📋 Aplicable a: Administrador · Administrador de socios
Módulo: Gestión > Integraciones
Proveedor: QuickBooks Desktop (Intuit QuickBooks Desktop, QBD) · Tipo de integración: Bidireccional · Dirección: Exporta transacciones de Alvys a QuickBooks Desktop; importa actualizaciones de pagos de QuickBooks Desktop a Alvys
Última revisión: junio de 2026 · Propietario: Equipo de soporte
Conecte (vincule y autentique) QuickBooks Desktop con Alvys mediante el conector web de QuickBooks y configure cómo se exportan y sincronizan las transacciones. Este artículo abarca la configuración inicial de la conexión, los ajustes de configuración y las opciones de configuración recomendadas.
Descripción general
La integración de Alvys con QuickBooks Desktop exporta, sincroniza y transfiere facturas de clientes, facturas de transportistas y liquidaciones de conductores desde Alvys a QuickBooks Desktop (también conocido como QuickBooks Desktop, QBD o Intuit QuickBooks Desktop). Además, importa las actualizaciones del estado de los pagos desde QuickBooks Desktop a Alvys. La conexión se establece mediante el Conector web de QuickBooks, que debe estar instalado y en ejecución en el mismo equipo que QuickBooks Desktop.
Cada filial de Alvys está conectada a QuickBooks Desktop de forma independiente.
Antes de comenzar
Antes de conectarse, confirme lo siguiente:
En Alvys, usted tiene el rol de "Administrador" o "Administrador de socios" (el permiso "CompanyProfileManager" controla el acceso a la configuración de integración).
QuickBooks Desktop está instalado en su ordenador.
El conector web de QuickBooks se instala en el mismo equipo que QuickBooks Desktop. Si no lo tiene instalado, descárguelo del sitio para desarrolladores de Intuit antes de continuar.
QuickBooks Desktop está abierto y usted ha iniciado sesión como un usuario con permisos para conectar aplicaciones de terceros.
La filial de Alvys que desea conectar ya ha sido creada en Alvys.
Pasos
Abra la integración de QuickBooks Desktop en Alvys.
Navegue hasta su nombre de usuario > Integraciones, o vaya directamente a https://app.alvys.com/#/manage/integrations .
Seleccione Contabilidad de la lista de tipos de integración.
Haz clic en el icono de edición que aparece junto a QuickBooks Desktop para abrir el cuadro de diálogo de integración.
Página de integraciones de Alvys que muestra la sección de Contabilidad con el icono de edición de QuickBooks Desktop.
Página de integraciones de Alvys que muestra la sección de Contabilidad con el icono de edición de QuickBooks Desktop.
Seleccione la filial de Alvys que desea conectar a QuickBooks Desktop.
Selector de subsidiarias en el cuadro de diálogo de integración de Alvys QuickBooks Desktop.
Selector de subsidiarias en el cuadro de diálogo de integración de Alvys QuickBooks Desktop.
Haz clic en Siguiente para continuar con el paso de conexión.
Descargue el archivo de configuración del conector web de QuickBooks. Haga clic en el botón «Descargar archivo QWC» en el cuadro de diálogo de integración de Alvys. Esto descargará un archivo de configuración .qwc que deberá abrir en el conector web de QuickBooks.
Botón Descargar archivo QWC en el cuadro de diálogo de integración de Alvys.
Mantenga abierto el cuadro de diálogo de integración de Alvys: necesitará la contraseña que aparece en esta pantalla cuando añada el archivo de configuración al conector web.
Abra el Conector web de QuickBooks. Abra el Conector web de QuickBooks en su computadora. QuickBooks Desktop debe estar abierto y en ejecución antes de continuar. Como alternativa, abra el Conector web desde QuickBooks Desktop accediendo a Archivo > Administración de aplicaciones > Actualizar servicios web.
⚠️ Instale el conector web de QuickBooks en un solo equipo para cada archivo de empresa. Instalarlo en varios equipos para el mismo archivo de empresa provoca un conflicto de acceso, lo que genera errores de registro bloqueado y transacciones duplicadas. Para entornos alojados o en la nube (como Rightworks o Ace Cloud), cargue tanto el archivo de empresa como el archivo .qwc en la misma carpeta del entorno remoto.
