Se aplica a: Administración · Administración de socios · Soporte
Módulo: Contabilidad > Facturación
Última revisión: junio de 2026 · Propietario: Equipo de integraciones contables
Este artículo explica cómo exportar facturas de clientes, facturas de transportistas y liquidaciones de conductores desde Alvys a QuickBooks Desktop (QBD), y cómo modificar transacciones previamente exportadas. También aborda la cola de exportación de QBD, la conciliación de clientes y proveedores, la facturación compartida y el uso del conector web de QuickBooks.
Descripción general
La integración de Alvys con QuickBooks Desktop exporta (transfiere) facturas de clientes, facturas de transportistas y liquidaciones de conductores desde Alvys al archivo de empresa de QuickBooks Desktop. Las exportaciones se activan mediante acciones que usted realiza en Alvys (generar una factura, crear una liquidación), y la transferencia de datos se produce cuando el conector web de QuickBooks ejecuta su ciclo de sincronización.
Todos los tipos de transacciones siguen el mismo flujo de exportación: una vez que se activa una transacción en Alvys, aparece en la página Contabilidad > Transacciones con error en estado de espera (representada por un guion). La transacción permanece en esta página hasta que el conector web de QuickBooks se conecta y la incorpora al archivo de su empresa. Que aparezca en la página Transacciones con error en estado de espera no indica que haya habido un fallo.
Antes de comenzar
Antes de exportar las transacciones, confirme lo siguiente:
En Alvys, usted tiene acceso de administrador, administrador de socios o soporte. La integración contable requiere el permiso "CompanyProfileManager" , que está disponible para esos tres roles.
La integración con QuickBooks Desktop está activa para la filial correspondiente. Consulte primero Cómo conectar QuickBooks Desktop a Alvys y configure los ajustes para completar la conexión.
El conector web de QuickBooks está instalado y en funcionamiento en el mismo ordenador que QuickBooks Desktop.
Para exportaciones de facturas de clientes: la carga debe estar en un estado facturable: TONU , Liberado , En cola , Facturado , Financiado o Completado .
Conceptos clave
La cola de exportación y la página de transacciones con errores
Cuando se inicia una transacción en Alvys, se coloca en una cola de exportación pendiente y aparece en la página de Transacciones con error con un guion. Este estado de cola no indica un error. La transacción permanece en espera hasta que se ejecuta el conector web de QuickBooks y la incorpora al archivo de su empresa. Una vez completada la sincronización, la transacción desaparece de esta página.
Captura de pantalla que muestra la página de Transacciones con error con una transacción en cola (estado de guion).
Puede iniciar una exportación manualmente en cualquier momento abriendo el Conector web de QuickBooks, marcando la casilla junto a la aplicación Alvys y haciendo clic en Actualizar seleccionados.
¿Qué filial recibe cada transacción?
Cada filial de Alvys está conectada a su propio archivo de empresa de QuickBooks Desktop. La filial que recibe una transacción se determina de la siguiente manera:
Las facturas de los clientes se exportan a la empresa de QuickBooks vinculada a la filial en el campo "Facturar como" durante la carga.
Imagen que muestra el botón desplegable "Facturar como" en la página de detalles de la carga.
Las facturas del transportista se exportan a la empresa QuickBooks vinculada a la filial en el campo "Licitación como" de la carga.
Imagen que muestra el campo "Presentación como" en los detalles del transportista en la página de detalles de la carga.
Las facturas de los conductores se exportan a la empresa de QuickBooks vinculada a la filial asignada en el perfil del conductor.
Imagen que muestra el campo Subsidiario en el perfil de un conductor.
Cómo Alvys relaciona a los clientes en QuickBooks
El nombre de contabilidad externa del cliente se utiliza para identificar a un cliente o agente en QuickBooks Desktop (QBD) . Al exportar una factura, Alvys primero busca una coincidencia exacta en QBD utilizando este campo.
