NetSuite es una integración bidireccional en la que Alvys exporta transacciones financieras a NetSuite. Esta integración conecta Alvys con NetSuite para que los registros financieros (facturas de clientes, pagos de conductores, facturas de transportistas, gastos de combustible, gastos de peaje y pagos de clientes) se envíen automáticamente de Alvys a NetSuite. La configuración de la conexión consta de tres etapas: autenticación, configuración de ajustes y asignación de cuentas. Esta guía cubre la autenticación y la configuración de ajustes. Para la asignación de cuentas, consulte el artículo «NetSuite: Asignación de cuentas».

Antes de comenzar a leer este artículo, complete todos los pasos del artículo Requisitos previos de NetSuite.

Complete lo siguiente antes de configurar la autenticación en Alvys:

Si su organización utiliza varias filiales, esta integración requiere la edición NetSuite OneWorld.

Alvys se conecta a NetSuite exclusivamente mediante autenticación basada en tokens (TBA). TBA utiliza OAuth 1.0 y requiere cinco campos de credenciales: ID de cuenta (ID de dominio), clave de consumidor, secreto de consumidor, ID de token y secreto de token. Alvys no admite OAuth 2.0 para la integración con NetSuite.

Una vez guardadas las credenciales, configure los tipos de transacción, las asignaciones de dimensiones y los ajustes operativos que se describen en las secciones "Asignación de campos y datos" y "Comportamiento de sincronización" que aparecen a continuación.

Tipo de transacción: Controla qué tipos de transacciones financieras se exportan. Las subopciones son Ingresos (exporta facturas de clientes) y Gastos (exporta facturas de conductores y transportistas). Habilite solo los tipos de transacción que desee exportar.

Utilizar clientes existentes: Cuando está habilitada, Alvys vincula a los clientes y agentes con los registros de NetSuite mediante un ID de contabilidad en lugar de un nombre. Para configurarlo: navegue hasta el perfil de cada cliente o agente en Alvys, localice el campo ID de contabilidad externo , seleccione la filial, introduzca el ID del cliente de NetSuite y seleccione Guardar .

Exportar pagos de clientes: Cuando está habilitada, los pagos de clientes registrados manualmente contra una carga o cargados a través de una integración de factoring se exportan a NetSuite. Los pagos parciales no se exportan; el pago se envía solo cuando el monto total pagado es igual al monto total facturable. Después de habilitar esta configuración, se le pedirá que seleccione una cuenta de depósito.

Prefijo del número de referencia: Aplica un prefijo a los números de referencia de las transacciones en NetSuite. Esto ayuda a identificar las transacciones que se originaron en Alvys.

Campo personalizado: Permite asignar el número de orden de carga de una carga a un campo personalizado de NetSuite en las facturas de los clientes.

Facturación compartida (facturación entre empresas): Se utiliza cuando una filial factura un envío (Facturar como) y otra filial lo gestiona (Gestionar como), y ambas filiales tienen configuradas integraciones contables independientes. Esta configuración debe estar habilitada en ambas filiales.

Tipos de equipo: Asigna los tipos de equipo de Alvys a campos personalizados en NetSuite.

Ignorar facturas de conductores: Impide la exportación de todas las facturas de conductores a NetSuite. Se suele utilizar cuando la nómina de los conductores se gestiona mediante un sistema externo.

Factura única para el estado de cuenta del conductor: Cuando está activada, todos los cargos de un conductor se consolidan en una sola factura por estado de cuenta. Cuando está desactivada, las facturas de viaje individuales se exportan al generar la factura del cliente.

Generar factura del transportista por separado: Se aplica a viajes de tipo intermediación con un transportista externo. Cuando está habilitada, el sistema espera a que se cargue un documento de tipo "Factura del transportista" en el viaje antes de exportar la factura del transportista.

Procesar declaración por categoría impositiva: Cuando está habilitada, solo se exportan a NetSuite las facturas de los conductores 1099; se excluyen las facturas de los conductores W-2. Requiere que también esté habilitada la opción Factura única para la declaración del conductor.

Pago a transportista subsidiario: Cuando está habilitada, en lugar de facturar al conductor al generar el recibo de pago, el sistema factura al transportista subsidiario al generar la factura.

Ignorar transacciones con valor cero: Excluye de la exportación las facturas y recibos con un valor total de cero.

Crear proveedor utilizando la empresa fiscal 1099: Cuando está habilitada, los proveedores se crean en NetSuite utilizando el nombre y la dirección de la empresa fiscal que aparecen en la sección de información fiscal del perfil del conductor, para los conductores clasificados como 1099.

Extractos del transportista: Debe estar habilitada la opción para exportar los extractos del transportista como facturas al generar un extracto del transportista desde el módulo de liquidaciones del transportista.

Exportar gastos de combustible de la empresa: Cuando está habilitada, exporta las transacciones de combustible en las que no se dedujo el combustible del conductor a NetSuite como facturas. Las exportaciones se realizan diariamente a las 6:30 a. m. UTC.

Exportar gastos de peaje de la empresa: Cuando está habilitada, exporta las transacciones de peaje en las que el peaje no se dedujo del conductor a NetSuite como facturas. Las exportaciones se realizan diariamente a las 7:30 a. m. UTC.

Filiales: Cada filial de Alvys debe vincularse con la filial correspondiente de NetSuite. Esto es obligatorio para las cuentas de NetSuite OneWorld. Al seleccionar la casilla de verificación «Filiales», se crea un paso adicional de vinculación de filiales en el asistente de integración.

