¿Cómo configuro la importación de combustible de Ryder?
La integración de combustible de Ryder utiliza el Informe de Actividad de Combustible estándar de la aplicación RyderGyde. Este es un proceso de importación manual que vincula las transacciones de combustible con sus camiones según los números de vehículo de Ryder.
¿Quién debería hacer esto? Los gerentes de oficina o los administradores con acceso a la configuración de integración y a los informes de RyderGyde.
Información importante sobre el combustible Ryder
Antes de comenzar, comprenda cómo funcionan las transacciones de combustible de Ryder en Alvys:
Ryder no emite tarjetas de combustible, por lo que no existen tarjetas de combustible únicas que puedan vincularse a conductores o camiones.
Las transacciones están vinculadas a los camiones mediante el número de vehículo de Ryder; su número de camión en Alvys debe coincidir exactamente con el número de vehículo de Ryder.
Todas las transacciones de combustible se consideran gastos de la empresa y no se deducen del salario del conductor.
Varias compras de combustible realizadas el mismo día con el mismo número de factura se combinan en una sola transacción con varios artículos.
El sistema crea identificadores de transacción únicos utilizando: Número de vehículo Ryder + ID de ubicación + Fecha de desembolso de combustible + Hora de desembolso de combustible
Agregar la integración de combustible Ryder en Alvys
Diríjase a la página de Administración y seleccione la pestaña Integraciones. Elija la filial que desea integrar con Ryder Fuel.
Expanda la sección Tarjetas de combustible y localice Ryder Fuel. Haga clic en el icono del lápiz para abrir la ventana Agregar integración y, a continuación, haga clic en el botón azul Guardar para activar la integración.
Descargue el Informe de Actividad de Combustible de RyderGyde.
Deberás exportar los datos de las transacciones de combustible de tu cuenta de RyderGyde para subirlos a Alvys.
Inicie sesión en el portal RyderGyde y seleccione Informes en el menú. Busque Combustible y seleccione Ver informe para acceder al informe de hoja de cálculo (no interactivo).
Aparecerán indicaciones que afectarán los datos mostrados en el informe. Se recomienda seleccionar la opción Fecha dinámica para las preguntas de fecha. Desplácese hacia abajo y haga clic en Ejecutar informe .
En la sección "Inicio del informe", seleccione "Exportar " y elija el formato Excel.
Importante: El informe de combustible debe exportarse sin la información de resumen; la primera fila del informe debe contener los nombres de las columnas.
Opcional: Suscríbase a los informes automatizados.
RyderGyde te permite crear una suscripción que genera y envía informes automáticamente por correo electrónico según un cronograma. Esto facilita recibir los informes directamente en tu correo electrónico en lugar de generarlos manualmente cada vez.
En la sección «Inicio del informe», seleccione «Suscribirse a ». Puede modificar el nombre de la suscripción y, a continuación, abrir el menú desplegable «Programación» para elegir una fecha de recurrencia para el informe. Seleccione «Excel» como formato de entrega.
Seleccione «Enviar una vista previa ahora» para que el informe se envíe inmediatamente y, a continuación, haga clic en «Aceptar» .
Recuerde: El informe de combustible debe exportarse sin la información de resumen; la primera fila debe contener los nombres de las columnas.
Sube el informe de actividad de combustible a Alvys.
Una vez que tengas tu informe de combustible de Ryder, puedes subirlo a Alvys.
En el menú lateral, busque Informes y seleccione Informe de combustible . Haga clic en el botón Cargar archivo de transacción .
En la ventana emergente, seleccione Ryder Fuel en el menú desplegable Tipo de integración.
Haz clic en el botón azul para buscar tu archivo de Informe de Actividad de Combustible de Ryder, o arrástralo y suéltalo en la ventana. Sube el archivo y, una vez completado, podrás revisar las transacciones seleccionando un rango de fechas en el Informe de Combustible.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no se necesitan tarjetas de combustible para Ryder?
Ryder no emite tarjetas de combustible individuales como otros proveedores. En cambio, las transacciones están vinculadas directamente a los camiones mediante el número de vehículo de Ryder.
¿Qué ocurre si los números de mi camión no coinciden con los números de vehículo de Ryder?
Las transacciones no se vincularán correctamente. Asegúrese de que los números de sus camiones en Alvys coincidan exactamente con los números de vehículo de Ryder de su cuenta de Ryder.
¿Se deducen los gastos de combustible del salario del conductor?
No, todas las transacciones de combustible de Ryder se consideran gastos de la empresa y no se deducen de los pagos a los conductores.
¿Con qué frecuencia debo subir los informes de combustible?
Esto depende de las necesidades de su negocio. Configurar una suscripción en RyderGyde para recibir informes semanales o mensuales facilita el proceso.