📋 Aplicable a: Administración · Administración de socios · Soporte
Módulo: Gestión > Integraciones
Proveedor: NetSuite · Tipo de integración: Bidireccional · Dirección: Alvys exporta facturas y recibos a NetSuite; los pagos se sincronizan de vuelta a Alvys.
Última revisión: junio de 2026 · Propietario: Equipo de soporte
Este artículo explica cómo Alvys exporta las facturas de clientes, los albaranes de transporte y las facturas de los conductores a NetSuite, cómo se vinculan las filiales, los clientes y los proveedores durante la exportación y cómo corregir una transacción después de que se haya exportado.
Descripción general
Al generar una factura o liberar una carga en Alvys, los datos de la transacción se ponen automáticamente en cola para su exportación (envío) a NetSuite. Alvys determina qué filial de NetSuite recibe cada transacción según los campos configurados en la carga (Facturar como, Pagar como) y el perfil del controlador. Una vez exportadas, todas las correcciones deben originarse en Alvys y luego sincronizarse con NetSuite. Editar o eliminar transacciones directamente en NetSuite mientras Alvys aún gestiona ese registro provocará conflictos de sincronización.
Antes de comenzar
Complete lo siguiente antes de exportar las transacciones:
NetSuite: Requisitos previos (Comience aquí)
NetSuite: Autenticación y configuración de ajustes en Alvys
NetSuite: Asignación de cuentas y asignación de artículos
También necesitas el permiso "CompanyProfileManager" , disponible para usuarios con los roles de Administrador, Administrador de socios o Soporte, para acceder a Gestión > Integraciones.
Determinación de la filial para las exportaciones de transacciones
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El campo "Facturar como" en una carga de datos representa la filial de facturación responsable de emitir la factura al cliente. Todas las transacciones de Cuentas por Cobrar (AR) se exportan a NetSuite y se vinculan a la filial asignada al campo "Facturar como".
Factura como campo en un registro de carga.
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El campo "Enviar como" identifica a la filial responsable de gestionar la carga y pagar al transportista. También determina el tipo de viaje: intermediación (si la filial está configurada como intermediaria) o transportista (si está configurada como transportista). Las facturas del transportista se exportan y el campo "Fiscal" en la factura del proveedor se establece con la filial de NetSuite vinculada al campo "Enviar como".
Tierno como el campo en un viaje.
Transportistas con doble autorización: Para los transportistas que operan con doble autorización, el modo de operación se determina automáticamente en función de la filial "Tender As". Puede cambiar manualmente el modo de operación a Transportista o Agente durante el viaje.
Activación/desactivación del modo operativo del transportista de doble autoridad durante el viaje.
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Cada perfil de conductor incluye un campo de Subsidiaria . Al generar los estados de cuenta del conductor, la factura del proveedor se exporta a la subsidiaria de NetSuite vinculada a la subsidiaria asignada al conductor.
Campo subsidiario en el perfil del conductor.
Vinculación de clientes, creación y campos contables
Nombre de la contabilidad externa del cliente
Por defecto (cuando la opción "Usar clientes existentes " está desactivada), el nombre contable externo del cliente se utiliza para identificarlo en NetSuite. Alvys busca primero una coincidencia exacta en este campo. Si encuentra una coincidencia, la factura se vincula a ese cliente. Si no encuentra ninguna coincidencia y el nombre contable externo está configurado, Alvys crea automáticamente un nuevo cliente en NetSuite utilizando dicho nombre. Si no se ha configurado ningún nombre contable externo, Alvys utiliza el nombre del cliente.
Campo Nombre de la contabilidad externa en el perfil del cliente.
Importante: El nombre de contabilidad externo siempre tiene prioridad. Si difiere del nombre de un cliente existente de NetSuite, se creará un nuevo cliente utilizando el nombre de contabilidad externo.