Ventana de la aplicación QuickBooks Web Connector.
Agregue el archivo de configuración al conector web.
En el conector web de QuickBooks, haga clic en Agregar una aplicación.
Busca el archivo .qwc que descargaste anteriormente y ábrelo.
QuickBooks Desktop le pedirá que autorice la conexión. Cuando aparezca la ventana del Certificado de la aplicación, seleccione "Sí, siempre; permitir el acceso incluso si QuickBooks no se está ejecutando" y haga clic en Continuar y, a continuación, en Listo. Al seleccionar esta opción, las transacciones se sincronizarán automáticamente sin necesidad de abrir QuickBooks Desktop manualmente cada vez. Si QuickBooks Desktop está cerrado, las transacciones se pondrán en cola en Alvys durante un máximo de 7 días; transcurrido ese plazo, deberán volver a activarse desde Alvys.
El conector web le pedirá una contraseña. Introduzca la contraseña que aparece en el cuadro de diálogo de integración de Alvys.
Cuadro de diálogo Agregar una aplicación del conector web de QuickBooks.
Diálogo de autorización de QuickBooks Desktop para el acceso a aplicaciones de terceros.
Solicitud de ingreso de contraseña de QuickBooks Web Connector.
Marque la casilla que aparece junto a la entrada de la aplicación Alvys en el Conector web.
Establezca el intervalo de sincronización y ejecute la primera sincronización.
En el conector web de QuickBooks, configure el intervalo de ejecución automática para la entrada de Alvys. Se recomienda un intervalo de 5 minutos para mantener sincronizados QuickBooks Desktop y Alvys sin sobrecargar la conexión.
Haz clic en Actualizar seleccionados para ejecutar la primera sincronización y confirmar que la conexión funciona correctamente.
Conector web de QuickBooks con campo de intervalo de ejecución automática y botón Actualizar seleccionados.
Conector web de QuickBooks con campo de intervalo de ejecución automática y botón Actualizar seleccionados.
Regrese a Alvys y verifique la conexión. Vuelva al cuadro de diálogo de integración de Alvys. Una vez que finalice la sincronización del conector web, Alvys mostrará una confirmación de que QuickBooks Desktop está conectado. Haga clic en Siguiente para continuar con la configuración.
Para confirmar la conexión en QuickBooks Desktop, vaya a Editar > Preferencias > Aplicaciones integradas > Preferencias de la empresa y verifique que la integración de Alvys aparezca con la casilla de acceso marcada. Para encontrar la ruta del archivo de la empresa de QuickBooks (necesaria en la configuración de la cuenta de Alvys), pulse F2 o Fn+F2 en QuickBooks Desktop para abrir la ventana Información del producto; copie la ruta que aparece en la sección Información del archivo y péguela en la configuración de la cuenta de Alvys. A continuación, marque la casilla Sincronización automática y seleccione la filial antes de guardar.
Configure la opción Secuencia de edición antes de habilitar otras opciones. Antes de habilitar cualquier otra configuración, verifique si Secuencia de edición es adecuada para su entorno. Secuencia de edición controla cómo Alvys gestiona el mecanismo de bloqueo de transacciones de QuickBooks Desktop. Habilitar o deshabilitar Secuencia de edición después de que las transacciones ya se hayan sincronizado puede provocar errores de sincronización en las transacciones existentes. Establezca este valor antes de exportar las transacciones.
Guarda tu configuración. Tras revisar y configurar las opciones, haz clic en Guardar. La integración se activará para la filial seleccionada en el siguiente ciclo de sincronización.
Panel de configuración de Alvys QuickBooks Desktop
Configuración recomendada
Se recomienda la siguiente configuración para la mayoría de las integraciones de QuickBooks Desktop con el fin de reducir el trabajo manual y mejorar la fiabilidad de la exportación:
Habilite la opción Ignorar facturas de conductores si sus conductores reciben su pago a través de un sistema de nómina externo a QuickBooks Desktop. Esto evita la duplicación de entradas de nómina y permite que QuickBooks Desktop se centre en las transacciones con transportistas y clientes.
