Alvys admite la sincronización de pagos con NetSuite, QuickBooks Online (QBO), QuickBooks Desktop (QBD) y Business Central . La sincronización de pagos garantiza que los pagos de clientes y proveedores se reflejen correctamente entre Alvys y su sistema de contabilidad.
Exportación de pagos de clientes
Los pagos de clientes solo se exportan cuando se activa la opción "Exportar Pagos de Clientes" durante la configuración de la filial. Una vez seleccionada esta opción, también se debe configurar una cuenta de depósito . Los pagos representan fondos recibidos para una factura, pero no siempre llegan al banco individualmente. Por esta razón, se puede usar una cuenta de depósito o de compensación para retener temporalmente los fondos entrantes hasta que se agrupen y se depositen.
⚠️ Los pagos nunca deben registrarse directamente en cuentas bancarias, cuentas de ingresos, cuentas por cobrar ni cuentas de pasivo, ya que esto puede generar depósitos duplicados, ingresos sobreestimados y saldos inexactos. Una cuenta de depósito recomendada es una cuenta de compensación (por ejemplo, una cuenta de "Fondos no depositados"), pero también se pueden usar otras cuentas de depósito de forma segura.
En Alvys, los pagos de los clientes pueden registrarse manualmente contra una carga o cargarse mediante un informe de factoring . Estos pagos completos se sincronizan con el sistema de contabilidad externo cada cinco (5) minutos.
💡 Nota: Solo se pueden exportar los pagos completos aplicados directamente a cargas individuales o cargados mediante un informe de factoraje. Los pagos parciales y los pagos asociados a facturas resumidas no se admiten y no se exportarán.
⚠️ Para QuickBooks Desktop y Business Central no se admite la exportación de pagos de clientes.
Importación de pagos de clientes desde contabilidad externa
La importación de pagos de clientes solo es compatible con facturas exportadas desde cargas individuales o facturación por lotes (página Facturación) en Alvys . Los pagos completos admitidos se importan de nuevo a Alvys cada 12 horas. Los pagos aplicados en contabilidad externa a facturas generadas originalmente desde la página Resumen de facturas en Alvys no son compatibles con la importación .
💡 Si ha registrado pagos en QuickBooks Desktop, pero no los ve en Alvys, asegúrese de que su conector web esté activo. La sincronización de pagos solo ocurre cuando el conector web se ejecuta y extrae los datos en su entorno local.
Pagos a proveedores
La sincronización de pagos a proveedores funciona unidireccionalmente, lo que significa que solo se importan al sistema los pagos completos aplicados en el sistema de contabilidad a las facturas creadas originalmente desde Alvys. No se permite exportar pagos a proveedores desde Alvys. Las importaciones se realizan cada 12 horas para las facturas generadas desde la página de Detalles de Viajes y la página de Pago a Conductores (recibos de pago de los conductores).
💡 Tenga en cuenta que ciertos módulos actualmente no admiten la importación de pagos a proveedores , incluidos los acuerdos de transportistas y los acuerdos de conductores .
⚠️ Si se pierde la exportación o importación de un pago, o si la sincronización no se realiza según lo previsto, contacte con el soporte técnico de Alvys para obtener ayuda. Las sincronizaciones de pago fallidas no se reintentan automáticamente , por lo que se requiere la intervención del soporte técnico para resolver cualquier discrepancia.
Una vez que se importa un pago del sistema de contabilidad externo o se añade manualmente a una carga, la transacción se considera cerrada y el estado de la carga asociada se actualiza a Completado . Cualquier actualización posterior realizada a esta transacción en el sistema de contabilidad externo no se reflejará en Alvys. Si una transacción cuyo pago ya se ha procesado y marcado como completado requiere una modificación, contacte con el soporte de Alvys para obtener ayuda.
Preguntas frecuentes
P: ¿Cuándo se exportan los pagos de clientes desde Alvys?
R: Los pagos de clientes solo se exportan cuando la opción "Exportar Pagos de Clientes" está habilitada para la filial y se configura una cuenta de depósito . Solo se pueden exportar los pagos completos aplicados a cargas individuales o cargados mediante un informe de factoring. No se admiten pagos parciales ni vinculados a facturas resumidas.
P: ¿Se pueden exportar los pagos de clientes a QuickBooks Desktop?
R: No, la exportación de pagos de clientes no es compatible con QuickBooks Desktop.
P: ¿Es necesario que el conector web de QuickBooks esté ejecutándose para sincronizar los pagos?
R: Sí. Dado que QuickBooks Desktop es una aplicación local, Alvys no puede importar pagos a proveedores ni actualizar los estados de carga a "Completado" a menos que el Conector Web de QuickBooks esté abierto y realizando su ciclo de sincronización.
P: ¿Se pueden exportar los pagos de clientes a Business Central?
R: No, la exportación de pagos de clientes no es compatible con Business Central.
P: ¿Con qué frecuencia se sincronizan los pagos de los clientes con los sistemas de contabilidad externos?
A: Los pagos completos de los clientes se sincronizan cada cinco (5) minutos .
P: ¿Qué facturas son compatibles con la importación de pagos de clientes?
R: La importación de pagos de clientes solo es compatible con facturas exportadas desde cargas individuales o facturación por lotes (página de facturación) en Alvys . No se admiten los pagos aplicados a facturas generadas originalmente desde la página Resumen de facturas . Los pagos completos admitidos se importan cada 12 horas .
P: ¿Cómo funciona la sincronización de pagos a proveedores?
R: La sincronización de pagos a proveedores es unidireccional , lo que significa que solo se importan a Alvys los pagos completos aplicados en el sistema de contabilidad a las facturas creadas originalmente desde Alvys. Los pagos a proveedores no se pueden exportar desde Alvys. Las importaciones se realizan cada 12 horas para las facturas generadas desde la página de Detalles de Viajes y la página de Pago a Conductores .
P: ¿Hay algún módulo que no admita la importación de pagos a proveedores?
R: Sí, los acuerdos de transportistas y los acuerdos de conductores actualmente no admiten la importación de pagos de proveedores.
P: ¿Qué debo hacer si no se realiza una exportación o importación de pago?
R: Contacte con el soporte técnico de Alvys para obtener ayuda. Las sincronizaciones de pagos fallidas no se reintentan automáticamente , por lo que se requiere la intervención del soporte técnico para resolver cualquier discrepancia.
P: ¿Qué sucede con una transacción una vez que se importa o agrega manualmente un pago?
R: Una vez que se importa un pago del sistema de contabilidad externo o se añade manualmente a una carga, la transacción se considera cerrada y el estado de la carga asociada se actualiza a Completado . Las actualizaciones posteriores en el sistema de contabilidad externo no se reflejarán en Alvys. Si una transacción completada requiere modificación, contacte con el soporte de Alvys para obtener ayuda.
Próximos pasos
⏭️ Identificación y resolución de transacciones fallidas para su integración relevante (Business Central, NetSuite o QuickBooks Online/Desktop)
Seleccione su integración para ver errores comunes y pasos de resolución: