Cuando se procesa una carga para su facturación en Alvys, la integración crea o actualiza facturas y recibos en QuickBooks Online (QBO) según la configuración de facturación de la carga. Este artículo explica el flujo de trabajo completo de exportación: cómo Alvys determina a quién facturar o pagar en QBO, cómo se vinculan los clientes y proveedores (mediante vinculación o creación automática), cómo enviar transacciones manualmente o revisar la cola de exportación, y qué hacer cuando es necesario modificar o revertir una transacción exportada.

Antes de exportar las transacciones:

Inicie sesión en QBO y confirme que la factura aparece con el cliente o proveedor correcto, con los importes, partidas y números de referencia esperados. Verifique que la fecha de la transacción en QBO coincida con la fecha de la factura de Alvys.

Tras una exportación exitosa, la pestaña Transacciones de la carga muestra el estado de exportación y el identificador de transacción de QBO. El saldo de cuentas por cobrar o por pagar de la carga en Alvys permanece abierto hasta que se registre un pago en QBO y se sincronice. La sincronización del estado de pago suele tardar varios minutos después de que se registre un pago en QBO.

Empresas de factoring

Si las facturas de sus clientes se gestionan mediante factoring, configure el campo «Facturar como» para que refleje la empresa de factoring en lugar del cliente final. Alvys creará o asociará la empresa de factoring con el cliente de QBO y le facturará directamente. Consulte la sección «Sincronización de pagos de Alvys para integraciones contables» para obtener información sobre cómo se sincronizan los pagos de factoring con Alvys.

Consolidación de facturas de conductores

Si la consolidación de facturas de conductores está habilitada en la configuración de integración, Alvys combina todas las partidas de liquidación del mismo conductor dentro del mismo período en una sola factura de QBO, en lugar de crear una factura por cada carga. El flujo de trabajo de exportación para las facturas consolidadas es el mismo que para las facturas individuales.

Modificar el cliente en una factura previamente exportada.

Solo se puede modificar un cliente en una factura previamente exportada cuando el estado de la carga sea anterior a "Facturada" (por ejemplo, "En cola "). Si la carga ya ha alcanzado el estado "Facturada" , póngase en contacto con el soporte de Alvys para que la cambien a "En cola" antes de continuar.

Para cambiar el cliente en una factura previamente exportada:

Actualizar los campos del cliente en la factura (dirección, correo electrónico, teléfono)

Si es necesario actualizar la información de contacto del cliente en una factura exportada, la carga debe tener un estado anterior a "Facturada" .

Para actualizar los campos del cliente en la factura:

Actualización de la factura como filial después de la exportación de la factura.

Para cambiar la opción "Editar factura como filial" después de exportar una factura, es necesario habilitar la opción "Editar factura como cliente" en la configuración de integración. Sin esta opción, el menú desplegable de filiales se desactiva. Al cambiar la opción "Editar factura como" y regenerar la factura, Alvys elimina la factura original de la filial de QBO conectada. Para evitar duplicados, es necesario eliminar manualmente la factura original de QBO.

Para actualizar la factura como filial:

Modificaciones a las facturas resumidas

Agregar o eliminar cargas de una factura resumida: El único mecanismo compatible para agregar o eliminar cargas de una factura resumida es revertirla. Una factura resumida solo se puede revertir cuando su estado es "Procesada" . Si la factura ya se ha enviado o pagado , comuníquese con el soporte de Alvys para obtener ayuda.

Para agregar o eliminar cargas de una factura resumida:

Confirme que la opción Sincronizar ingresos con QBO (para facturas) o Sincronizar gastos con QBO (para recibos) esté habilitada en la configuración de integración. Si alguna de estas opciones está desactivada, la acción Exportar a QBO no estará disponible para ese tipo de transacción.

Alvys compara clientes y proveedores por nombre. Si el nombre en Alvys no coincide exactamente con el nombre en QBO, se crea un nuevo registro. Asegúrese de que el nombre del cliente o proveedor en Alvys coincida exactamente con el nombre en su lista de clientes o proveedores de QBO.

Revertir una transacción en Alvys solo la marca como revertida en Alvys. La transacción original en QBO debe anularse o eliminarse manualmente. Inicie sesión en QBO, localice la factura original y anúlela o elimínela.

El estado del pago se sincroniza periódicamente; espere unos minutos para que se propague la actualización. Si el estado del pago no se ha actualizado en Alvys después de 15 minutos, confirme que el pago en QBO esté vinculado a la factura correcta y que el ID de transacción de QBO coincida con el de Alvys. Si el problema persiste, póngase en contacto con el soporte técnico de Alvys.

