La integración de Alvys con Business Central exporta, sincroniza y contabiliza facturas de clientes, facturas de transportistas y liquidaciones de conductores desde Alvys a Business Central (también conocido como Microsoft Dynamics 365 Business Central o BC), e importa las actualizaciones de pago de vuelta a Alvys. Tras la conexión, se configuran los tipos de transacciones que se exportarán, cómo se asocian o crean los proveedores y cómo se asignan las filiales y las flotas a las dimensiones de Business Central.

Cada filial de Alvys está conectada a Business Central de forma independiente. Complete este proceso una vez por cada filial.

Antes de conectarse, confirme lo siguiente:

Las empresas que se muestran son las que existen en su entorno de Business Central. Para ver o verificar las empresas en Business Central: haga clic en el icono de búsqueda (lupa) en la esquina superior derecha del encabezado de BC, busque "Empresas" y seleccione el enlace correspondiente.

Configure estos ajustes para controlar cómo Alvys exporta las transacciones a Business Central. Los ajustes que interactúan o entran en conflicto entre sí se describen en la sección «Dependencias de configuración y ajustes incompatibles» que aparece a continuación.

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Seleccione los tipos de transacción que desea exportar. Los ingresos exportan las facturas de clientes. Los gastos exportan las facturas de transportistas y los pagos a conductores. Su selección aquí tiene prioridad sobre todas las demás configuraciones; si no se selecciona un tipo de transacción, su configuración asociada no tendrá efecto.

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Cuando está habilitada, las facturas de los conductores se excluyen de la exportación a Business Central. Utilice esta opción cuando sus operaciones no requieran registros de nómina a nivel de conductor en su sistema contable.

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Cuando está habilitada, todos los elementos del extracto de un conductor se consolidan en una sola factura para su exportación, en lugar de exportar cada factura de viaje individual. Esto evita que Business Central reciba cientos de facturas separadas para conductores con un alto volumen de viajes.

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Cuando está habilitada, la factura del transportista no se exporta a Business Central hasta que se haya recibido y verificado la factura física en Alvys. Esto evita pagos prematuros y garantiza que los gastos coincidan con las facturas documentadas del transportista.

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Cuando está habilitada, los pagos a los conductores se separan por tipo de impuesto al exportarlos. Requiere que la opción Factura única para el estado de cuenta del conductor también esté habilitada.

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Cuando está habilitada, la responsabilidad de la facturación recae en una compañía subsidiaria en lugar del conductor individual. Esta configuración es incompatible con la Factura Única para el Estado de Cuenta del Conductor y otras configuraciones de facturación basadas en el conductor.

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Cuando esta opción está activada, las transacciones con un valor de 0 dólares se excluyen de la exportación a Business Central.

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Cuando está habilitada, Alvys crea nuevos proveedores en Business Central utilizando la información de la empresa de impuestos 1099 del conductor en lugar de su perfil individual. Requiere que también esté habilitada la opción Factura única para el estado de cuenta del conductor.

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Cuando está habilitada, los extractos de las compañías telefónicas se exportan en lotes en lugar de facturas individuales. Esta función está pensada para flujos de trabajo de facturación específicos; habilítela solo si este modelo de exportación es necesario para sus operaciones.

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Cuando está habilitada, los costos de combustible que se deducen del salario del conductor también se exportan como asientos de gastos generales de la empresa en Business Central.

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Cuando está habilitada, los costos de peaje que se deducen del salario del conductor también se exportan como asientos de gastos generales de la empresa en Business Central. Si un conductor no estaba configurado previamente para la exportación de gastos de combustible o peaje de la empresa y esta configuración se habilita posteriormente, las transacciones anteriores no se exportarán automáticamente.

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Introduzca un prefijo que se añadirá a todos los números de referencia de transacción exportados a Business Central. Utilice este prefijo para distinguir las transacciones originadas en Alvys de las creadas directamente en Business Central.

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Cuando está habilitada, Business Central envía automáticamente un cheque electrónico al transportista cuando se genera una factura del transportista en Alvys.

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Cuando está habilitada, los valores de dimensión a nivel de activo se agregan a las transacciones exportadas a Business Central.

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Cuando está habilitada, las filiales de Alvys se asignan a los valores de dimensión de Business Central. Tras habilitar esta configuración, aparece un paso de asignación de filiales.