Si existe un cliente coincidente, la factura se vincula a ese cliente. Si no se encuentra ninguna coincidencia y el Nombre de contabilidad externa está configurado en el perfil del cliente, Alvys creará automáticamente un nuevo cliente en QBD con ese nombre. Para los inquilinos donde el Nombre de contabilidad externa no está configurado, Alvys intenta encontrar una coincidencia utilizando el Nombre del cliente . Si no se encuentra ninguna coincidencia, se crea un nuevo cliente en QBD con el Nombre del cliente .
Es importante tener en cuenta que el nombre de contabilidad externa tiene prioridad . Si el nombre de contabilidad externa difiere del nombre de un cliente existente en QBD, incluso si el nombre del cliente en Alvys coincide, Alvys creará un nuevo cliente utilizando el nombre de contabilidad externa.
Imagen que muestra el campo Nombre de la contabilidad externa en el perfil del cliente.
Al exportar una transacción, Alvys busca en su archivo de QuickBooks una coincidencia exacta utilizando el nombre de contabilidad externa del perfil del cliente o proveedor. Si encuentra una coincidencia, la transacción se vincula a ese registro existente. Si no encuentra ninguna coincidencia, Alvys crea automáticamente un nuevo cliente o proveedor en QuickBooks con ese nombre.
⚠️ QuickBooks requiere nombres únicos en todas las listas: Clientes, Proveedores y Empleados. Si Alvys intenta crear un nombre que ya existe en otra lista, la exportación fallará.
Cómo Alvys relaciona a los proveedores en QuickBooks
Esta sección explica cómo Alvys vincula a los transportistas y conductores con QuickBooks Desktop (QBD), cómo se crean los registros de proveedores cuando no se encuentra ninguna coincidencia y qué campos contables controlan la sincronización de facturas.
[El encabezado 4 no es compatible]
El nombre contable externo del transportista se utiliza para identificar a un proveedor en QuickBooks Desktop (QBD). Al exportar una factura, Alvys primero busca una coincidencia exacta en QBD utilizando este campo.
Imagen que muestra el campo Nombre de contabilidad externa en el perfil del operador.
Si existe un proveedor coincidente, la factura se vincula a dicho proveedor. Si no se encuentra ninguna coincidencia y el Nombre de Contabilidad Externa está configurado en el perfil del transportista, Alvys creará automáticamente un nuevo proveedor en QBD utilizando dicho Nombre de Contabilidad Externa. Para los transportistas donde el Nombre de Contabilidad Externa no está configurado , Alvys intenta encontrar una coincidencia utilizando el Nombre del Transportista . Si no se encuentra ninguna coincidencia, se crea un nuevo proveedor en QBD utilizando el Nombre del Transportista.
Es importante tener en cuenta que el nombre de contabilidad externa tiene prioridad . Si difiere del nombre de un proveedor QBD existente, incluso si el nombre del transportista o del conductor en Alvys coincide, Alvys creará un nuevo proveedor utilizando el nombre de contabilidad externa.
[El encabezado 4 no es compatible]
Los conductores, incluidos los conductores de empresas y los propietarios-operadores, pueden trabajar como conductores 1099. Estos conductores tienen campos adicionales de detalles fiscales en sus perfiles, tales como:
Nombre de la compañía tributaria
Dirección de la compañía tributaria
Imagen que muestra la información fiscal en un perfil de conductor de ejemplo.
Al generar los extractos de los conductores, si estos campos están configurados y la integración contable está configurada para crear proveedores utilizando los detalles del formulario 1099, Alvys creará el proveedor con la información fiscal (nombre y dirección de la empresa). Si esta configuración no está habilitada, el proveedor se creará con el nombre del conductor.
[El encabezado 4 no es compatible]
El campo Condiciones de pago al transportista define el plazo acordado para realizar el pago. Esta configuración se realiza en el perfil de la empresa para cada filial.
Imagen que muestra las condiciones de pago del transportista en el perfil de la empresa/inquilino.
Si un conductor está asociado a una filial que tiene configuradas estas condiciones de pago, la fecha de vencimiento de la factura se calculará en función de las condiciones de dicha filial.