Utilizar clientes existentes
La opción «Usar clientes existentes» en la integración con NetSuite determina si Alvys vincula las facturas a los clientes existentes mediante sus ID de cliente de NetSuite, sin utilizar la coincidencia por nombre. Al activarla, se establece el ID de cliente de NetSuite en cada perfil de cliente de Alvys para la filial correspondiente.
Perfil de cliente con campo de ID de contabilidad externa
Campo de identificación del cliente
El ID del cliente se puede encontrar en la URL del registro del cliente en NetSuite (el parámetro id=12345 en la URL).
Importante: Si falta el ID, es incorrecto o apunta a un registro de cliente inexistente, la exportación de la factura fallará con este error en la página Transacciones con error: CustomerNotFound: Customer not found. Customer not found for name '[Customer Name]' and id '[Customer ID]'
Nombre de facturación
El nombre de facturación determina cómo aparece el cliente o el agente en las facturas generadas en Alvys. No afecta al registro del cliente creado o vinculado en NetSuite.
Campo Nombre de facturación en el perfil del cliente.
Alvys es la fuente de información principal para los campos de cliente (dirección de facturación, correo electrónico, teléfono). Si Alvys crea un cliente en NetSuite y posteriormente un usuario actualiza la información directamente en NetSuite, esos cambios se sobrescribirán en la siguiente sincronización de facturas de Alvys.
Condiciones de pago
El campo Condiciones de pago especifica el plazo de pago acordado, calculado a partir de la fecha de la factura. En Alvys, este plazo puede configurarse entre 0 y 365 días y determina la fecha de vencimiento de la factura que se exporta a NetSuite.
Campo de condiciones de pago en el perfil del cliente.
Vinculación de proveedores, creación y campos contables
Nombre de contabilidad externa del operador
El nombre contable externo del operador se utiliza para identificar a un proveedor en NetSuite. Si existe un proveedor coincidente, la factura se vincula a él. Si no se encuentra ninguna coincidencia, Alvys crea un nuevo proveedor utilizando el nombre contable externo (o el nombre del operador si no se ha configurado el nombre contable externo).
Campo Nombre de contabilidad externa en el perfil del operador.
Importante: El nombre de la entidad contable externa tiene prioridad. Si difiere del nombre de un proveedor existente en NetSuite, Alvys creará un nuevo proveedor.
Nombre del conductor y detalles fiscales del formulario 1099
Los conductores pueden tener campos fiscales adicionales en sus perfiles: Nombre de la empresa fiscal y Dirección de la empresa fiscal.
Campos de detalles fiscales 1099 en el perfil del conductor (Nombre de la empresa fiscal, Dirección de la empresa fiscal).
Al generar los extractos del conductor, si estos campos están configurados y la integración está configurada para crear proveedores utilizando los detalles del formulario 1099, Alvys crea el proveedor en NetSuite con la información fiscal. Si esta configuración no está habilitada, el proveedor se crea con el nombre del conductor.
Condiciones de pago del operador
El campo Condiciones de pago al transportista define el plazo para pagar a un transportista, configurado en el perfil de la empresa (Gestión > Perfil de la empresa) para cada filial.
Campo "Condiciones de pago del operador" en el perfil de la empresa.
Para transportistas externos, la fecha de vencimiento se determina utilizando las Condiciones de pago del transportista que figuran en el perfil de la empresa filial especificada en el campo "Oferta como" del viaje.
Pasos
Verifique las condiciones previas a la exportación para una factura de carga única.
Confirme que el cliente al que se le factura es correcto.
Asegúrese de que el nombre de contabilidad externa esté configurado en el perfil del cliente. Si no está configurado, el nombre estándar del cliente o del agente debe coincidir exactamente con el registro del cliente correspondiente en NetSuite.
Perfil del cliente con el campo Nombre de la contabilidad externa resaltado.
Cargar detalles mostrando los campos Cliente y Factura como.
Si la opción "Usar clientes existentes" está habilitada, confirme que el ID de cliente de NetSuite se haya introducido en el campo "ID de contabilidad externa" y que coincida con el ID de cliente en NetSuite.
Verifique la configuración de facturación del cliente para la filial utilizada como filial de facturación en la carga.