Habilite la opción "Ignorar transacciones con valor cero" para evitar que las transacciones de $0 se envíen a QuickBooks Desktop. Esto evita errores de cálculo de dígitos si una transacción de $0 se actualiza y se vuelve a exportar posteriormente.
Habilite la opción Generar factura del transportista por separado si su flujo de trabajo requiere que las facturas físicas del transportista se revisen y confirmen en Alvys antes de exportar la factura del transportista a QuickBooks Desktop.
Revise la secuencia de edición antes de habilitar cualquier otra configuración y antes de la primera sincronización. Modificar esta configuración después de exportar las transacciones puede provocar errores de sincronización en los registros existentes.
Las siguientes recomendaciones están organizadas por tipo de operación para ayudarle a elegir la combinación de ajustes adecuada para su negocio.
Operaciones de transporte: Habilite los tipos de transacción Ingresos y Gastos. Habilite Factura única para el estado de cuenta del conductor para consolidar todos los elementos del estado de cuenta de un conductor en una sola factura, lo que evita la saturación de datos en QuickBooks Desktop y simplifica la conciliación. Habilite Exportar gastos de combustible de la empresa y Exportar gastos de peaje de la empresa si su operación deduce los costos de combustible y peaje del pago del conductor.
Operaciones de intermediación: Habilite los tipos de transacción Ingresos y Gastos. Habilite Generar factura del transportista por separado para evitar que la factura del transportista se exporte hasta que se haya recibido y verificado la factura física en Alvys. Esto garantiza que la factura en QuickBooks Desktop coincida con el importe confirmado de la factura del transportista.
Configuración
Configure estos ajustes una vez establecida la conexión. Los ajustes que interactúan o entran en conflicto entre sí se describen en la sección «Dependencias de configuración y ajustes incompatibles» que aparece a continuación.
[El encabezado 4 no es compatible]
Seleccione los tipos de transacción que desea exportar. Los ingresos exportan las facturas de clientes. Los gastos exportan las facturas de transportistas y los pagos a conductores. Su selección aquí tiene prioridad sobre todas las demás configuraciones; si no se selecciona un tipo de transacción, su configuración asociada no tendrá efecto.
Tipos de transacción: casillas de verificación de ingresos/gastos en la configuración de QuickBooks Desktop.
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Cuando está habilitada, las facturas de los conductores se excluyen de la exportación a QuickBooks Desktop.
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Cuando está habilitada, todos los elementos del extracto de un conductor se consolidan en una sola factura para su exportación, en lugar de exportar la factura de cada viaje individualmente.
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Cuando está habilitada, la factura del transportista no se exporta a QuickBooks Desktop hasta que se haya recibido y verificado la factura física del transportista en Alvys.
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Cuando está habilitada, los pagos a los conductores se separan por tipo de impuesto al exportarlos. Requiere que la opción Factura única para el estado de cuenta del conductor también esté habilitada.
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Cuando está habilitada, la responsabilidad de la facturación recae en una compañía subsidiaria en lugar del conductor individual. Esta configuración es incompatible con la Factura Única para el Estado de Cuenta del Conductor y otras configuraciones de facturación basadas en el conductor.
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Cuando está habilitada, las transacciones con un valor de $0 se excluyen de la exportación.
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Cuando está habilitada, Alvys crea nuevos proveedores en QuickBooks Desktop utilizando la información fiscal 1099 del conductor en lugar de su perfil individual. Requiere que la opción Factura única para el estado de cuenta del conductor también esté habilitada.
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Cuando está habilitada esta opción, los extractos del operador se exportan en lotes en lugar de como facturas individuales.
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Cuando está habilitada, los costos de combustible deducidos del salario del conductor también se exportan como asientos de gastos generales de la empresa.
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Cuando está habilitada, los costos de peaje deducidos del salario del conductor también se exportan como gastos generales de la empresa. Si un conductor no estaba configurado previamente para la exportación de gastos de combustible o peaje de la empresa y esta configuración se habilita posteriormente, las transacciones anteriores no se exportarán automáticamente.
