Alvys se conecta a QuickBooks Online (QBO, Intuit QuickBooks) mediante OAuth 2.0. Esto significa que usted se autentica (inicia sesión y autoriza) a través del portal de inicio de sesión de Intuit y Alvys recibe un token seguro; Alvys no almacena contraseñas. Una vez conectado, Alvys exporta, sincroniza y envía automáticamente las facturas de los clientes y las facturas de transportistas o proveedores cuando se procesan los envíos para su facturación. Cuando se registran los pagos en QBO, este envía el estado del pago a Alvys.

Antes de conectarse, complete todos los pasos en Requisitos previos de QuickBooks Online (Comience aquí) :

Tras la conexión, configure los ajustes de sincronización. Cada sección siguiente relaciona los datos de Alvys con el campo o comportamiento correspondiente de QBO.

Existen dos tipos de transacciones disponibles para la sincronización:

Esta configuración permite a los usuarios impedir la exportación de todas las facturas de los conductores, incluidos los de la empresa y los autónomos, a QuickBooks Online (QBO). Al activarla, las facturas asociadas a los conductores no se exportarán, lo que brinda a los usuarios un mayor control sobre las transacciones que se envían a sistemas de contabilidad externos. Esta opción se suele activar cuando la nómina de los conductores se gestiona fuera de QBO, por ejemplo, mediante un sistema de nóminas o una solución de liquidación de conductores independiente. Tenga en cuenta que, incluso con esta configuración activada, las facturas de transportistas externos, las facturas de transportistas subsidiarios y los gastos de la empresa, como combustible y peajes, podrían exportarse si estas opciones están configuradas.

Esta configuración controla cómo se exportan las facturas de los conductores, tanto empleados como autónomos, a QuickBooks Online (QBO). Se utiliza para consolidar todos los cargos y transacciones relacionados con un conductor, incluidos viajes, combustible, peajes y otros gastos, en un único estado de cuenta por conductor.

Cuando esta configuración está habilitada y se genera un recibo de pago o estado de cuenta del conductor, se exporta una sola factura a QuickBooks Online con el importe neto total del recibo. Todos los componentes del pago del conductor se consolidan en esta factura, incluyendo el pago por viaje, los cargos adicionales, las deducciones, los créditos, los reembolsos y cualquier otro ajuste. Cada componente aparece como una línea independiente en la factura, lo que proporciona una visibilidad detallada y mantiene la exportación contable agrupada en una sola transacción. Esta opción se usa comúnmente cuando el pago del conductor se procesa de forma programada, como en ciclos de nómina semanales o quincenales.

Cuando esta opción está desactivada, al generar una factura para el cliente también se exportará la factura del conductor para cada viaje. Cada viaje o entrega se exporta como una factura independiente. Al generar un recibo de nómina, se exportan varias facturas para cada tipo de transacción, incluyendo facturas separadas para créditos, deducciones y reembolsos.

Esta configuración se aplica a los viajes de intermediación en los que se asigna un transportista externo y sus activos a una carga. Cuando está habilitada, el sistema verifica si se ha cargado una factura del transportista antes de exportarla a QuickBooks Online (QBO). Específicamente, cuando se entrega o libera un viaje de intermediación y el usuario carga un documento de tipo factura del transportista, el sistema exportará la factura del transportista a QBO. Esto también puede activarse cuando un usuario genera la factura del cliente para una carga; el sistema verificará que se haya cargado una factura del transportista y, si no se encuentra ninguna, la factura del transportista no se exportará a QBO. Esta configuración solo debe habilitarse cuando las facturas del transportista sean necesarias como parte del flujo de trabajo antes de exportar las facturas de transportistas externos para su pago.

Si esta configuración está desactivada, al generar la factura del cliente para un viaje con un transportista externo, la factura del transportista se exportará automáticamente a QuickBooks Online, incluso si la factura del transportista no se ha cargado.

Cuando está habilitada, solo se exportan a QuickBooks Online (QBO) las facturas de los conductores 1099. Se excluyen las facturas de los conductores W-2, lo que permite a los usuarios gestionar los pagos de estos conductores en un sistema de nómina independiente.

Cuando el sistema está desactivado, las facturas de los conductores con formulario W-2 y 1099 se exportan a QBO.

Esta configuración suele estar habilitada por inquilinos que gestionan la compensación de los conductores con formulario W-2 fuera de QBO y desean evitar que esas facturas se envíen a QBO, al tiempo que exportan los gastos de los conductores con formulario 1099.

Esta configuración se aplica a los viajes que involucran a un transportista subsidiario (es decir, un transportista que opera bajo una filial de la empresa principal) asignado junto con los activos internos del arrendatario. Por defecto, cuando se genera un extracto del conductor y suponiendo que la opción «Factura única para extracto del conductor» esté habilitada, se exporta una factura para el conductor del arrendatario en ese viaje.

