📋 Aplicable a: Administración · Soporte · Administración de socios
Módulo: Gestión > Integraciones
Última revisión: junio de 2026 · Propietario: Equipo de soporte
Proveedor: QuickBooks Online (Intuit) · Tipo de integración: Bidireccional · Dirección: Alvys exporta facturas y facturas de transportistas a QuickBooks Online; el estado de pago se sincroniza de vuelta desde QuickBooks Online a Alvys.
Alvys se integra con QuickBooks Online (QBO) para sincronizar facturas y recibos de proveedores desde Alvys a QBO y para recibir actualizaciones del estado de los pagos en Alvys. Este artículo explica qué hace la integración, qué necesita configurar en QBO antes de conectarse y dónde encontrar cada paso de configuración.
Descripción general
La integración de Alvys con QuickBooks Online crea una conexión contable bidireccional entre su sistema de gestión de transporte y su plataforma de contabilidad. Alvys exporta automáticamente las facturas de clientes y de transportistas a QBO una vez que se procesa una carga para su facturación. El estado de los pagos se sincroniza de QBO a Alvys para que su equipo pueda ver las cuentas por cobrar y por pagar actualizadas sin necesidad de introducir datos manualmente.
Este artículo explica qué hace la integración, los requisitos del plan y la cuenta de QBO que debe cumplir antes de conectarse, e incluye enlaces a cada paso de configuración en el orden recomendado. Términos relacionados: QuickBooks Online, sincronización contable de QBO, integración contable de TMS, exportación de facturas y recibos.
Dónde encontrarlo
Para acceder a la configuración de integración con QuickBooks Online, vaya a Administración > Integraciones en Alvys. Necesita el permiso "CompanyProfileManager" para acceder y configurar esta página. Este permiso está disponible para usuarios con los roles de Administrador, Soporte o Administrador de socios.
Conceptos clave
¿Qué se sincroniza de Alvys a QBO?
Alvys traslada dos tipos de transacciones a QuickBooks Online:
Facturas de clientes: se crean cuando se factura una carga en Alvys y se asocia con el registro de cliente correspondiente en QBO.
Facturas de transportistas y proveedores: se generan cuando se finaliza el pago al transportista o la liquidación al conductor de una carga en Alvys.
¿Qué se sincroniza de QBO a Alvys?
Cuando se registra un pago en QBO contra una factura, QBO devuelve el estado del pago a Alvys. Esto mantiene actualizadas sus cuentas por cobrar y por pagar en Alvys sin necesidad de ingresar datos duplicados.
Requisitos del plan QBO
QuickBooks Online ofrece cuatro tipos de planes: Simple Start, Essentials, Plus y Advanced. El plan que elijas determinará las funciones de Alvys disponibles.
QBO Simple Start no se recomienda para usuarios de Alvys. Si bien permite la facturación a clientes, no incluye el módulo de Cuentas por Pagar. Debido a las restricciones en la función de Facturas de Simple Start, Alvys no puede sincronizar los pagos a transportistas, las liquidaciones de conductores ni las obligaciones de proveedores con este plan. Solo se registrarán los ingresos de sus cargas.
QBO Essentials es el plan mínimo requerido para una integración funcional con Alvys. Incluye la función de gestión de facturas, que permite a Alvys sincronizar tanto las facturas de los clientes como las cuentas por pagar a transportistas o proveedores.
QBO Plus y QBO Advanced son los planes recomendados para flotas y agencias de corretaje en crecimiento. Estos planes admiten el seguimiento por ubicación y clase, que se utilizan en Alvys para segmentar los datos financieros por terminal, departamento o división comercial, como operaciones de activos frente a operaciones de corretaje.
Preparación del plan de cuentas
Antes de conectar Alvys a QBO, su plan de cuentas debe incluir las cuentas en las que Alvys registrará las transacciones. Como mínimo, confirme que tiene cuentas establecidas para:
Cuentas por cobrar: para la facturación a clientes.
Cuentas por pagar: para obligaciones con transportistas y proveedores.
Cuentas de ingresos: categorizadas por transporte principal, recargos por combustible y servicios adicionales.
Cuentas de gastos: categorizadas por transporte contratado y pagos a conductores.
Números de transacción personalizados
Si desea que las facturas de QBO utilicen los números de carga de Alvys, debe activar la opción "Números de transacción personalizados" en QBO antes de conectarse. Esta configuración se encuentra en QBO, en Configuración (icono de engranaje) > Cuenta y configuración > Ventas > Contenido del formulario de ventas. Active la opción "Números de transacción personalizados". Si la desactiva, QBO ignorará la numeración de Alvys y asignará sus propios números de factura secuenciales. Esta opción solo se aplica a los formularios de ventas; para las facturas, QBO permite que Alvys inserte el ID de carga o el ID de liquidación en el campo del número de referencia sin necesidad de activarla por separado.
Períodos contables cerrados
Si sus libros de QBO están cerrados durante un período específico, QBO impedirá que Alvys sincronice cualquier factura o recibo con fecha dentro de ese período. Verifique la fecha de cierre en QBO en Configuración > Avanzado > Contabilidad antes de iniciar las exportaciones.