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Introduzca un prefijo que se añadirá a todos los números de referencia de transacciones exportados a QuickBooks Desktop.
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Controla cómo Alvys gestiona el bloqueo de secuencia de edición de transacciones de QuickBooks Desktop. Habilita esta configuración solo si tu entorno de QuickBooks Desktop utiliza el bloqueo de secuencia de edición y quieres que Alvys lo respete al actualizar las transacciones existentes. Establece este valor antes de la primera sincronización; cambiarlo después de exportar las transacciones puede provocar errores de sincronización en los registros existentes.
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Cuando está habilitada, Alvys asigna cada subsidiaria a una Clase en QuickBooks Desktop para generar informes de pérdidas y ganancias por entidad. Antes de habilitar esta configuración, active el Seguimiento de Clases en QuickBooks Desktop (Editar > Preferencias > Contabilidad > Preferencias de la empresa > Usar seguimiento de clases para transacciones). Luego, cree una Clase en QuickBooks Desktop para cada subsidiaria (Listas > Lista de Clases > Nueva). En Alvys, seleccione la casilla de verificación Subsidiarias y asigne cada subsidiaria a su Clase correspondiente. Las Subsidiarias y las Flotas son mutuamente excluyentes: habilitar una impide el uso de la otra.
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Cuando está habilitada, Alvys asigna cada flota a una Clase en QuickBooks Desktop para el seguimiento de la rentabilidad por flota. Antes de habilitar esta configuración, active el Seguimiento de clases en QuickBooks Desktop (Editar > Preferencias > Contabilidad > Preferencias de la empresa > Usar seguimiento de clases para transacciones). Luego, cree una Clase en QuickBooks Desktop para cada flota (Listas > Lista de clases > Nueva). En Alvys, seleccione la casilla de verificación Flotas y asigne cada flota a su Clase correspondiente. Las Flotas y las Filiales son mutuamente excluyentes: debe elegir una u otra.
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Cuando está habilitada, admite escenarios de facturación entre empresas donde una filial factura un envío y otra lo gestiona, y ambas filiales tienen integraciones de contabilidad independientes con QuickBooks Desktop. La facturación compartida debe estar habilitada en ambas filiales involucradas en la transacción entre empresas. Sin ella, las transacciones entre empresas no se exportarán correctamente.
Dependencias de configuración y ajustes incompatibles
Algunas configuraciones deben usarse conjuntamente, mientras que otras no deben activarse al mismo tiempo. Revise estas reglas antes de guardar la configuración.
Solo ingresos: Si solo se selecciona el tipo de transacción Ingresos, no habilite ninguna de las siguientes opciones: Factura única para el estado de cuenta del conductor, Generar factura del transportista por separado, Procesar estado de cuenta por categoría de impuestos, Pagar al transportista subsidiario, Crear proveedor usando la empresa de impuestos 1099, Ignorar facturas de conductores, estados de cuenta del transportista, Exportar gastos de combustible de la empresa o Exportar gastos de peaje de la empresa. Estas configuraciones dependen de los datos de gastos o facturas de conductores y no tienen efecto sin el tipo de transacción Gastos.
Factura única para el estado de cuenta del conductor: No active la opción Ignorar facturas del conductor ni Pagar a transportista subsidiario. La opción Factura única asume que las facturas del conductor se crean y exportan; Ignorar facturas del conductor las elimina, y Pagar a transportista subsidiario redirige la facturación fuera del conductor por completo.
Procesar declaración por categoría impositiva: Requiere que la opción Factura única para la declaración del conductor esté habilitada. No la habilite junto con Ignorar facturas del conductor o Pagar a transportista subsidiario. Esta configuración depende de los datos de la factura del conductor separados por tipo de impuesto; si se excluyen las facturas del conductor o la facturación se redirige a un transportista subsidiario, el filtrado basado en impuestos no funcionará.
Pago a transportista subsidiario: No habilite la opción Factura única para el estado de cuenta del conductor, Procesar estado de cuenta por categoría impositiva, Crear proveedor usando la compañía de impuestos 1099 o Ignorar facturas del conductor. Cuando la facturación se transfiere a un transportista subsidiario, cualquier configuración que asuma facturación basada en el conductor o creación de proveedor del conductor deja de ser válida.
