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Un carril contratado es un acuerdo de tarifa prenegociado entre su empresa y un cliente específico para una ruta definida. Por ejemplo, podría tener un acuerdo con el Cliente ABC que especifique que cualquier carga desde Dallas, TX a Houston, TX se facturará a $850. Almacenar los carriles contratados en Alvys elimina la necesidad de que los despachadores busquen o recuerden manualmente los acuerdos de tarifa. Cuando se crea una nueva carga en un carril con una tarifa contratada, Alvys puede referenciar y completar automáticamente esa tarifa. Los contratos de tarifas de carril son una herramienta fundamental de precios en la intermediación de carga. En lugar de negociar tarifas para cada carga individualmente, las empresas establecen acuerdos permanentes para los carriles de uso frecuente. Estos contratos especifican la tarifa, la estructura del recargo por combustible y los términos para cada cliente y ruta. Un control de acceso adecuado es fundamental al administrar estos contratos, ya que impactan directamente en los precios, los ingresos y las relaciones con los clientes.
La categoría Permisos de carriles contratados en Alvys TMS controla el acceso a los contratos de tarifas de carril. Con cuatro (4) permisos, esta categoría rige quién puede ver las tarifas de carril contratadas, crear y actualizar contratos y eliminar contratos.
Dónde gestionar los permisos de carriles contratados
⚠️ Para modificar estos permisos, el usuario que ha iniciado sesión, preferiblemente un administrador, debe tener el permiso «Establecer permisos », que se encuentra en la categoría «Gestión». Sin este permiso, el usuario puede ver el perfil o el formulario, pero no puede modificar ningún permiso. Para obtener más información sobre «Establecer permisos » , consulte el artículo «Gestión y permisos de privacidad».
Los permisos de carriles contratados se configuran a nivel de usuario individual dentro de la interfaz de administración de usuarios. Para ajustar esta configuración:
Selecciona tu nombre de usuario, que se encuentra en la esquina inferior izquierda.
Navegue hasta el Perfil de la empresa y seleccione la pestaña Usuarios .
Seleccione un usuario existente para editarlo o haga clic en el botón Agregar usuario para crear un nuevo perfil.
Desplácese hasta la sección Permisos y localice la categoría Carriles Contratados .
Identifique las cuatro (4) casillas de verificación individuales que corresponden a los permisos de Carriles Contratados detallados en este artículo:
View Contracted Lanes,Update/Create Contracted Lanes,Delete Contracted LanesyApply Contracted Lanes On New Load
Desglose de permisos para carriles contratados
Ver carriles contratados
El permiso "Ver carriles contratados" determina si un usuario puede acceder a los acuerdos de tarifas de carril, que son contratos prenegociados entre la empresa y sus clientes o intermediarios para rutas específicas, en el perfil de un cliente o intermediario en Alvys. Funciona como un control de acceso de solo lectura para los datos de los carriles contratados. Sin este permiso, la información de los carriles contratados y los elementos de la interfaz relacionados permanecen ocultos para el usuario.
Acceda al perfil de un cliente o agente en Alvys. Los usuarios con permiso para ver carriles contratados tendrán visible la sección "Carriles contratados y recargos por combustible" en la esquina superior derecha, encima del encabezado de contactos. Al seleccionar esta sección, se muestra una lista completa de todos los acuerdos tarifarios asociados a ese cliente.
Por defecto, este permiso específico se concede exclusivamente a los roles de Administrador de soporte y Administrador de socios.
✅ Buenas prácticas: Asigne el permiso "Ver carriles contratados" a los usuarios responsables de gestionar las relaciones con los clientes, negociar tarifas o que necesiten visibilidad de los precios de los carriles para tomar decisiones informadas. Dado que los roles de administrador y gerente de operaciones no reciben este permiso por defecto, asegúrese de que se otorgue explícitamente a todos los usuarios con nivel de administrador que participen en la gestión de carriles contratados.
Actualizar/Crear carriles contratados
El permiso Actualizar/Crear Carriles Contratados permite a un usuario crear nuevos acuerdos de tarifas de carriles contratados y modificar los existentes en el perfil de un cliente o empresa. Este permiso rige la creación y el mantenimiento de la biblioteca de tarifas en Alvys, incluyendo la configuración de tarifas, la definición de carriles, la configuración de los recargos por combustible y la actualización de los detalles del contrato. Dado que estas modificaciones afectan directamente a los compromisos de precios, este permiso garantiza que solo los usuarios autorizados puedan crear o ajustar acuerdos financieros.
💡 Un usuario que crea o edita contratos generalmente también necesitará el permiso "Ver carriles contratados" para acceder y revisar los contratos que está gestionando.
La acción de edición controla la capacidad del usuario para modificar los contratos de tarifas de carril existentes, incluyendo la actualización de tarifas, términos y fechas de vigencia.
Por defecto, este permiso se concede únicamente a los roles de Administrador de soporte y Administrador de socios .
✅ Buenas prácticas: Asigne el permiso de Actualizar/Crear carriles contratados únicamente a los usuarios autorizados para establecer precios. Siempre combínelo con el permiso de Ver carriles contratados para que los usuarios puedan acceder y revisar los contratos que administran. Considere implementar un flujo de trabajo de revisión en el que un segundo usuario autorizado verifique todos los cambios en los contratos.
