La integración de Alvys con QuickBooks Desktop exporta (transfiere) facturas de clientes, facturas de transportistas y liquidaciones de conductores desde Alvys al archivo de empresa de QuickBooks Desktop. Las exportaciones se activan mediante acciones que usted realiza en Alvys (generar una factura, crear una liquidación), y la transferencia de datos se produce cuando el conector web de QuickBooks ejecuta su ciclo de sincronización.

Todos los tipos de transacciones siguen el mismo flujo de exportación: una vez que se activa una transacción en Alvys, aparece en la página Contabilidad > Transacciones con error en estado de espera (representada por un guion). La transacción permanece en esta página hasta que el conector web de QuickBooks se conecta y la incorpora al archivo de su empresa. Que aparezca en la página Transacciones con error en estado de espera no indica que haya habido un fallo.

Antes de exportar las transacciones, confirme lo siguiente:

Cuando se inicia una transacción en Alvys, se coloca en una cola de exportación pendiente y aparece en la página de Transacciones con error con un guion. Este estado de cola no indica un error. La transacción permanece en espera hasta que se ejecuta el conector web de QuickBooks y la incorpora al archivo de su empresa. Una vez completada la sincronización, la transacción desaparece de esta página.

Puede iniciar una exportación manualmente en cualquier momento abriendo el Conector web de QuickBooks, marcando la casilla junto a la aplicación Alvys y haciendo clic en Actualizar seleccionados.

Cada filial de Alvys está conectada a su propio archivo de empresa de QuickBooks Desktop. La filial que recibe una transacción se determina de la siguiente manera:

Al exportar una transacción, Alvys busca en su archivo de QuickBooks una coincidencia exacta utilizando el nombre de contabilidad externa del perfil del cliente o proveedor. Si encuentra una coincidencia, la transacción se vincula a ese registro existente. Si no encuentra ninguna coincidencia, Alvys crea automáticamente un nuevo cliente o proveedor en QuickBooks con ese nombre.

QuickBooks requiere nombres únicos en todas las listas: Clientes, Proveedores y Empleados. Si Alvys intenta crear un nombre que ya existe en otra lista, la exportación fallará.

Factura de carga individual

Factura de viaje individual de operador externo

Exportación de facturas de liquidación de transportistas

Para exportar los estados de cuenta de los transportistas, debe estar habilitada la opción «Contabilidad externa de estados de cuenta de transportistas» para la filial. Al habilitarla, la generación de un estado de cuenta de transportista activa la exportación de la factura. Todas las correcciones y la regeneración deben realizarse desde Contabilidad > Estados de cuenta de transportistas.

Las facturas de los conductores se exportan desde la página anterior de Pago a Conductores (Contabilidad > Pago a Conductores) o desde el módulo de Liquidaciones de Conductores (Contabilidad > Liquidaciones de Conductores). La filial en el perfil del conductor determina qué empresa de QuickBooks recibe la factura.

La facturación compartida permite que dos filiales diferentes gestionen la facturación y el pago al transportista para el mismo envío. Ambas filiales deben tener habilitada la facturación compartida en la configuración de integración de QuickBooks Desktop.

Alvys es el sistema de registro para todas las transacciones contables exportadas. Todas las correcciones deben realizarse en Alvys y sincronizarse nuevamente con QuickBooks Desktop.

Facturas de clientes: campos de sincronización automática

Los siguientes campos se actualizan automáticamente en QuickBooks Desktop sin necesidad de regenerar la factura: importe del flete del cliente, recargo por combustible del cliente, cargos adicionales (añadidos, editados o eliminados) y fecha de la factura. Realice los cambios en Alvys y, a continuación, ejecute el conector web.

Para cambiar el cliente en una factura exportada:

Para modificar una factura resumida:

Para agregar o eliminar cargas, revierta la factura de resumen (solo cuando el estado sea Procesado ), genere una nueva, ejecute el Conector web y elimine manualmente la factura de resumen anterior en QuickBooks Desktop.

Para modificar los cargos, actualice los detalles de la carga y regenere la factura resumida (solo cuando el estado sea Pendiente , Enviado o Pagado parcialmente ).

P: ¿El hecho de que aparezca en la página de Transacciones con errores significa que mi exportación falló?

R: No necesariamente. Todas las transacciones se mantienen inicialmente en cola en esta página (indicadas con un guion). Esto significa que Alvys está esperando a que se ejecute el conector web de QuickBooks. Una vez que el conector se sincroniza, las transacciones desaparecen de esta página.

P: ¿Cómo relaciona Alvys a clientes y proveedores en QuickBooks?

A: Alvys primero busca una coincidencia exacta utilizando el nombre de la cuenta externa. Si no encuentra ninguna coincidencia, utiliza el nombre estándar del cliente o proveedor. Si no existe ningún registro en QuickBooks Desktop, Alvys crea automáticamente un nuevo cliente o proveedor.

P: ¿Puedo actualizar una factura después de haberla exportado a QuickBooks Desktop?

R: Sí, siempre y cuando la factura esté pendiente de pago (no totalmente pagada). Los cambios en el flete, los recargos por combustible y los cargos adicionales se sincronizan automáticamente la próxima vez que ejecute el Conector web. Para otros cambios, primero regenere la factura en Alvys.

P: ¿Alvys sincroniza los pagos de las compañías de transporte desde QuickBooks Desktop a Alvys?

R: No. Registre los pagos a las compañías de transporte manualmente en Alvys para mantener sus registros precisos.

P: ¿Por qué no se exporta mi factura de la operadora externa?

A: Compruebe que el viaje esté en modo de intermediación (para configuraciones de doble autorización) y que se haya cargado un documento de factura del transportista si la opción Generar factura del transportista por separado está habilitada.