Para transportistas externos, la fecha de vencimiento se determina utilizando las Condiciones de pago del transportista que figuran en el perfil de la empresa filial especificada en el campo "Oferta como" del viaje.
Pasos
1. Exportar una factura de cliente
Factura de carga individual
Verifique que la carga se encuentre en un estado facturable: TONU , Liberada , En cola , Facturada , Financiada o Completada .
Confirme que el cliente sea correcto en la carga y que la subsidiaria de Facturación coincida con la subsidiaria conectada a la empresa de QuickBooks Desktop que debe recibir la factura.
Confirme que el nombre de contabilidad externa del cliente esté configurado y coincida con el cliente correspondiente en QuickBooks Desktop.
Captura de pantalla que muestra los campos "Invoice As" y "External Accounting Name" en una carga de datos.
Genere la factura desde la sección Factura de la carga.
Abra el conector web de QuickBooks y haga clic en Actualizar seleccionados para iniciar la exportación.
Imagen que muestra el botón de actualización seleccionado en el conector web de QBD.
Una vez que el conector complete la sincronización, podrá localizar la factura accediendo al Centro de clientes y seleccionando el cliente correspondiente para ver su pestaña de Transacciones. Los usuarios pueden filtrar la lista de facturas y aplicar filtros de fecha para consultar los resultados y confirmar la exportación.
Imagen que muestra la información del cliente con las facturas en QuickBooks Desktop.
Exportación de facturas por lotes
Navegue a Contabilidad > Facturación para abrir la página de Facturación por lotes.
En la pestaña "Liberados" , seleccione las cargas para las que desea generar facturas.
Confirme que el cliente y la filial de facturación sean correctos para cada carga seleccionada.
Captura de pantalla que muestra la página de Facturación por lotes con las cargas seleccionadas.
Haz clic en Generar factura para generar facturas y ponerlas en cola para su exportación, o haz clic en Crear y enviar para generar, poner en cola y enviar facturas por correo electrónico a los clientes.
Abra el conector web de QuickBooks y haga clic en Actualizar seleccionados.
Exportación de resumen de factura
En la pestaña Cargas no facturadas, seleccione las cargas que desea incluir. Confirme que la subsidiaria sea correcta antes de continuar.
Generar la factura resumida. La transacción se encuentra en cola en la página de Transacciones con errores.
Abra el conector web de QuickBooks y haga clic en Actualizar seleccionados.
Captura de pantalla que muestra una factura resumida en el Centro de clientes de QuickBooks.
2. Exportar un conocimiento de embarque
Factura de viaje individual de operador externo
Confirme que se haya asignado el transportista externo correcto al viaje.
Verifique la subsidiaria Tender As en la carga. Para arrendatarios con doble autoridad: confirme que el modo operativo del viaje esté configurado como Brokerage . Si el modo es Carrier , no se exportará ninguna factura de transportista externa.
Si la opción Generar factura del transportista por separado está habilitada, cargue un documento categorizado como Factura del transportista en el viaje antes de generar la factura del cliente.
Si esta opción no está habilitada, la factura del transportista se exporta automáticamente cuando se genera la factura del cliente.
Abra el conector web de QuickBooks y haga clic en Actualizar seleccionados.
Captura de pantalla que muestra una factura de un proveedor en el Centro de proveedores de QuickBooks.
Exportación de facturas de liquidación de transportistas
El módulo de Liquidaciones con Transportistas proporciona a los agentes herramientas para generar estados de cuenta y facturas de liquidación transparentes y precisas. Puede acceder a esta página desde la sección de contabilidad de Alvys, en Liquidaciones con Transportistas. Encontrará más información sobre este módulo en el artículo del Centro de Ayuda de Liquidaciones con Transportistas .
Cuando se utilizan liquidaciones con transportistas, la factura del transportista se exporta al generar el estado de cuenta. Para permitir esta exportación, la configuración de Contabilidad externa de estados de cuenta del transportista debe estar habilitada para la filial. Si esta configuración no está habilitada, no se exportará ninguna factura del transportista al generar el estado de cuenta.