Configuración de facturación de clientes por filial.
Configuración de facturación de clientes por filial.
Generar la factura para activar la exportación.
Una vez que se cumplen las condiciones previas a la exportación y la carga se encuentra en estado "Liberada" , la generación de la factura inicia automáticamente la exportación a NetSuite.
Botón Generar factura en Cargar detalles.
Exportar una factura resumida.
Las facturas resumen agrupan varios envíos del mismo cliente en una sola factura. Una factura resumen puede tener el estado de Pendiente , Enviada , Pagada parcialmente o Pagada .
Vaya a Contabilidad > Facturación.
Abra la factura resumen del cliente.
Verifique que el nombre o la identificación contable externa del cliente estén configurados correctamente.
Genera o envía la factura resumida. La exportación a NetSuite se activa al generarse.
Variaciones
Facturación compartida (Transacciones entre empresas)
La facturación compartida se aplica cuando una carga es facturada por una filial (Facturar como) y presentada por otra filial (Presentar como). Todas las transacciones se exportan a la misma cuenta de NetSuite; cada transacción se vincula a la filial correcta según los campos Facturar como y Presentar como.
Importante: La facturación compartida debe estar habilitada en ambas filiales antes de continuar.
Habilitar la facturación compartida en ambas filiales.
Vaya a Administración > Perfil de la empresa.
Seleccione la primera subsidiaria (la subsidiaria Facturar como).
En la configuración de integración de NetSuite para esa filial, active la opción de Facturación compartida .
Ahorrar.
Repita el proceso para la segunda filial (la filial Tender As): selecciónela, habilite la facturación compartida y guarde.
Asigne diferentes subsidiarias a la carga.
Abra la carga en Cargas y viajes.
Establezca el campo Facturar como en una subsidiaria (por ejemplo, Subsidiaria A).
En el viaje, configure el campo "Licitación como" con la otra subsidiaria (por ejemplo, Subsidiaria B).
Confirme que los registros del cliente y del transportista tengan configurados sus nombres o identificadores de contabilidad externa para ambas filiales.
Libera la carga.
Establezca el estado de la carga en Liberada . Ambas filiales deben estar configuradas con la Facturación Compartida habilitada antes de la liberación.
Generar la factura del cliente.
Desde la página Detalles de la carga, genere la factura del cliente para activar el flujo de trabajo de exportación de facturación compartida.
Transacciones creadas durante la exportación.
Para una carga de facturación compartida, se crean cuatro transacciones en NetSuite:
Factura del cliente (AR), vinculada a la subsidiaria Factura como (Subsidiaria A)
Factura del proveedor transportista (AP), vinculada a la subsidiaria de la licitación (Subsidiaria B)
Factura de Ventas Intercompañía, de la Oferta Como subsidiaria de la Factura Como subsidiaria
Factura de proveedor entre empresas, de la factura como subsidiaria de la oferta como subsidiaria
Verificar las transacciones en NetSuite.
Confirme que la factura del cliente se encuentra en la sección "Facturar como" con el importe y el cliente correctos.
Confirme que la factura del proveedor del transportista se encuentra en la filial Tender As.
Confirme que las dos transacciones entre empresas estén presentes y vinculadas correctamente.
Confirme que no aparece ningún error en la página de Transacciones con errores en Alvys (Administración > Integraciones > Transacciones con errores).
Modificación de transacciones exportadas
Una vez que una transacción se haya exportado de Alvys a NetSuite, todas las correcciones deben realizarse en Alvys y luego sincronizarse con NetSuite. No edite ni elimine transacciones directamente en NetSuite si Alvys aún gestiona ese registro.
Identifica qué necesita cambiar.
Determine qué transacción requiere corrección e identifique el número de carga o viaje en Alvys.
Realiza la corrección en Alvys.
Para una factura de cliente: desbloquee la carga (si está bloqueada), edite las líneas de cargo correspondientes y, a continuación, regenere o vuelva a exportar la factura.