Campos personalizados
Los campos personalizados están disponibles en todos los planes de QBO. La cantidad de campos personalizados que puedes crear varía según el nivel de suscripción.
Cómo usarlo
La integración con QBO se configura y administra mediante una serie de pasos. Complételos en el siguiente orden:
Requisitos previos de QuickBooks Online (empiece aquí) : configure su plan de QBO, plan de cuentas, períodos contables abiertos y números de transacción personalizados antes de conectarse.
Cómo conectar y configurar QuickBooks Online en Alvys : autorice la conexión OAuth entre Alvys y QBO, y configure los ajustes de sincronización de ingresos y gastos, la consolidación de facturas de conductores, los requisitos de facturación de transportistas y la asignación de subsidiarias o flotas.
Cómo asignar cuentas para QuickBooks Online : vincule las partidas de transacciones de Alvys a su plan de cuentas de QBO utilizando tanto cuentas de reserva predeterminadas como asignaciones específicas para cargas, viajes, servicios adicionales y otras partidas.
Cómo exportar y gestionar transacciones en QuickBooks Online : comprenda cómo Alvys enruta los datos a QBO, cómo se asocian o crean los clientes y proveedores en QBO y los protocolos para modificar o revertir las transacciones exportadas.
Sincronización de pagos de Alvys para integraciones contables : comprenda cómo se exportan los pagos manuales y basados en factoring a QBO y cómo se sincronizan los registros de pago de QBO con Alvys.
QuickBooks Online: Identificación y resolución de transacciones fallidas : gestione la cola de exportación y resuelva los errores comunes de la API de QBO.
Configuración y permisos
Para acceder a la página de Integraciones, se requiere el permiso "CompanyProfileManager" . Los usuarios sin este permiso no verán la opción Integraciones en el menú de su cuenta. Este permiso está disponible para usuarios con los roles de Administrador, Soporte o Administrador de socios.
Solo se puede conectar un archivo de empresa de QBO por entidad legal de Alvys. Si su organización tiene varias entidades legales en Alvys, cada entidad debe conectarse por separado a su archivo de empresa de QBO correspondiente.
Límites y comportamiento
La integración requiere QBO Essentials o superior. Simple Start no es compatible con el módulo de Cuentas por Pagar y no puede recibir facturas de transportistas ni liquidaciones de conductores de Alvys.
Las transacciones con fecha dentro de un período contable cerrado de QBO serán bloqueadas por QBO y no se sincronizarán. Primero, abra el período correspondiente en QBO y luego vuelva a exportar las transacciones afectadas desde Alvys.
Si la opción "Números de transacción personalizados" no está habilitada en QBO antes de establecer la conexión, QBO asignará sus propios números secuenciales a las facturas y no utilizará los números de carga de Alvy.
La función de seguimiento de ubicación y clase, que se utiliza para asignar las filiales y flotas de Alvys a los segmentos de QBO, requiere QBO Plus o QBO Advanced.
Preguntas frecuentes
P: ¿Cuál es el plan de QuickBooks Online que se requiere como mínimo para la integración con Alvys?
R: QBO Essentials es el plan mínimo requerido porque incluye la función de gestión de facturas. Simple Start permite facturar a los clientes, pero no es compatible con el módulo de cuentas por pagar necesario para sincronizar los pagos a transportistas y las liquidaciones de conductores.
P: ¿Por qué se recomiendan QBO Plus y Advanced en lugar de Essentials?
A: QBO Plus y Advanced admiten el seguimiento de ubicación y clase, que se utilizan en Alvys para segmentar los datos financieros por terminal, departamento o división comercial, como operaciones de activos frente a operaciones de corretaje.
P: ¿Qué cuentas deben estar en mi plan de cuentas antes de sincronizar?
A: Como mínimo, debe tener cuentas para Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Ingresos (por transporte principal, recargos por combustible y servicios adicionales) y Cuentas de Gastos (por transporte contratado y liquidaciones de conductores).
P: ¿Se admiten campos personalizados en todos los planes de QBO?
R: Sí, los campos personalizados están disponibles en todos los planes de QBO. La cantidad de campos que puedes crear varía según tu nivel de suscripción.
P: ¿La configuración de Números de transacción personalizados se aplica tanto a las facturas como a los recibos?
R: No. La opción de números de transacción personalizados solo se aplica a los formularios de venta. Para las facturas, QBO permite a Alvys insertar el ID de carga o el ID de liquidación en el campo del número de referencia sin necesidad de una opción independiente.
P: ¿Qué sucede si mi período contable de QBO está cerrado cuando Alvys intenta exportar una transacción?
R: QBO bloqueará la exportación y la transacción aparecerá en la página de Transacciones con error en Alvys. Abra el período correspondiente en QBO en Configuración > Avanzado > Contabilidad y, a continuación, vuelva a exportar la transacción desde Alvys. Si no puede abrir el período y el error persiste, póngase en contacto con el soporte técnico de Alvys.