Imagen que muestra la configuración de contabilidad externa de los extractos del transportista en la configuración de QBD.
Si esta configuración está habilitada y un usuario genera una factura de cliente para un envío individual con un transportista externo, la factura del transportista no se exportará desde el envío. En este caso, el sistema espera que la factura se exporte desde el módulo de Liquidaciones de Transportistas al generar el estado de cuenta.
⚠️ Limitación de sincronización de pagos de liquidaciones de transportistas: los pagos aplicados en QuickBooks Desktop no se sincronizan automáticamente con Alvys. Registre los pagos de los transportistas manualmente en Alvys para mantener sus registros actualizados.
Si se produce un error al exportar una factura de transporte desde el módulo de Liquidaciones de Transportistas, los detalles del error se muestran directamente en dicho módulo. No es posible volver a enviar los extractos de transportistas desde la página de Transacciones con Error. Todas las correcciones deben realizarse en el módulo de Liquidaciones de Transportistas, donde también debe generarse el extracto.
Para los usuarios que utilizan el módulo de Liquidación de Transportistas pero prefieren exportar las facturas de los transportistas al cargar la factura del viaje, se recomienda no activar la opción de contabilidad externa de Extractos de Transportistas. En esta configuración, al activar la opción de generar la factura del transportista por separado y cargar la factura del transportista al viaje, se generará la factura del cliente.
3. Facturas del conductor de exportación
Las facturas de los conductores se exportan desde la página anterior de Pago a Conductores (Contabilidad > Pago a Conductores) o desde el módulo de Liquidaciones de Conductores (Contabilidad > Liquidaciones de Conductores). La filial en el perfil del conductor determina qué empresa de QuickBooks recibe la factura.
4. Exportación con facturación compartida
En la configuración de integración contable de QBD, la facturación compartida debe estar habilitada tanto en la filial de Facturación como en la de Pago . Cada filial también debe tener su propia empresa de QuickBooks Desktop conectada. Si la facturación compartida no está habilitada en ambas, las transacciones entre empresas y las facturas de transportistas o proveedores no se exportarán correctamente.
En la configuración de integración de QBD para cada filial que participe en la facturación compartida, habilite la opción Facturación compartida.
Captura de pantalla que muestra el interruptor de Facturación compartida en la configuración de integración de QBD.
Captura de pantalla que muestra el interruptor de Facturación compartida en la configuración de integración de QBD.
En la carga, asigne diferentes subsidiarias a Factura As y Oferta As.
Imagen que muestra los campos Factura como y Licitación como en la página de detalles de carga.
Generar la factura del cliente. Esto activa la exportación de facturación compartida.
Tras la exportación, ambas empresas subsidiarias reciben los asientos contables intragrupo correspondientes.
Abra el conector web de QuickBooks y haga clic en Actualizar seleccionados.
Transacciones creadas durante la exportación:
Factura como filial (Alvys Motor Company):
Se crea una factura intragrupo a la filial Tender As (Alvys Motor 2).
Se crea una factura para el cliente y se inicia la exportación a QBD.
Licitación como filial (Alvys Motor 2 Company):
Se crea una factura entre empresas a nombre de la filial de facturación (Alvys Motor).
Se genera una factura del proveedor para el transportista externo o el conductor (cuando se genera el recibo de pago) durante el viaje.
Captura de pantalla que muestra las entradas entre empresas en la página de Transacciones con errores.
5. Modificar una transacción previamente exportada
Alvys es el sistema de registro para todas las transacciones contables exportadas. Todas las correcciones deben realizarse en Alvys y sincronizarse nuevamente con QuickBooks Desktop.
Facturas de clientes: campos de sincronización automática
Los siguientes campos se actualizan automáticamente en QuickBooks Desktop sin necesidad de regenerar la factura: importe del flete del cliente, recargo por combustible del cliente, cargos adicionales (añadidos, editados o eliminados) y fecha de la factura. Realice los cambios en Alvys y, a continuación, ejecute el conector web.