Debe elegir entre la asignación por filial o por flota. Estas opciones son mutuamente excluyentes; el sistema no permite activarlas simultáneamente.

Requisitos previos para una correcta asignación de filiales

Cada filial de Alvys debe existir tanto en Alvys como en Business Central antes de realizar la asignación. Confirme que su entorno de Business Central tenga configuradas las entidades correspondientes.

Cómo vincular las filiales de Alvys con Business Central

Tras habilitar la función Filiales, la interfaz de asignación muestra las filiales de Alvys. Seleccione el valor de Dimensión de Business Central correspondiente para cada filial.

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Cuando está habilitada, las flotas de Alvys se asignan a los valores de dimensión de Business Central. Tras habilitar esta configuración, aparece un paso de asignación de flotas.

Cómo asignar dimensiones a las flotas de Alvy

Tras habilitar la función Flotas, la interfaz de asignación muestra sus flotas de Alvys. Seleccione el valor de Dimensión de Business Central correspondiente para cada flota.

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Cuando está habilitada, las transacciones entre filiales se exportan a Business Central. La facturación compartida debe estar habilitada en ambas filiales involucradas en la transacción; de lo contrario, dichas transacciones no se exportarán correctamente.

Algunas configuraciones deben usarse conjuntamente, mientras que otras no deben activarse al mismo tiempo. Revise estas reglas antes de guardar la configuración.

Solo ingresos: Si solo se selecciona el tipo de transacción Ingresos, no habilite ninguna de las siguientes opciones: Factura única para el estado de cuenta del conductor, Generar factura del transportista por separado, Procesar estado de cuenta por categoría de impuestos, Pagar al transportista subsidiario, Crear proveedor usando la empresa de impuestos 1099, Ignorar facturas del conductor, Estados de cuenta del transportista, Exportar gastos de combustible de la empresa, Exportar gastos de peaje de la empresa. Estas configuraciones dependen de los datos de gastos o facturas del conductor y no tienen efecto sin el tipo de transacción Gastos.

Factura única para el estado de cuenta del conductor: No active la opción Ignorar facturas del conductor ni Pagar a transportista subsidiario. La opción Factura única asume que las facturas del conductor se crean y exportan; Ignorar facturas del conductor las elimina, y Pagar a transportista subsidiario redirige la facturación fuera del conductor por completo.

Procesar declaración por categoría impositiva: Requiere que la opción Factura única para la declaración del conductor esté habilitada. No la habilite junto con Ignorar facturas del conductor o Pagar a transportista subsidiario. Esta configuración depende de los datos de la factura del conductor separados por tipo de impuesto; si se excluyen las facturas del conductor o la facturación se redirige a un transportista subsidiario, el filtrado basado en impuestos no funcionará.

Pago a transportista subsidiario: No habilite la opción Factura única para el estado de cuenta del conductor, Procesar estado de cuenta por categoría impositiva, Crear proveedor usando la compañía de impuestos 1099 o Ignorar facturas del conductor. Cuando la facturación se transfiere a un transportista subsidiario, cualquier configuración que asuma facturación basada en el conductor o creación de proveedor del conductor deja de ser válida.

Ignorar facturas de conductores: No habilite las opciones Factura única para declaración de conductor, Procesar declaración por categoría fiscal ni Crear proveedor mediante empresa fiscal 1099. Cada una de estas configuraciones depende de que se generen y exporten las facturas de conductores; ignorarlas elimina los datos subyacentes que requieren.

Crear proveedor con empresa de impuestos 1099: Requiere que la opción Factura única para el estado de cuenta del conductor esté habilitada. No la habilite junto con Pagar a transportista subsidiario o Ignorar facturas de conductores. Esta configuración asume la facturación basada en el conductor por categoría impositiva; si la facturación se redirige a un transportista subsidiario o se excluyen las facturas de los conductores, la creación de proveedores mediante datos fiscales ya no es aplicable.

Tras guardar la configuración, la integración con Business Central se activará para la filial seleccionada. Alvys comenzará a exportar las transacciones según la configuración establecida en el siguiente evento de transacción válido.

P: ¿Puedo configurar la integración para varias filiales simultáneamente?