Para una factura de transporte: corrija la información de pago del transporte en el viaje y luego regenere el estado de cuenta del transporte.
Para una factura de conductor: corrija la información de pago del conductor en Liquidaciones de conductores y, a continuación, regenere el extracto del conductor.
Reexportar la transacción.
Tras guardar la corrección en Alvys, la transacción se pone automáticamente en cola para su reexportación. El sistema actualiza la transacción existente de NetSuite en lugar de crear una duplicada.
Importante: Si una transacción se exportó con un valor de $0 y posteriormente se actualiza a un importe distinto de cero, la exportación a NetSuite podría fallar. Consulte la página de Transacciones con error si la reexportación no se realiza correctamente.
Verifique la actualización en NetSuite.
Confirme que la transacción actualizada se refleje en NetSuite con los valores corregidos. Si aparece algún error, consulte el artículo «NetSuite: Identificación y resolución de transacciones fallidas».
Solución de problemas
La exportación de facturas falla inmediatamente después de su generación.
Paso 1: Compruebe la página de Transacciones con errores en Alvys (Gestión > Integraciones).
Paso 2: Revise el mensaje de error: las causas comunes son que el nombre de contabilidad externa no coincida con ningún cliente en NetSuite, que falte o sea incorrecto el ID de contabilidad externa cuando la opción Usar clientes existentes esté habilitada, o que la subsidiaria Facturar como no esté asignada en la configuración de integración.
Paso 3: Corrija el problema subyacente en el perfil del cliente o en la configuración de integración.
Paso 4: Vuelva a exportar desde la página de Transacciones con errores o regenere la factura.
La factura del transportista o del conductor no aparece en NetSuite.
Paso 1: Confirme que el transportista o conductor tenga configurado un nombre de contabilidad externo. Si no lo tiene, el nombre debe coincidir exactamente con el de un proveedor existente.
Paso 2: Compruebe la página de Transacciones con errores para detectar cualquier error en esa transacción.
Paso 3: Si no aparece la factura del conductor, verifique que la opción "Ignorar facturas del conductor" no esté habilitada en la configuración de integración de NetSuite.
Las transacciones de facturación compartida no se exportan correctamente.
Paso 1: Confirme que la facturación compartida esté habilitada tanto en la filial Facturar como en la filial Licitar.
Paso 2: Verifique que ambas subsidiarias estén asignadas a sus respectivas subsidiarias de NetSuite en la configuración de integración.
Paso 3: Confirme que la carga tiene un conjunto de subsidiarias diferente en Factura como y Oferta como.
Paso 4: Compruebe la página de Transacciones con errores para detectar errores relacionados con cualquiera de las subsidiarias.
La transacción actualizada no se refleja en NetSuite después de la reexportación.
Paso 1: Confirme que la corrección se guardó en Alvys antes de que se activara la reexportación.
Paso 2: Consulte la página de Transacciones con errores. Si aparece un error de conflicto que menciona el ID interno de la transacción, es posible que esta se haya editado manualmente en NetSuite. Si ninguna de las razones anteriores aplica, comuníquese con el soporte técnico de Alvys.
Preguntas frecuentes
P: ¿Puedo editar una transacción directamente en NetSuite en lugar de en Alvys?
R: No. Todas las correcciones deben realizarse en Alvys y luego sincronizarse con NetSuite. Editar una transacción directamente en NetSuite puede provocar conflictos de sincronización o que el registro de NetSuite se sobrescriba en la siguiente exportación.
P: ¿Por qué se creó un nuevo cliente en NetSuite en lugar de vincularlo a uno existente?
A: Alvys utiliza el nombre de contabilidad externo del perfil del cliente para encontrar una coincidencia en NetSuite. Si el nombre de contabilidad externo no coincide exactamente con el nombre de un cliente existente en NetSuite, Alvys crea un nuevo cliente. Para evitar duplicados, configure el nombre de contabilidad externo para que coincida exactamente con el nombre en NetSuite, o active la opción «Usar clientes existentes» e introduzca el ID del cliente de NetSuite en el campo «ID de contabilidad externo».
