📋 Se aplica a: Todos los usuarios
Módulo: Cargas y viajes
Última revisión: julio de 2026 · Propietario: Producto
Al crear una nueva carga en Alvys, se configura el registro del envío, se asigna el cliente y se definen todas las paradas de recogida y entrega. También se denomina envío, pedido o orden de flete.
Descripción general
En Alvys, una carga es el registro principal. Captura el cliente, los detalles de facturación, el cronograma de paradas y los requisitos de equipo para un envío específico. Cada viaje, factura y pago al conductor se vincula a una carga. Puede crear una carga facturable (con cargo a un cliente) o una carga no facturable (un traslado interno o en vacío sin factura al cliente).
Este artículo explica cómo crear una carga de principio a fin utilizando el formulario "Nueva carga". Sinónimos: agregar una carga, crear una carga, nuevo envío, crear un pedido, ingresar flete.
Antes de comenzar
Todos los usuarios autenticados de Alvys pueden crear una carga; no se requiere ningún permiso adicional.
Antes de comenzar, confirme que tiene a mano la siguiente información:
El nombre del cliente (o prepárese para crear un nuevo registro de cliente).
Un número de pedido (el número de referencia del cliente para este envío)
Tipo de equipo necesario para la carga
Lugar, fecha y hora de recogida
Lugar, fecha y hora de entrega
Para envíos sin ingresos, no se requiere un cliente, pero aun así se necesita al menos una parada de recogida y una parada de entrega.
Pasos
1. Abre el formulario New Load
En la navegación izquierda, busca el ícono de signo más y haz clic en New Load.
Navegación izquierda expandida con la opción New Load resaltada.
2. Selecciona el método de ingreso de la carga
1. Selecciona el método de creación en la parte superior izquierda:
New Load: formulario estándar para ingresar manualmente una sola carga.
Bulk Upload: abre la herramienta de importación de archivos en formato .xlsx, de hasta 50 MB. Incluye una plantilla para descargar.
From Template: abre las plantillas guardadas para duplicar rápidamente cargas recurrentes.
2. Configura los parámetros especiales en la parte superior derecha:
Marca Save as Template si deseas guardar la configuración de esta carga para rutas recurrentes.
Activa Non-Revenue Load si se trata de un movimiento de conductor no facturable.
3. Elige el estilo de ingreso de datos en la pantalla principal:
AI Extraction en el lado izquierdo: carga tu archivo de Rate Confirmation de máximo 4 MB.
Alvys AI analizará el documento y completará los detalles automáticamente. Manual Entry en el lado derecho: ingresa manualmente todos los parámetros del viaje y de la tarifa.
Parámetros, estilos y métodos del formulario New Load.
3. Sección Customer en General details
En el campo Customer, escribe el nombre del cliente y selecciónalo en el menú desplegable. Si el cliente aún no existe, haz clic en Add new customer en el menú desplegable para crear un nuevo registro de cliente sin salir del formulario.
En el campo Invoice As, selecciona la subsidiaria que facturará a este cliente. Este campo completa automáticamente el campo Tender As para que coincida.
En el campo Billing Rate, ingresa la tarifa acordada. La tarifa de facturación es opcional; puedes crear la carga sin una tarifa y agregarla más tarde.
En el campo Order Number, ingresa el número de referencia del cliente para este envío. Si el número de orden que ingresas ya existe en otra carga, Alvys mostrará una advertencia de carga duplicada. Revisa la advertencia antes de continuar.
Campos adicionales opcionales: Haz clic en Show more fields para agregar parámetros opcionales, incluidos Customer Contact, Purchase Order (PO) Number, Commodity Description & Units y Custom Customer References.
Formulario Customer: sección en General Details.
4. Sección Tender en General Details
Tender As: Se completa automáticamente según tu selección en Invoice As.
Fleet: Selecciona la flota correspondiente en el menú desplegable. (Nota: este campo es obligatorio si las flotas están configuradas en tu sistema).
Office: Selecciona la sucursal u oficina representante que administra esta carga.
Equipment Type: Selecciona el remolque o equipo requerido para el envío, por ejemplo, Dry Van, Reefer o Flatbed.
Optionally, additional fields: Click Show more fields to add optional parameters, including: Customer Instructions, Customer sales agent and Equipment Length.
Formulario Tender: sección en General Details.
5. Agrega la parada de pickup
1. En la sección Stops, haz clic en Add Pickup.
2. Completa los campos de la parada de pickup:
Appointment Date: Obligatorio. Ingresa la fecha y hora de pickup.
Company: Obligatorio. Ingresa o busca la ubicación de pickup.
3. Completa cualquier detalle adicional de la parada, como números de referencia o notas, según sea necesario.
4. Haz clic en el botón Add Stop.
Panel de parada de pickup expandido: muestra la dirección de la instalación completada y la fecha de pickup.
6. Agrega la parada de delivery
1. En la sección Stops, haz clic en Add Delivery.
2. Completa los campos de la parada de delivery:
Appointment Date: Obligatorio. Ingresa la fecha y hora de delivery. La fecha de delivery debe ser igual o posterior a la fecha de pickup.
Company: Obligatorio. Ingresa o busca la ubicación de delivery.