P: ¿Qué es el campo Facturar como y por qué es importante para las exportaciones de QBO?

A: El campo «Facturar como» determina a qué entidad factura Alvys en QBO. Alvys utiliza este nombre para buscar un cliente coincidente en QBO. Si se encuentra una coincidencia, la factura se crea a nombre de ese cliente existente. Si no se encuentra ninguna coincidencia, Alvys crea un nuevo cliente en QBO.

P: ¿Qué es el campo "Licitación como"?

A: El campo "Pagar como" determina qué transportista o proveedor recibe el pago en QBO. Alvys utiliza este nombre para buscar un proveedor coincidente en QBO y, si no encuentra ninguno, crea uno nuevo.

P: ¿Revertir una transacción en Alvys la invalida en QBO?

R: No. Revertir la transacción en Alvys solo la marca como revertida en Alvys. Debe anular o eliminar manualmente la transacción original en QBO.

P: ¿Puedo volver a exportar una transacción después de que haya fallado?

A: Sí. Vaya a Administración > Integraciones > Transacciones, filtre por estado de error, seleccione la transacción fallida y haga clic en Reexportar. Resuelva el error subyacente (como una asignación de cuenta faltante o un número de documento duplicado) antes de volver a exportar.

P: ¿Cuánto tiempo tarda en aparecer un pago de QBO en Alvys?

A: El estado de los pagos se sincroniza a intervalos regulares. Espere varios minutos después de registrar un pago en QBO para que el estado se actualice en Alvys.

P: ¿Se puede desactivar la exportación automática una vez que se ha estado ejecutando?

R: Sí. Desactive la exportación automática en la configuración de integración, en Administración > Integraciones. Tras desactivarla, las nuevas transacciones deberán exportarse manualmente. Las transacciones que ya se encuentren en la cola al momento de cambiar la configuración no se verán afectadas.

P: ¿Qué sucede si un envío tiene varias facturas o recibos?

A: Cada factura y cada recibo del pedido se exporta como una transacción QBO independiente. La pestaña Transacciones muestra cada una individualmente con su propio estado de exportación.

P: ¿Cómo puedo ver todas las transacciones fallidas en todas las cargas?

A: Vaya a Administración > Integraciones > Transacciones y filtre por estado de error. Esta vista consolidada muestra todas las exportaciones fallidas en todas las cargas, lo que le permite reexportar en bloque o resolver errores en un solo lugar.

P: ¿Cómo decide Alvys qué suscripción de QuickBooks recibe una factura?

R: Depende de los campos auxiliares. El campo Factura como determina qué cuenta de QBO recibe la factura del cliente, mientras que el campo Pago como determina qué cuenta de QBO recibe la factura del transportista. Para los conductores, el campo Subsidiario en el perfil del conductor determina a dónde se exporta la factura.

P: ¿Qué cambios en una carga actualiza QuickBooks automáticamente sin necesidad de regenerarla?

A: Las actualizaciones del importe del transporte principal, el recargo por combustible, los cargos adicionales, la fecha de la factura y la fecha de vencimiento de la factura se sincronizan automáticamente. Simplemente realice el cambio en Alvys y actualice la página en QBO para ver la actualización.

P: ¿Cómo puedo cambiar el cliente en una factura que ya ha sido exportada?

A: Si el estado de la carga sigue siendo "En cola" , utilice el botón "Cambiar cliente" en "Detalles de la carga", guarde y, a continuación, haga clic en " Regenerar factura" . Si el estado ya es "Facturado" , póngase en contacto con el soporte de Alvys para que lo cambien a "En cola" antes de realizar el cambio.

P: ¿Puede Alvys importar clientes o proveedores de QuickBooks automáticamente?

R: No. La integración es solo de tipo push; los clientes y proveedores no se importan desde QBO. Debe ingresar manualmente el nombre de la cuenta contable externa, ya que esto define la vinculación con el cliente o proveedor de QuickBooks. Si no se encuentra ninguna coincidencia, el cliente o proveedor se crea automáticamente en QBO.

P: ¿Puedo modificar una factura que ya ha sido pagada en QuickBooks?

R: No. Una vez que el pago se ha aplicado y sincronizado por completo, la factura se considera cerrada y no se puede modificar. Si necesita realizar cambios después del pago, póngase en contacto con el soporte técnico de Alvys para obtener ayuda.