Alvys permite la sincronización automática de pagos con NetSuite, QuickBooks Online (QBO), QuickBooks Desktop (QBD) y Business Central. Esta sincronización garantiza que los pagos de clientes y proveedores se reflejen con precisión entre Alvys y su sistema contable sin necesidad de introducirlos manualmente. Términos relacionados: sincronización de pagos, exportación de pagos, importación de pagos, integración contable, conciliación de facturas.

La sincronización de pagos abarca dos flujos:

La sincronización se ejecuta de forma automática. No se requiere ninguna activación manual desde la interfaz de Alvys.

Los pagos de clientes se exportan únicamente cuando la opción «Exportar pagos de clientes» está activada durante la configuración de la integración de la filial. Una vez seleccionada esta opción, también debe configurarse una cuenta de depósito. Los pagos representan fondos recibidos para una factura, pero no siempre llegan al banco individualmente. Se puede utilizar una cuenta de depósito o de compensación para retener temporalmente los fondos entrantes hasta que se agrupen y depositen.

En Alvys, los pagos de los clientes se pueden registrar manualmente contra una carga o cargarse mediante un informe de factoring. Los pagos completos que cumplen los requisitos para la exportación se sincronizan con el sistema de contabilidad externo cada cinco (5) minutos.

La importación de pagos de clientes solo es compatible con las facturas exportadas desde cargas individuales o facturación por lotes (página Facturación) en Alvys. Cuando se registra un pago en el sistema de contabilidad externo contra una factura válida, dicho pago se importa de nuevo a Alvys cada 12 horas.

Los pagos aplicados en el sistema de contabilidad externo a facturas que se generaron originalmente desde la página Resumen de facturas en Alvys no son compatibles con la importación.

La sincronización de pagos a proveedores es unidireccional: solo se importan de vuelta a Alvys los pagos completos aplicados en el sistema contable a las facturas creadas originalmente en Alvys. No se admite la exportación de pagos a proveedores desde Alvys al sistema contable.

Las importaciones se realizan cada 12 horas para las facturas generadas desde la página Detalles del viaje y la página Pagar a los conductores (recibos de pago de los conductores).

Una vez que se importa un pago desde el sistema de contabilidad externo o se agrega manualmente a una carga, la transacción se considera cerrada y el estado de la carga asociada se actualiza a "Completada ". Cualquier actualización posterior realizada a esa transacción en el sistema de contabilidad externo no se reflejará en Alvys.

Si una transacción cuyo pago ya se procesó y cuyo estado se marcó como Completado requiere modificaciones, comuníquese con el soporte de Alvys a través de [email protected] . El sistema no reintenta automáticamente las sincronizaciones de pago fallidas; se requiere la intervención del soporte para resolver cualquier discrepancia.

P: ¿Cuándo se exportan los pagos de los clientes desde Alvys?

A: Los pagos de clientes se exportan únicamente cuando la opción «Exportar pagos de clientes» está habilitada para la filial y se ha configurado una cuenta de depósito. Solo se pueden exportar los pagos completos aplicados a cargas individuales o cargados mediante un informe de factoring. La sincronización se ejecuta cada cinco (5) minutos.

P: ¿Se pueden exportar los pagos de los clientes a QuickBooks Desktop?

R: No. La exportación de pagos de clientes no es compatible con QuickBooks Desktop.

P: ¿Se pueden exportar los pagos de los clientes a Business Central?

R: No. La exportación de pagos de clientes no es compatible con Business Central.

P: ¿Es necesario que QuickBooks Web Connector esté en funcionamiento para sincronizar los pagos?

R: Sí. QuickBooks Desktop es una aplicación local, por lo que Alvys no puede importar pagos ni actualizar el estado de carga a "Completado" a menos que el conector web de QuickBooks esté abierto y ejecutando su ciclo de sincronización.

P: ¿Con qué frecuencia se sincronizan los pagos de los clientes con los sistemas de contabilidad externos?

A: Los pagos completos de los clientes se exportan cada cinco (5) minutos para las integraciones compatibles.

P: ¿Qué facturas son compatibles con la importación de pagos de clientes?

A: La importación de pagos de clientes solo es compatible con las facturas exportadas desde cargas individuales o desde la página de Facturación (facturación por lotes) en Alvys. No se admiten los pagos aplicados a facturas generadas originalmente desde la página de Resumen de facturas. Los pagos que cumplen los requisitos se importan cada 12 horas.

P: ¿Cómo funciona la sincronización de pagos a proveedores?

A: La sincronización de pagos a proveedores es unidireccional: solo se importan a Alvys los pagos completos aplicados en el sistema contable a las facturas creadas originalmente en Alvys. Los pagos a proveedores no se pueden exportar desde Alvys. Las importaciones se realizan cada 12 horas para las facturas generadas desde la página Detalles del viaje y la página Pagar a los conductores.

P: ¿Existen módulos que no admitan la importación de pagos de proveedores?

R: Sí. Actualmente, los sistemas de liquidación de transportistas y de conductores no admiten la importación de pagos de proveedores.

P: ¿Qué debo hacer si se omite un pago de exportación o importación?

A: Primero, confirme que su integración esté activa y, en el caso de QuickBooks Desktop, que el conector web esté en funcionamiento. Si este no es el problema, póngase en contacto con el soporte técnico de Alvys en [email protected] . Las sincronizaciones de pago fallidas no se reintentan automáticamente.

P: ¿Qué sucede con una carga una vez que se importa un pago o se agrega manualmente?

A: Una vez que se importa un pago desde el sistema de contabilidad externo o se agrega manualmente a una carga, el estado de la carga se actualiza a "Completada" . Las actualizaciones posteriores realizadas a esa transacción en el sistema de contabilidad externo no se reflejarán en Alvys. Si la transacción completada requiere modificaciones, comuníquese con el soporte de Alvys.