola o Facturado .
Situaciones en las que no es necesario volver al estado liberado :
Es necesario ajustar la tarifa del flete.
Necesitas agregar o quitar accesorios.
Situaciones en las que podría ser necesario volver al estado "Liberado" :
La carga aún no está lista para la facturación y los despachadores aún necesitan trabajar en ella.
Los usuarios responsables de generar facturas desean evitar que otros envíen accidentalmente la factura mientras está en cola .
Debe cambiar la configuración Facturar como , lo que requiere que la carga esté en Liberada .
Es necesario cambiar el cliente, lo cual sólo se puede hacer en estado Entregado .
Es necesario aplicar un cambio reciente en la configuración de facturación, lo que requiere que la carga vuelva a Liberada para que la configuración surta efecto.
Facturado
Una carga se marca como Facturada cuando su factura se ha enviado directamente a un cliente, corredor o empresa de factoraje. Este estado indica que el proceso de facturación ha finalizado y que el siguiente paso está a la espera del pago o procesamiento por parte del destinatario.
↩️ Revertir de Facturado a En Cola
Revertir una carga desde Facturado puede ser un proceso complejo, y es fundamental determinar primero por qué es necesario el cambio y comprender las posibles consecuencias. A continuación, se presentan algunos escenarios en los que la reversión puede ser aplicable:
Cuándo debe permanecer facturado
Si necesita ajustar la tarifa, agregar cargos adicionales o realizar otros cambios a la factura después de haberla enviado, el estado generalmente debe permanecer como Facturado.
Para las facturas presentadas a factoring, cualquier factura actualizada deberá ser enviada a la empresa de factoring directamente por correo electrónico.
Cuando se puede revertir
Para métodos de facturación sin factoraje:
Si la carga se facturó incorrectamente (por ejemplo, con importes o detalles incorrectos), se puede revertir el estado para que pueda volver a crear y enviar la factura. Podrá volver a facturar la carga usted mismo una vez finalizados los cambios.
Para métodos de facturación de factoring:
Si la factura fue presentada para su factorización en el lote incorrecto o bajo la subsidiaria incorrecta, se requieren pasos adicionales:
Asegúrese de que la empresa de factoraje esté al tanto del problema y haya eliminado la factura de su lote.
Comuníquese con el soporte técnico para eliminar manualmente la carga del lote en el sistema.
Una vez eliminada, puedes volver a crear la factura bajo la subsidiaria correcta y enviarla en un nuevo lote.
Financiado
Una carga se marca como Financiada cuando su factura ha sido comprada y financiada por la empresa de factoring.
↩️ No es posible revertir un estado de Financiamiento . Si necesita ayuda, contacte con el equipo de soporte.
Terminado
Una carga se marca como Completada cuando el cliente o la empresa de factoraje ha pagado el importe total del transporte de línea y no hay otros pagos pendientes. Esto representa la etapa final del ciclo de vida de una carga.
↩️ No es posible revertir un estado de Completado . Si necesita ayuda, contacte con el equipo de soporte.