Alvys utiliza una combinación de datos de kilometraje y combustible para generar informes IFTA trimestrales. Según los sistemas que haya integrado con Alvys, puede personalizar la fuente de la información de kilometraje y combustible en el módulo de informes IFTA de Alvys.
Cómo utilizar la declaración IFTA
Primero, localice y revise el informe IFTA de la filial y el trimestre que desea completar. Para ello, siga los pasos que se indican a continuación:
Para encontrar la información IFTA, busque y seleccione la opción "IFTA" en la barra de herramientas de Alvys, situada a la izquierda. A continuación, accederá al Panel de control IFTA, que le permite filtrar los datos por trimestre, año, estado y filial.
En el panel principal de IFTA, busque el informe trimestral que desea consultar y haga clic en el botón de flecha para revisar los datos de millas y combustible de ese trimestre.
En su informe trimestral, Alvys le muestra automáticamente todos los camiones asignados a esa filial, independientemente de si tienen datos asociados o no.
Para eliminar los camiones que no desea ver en su informe trimestral, simplemente desmarque la casilla de verificación en la lista correspondiente a ese camión. También puede ocultar un camión de un informe activando este interruptor:
A continuación, cambia la visibilidad de ese informe de camión usando el icono con forma de ojo:
Seleccionar la fuente que se utilizará para cada camión:
Inicialmente, deberá configurar la fuente de las millas para cada camión. Hay 3 opciones:
ELD (recomendado) : Alvys leerá el kilometraje del proveedor de ELD/Telemática asociado al camión correspondiente, siempre que la integración con el ELD lo permita (Samsara, ELDRider, XELD, TrackEnsure, KeepTruckin, Motive, GeoTab, MonarchTracking). Si no lo permite y desea utilizar otro servicio para calcular el kilometraje, consulte la opción 2. También puede editar el kilometraje importado del ELD, si es necesario, cambiando la fuente a Manual después de la importación.
Manual : si elige esta opción, podrá introducir y actualizar manualmente el kilometraje de cada estado por el que haya circulado el camión.
Para ello, debe abrir el informe detallado del camión haciendo clic en el número del camión y luego seleccionar Editar millas.
Esto te permitirá editar las millas recorridas por el estado.
Una vez realizadas todas las modificaciones necesarias, puede confirmar los cambios mediante el botón Guardar millas:
También puede cargar un informe de kilometraje utilizando la función Cargar kilometraje:
Desde allí, podrá descargar un modelo de informe que podrá completar con los datos recibidos de otras fuentes.
Asegúrese de que los datos del archivo coincidan con los formatos y valores esperados:
a. Camión: debe coincidir con el nombre exacto del camión en Alvys. b. Estado: debe ser el código de 2 letras del estado. Ej.: CA. c. Kilometraje: debe ser la cantidad de millas recorridas en cada estado. Si usa decimales, use un punto para separarlos. Nota: al calcular IFTA, estas millas se redondearán al entero más cercano.
Alvys : el sistema utilizará las paradas de los viajes que se encuentren en Alvys donde se haya asignado ese camión para calcular el kilometraje recorrido en cada estado. Si se ha seleccionado esta fuente, deberá abrir el informe detallado de cada camión haciendo clic en el número de camión correspondiente y confirmar cada viaje pulsando la marca de verificación que aparece junto a él:
También puede agregar, editar o eliminar viajes individuales si es necesario.
Inclusión de las transacciones de combustible en el informe IFTA
El módulo IFTA se sincroniza con las transacciones de combustible que ya se han importado en Alvys y se han asociado a los camiones correspondientes. Esto sucede cada vez que se abre el informe del camión o se pulsa el botón de sincronización tras seleccionar el o los camiones pertinentes.
Además, puede agregar más transacciones de combustible que solo se utilizarán en los cálculos IFTA, sin interferir con las demás funciones de la plataforma (pago a conductores, informes financieros). Para ello, haga clic en el botón "Subir combustible" en la página principal del informe IFTA correspondiente.
A continuación, tendrá la opción de seleccionar un diseño predefinido de alguno de los principales proveedores de tarjetas de combustible o bien, utilizar nuestra plantilla:
Generación de informes IFTA individuales para camiones
Una vez importados el kilometraje y el combustible, puede generar un informe abriendo el informe IFTA del camión correspondiente haciendo clic en el número del camión y, a continuación, en el botón Generar informe situado en la parte inferior izquierda de la pantalla:
Una vez generado el informe, podrá descargar el informe IFTA, el informe de combustible o ambos:
El informe IFTA incluirá tanto el saldo que deberá pagar/obtener un reembolso del estado donde presente su declaración IFTA general, como una estimación del saldo adeudado a Kentucky, Nueva York y Nuevo México. Nota: Estamos haciendo todo lo posible por actualizar las tasas impositivas tan pronto como las conocemos. Si observa alguna discrepancia, infórmenos a [email protected] para que podamos solucionarlo lo antes posible. Ejemplo del primer trimestre de 2023:
Una vez verificado y completado el informe, los usuarios con rol de administrador pueden bloquearlo para evitar cualquier modificación, ya sea voluntaria o accidental. Para ello, basta con hacer clic en el botón de bloqueo del informe IFTA del camión correspondiente.
Generación de un informe IFTA de la empresa
Una vez que haya configurado las fuentes de kilometraje para todos sus camiones, importado todas las transacciones de combustible y seleccionado todos los camiones que están en su cuenta IFTA, puede generar un informe de la empresa y descargarlo para sus registros:
Nota: Se recomienda a los administradores bloquear el trimestre correspondiente después de generar un informe para evitar cambios futuros, ya sean intencionados o no.