Ignorar facturas de conductores: No habilite las opciones Factura única para declaración de conductor, Procesar declaración por categoría fiscal ni Crear proveedor mediante empresa fiscal 1099. Cada una de estas configuraciones depende de que se generen y exporten las facturas de conductores; ignorarlas elimina los datos subyacentes que requieren.
Crear proveedor mediante empresa de impuestos 1099: Requiere que se habilite la opción Factura única para el estado de cuenta del conductor. No la habilite con la opción Pagar a transportista subsidiario o Ignorar facturas del conductor.
Secuencia de edición: Configúrela antes de sincronizar cualquier transacción. Modificar este valor después de la primera sincronización puede provocar errores de actualización en las transacciones exportadas previamente.
Resultado
Tras guardar la configuración y confirmar que el conector web de QuickBooks se ejecuta según lo programado, la integración estará activa. Alvys exportará las transacciones a QuickBooks Desktop en cada ciclo de sincronización del conector web e importará las actualizaciones de pago de vuelta a Alvys.
Preguntas frecuentes
P: ¿Necesito mantener QuickBooks Desktop abierto para que funcione la integración?
R: Sí. El conector web de QuickBooks requiere que QuickBooks Desktop esté abierto y en funcionamiento para sincronizar. Si QuickBooks Desktop está cerrado, el conector web no podrá enviar ni recibir datos hasta que se vuelva a abrir.
P: ¿Qué sucede si el conector web de QuickBooks no está en funcionamiento?
A: Las transacciones no se exportarán ni importarán hasta que el conector web se vuelva a ejecutar. Cuando se reanude, procesará las transacciones pendientes que se acumularon mientras estuvo detenido.
P: ¿Puedo configurar la integración para varias filiales simultáneamente?
R: No. La integración debe configurarse de una filial a la vez. Vuelva a Administración > Integraciones y repita los pasos de conexión para cada filial adicional.
P: ¿Qué hace la opción "Ignorar facturas de conductores"?
R: Excluye por completo las facturas de los conductores de la exportación. Utilice esta opción cuando los conductores reciban su pago a través de un sistema de nómina externo a QuickBooks Desktop.
P: ¿Puedo habilitar la opción "Factura única para el estado de cuenta del conductor" con "Pago a transportista subsidiario"?
R: No. Estas configuraciones son incompatibles. Factura Única consolida la facturación a nivel de conductor, mientras que Pago a Transportista Subsidiario redirige la facturación fuera de los conductores por completo.
P: ¿Por qué recibo un error de expectativa de dígitos al exportar una transacción que previamente era de $0?
R: Este error puede ocurrir cuando una transacción que previamente tenía un valor de $0 se actualiza y se vuelve a exportar. Habilitar la opción "Ignorar transacciones con valor cero" impide que se envíen transacciones de $0, lo que evita este error en actualizaciones posteriores. Si el error persiste después de habilitar esta configuración, comuníquese con el soporte de Alvys.
P: ¿Puedo habilitar tanto "Ignorar facturas del conductor" como "Factura única para el estado de cuenta del conductor"?
R: No. Estas configuraciones son incompatibles. La opción Factura única depende de que se exporten las facturas de los conductores; la opción Ignorar facturas de conductores las elimina antes de la exportación.
P: ¿Cuándo se sincronizan los gastos de combustible y peajes con QuickBooks Desktop?
A: Los gastos de combustible y peaje se sincronizan al exportar la transacción de carga asociada. Si la opción Exportar gastos de combustible de la empresa o Exportar gastos de peaje de la empresa no estaba habilitada al procesar transacciones anteriores, estas no se exportarán retroactivamente una vez que se active la configuración.
P: ¿Qué sucede si cambio la configuración de la secuencia de edición después de que las transacciones ya se hayan sincronizado?