Cuando la opción "Pagar al transportista subsidiario" está habilitada, este comportamiento cambia: en lugar de exportar una factura para el conductor cuando se genera un recibo de pago, el sistema exporta una factura para el transportista subsidiario cuando se genera la factura de la carga.

Cuando está habilitada, esta configuración excluye las facturas y los recibos con un valor financiero total de cero , lo que significa que las transacciones que no tienen un impacto general en las cuentas no se exportarán.

La configuración "Crear proveedor usando la empresa fiscal 1099" permite a los usuarios determinar si se deben crear proveedores en QuickBooks Online (QBO) utilizando los detalles de la empresa fiscal (nombre y dirección de la empresa fiscal) especificados en la sección de Información fiscal del perfil de conductor de Alvys (ya sea para conductores de la empresa o propietarios-operadores con la categoría fiscal 1099).

Cuando esta configuración está habilitada:

Si el proveedor no existe en QBO, se creará automáticamente uno cuando se genere el extracto del controlador, utilizando el nombre de la empresa fiscal como nombre del proveedor y la dirección de la empresa fiscal como dirección del proveedor.

Si el proveedor ya existe en QBO, el usuario debe asegurarse de que el nombre del proveedor coincida con el nombre de la empresa fiscal especificado en el perfil del controlador de Alvys para evitar conflictos y la creación de duplicados.

Esta configuración debe estar habilitada para exportar los extractos del transportista como facturas al generar un extracto del transportista desde el módulo de liquidaciones del transportista .

Si utiliza el módulo de Liquidaciones de Transportistas para generar estados de cuenta para transportistas externos y desea que estos estados de cuenta se exporten automáticamente a QuickBooks Online (QBO) al generarse, debe habilitar esta configuración. Este es el único caso en el que se debe activar esta opción.

Si no utiliza el módulo de Liquidaciones de Transportistas y desea que los extractos de transportistas se exporten solo cuando la factura del transportista se cargue manualmente para un viaje, debe desactivar esta configuración y habilitar la opción para generar facturas de transportistas por separado.

Alternativamente, si prefiere que los extractos del transportista se exporten solo cuando se genere la factura del cliente en un envío, esta configuración también debe estar desactivada , y la opción de generar facturas del transportista por separado debe permanecer desactivada .

El TMS permite a los usuarios registrar transacciones de combustible, ya sea manualmente o importadas directamente del proveedor de combustible. Estas transacciones se pueden ver en el Informe de combustible de Alvys .

En el informe de combustible, si una transacción está marcada como "Deducir transacción" (verdadero), el costo se deducirá del conductor vinculado durante la nómina (generación del estado de cuenta). Si no se deduce (Deducir combustible falso (-)) , la transacción se considera un gasto de la empresa.

Cuando la opción "Exportar gastos de combustible de la empresa" está habilitada, las transacciones de combustible donde la opción "Deducir combustible" está configurada como falsa (-) (es decir, los costos de combustible no deducidos de los conductores) se exportan a QuickBooks Online como facturas. Esto permite a la empresa realizar un seguimiento y administrar los gastos de combustible no cargados a los conductores, como los de los vehículos propiedad de la empresa. Las exportaciones se programan diariamente a las 6:30 a. m. UTC.

El TMS permite a los usuarios registrar las transacciones de peaje, ya sea manualmente o importándolas directamente del proveedor de peaje. Estas transacciones se pueden consultar en el Informe de peaje de Alvys .

Si una transacción está marcada como "Deducir peaje" (verdadero), el costo se descontará del salario del conductor correspondiente. Si no se deduce (falso -), la transacción se considera un gasto de la empresa.

Cuando la opción " Exportar gastos de peaje de la empresa " está activada, las transacciones de peaje en las que la opción "Deducir peaje" está desactivada (es decir, los costos de peaje no se deducen de los conductores) se exportan al sistema de contabilidad externo como facturas. Esto permite a la empresa realizar un seguimiento y gestionar los gastos de peaje no cargados a los conductores, como los generados por vehículos propios. Las exportaciones se programan diariamente a las 7:30 UTC.

Esta configuración permite aplicar los prefijos predefinidos de Alvys a los números de referencia de las transacciones, modificando la forma en que se identifican las transacciones al enviarlas desde Alvys a QuickBooks Online (QBO). Los distintos tipos de transacciones, como Cargar facturas, Facturas de viajes y Facturas de recibos de nómina, tienen prefijos específicos. Por ejemplo, una factura podría aparecer como ALD-100000 .

Prefijos predefinidos de Alvys:

Los usuarios solo deben habilitar esta configuración si los números de referencia les ayudan a organizar e identificar las transacciones originadas en Alvys. Para localizar transacciones con prefijos, simplemente ingrese el número de referencia, incluyendo el prefijo, en el campo de búsqueda de QuickBooks.

