Una ruta contratada es un acuerdo tarifario prenegociado entre su empresa y un cliente específico para una ruta definida. Por ejemplo, podría tener un acuerdo con el Cliente ABC que especifique que cualquier carga desde Dallas, TX hasta Houston, TX se facturará a $850. Almacenar las rutas contratadas en Alvys elimina la necesidad de que los despachadores busquen o recuerden manualmente los acuerdos tarifarios. Cuando se crea una nueva carga en una ruta con una tarifa contratada, Alvys puede consultar y completar automáticamente dicha tarifa.

Los contratos de tarifas por ruta, también conocidos como acuerdos de tarifas por ruta o tarifas contractuales, son una herramienta fundamental para la fijación de precios en la intermediación de fletes. En lugar de negociar las tarifas para cada carga individualmente, las empresas establecen acuerdos permanentes para las rutas de uso frecuente. Estos contratos especifican la tarifa, la estructura del recargo por combustible y las condiciones para cada cliente y ruta. Un control de acceso adecuado es fundamental para la gestión de estos contratos, ya que impactan directamente en los precios, los ingresos y las relaciones con los clientes.

La categoría Permisos de carriles contratados en Alvys controla el acceso a los contratos de tarifas de carril. Con cuatro permisos, esta categoría determina quién puede ver las tarifas de carril contratadas, crear y actualizar contratos, eliminar contratos y aplicar tarifas contratadas al crear nuevas cargas.

Los permisos de carriles contratados se configuran a nivel de usuario individual dentro de la interfaz de administración de usuarios. Para acceder a los permisos de usuario, seleccione su nombre de usuario en la esquina inferior izquierda de la pantalla, vaya a Perfil de la empresa y seleccione la pestaña Usuarios .

Seleccione un usuario existente para editarlo o haga clic en el botón Agregar usuario para crear un nuevo perfil. En el perfil de usuario, desplácese hasta la sección Permisos y localice la categoría Carriles contratados para encontrar las cuatro casillas de verificación individuales: "Ver carriles contratados" , "Actualizar/Crear carriles contratados" , "Eliminar carriles contratados" y "Aplicar carriles contratados en una nueva carga" .

Una ruta contratada define al cliente, la dirección de origen, la dirección de destino, la tarifa acordada y cualquier recargo por combustible. Los contratos se almacenan en el perfil del cliente o del intermediario en Alvys. Cuando se crea una nueva carga en una ruta coincidente, el sistema puede consultar automáticamente el contrato activo y completar la tarifa, siempre que el usuario tenga el permiso "Aplicar rutas contratadas a nuevas cargas" .

La categoría Carriles Contratados utiliza dos convenciones de nomenclatura. Los permisos se muestran en la interfaz como "Carriles Contratados" (por ejemplo, "Ver Carriles Contratados" ), mientras que el sistema los identifica internamente con el término "Tarifas Contratadas" (por ejemplo, "VerTarifasContratadas" ). Ambos términos se refieren a la misma función: contratos de tarifas de carril.

Los cuatro permisos de "Carriles Contratados" están excluidos del conjunto de permisos predeterminado para los roles de Administrador y Gestor de Operaciones. Incluso los usuarios con el rol de Administrador deben tener estos permisos otorgados explícitamente. Solo los roles de Administrador de Soporte y Administrador de Socios reciben los cuatro permisos de "Carriles Contratados" de forma predeterminada.

El permiso "ViewContractedRates" (que se muestra como "View Contracted Lanes" ) determina si un usuario puede acceder a los acuerdos de tarifas de carril en el perfil de un cliente o agente en Alvys. Proporciona acceso de solo lectura a los datos de los carriles contratados. Sin este permiso, la información de los carriles contratados y los elementos de la interfaz relacionados permanecen ocultos para el usuario.

Cuando un usuario tiene este permiso y accede al perfil de un cliente o agente, la sección «Carriles contratados y recargos por combustible» se muestra en la esquina superior derecha, encima del encabezado de contactos. Al seleccionar esta sección, se muestra una lista completa de todos los acuerdos tarifarios asociados a ese cliente.

Por defecto, este permiso se otorga exclusivamente a los roles de Administrador de soporte y Administrador de socios. Los roles de Administrador y Gerente de operaciones no lo reciben por defecto; debe otorgarse explícitamente.

El permiso "WriteContractedRates" (que se muestra como "Actualizar/Crear Carriles Contratados" ) permite a un usuario crear nuevos acuerdos de tarifas de carriles contratados y modificar los existentes en el perfil de un cliente o agente. Este permiso rige la creación y el mantenimiento de la biblioteca de tarifas en Alvys, incluyendo la configuración de tarifas, la definición de carriles, la configuración de los recargos por combustible y la actualización de los detalles del contrato. Dado que estas modificaciones afectan directamente a los compromisos de precios, este permiso garantiza que solo los usuarios autorizados puedan crear o ajustar acuerdos financieros.