R: Cambiar la secuencia de edición después de la primera sincronización puede provocar errores en los registros existentes en QuickBooks Desktop, ya que los valores de secuencia de edición que Alvys almacenó para esas transacciones ya no coincidirán con los que espera QuickBooks Desktop. Configure la secuencia de edición antes de la primera sincronización y no la cambie posteriormente a menos que el soporte técnico de Alvys se lo indique.
P: ¿Qué sucede si no se encuentra un proveedor coincidente en QuickBooks Desktop durante la exportación?
R: Si no se encuentra ningún proveedor que coincida por nombre o ID de contabilidad externa, Alvys crea automáticamente un nuevo proveedor en QuickBooks Desktop utilizando la información del perfil del transportista o del conductor.
P: ¿Por qué no se exporta la factura del transportista aunque se haya generado la factura de la carga?
A: Si la opción Generar factura del transportista por separado está habilitada, la factura del transportista no se exportará hasta que se reciba y verifique físicamente en Alvys. Confirme que la factura del transportista se haya marcado como recibida en la carga. Si la factura se marca como recibida y aún no se ha exportado, póngase en contacto con el soporte de Alvys.
P: ¿Cómo puedo saber si la integración funciona después de la configuración?
A: Tras ejecutar la primera sincronización en el Conector web de QuickBooks, vuelva al cuadro de diálogo de integración de Alvys. Alvys mostrará una confirmación de que QuickBooks Desktop está conectado. También puede verificarlo creando una transacción de prueba en Alvys y comprobando si aparece en QuickBooks Desktop después del siguiente ciclo de sincronización del Conector web.
P: ¿Qué ocurre si no aparece la ventana emergente "Autorizar nuevo servicio web" después de seleccionar el archivo .qwc?
A: Compruebe la barra de tareas de Windows: a veces, la solicitud de autorización aparece minimizada. Confirme también que ha iniciado sesión en QuickBooks Desktop como administrador y que se encuentra en modo de usuario único. La solicitud de autorización no aparecerá en modo multiusuario.
P: ¿Puedo instalar el conector web de QuickBooks en varios ordenadores?
R: No. Instalar el Conector web en más de un equipo para el mismo archivo de la empresa provoca un conflicto de acceso, lo que genera errores de registro bloqueado y transacciones duplicadas. Instale y ejecute el Conector web en un solo equipo.
P: ¿Por qué debería seleccionar "Sí, siempre; permitir el acceso incluso si QuickBooks no está en ejecución"?
A: Al seleccionar esta opción, el conector web se sincroniza en segundo plano sin necesidad de abrir QuickBooks Desktop manualmente cada vez. Si QuickBooks Desktop está cerrado, las transacciones se ponen en cola en Alvys durante un máximo de 7 días antes de que deban activarse manualmente desde Alvys.
P: ¿Puedo exportar solo las transacciones de ingresos o solo las de gastos?
A: Sí. En Configuración, seleccione únicamente la casilla Ingresos para exportar solo las facturas de clientes. Seleccione únicamente la casilla Gastos para exportar solo las facturas de transportistas y los pagos a conductores. Su selección determina qué tipos de transacciones se envían a QuickBooks Desktop.
P: ¿Puedo asignar transacciones tanto por filial como por flota al mismo tiempo?
R: No. Las opciones de Filiales y Flotas son mutuamente excluyentes. Puedes asignar mapas por filial o por flota, pero no ambos simultáneamente.
P: ¿Puedo usar las clases de QuickBooks Desktop para realizar un seguimiento de las transacciones por entidad o flota?
A: Sí. Habilite el seguimiento de clases en QuickBooks Desktop (Editar > Preferencias > Contabilidad > Preferencias de la empresa) y cree una clase para cada filial o flota. Luego, en Alvys, habilite la configuración de Filiales o Flotas y asigne cada entrada a su clase correspondiente.
P: ¿Dónde encuentro la ruta del archivo de la empresa de QuickBooks que debo ingresar en Alvys?
A: Presione F2 (o Fn+F2) en QuickBooks Desktop para abrir la ventana Información del producto. La ruta completa del archivo de la empresa (.QBW) aparece en la sección Información del archivo. Copie esta ruta y péguela en Configuración de la cuenta en Alvys.