R: No. La integración debe configurarse de una filial a la vez. Vuelva a Administración > Integraciones y repita los pasos de conexión para cada filial adicional.

P: ¿Qué sucede si habilito solo el tipo de transacción de ingresos?

R: Solo las facturas de clientes se exportan a Business Central. Las facturas de transportistas, los pagos a conductores y la configuración relacionada con los gastos no tienen efecto. No active la configuración específica de gastos cuando solo esté seleccionada la opción Ingresos.

P: ¿Qué sucede si habilito únicamente el tipo de transacción Gasto?

R: Solo se exportan a Business Central las facturas de transportistas y los pagos a conductores. Las facturas de clientes no se exportan.

P: ¿Qué hace la opción "Ignorar facturas de conductores"?

A: Excluye por completo las facturas de los conductores de la exportación. Utilice esta opción cuando no necesite entradas individuales de nómina de los conductores en Business Central, por ejemplo, cuando los conductores reciben su salario a través de un sistema de nómina independiente.

P: ¿Puedo habilitar la opción "Factura única para el estado de cuenta del conductor" con "Pago a transportista subsidiario"?

R: No. Estas configuraciones son incompatibles. Facturación única consolida la facturación a nivel de conductor, mientras que Pago a transportista subsidiario redirige la facturación fuera de los conductores por completo. Active solo una de las dos.

P: ¿Cómo puedo excluir los pagos de los conductores con formulario W-2 de la exportación a Business Central?

A: Habilite la opción Ignorar facturas de conductores. Esto excluye todas las facturas de conductores de la exportación. Si necesita exportar solo ciertos tipos de pagos de conductores, revise la configuración de Procesar declaración por categoría de impuestos y Factura única para la declaración del conductor para un control más preciso.

P: ¿Por qué recibo un error de expectativa de dígitos al exportar una transacción que previamente era de $0?

A: Este error puede ocurrir cuando una transacción que previamente tenía un valor de $0 se actualiza y se vuelve a exportar. Habilitar la opción "Ignorar transacciones con valor cero" impide que se envíen transacciones de $0, lo que evita este error en actualizaciones posteriores. Si el error persiste después de habilitar esta configuración, comuníquese con el soporte de Alvys.

P: ¿Puedo habilitar tanto la opción "Ignorar facturas del conductor" como la "Factura única" para el extracto del conductor?

R: No. Estas configuraciones son incompatibles. La opción Factura única depende de que se exporten las facturas de los conductores; la opción Ignorar facturas de conductores las elimina antes de la exportación.

P: ¿Cuándo se sincronizan los gastos de combustible y peajes con Business Central?

A: Los gastos de combustible y peaje se sincronizan cuando se exporta la transacción de carga asociada. Si la opción Exportar gastos de combustible de la empresa o Exportar gastos de peaje de la empresa no estaba habilitada cuando se procesaron transacciones anteriores, dichas transacciones no se exportarán retroactivamente después de que se active la configuración.

P: ¿Necesito asignar manualmente a cada conductor y camión individual como un valor de dimensión?

R: No. Las filiales y flotas se asignan como grupos, no como conductores o camiones individuales. Después de habilitar la configuración de filiales o flotas, se asigna cada filial o flota de Alvys a su valor de dimensión correspondiente en Business Central.

P: ¿Puedo asignar tanto flotas como filiales a las dimensiones de Business Central?

R: No. Estas opciones son mutuamente excluyentes. Debe elegir mapear por filiales o por flotas, no por ambas simultáneamente.

P: ¿Por qué no se ha exportado la factura del transportista a pesar de que se generó la factura de la carga?

A: Si la opción Generar factura del transportista por separado está habilitada, la factura del transportista no se exportará hasta que se reciba y verifique físicamente en Alvys. Confirme que la factura del transportista se haya marcado como recibida en la carga. Si la factura se marca como recibida y aún no se ha exportado, póngase en contacto con el soporte de Alvys.

P: ¿Qué sucede si no se encuentra un proveedor coincidente en Business Central durante la exportación?

A: Si no se encuentra ningún proveedor que coincida por nombre o ID de contabilidad externa, Alvys crea automáticamente un nuevo proveedor en Business Central utilizando la información del perfil del transportista o conductor, junto con el método de pago predeterminado que seleccionó durante la configuración.