📋 Se aplica a: Todos los usuarios
Módulo: Cargas y viajes
Última revisión: junio de 2026 · Propietario: Soporte
La entrada automatizada de datos, también llamada carga de confirmación de tarifas, le permite cargar un PDF, JPEG o PNG de confirmación de tarifa del cliente y que la IA de Alvys extraiga y complete previamente el formulario de nueva carga, lo que reduce la entrada manual de datos al crear una carga de ingresos.
Descripción general
La entrada automatizada de datos reduce el tiempo necesario para crear una carga en Alvys, ya que extrae la información del documento de confirmación de tarifa del cliente y rellena automáticamente el formulario de nueva carga. Una vez que se carga la confirmación de tarifa, la IA de Alvys lee el documento y completa campos como cliente, tarifa de facturación, número de pedido, tipo de equipo y detalles de la parada.
Debido a que los formatos de confirmación de tarifas varían entre clientes y agentes, la precisión de la extracción también varía. Es posible que algunos campos no estén completos y requieran la introducción manual de datos antes de poder enviar la carga.
Sinónimos: carga de ratecon, entrada de carga automatizada, creación de carga mediante IA, prellenado de ratecon, entrada de carga mediante escaneo de documentos.
Antes de comenzar
Requisitos previos:
Debe tener listo para cargar el documento de confirmación de la tarifa del cliente. Tipos de archivo aceptados: PDF, JPEG y PNG. Tamaño máximo del archivo: 4 MB.
Esta función solo está disponible al crear una carga de ingresos. No está disponible para cargas que no generan ingresos.
Rol requerido: Cualquier usuario de Alvys que haya iniciado sesión puede usar esta función. No se requieren permisos adicionales.
Pasos
Abra el formulario de nueva carga.
En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Cargas y viajes y, a continuación, seleccione Nueva carga.
Seleccione el tipo de carga de ingresos
En la parte superior del formulario, seleccione Ingresos como tipo de carga. El panel de carga aparecerá en el lado izquierdo del formulario. Si selecciona No Ingresos, el panel de carga no aparecerá y la entrada automática de datos no estará disponible.
Sube la confirmación de la tarifa
En el panel de carga, arrastre y suelte el archivo de confirmación de tarifa en el área de carga, o haga clic en el área de carga para buscar y seleccionar el archivo. Tipos de archivo aceptados: PDF, JPEG y PNG. Tamaño máximo del archivo: 4 MB.
💡 Solo se aceptan archivos PDF, JPEG y PNG. Los archivos de más de 4 MB serán rechazados.
📷 Imagen de marcador de posición: Nuevo formulario de carga que muestra el panel de carga con área para arrastrar y soltar. Cargar imagen desde el artículo original de Notion.
Espere a que la IA de Alvys procese el documento.
Tras seleccionar el archivo, el panel de carga mostrará el mensaje "Alvys está procesando..." mientras se procesa el documento. La extracción suele tardar entre 10 y 30 segundos. Si el procesamiento tarda más de lo previsto, Alvys le enviará un correo electrónico cuando finalice. Puede salir de la página mientras espera.
📷 Imagen de marcador de posición: Panel de carga en estado de procesamiento que muestra el indicador "Alvys está pensando...". Imagen de carga del artículo original de Notion.
Revise el formulario prellenado
Cuando la extracción se complete, el panel mostrará "Confirmación de tarifa lista". El formulario de detalles de carga de la derecha se rellenará automáticamente con la información extraída. Revise todos los campos y corrija los que falten o sean incorrectos. Preste especial atención a:
La opción Facturar como debe seleccionarse siempre manualmente. Alvys AI no puede determinar a qué filial o división pertenece la carga, por lo que este campo nunca se rellena automáticamente.
Si el cliente no aparece en tu cuenta de Alvys, debes buscarlo o crearlo antes de enviar la solicitud.
Cualquier otro campo obligatorio que no se haya extraído aparecerá resaltado al intentar enviar el formulario.
💡 El campo Facturar como siempre deberá seleccionarse manualmente porque el software no puede determinar de antemano bajo qué subsidiaria se reserva la carga.
📷 Imagen de marcador de posición: Nuevo formulario de carga con detalles de parada y cliente precargados tras una extracción exitosa. Subir imagen desde el artículo original de Notion.
Confirmar y crear la carga
Tras revisar y completar todos los campos obligatorios, haga clic en Crear carga. La carga se creará y el archivo de confirmación de tarifa se adjuntará automáticamente.
Resultado
En Alvys se crea una nueva carga de ingresos con los datos extraídos aplicados. El archivo de confirmación de tarifas se adjunta al registro de la carga. Los campos que no se extrajeron permanecen en blanco y se pueden editar después de la creación.
Variaciones
Si la extracción falla
Si el documento no se puede procesar, el panel de carga mostrará "Procesamiento fallido". Seleccione Reintentar para volver a intentarlo con el mismo archivo o Borrar para eliminarlo y empezar de nuevo. Si el problema persiste, cree la carga manualmente mediante el formulario estándar de Nueva carga.
Si no se encuentra al cliente
Si el nombre del cliente extraído no coincide con ningún cliente de su cuenta de Alvys, el campo Cliente mostrará el indicador "no encontrado". Busque el cliente correcto manualmente o cree un nuevo registro de cliente antes de enviar la información.
Solución de problemas
El campo Factura como está vacío después de la extracción.
Alvys AI nunca rellena automáticamente el campo «Facturar como». Esto es intencional. Seleccione la filial correcta en el menú desplegable «Facturar como» antes de enviar el formulario.
El campo del cliente está en blanco o muestra un indicador de no encontrado.
El nombre del cliente extraído no coincide con ningún cliente de su cuenta. Busque al cliente utilizando el campo Cliente o cree un nuevo registro de cliente.
Error al cargar el archivo
Solo se aceptan archivos PDF, JPEG y PNG de hasta 4 MB. Convierta el archivo a un formato compatible o reduzca su tamaño e inténtelo de nuevo. Si el problema persiste, cree la carga manualmente. Si no hay otro motivo, póngase en contacto con el soporte técnico de Alvys.
Preguntas frecuentes
P: ¿Qué tipos de archivos acepta la entrada automática de datos?
A: Se aceptan archivos PDF, JPEG y PNG, de hasta 4 MB cada uno.
P: ¿Puedo utilizar la entrada de datos automatizada para cargas que no generan ingresos?
R: No. El panel de carga de confirmación de tarifa solo está disponible cuando el tipo de carga está configurado como Ingresos.
P: ¿Qué campos extrae la IA de Alvys de la confirmación de la tarifa?
A: La IA de Alvys intenta extraer el cliente, la tarifa de facturación, el número de pedido, el tipo y la duración del equipo, los detalles de la parada (empresas de recogida y entrega, direcciones y fechas y horas de las citas) y los números de referencia. El campo «Facturar como» nunca se extrae y siempre debe seleccionarse manualmente.
P: ¿Es necesario extraer el número de referencia?
R: No. Los números de referencia se extraen cuando están presentes, pero no son obligatorios.
P: ¿El archivo de confirmación de tarifa se adjunta automáticamente a la carga?
R: Sí. El archivo de confirmación de tarifa cargado se adjunta automáticamente al registro de carga cuando se crea la carga.