Para cambiar el cliente en una factura exportada:
En la sección Detalles de la carga, haga clic en el botón Cambiar cliente.
Seleccione el cliente correcto y guarde.
Regenera la factura en Alvys.
Abra el conector web y haga clic en Actualizar seleccionados.
Captura de pantalla que muestra el botón Cambiar cliente en una carga.
Para cambiar la factura como subsidiaria después de la exportación:
En Detalles de carga, haga clic en el menú desplegable Facturar al cliente como y seleccione la filial correcta.
Regenerar la factura.
Abra el conector web y haga clic en Actualizar seleccionados.
Elimine manualmente la factura original en la cuenta de QuickBooks de la filial anterior.
Captura de pantalla que muestra el menú desplegable "Facturar cliente como" en una carga.
Para modificar una factura resumida:
En Alvys, el único mecanismo compatible para agregar o eliminar cargas de una factura resumida es revertirla . Una factura resumida solo se puede revertir cuando su estado es "Procesada" . Si la factura ya se ha enviado o pagado , cualquier modificación posterior requiere la intervención del soporte de Alvys.
⚠️ Revertir una factura de resumen no actualiza la factura original en QuickBooks Desktop (QBD) . Tras revertirla, el usuario debe generar una nueva factura de resumen en Alvys . Esta nueva factura recibirá un nuevo número de factura de resumen , que se exportará a QBD. La factura de resumen anterior permanece en QBD a menos que se elimine manualmente.
Para revertir la factura resumida, acceda a la pestaña Todas las facturas en Alvys.
Localice la factura y haga clic en el icono Eliminar para la factura resumen específica.
Imagen que muestra el icono de eliminar para la factura resumida.
Imagen que muestra el icono de eliminar para la factura resumida
Navegue a la pestaña Cargas no facturadas .
Seleccione las cargas que se incluirán en la nueva factura resumen.
Regenerar la factura resumida.
Abra el conector de escritorio de QuickBooks y descargue las actualizaciones para exportar la nueva factura resumida al archivo de su empresa.
Confirme que la nueva factura resumida y el importe total actualizado se reflejen correctamente en la cuenta del cliente en QuickBooks Desktop.
Localiza la factura de resumen antigua en QuickBooks Desktop y elimínala manualmente para evitar registros duplicados e informes de antigüedad inexactos.
Preguntas frecuentes
P: ¿El hecho de que aparezca en la página de Transacciones con errores significa que mi exportación falló?
R: No necesariamente. Todas las transacciones se mantienen inicialmente en cola en esta página (indicadas con un guion). Esto significa que Alvys está esperando a que se ejecute el conector web de QuickBooks. Una vez que el conector se sincroniza, las transacciones desaparecen de esta página.
P: ¿Cómo relaciona Alvys a clientes y proveedores en QuickBooks?
A: Alvys primero busca una coincidencia exacta utilizando el nombre de la cuenta externa. Si no encuentra ninguna coincidencia, utiliza el nombre estándar del cliente o proveedor. Si no existe ningún registro en QuickBooks Desktop, Alvys crea automáticamente un nuevo cliente o proveedor.
P: ¿Puedo actualizar una factura después de haberla exportado a QuickBooks Desktop?
R: Sí, siempre y cuando la factura esté pendiente de pago (no totalmente pagada). Los cambios en el flete, los recargos por combustible y los cargos adicionales se sincronizan automáticamente la próxima vez que ejecute el Conector web. Para otros cambios, primero regenere la factura en Alvys.
P: ¿Alvys sincroniza los pagos de las compañías de transporte desde QuickBooks Desktop a Alvys?
R: No. Registre los pagos a las compañías de transporte manualmente en Alvys para mantener sus registros precisos.
P: ¿Por qué no se exporta mi factura de la operadora externa?
A: Compruebe que el viaje esté en modo de intermediación (para configuraciones de doble autorización) y que se haya cargado un documento de factura del transportista si la opción Generar factura del transportista por separado está habilitada.