3. Completa cualquier detalle adicional de la parada según sea necesario.
4. Haz clic en el botón Add Stop.
Panel de parada de delivery expandido: muestra la dirección de la instalación completada, la fecha de delivery y la ventana de tiempo.
7. Crea la carga
Editar paradas: Haz clic en cualquier tarjeta de parada para modificar la ubicación, las fechas o la información de contacto.
Agregar y cambiar tipos de parada: Agrega paradas adicionales según sea necesario o ajusta el tipo de parada usando el selector en la esquina superior derecha de la tarjeta de parada.
Reordenar paradas: Arrastra las tarjetas de parada hacia arriba o hacia abajo para ajustar múltiples paradas del mismo tipo. (Nota: las paradas secuenciadas deben mantenerse en un orden cronológico válido).
Guardar la carga: Haz clic en Create Load en la esquina superior derecha. Si el botón no se puede seleccionar, revisa la pantalla para identificar errores marcados en rojo o campos obligatorios faltantes.
Formulario de carga completado: todos los campos obligatorios están llenos, lo que habilita el botón Create Load en la esquina superior derecha.
Resultado
La carga se crea y se guarda con estado Open. Ahora puedes asignar un carrier, agregar documentos, crear un trip y despachar la carga.
Nueva carga creada con estado Open, mostrando la página del registro de la carga después de la creación.
Variaciones
Carga no generadora de ingresos
Una carga que no genera ingresos no genera una factura para el cliente. Para crear una:
Active la opción "Sin ingresos" en la parte superior del formulario "Nueva carga" antes de hacer clic en "Siguiente".
El campo Cliente no es obligatorio y puede dejarse en blanco.
El campo Oficina es opcional para cargas que no generan ingresos.
La etiqueta del campo Facturar como cambia a Filial cuando la opción Sin ingresos está activada. Seleccione la filial correspondiente, si procede.
Complete al menos una parada de recogida y una parada de entrega, luego haga clic en Crear carga .
Creación de un nuevo cliente durante la creación de la carga.
Si el cliente aún no existe en Alvys:
Escriba el nombre del nuevo cliente en el campo Cliente .
Haz clic en Agregar nuevo cliente en el menú desplegable.
Complete el formulario de nuevo cliente sin salir de la página de Nueva Carga.
El nuevo cliente rellena automáticamente el campo Cliente tras su creación.
Solución de problemas
El botón Crear carga permanece inactivo (aparece atenuado).
El botón "Crear carga" no se activa hasta que se completen todos los campos obligatorios. Confirme que se haya seleccionado un Cliente (solo para cargas de ingresos) y que el campo "Facturar como" (o "Filial" para cargas sin ingresos) tenga una selección. Confirme que el campo "Oficina" esté completo (obligatorio para cargas de ingresos; opcional para cargas sin ingresos), que el campo "Número de pedido" no esté vacío ni contenga solo espacios, y que se haya seleccionado un Tipo de equipo . Confirme que exista una parada de recogida con una Fecha de cita y una Empresa completadas, y que exista una parada de entrega con la misma información. Confirme que la fecha de entrega sea igual o posterior a la fecha de recogida, que las paradas estén en orden cronológico y que la primera parada sea de tipo recogida, mientras que la última sea de tipo entrega. Si se cumplen todos estos requisitos y el botón sigue inactivo, póngase en contacto con el soporte de Alvys.
Aparece una advertencia de carga duplicada en el número de pedido.
El número de pedido que ingresó ya existe en otro pedido del sistema. Confirme que desea crear un segundo pedido con el mismo número o, si lo prefiere, ingrese el número de pedido correcto antes de crearlo.
Preguntas frecuentes
P: ¿Necesito algún permiso especial para crear una carga?
R: No. Todos los usuarios autenticados de Alvys pueden crear una carga. No se requiere ningún rol ni permiso adicional.
P: ¿Puedo guardar una carga como borrador antes de que esté completa?
R: No. El formulario de Nueva Carga no tiene opción de borrador ni de guardar como borrador. Complete todos los campos obligatorios y haga clic en Crear Carga , o bien descarte el formulario y vuelva a empezar.
P: ¿Cuál es el número de pedido?
A: El número de pedido es el número de referencia del cliente para este envío; también se le denomina número de referencia del cliente o número de pedido del cliente. No debe estar en blanco y debe contener al menos un carácter que no sea un espacio.
P: ¿Puedo crear una carga sin una tarifa de facturación?
R: Sí. El campo de tarifa de facturación es opcional. Puede crear la carga y agregar la tarifa de facturación posteriormente editando la carga.
P: ¿Qué ocurre si selecciono al cliente equivocado?
A: Después de crear la carga, ábrala, haga clic en Editar y actualice el campo Cliente. No podrá cambiar el cliente desde el formulario Nueva carga después de hacer clic en Crear carga .
P: ¿Qué hace el interruptor de "No ingresos"?
A: Al activar la opción Sin ingresos, la carga se marca como un movimiento interno o no facturable. No se genera ninguna factura para el cliente. Los campos Cliente y Oficina se vuelven opcionales, y la etiqueta del campo Facturar como cambia a Filial.