P: ¿Qué sucede si la filial de Facturación en una carga no está asignada a una filial de NetSuite?
A: La exportación de facturas fallará. Aparecerá un error en la página de Transacciones con errores. La filial Facturar como debe estar asignada en la configuración de integración antes de que se puedan exportar las facturas para esa carga.
P: ¿El nombre de facturación afecta al registro de cliente que se crea o se asocia en NetSuite?
R: No. El nombre de facturación controla cómo aparece el cliente en las facturas de Alvys. El nombre de contabilidad externa o nombre del cliente se utiliza para la conciliación con NetSuite.
P: ¿Se pueden excluir las facturas de los conductores de la exportación a NetSuite?
R: Sí. La opción "Ignorar facturas de conductores" en la configuración de integración de NetSuite impide que las facturas asociadas a los conductores se exporten a NetSuite cuando está habilitada.
P: ¿Cuál es el formato de error cuando no se encuentra un cliente durante la exportación?
A: CustomerNotFound: Customer not found. Customer not found for name '[Customer Name]' and id '[Customer ID]'
P: Para las cargas de facturación compartida, ¿cuántas transacciones se crean en NetSuite?
A: Cuatro: una factura de cliente vinculada a la filial Facturar como, una factura de proveedor de transporte vinculada a la filial Ofertar como, una factura de venta entre empresas de la filial Ofertar como a la filial Facturar como, y una factura de proveedor entre empresas de la filial Facturar como a la filial Ofertar como.
P: ¿Qué debo introducir en el campo Nombre de la entidad contable externa?
A: Introduzca el nombre del cliente o proveedor exactamente como aparece en NetSuite. Alvys utiliza este campo para cotejar los registros durante la exportación de facturas y recibos. Si no se especifica este campo, Alvys utilizará el nombre del cliente o del proveedor.
P: ¿Puede Alvys importar clientes o proveedores de NetSuite automáticamente?
R: No. La integración es solo de tipo push desde Alvys a NetSuite. Debe ingresar manualmente el nombre de la cuenta externa (o el ID del cliente si usa la opción "Usar clientes existentes"), que define la vinculación con NetSuite. Si no se encuentra ninguna coincidencia, Alvys puede crear automáticamente el cliente o proveedor en NetSuite.
P: ¿Qué cambios no son compatibles con Alvys después de la exportación?
A: Modificar el cliente en una factura o cambiar la filial de Facturación o Pago para transacciones previamente exportadas no actualizará la transacción correspondiente en NetSuite. Comuníquese con el soporte de Alvys para obtener ayuda con la corrección de la exportación en estos casos.
P: ¿Cómo actualizo los datos del cliente, como la dirección, el correo electrónico o el teléfono?
A: Actualice el perfil del cliente en Alvys antes de regenerar la factura. Si la factura ya se generó, debe volver al estado "En cola" en Alvys para que los cambios surtan efecto. Después de actualizar, regenere la factura para sincronizar los cambios con NetSuite.
P: ¿Cómo puedo localizar una factura exportada en NetSuite?
A: Utilice la barra de búsqueda de NetSuite para introducir el número de carga o de factura, incluyendo cualquier prefijo si está configurado. Las facturas aparecen bajo el cliente correspondiente en la lista de Facturas; las facturas aparecen en la lista de Facturas.
P: ¿Aparece el número de factura del transportista en NetSuite?
R: Sí. Al cargar una factura de transportista a un viaje, el número se agrega a los campos de Nota y Número de referencia en la factura de NetSuite.
P: ¿Cómo puedo modificar una factura resumida después de haberla exportado?
A: Las cargas solo se pueden agregar o eliminar revirtiendo la factura resumen (cuando su estado sea "Procesada") y regenerándola. Las facturas totalmente pagadas o enviadas requieren la intervención del soporte de Alvys. Cada factura resumen regenerada recibe un nuevo número de factura en NetSuite; la original permanece a menos que se elimine manualmente.