Flotas: Las flotas de Alvys se pueden asignar a Clases, Departamentos o Ubicaciones en NetSuite. Solo se puede usar un tipo de clasificación por flota a la vez. Al seleccionar la casilla de verificación Flotas, se crea un paso adicional de asignación de flotas en el asistente de integración.

Las siguientes configuraciones no se pueden habilitar al mismo tiempo:

La factura única para el estado de cuenta del conductor es incompatible con: Ignorar las facturas del conductor, pagar al transportista subsidiario.

El proceso de declaración por categoría fiscal requiere una factura única para la declaración del conductor y es incompatible con: Ignorar facturas del conductor, pagar al transportista subsidiario.

El pago al transportista subsidiario es incompatible con: Factura única para el estado de cuenta del conductor, Procesar estado de cuenta por categoría de impuestos, Crear proveedor utilizando la empresa de impuestos 1099, Ignorar facturas del conductor.

Ignorar facturas de conductores es incompatible con: Factura única para declaración de conductor, Procesar declaración por categoría de impuestos, Crear proveedor usando empresa de impuestos 1099.

Crear proveedor usando 1099 Tax Company requiere una factura única para la declaración del conductor y es incompatible con: Pagar transportista subsidiario, ignorar facturas del conductor.

Las exportaciones de gastos de combustible se realizan diariamente a las 6:30 a. m. UTC. Las exportaciones de gastos de peaje se realizan diariamente a las 7:30 a. m. UTC. Todas las demás transacciones se exportan al momento de generar la factura o el recibo.

Tras completar la autenticación y la configuración de los ajustes:

Para las empresas que operan principalmente como transportistas, normalmente se habilitan las siguientes configuraciones: Ingresos, Gastos, Factura única para el estado de cuenta del conductor, Exportar gastos de combustible de la empresa, Exportar gastos de peaje de la empresa, Campo personalizado y Exportar pagos de clientes.

Para las empresas que operan principalmente como intermediarios de transporte de mercancías, normalmente se habilitan las siguientes configuraciones: Ingresos, Gastos y Generar factura del transportista por separado.

La integración requiere que se asignen las clases, además de los cinco campos de credenciales. Complete las asignaciones de flotas y clases, o verifique que las asignaciones de subsidiarias y flotas estén completamente configuradas.

Si la opción Generar factura del transportista por separado está habilitada, la factura del transportista no se creará hasta que se cargue un documento de tipo "Factura del transportista" en el viaje. Cargue un documento de Factura del transportista en el viaje y, a continuación, seleccione Regenerar factura en la carga.

Habilitar la opción Exportar gastos de combustible de la empresa o Exportar gastos de peaje de la empresa no exporta retroactivamente las transacciones pasadas. Solo se exportarán las nuevas transacciones creadas después de habilitar esta configuración.

Los pagos parciales no se exportan. El pago se envía a NetSuite solo cuando el total pagado coincide con el importe total facturable de la carga. Verifique que se haya seleccionado una cuenta de depósito en la configuración de Exportar pagos de clientes.

P: ¿Alvys es compatible con OAuth 2.0 para la integración con NetSuite?

R: No. Alvys se conecta a NetSuite utilizando únicamente la autenticación basada en tokens OAuth 1.0 (TBA).

P: ¿Cuáles son los cinco campos de credenciales necesarios para conectar NetSuite con Alvys?

A: ID de cuenta (ID de dominio), clave de consumidor, secreto de consumidor, ID de token y secreto de token. Los cinco deben ingresarse y guardarse antes de que la integración pueda autenticarse.

P: ¿Por qué la integración muestra un estado Parcial incluso después de haber introducido mis credenciales?

A: El estado Parcial indica que las Clases aún no están asignadas. Complete la asignación de flotas y clases y vuelva a comprobar el estado.

P: ¿Puedo usar la opción de Factura Única para el Estado del Conductor e ignorar las Facturas del Conductor al mismo tiempo?

R: No. Estas dos configuraciones son incompatibles.

P: ¿Qué es la facturación entre filiales y cuándo debo activarla?

A: La facturación entre filiales (facturación compartida o facturación interempresarial) se aplica cuando una filial factura un envío y otra lo gestiona, y ambas filiales tienen integraciones contables independientes. Esta configuración debe estar habilitada en ambas filiales implicadas.

P: ¿La integración con NetSuite requiere OneWorld?

R: OneWorld solo es necesario si su organización utiliza varias filiales en NetSuite.

P: ¿Qué sucede si la opción "Usar clientes existentes" está habilitada, pero no se ha configurado ningún ID de cliente de NetSuite en el perfil del cliente?

A: La factura no se sincronizará. Debe introducirse un ID de cliente de NetSuite válido en el campo ID de contabilidad externa del perfil del cliente o del agente en Alvys.

P: ¿Los pagos de los clientes se exportan automáticamente a NetSuite?

R: Sí, cuando la opción Exportar pagos de clientes está activada. Los pagos se exportan cada cinco minutos una vez que el importe total pagado alcanza el importe total de la factura. Los pagos parciales no se exportan.

P: ¿Los pagos de los clientes deben registrarse en Alvys o en NetSuite?

R: Si bien se admite la exportación de pagos desde Alvys, generalmente se recomienda registrar los pagos directamente en NetSuite y permitir que se sincronicen de nuevo con Alvys.