Además del prefijo del número de referencia, los usuarios pueden configurar un prefijo de flota , que se aplica solo a las facturas de clientes exportadas a QBO. Agregar un prefijo específico de flota permite diferenciar fácilmente las facturas entre varias flotas. Consulte el siguiente artículo del centro de ayuda para configurarlo. prefijos de flota

Prioridad de los prefijos (prefijo del número de referencia frente al prefijo de la flota):

Si están habilitadas tanto la configuración de contabilidad externa para el prefijo del número de referencia como el prefijo de flota, este último tendrá prioridad para las facturas y se antepondrá al número de factura. Otros tipos de transacciones, como las facturas de servicios, seguirán utilizando el prefijo de número de referencia estándar.

Los campos personalizados de QuickBooks Online (QBO) son campos definidos por el usuario que permiten capturar datos adicionales en las transacciones, como facturas, para facilitar la elaboración de informes, el seguimiento u otras necesidades operativas.

En Alvys, la opción Campo personalizado actualmente solo admite la asignación del número de orden de carga de una carga a un campo personalizado de QBO en las facturas de los clientes . Cuando está habilitada, esto garantiza que cada factura exportada desde Alvys con el número de orden de carga configurado se asigne al campo personalizado.

La asignación de campos personalizados se aplica únicamente a las facturas ; no afecta a otras transacciones como recibos, nóminas u otros tipos de transacciones. Para usar esta función, primero debe crear un campo personalizado en QBO y habilitarlo para facturas .

Pasos para crear y habilitar un campo personalizado en QBO: Crear y editar campos personalizados

Las filiales de Alvys se pueden vincular a las clases (también llamadas departamentos) o ubicaciones de QuickBooks Online (QBO) . Esta vinculación permite realizar un seguimiento de las transacciones y generar informes para cada filial en QBO.

Requisitos previos antes de mapear subsidiarias en Alvys:

Antes de asignar flotas en Alvys, debe configurar las clases o ubicaciones correspondientes en QuickBooks Online :

Las flotas de Alvys también se pueden asignar a clases o ubicaciones en QBO. Esto permite a su empresa realizar un seguimiento de los ingresos, los costos y otras actividades financieras asociadas a cada flota de forma individual.

Las flotas solo pueden asignarse a clases o ubicaciones, no a ambas.

Requisitos previos antes de mapear flotas en Alvys:

Antes de asignar flotas en Alvys, debe configurar las clases o ubicaciones correspondientes en QuickBooks Online :

Cuando está habilitada, los pagos de los clientes registrados manualmente contra una operación o cargados a través de un informe de factoring se exportan a QuickBooks Online cada cinco minutos.

Los siguientes pagos de clientes están incluidos en la exportación:

Tras activar esta opción, se le pedirá que seleccione una cuenta de depósito en la configuración donde se registrarán los pagos de los clientes. Las cuentas como Cuentas por Cobrar no son cuentas de depósito válidas y no deben utilizarse para la configuración de pagos de clientes.

Si bien se admite la exportación de pagos a QBO, se recomienda registrar los pagos de los clientes directamente en QuickBooks Online y permitir que se sincronicen con Alvys.

Si se omite la exportación de un pago o esta falla por cualquier motivo y el pago no se refleja en QuickBooks Online, comuníquese con el soporte de Alvys para solicitar una nueva exportación.

La facturación compartida se utiliza cuando una filial factura un envío (Facturar como) y otra filial lo gestiona (Gestionar como), y ambas filiales tienen integraciones contables independientes. Esta configuración garantiza que todas las transacciones financieras se registren correctamente en ambas filiales.

Facturar como filial (por ejemplo, Alvys Inc.)

Crea una factura de cliente para la carga.

Genera una factura intracompañía a la subsidiaria Tender As (Alvys Brokerage) por el costo del transportista/conductor.

Oferta como filial (por ejemplo, Alvys Brokerage)

Crea una factura interempresarial a la filial Facturar como

Genera una factura de proveedor para el transportista o conductor por la carga.

P: ¿Puedo conectar más de un archivo de empresa de QBO a una sola cuenta de Alvys?

R: No. Cada entidad legal de Alvys puede conectarse a un único archivo de empresa de QBO.

P: ¿Qué plan de QBO necesito para usar el seguimiento de clases o ubicaciones con Alvys?

R: QBO Plus o QBO Advanced. El seguimiento de clases y ubicaciones no está disponible en Essentials ni en Simple Start.

P: ¿Qué hace la configuración de Requisito de factura del transportista?

A: Cuando está habilitada, Alvys requiere que se registre un número de factura del transportista en una carga antes de que la factura del transportista de esa carga se pueda exportar a QBO.

P: ¿Qué sucede con la conexión a QBO si mi sesión de Intuit se invalida?

A: El token de OAuth caduca. Desconéctese y vuelva a conectarse para generar un nuevo token.

P: ¿Cómo puedo exportar facturas manualmente si la exportación automática está desactivada?

A: Abra la carga, vaya a la pestaña Transacciones y haga clic en Exportar a QBO .