La acción de edición dentro de este permiso controla la capacidad de un usuario para modificar los contratos de tarifas de carril existentes, incluyendo la actualización de tarifas, términos y fechas de vigencia.

Por defecto, este permiso se otorga únicamente a los roles de Administrador de soporte y Administrador de socios. Los roles de Administrador y Gerente de operaciones no lo reciben por defecto; debe otorgarse explícitamente.

El permiso "Eliminar tarifas contratadas" (que se muestra como "Eliminar carriles contratados" ) determina si un usuario puede eliminar contratos de tarifas de carril. Al eliminar un contrato, se elimina permanentemente el acuerdo de tarifa prenegociado, lo que requiere la introducción manual de la tarifa para cualquier carga posterior en ese carril. Esta es la acción más crítica y potencialmente problemática dentro de la categoría de Carriles Contratados.

Para eliminar un carril contratado, acceda al perfil del cliente o del agente y localice la sección "Carriles contratados y recargos por combustible" en la esquina superior derecha.

En la lista de carriles contratados, seleccione el menú de tres puntos correspondiente al carril que desea eliminar.

Seleccione Eliminar y confirme la acción para eliminar el contrato.

Por defecto, este permiso se otorga únicamente a los roles de Administrador de soporte y Administrador de socios. Los roles de Administrador y Gerente de operaciones no lo reciben por defecto; debe otorgarse explícitamente.

El permiso "ApplyContractedRatesOnNewLoad" (que se muestra como "Apply Contracted Lanes On New Load" ) determina si un usuario puede seleccionar y aplicar un contrato de un acuerdo existente al crear una nueva carga. El sistema compara los detalles del cliente y la ruta de la carga; si encuentra un contrato activo coincidente, rellena automáticamente la tarifa acordada en el paso de detalles de la parada del proceso de creación de la carga.

Al crear una nueva carga, seleccione el cliente o agente específico asociado con el acuerdo de ruta existente, ya que el contrato está vinculado a esa entidad. Deje las tarifas de facturación en blanco en esta etapa: el sistema las completará automáticamente cuando se aplique el contrato correspondiente. Verifique que el campo Facturar como coincida con la subsidiaria que se configuró al crear el contrato de ruta; si no coinciden, el sistema no reconocerá el contrato. Confirme que las direcciones de recogida y entrega coincidan exactamente con las direcciones de ruta definidas en el contrato. Una vez que los detalles de la ruta coincidan, el sistema devolverá el contrato correspondiente; selecciónelo en el menú desplegable para completar automáticamente las tarifas y condiciones prenegociadas. Solo los contratos activos aparecen en este menú desplegable.

Por defecto, este permiso se otorga únicamente a los roles de Administrador de soporte y Administrador de socios. Los roles de Administrador y Gerente de operaciones no lo reciben por defecto; debe otorgarse explícitamente.

P: ¿Qué es un carril contraído en Alvys?

A: Un carril contratado es un acuerdo tarifario prenegociado entre su empresa y un cliente específico para una ruta definida. Almacenar estos acuerdos en Alvys permite que el sistema complete automáticamente las tarifas durante la creación de la carga, eliminando la necesidad de realizar búsquedas manuales.

P: ¿Puedo permitir que un usuario vea las tarifas contratadas sin dejar que las modifique?

R: Sí. Puede otorgar el permiso "Ver carriles contratados" de forma independiente. Esto proporciona acceso de solo lectura, lo que permite a los usuarios consultar las tarifas para atención al cliente o planificación sin la posibilidad de crear, actualizar o eliminar contratos.

P: ¿Por qué deben ir emparejados los permisos de Actualizar/Crear y Ver?

A: Un usuario que crea o edita contratos necesita el permiso "Ver carriles contratados" para acceder y revisar los datos que gestiona. Sin él, el usuario podrá guardar un contrato, pero no podrá ver la biblioteca para verificar su trabajo.

P: ¿Existe alguna restricción para eliminar un carril contratado?

R: Sí. El sistema bloquea completamente la eliminación si alguna carga activa hace referencia a ese contrato específico. Esta medida de seguridad evita la eliminación accidental de datos financieros vinculados a operaciones en curso.

P: ¿Una tarifa contratada garantiza el precio de una carga?

R: No. Si bien el sistema completa automáticamente la tarifa contratada cuando se detecta un carril coincidente, los usuarios autorizados aún pueden anular manualmente el monto de la carga si una situación específica requiere un ajuste de precio.

P: ¿Por qué aparece vacío el menú desplegable "Elegir contrato" a pesar de que tengo el permiso habilitado?

A: El menú desplegable solo se muestra si los detalles de la carga coinciden con un contrato de ruta válido. Asegúrese de que el cliente o agente, la filial de facturación y las direcciones de recogida y entrega coincidan exactamente con el contrato de ruta del cliente existente.