Eliminar carriles contratados
El permiso «Eliminar carriles contratados» determina si un usuario puede eliminar contratos de tarifas de carril. Al eliminar un contrato, se anula permanentemente el acuerdo de tarifa prenegociado, lo que requiere la introducción manual de la tarifa para cualquier carga posterior en ese carril. Esta es la acción más crítica y potencialmente problemática dentro de la categoría de Carriles Contratados.
⚠️ La eliminación está completamente bloqueada si alguna carga hace referencia al contrato en ese momento.
Navegue hasta el perfil del cliente/agente .
Localice la sección "Carriles contratados y recargos por combustible" en la esquina superior derecha.
En la tabla de carriles contratados, haga clic en el menú de tres puntos del carril que desea eliminar.
Seleccione Eliminar y confirme la acción para eliminar el contrato.
Por defecto, este permiso se concede únicamente a los roles de Administrador de soporte y Administrador de socios .
✅ Buenas prácticas: Conceda permisos para eliminar carriles contratados con mucha cautela. La mayoría de los usuarios que gestionan contratos necesitan ver y actualizar/crear, pero no eliminar. Considere restringir la eliminación al personal directivo o gerente de precios.
Aplicar carriles contratados a la nueva carga
Durante el proceso de creación manual de carga, este permiso determina si un usuario puede seleccionar y aplicar un contrato de un acuerdo existente asociado al cliente o intermediario de carga seleccionado. Para que un contrato se complete automáticamente, el origen y el destino específicos de la carga deben coincidir con una ruta prenegociada almacenada en el perfil de dicho cliente. El sistema compara los detalles del cliente y la ruta de la carga; si encuentra un contrato coincidente, completa automáticamente la tarifa acordada en el paso de detalles de parada del proceso de creación de carga.
Siga estos pasos para garantizar que un contrato previamente negociado se aplique correctamente a una nueva carga:
Seleccione el cliente o agente : Elija el cliente o agente específico asociado con el acuerdo de carril existente. El contrato está vinculado específicamente a esta entidad.
Deje en blanco el campo Tarifas de facturación : No introduzca manualmente una tarifa de facturación en esta etapa. Una vez que seleccione el contrato correspondiente en un paso posterior, el sistema completará automáticamente la tarifa.
Verifique la filial : asegúrese de que el campo "Facturar como " coincida con la filial específica que se seleccionó al crear el contrato. Si no coinciden, el sistema no reconocerá el contrato.
Coincidencia de las direcciones de las rutas : Confirme que las direcciones de recogida y entrega (origen y destino) coinciden exactamente con las rutas definidas en el contrato.
Seleccione el contrato: Una vez que los detalles del carril coincidan con el acuerdo, el sistema devolverá el contrato correspondiente. A continuación, puede seleccionarlo en el menú desplegable para que se muestren automáticamente las tarifas y condiciones prenegociadas. Solo se muestran los contratos activos.
Creación de carga (Seleccione Contrato en el menú desplegable)
Por defecto, este permiso se concede únicamente a los roles de Administrador de soporte y Administrador de socios .
✅ Buenas prácticas: Otorgue el permiso "Aplicar carriles contratados en nuevas cargas" a los despachadores y creadores de cargas que trabajan con clientes que tienen carriles contratados activos. Esto mejora la precisión de los precios y reduce la entrada manual de datos. Combínelo con el permiso "Ver carriles contratados" para que los usuarios puedan verificar las tarifas aplicadas. Además, antes de habilitar este permiso, audite sus registros de carriles contratados. Asegúrese de que cada acuerdo registrado refleje sus tarifas negociadas actuales.
Preguntas frecuentes (FAQ)
P: ¿Qué es una ruta contratada en Alvys? R: Una ruta contratada es un acuerdo de tarifa prenegociado entre su empresa y un cliente específico para una ruta definida. Almacenar estos acuerdos en Alvys permite que el sistema complete automáticamente las tarifas al crear la carga, eliminando la necesidad de realizar búsquedas manuales.
P: ¿Puedo permitir que un usuario vea las tarifas contratadas sin que pueda modificarlas? R: Sí. Puede otorgar el permiso " Ver carriles contratados" de forma independiente. Esto proporciona acceso de solo lectura, lo que permite a los usuarios consultar las tarifas para atención al cliente o planificación, sin la posibilidad de crear, actualizar o eliminar contratos.
P: ¿Por qué deben ir vinculados los permisos de Actualizar/Crear y Ver? R: Un usuario que crea o edita contratos necesita el permiso Ver carriles contratados para acceder y revisar los datos que gestiona. Sin él, el usuario podrá guardar un contrato, pero no podrá ver la biblioteca para verificar su trabajo.
P: ¿Existe alguna restricción para eliminar un carril contratado? R: Sí. El sistema bloquea completamente la eliminación si alguna carga activa hace referencia a ese contrato específico. Esta medida de seguridad evita la eliminación accidental de datos financieros vinculados a operaciones en curso.
P: ¿Una tarifa contratada garantiza el precio de una carga? R: No. Si bien el sistema asigna automáticamente la tarifa contratada cuando detecta una ruta coincidente, los usuarios autorizados pueden modificar manualmente el importe de la carga si una situación específica requiere un ajuste de precio.
P: ¿Dónde se encuentra la sección de carriles contratados en la interfaz? R: Una vez otorgado el permiso, los usuarios pueden encontrar la sección de Carriles Contratados y Recargos por Combustible en la esquina superior derecha del perfil de un cliente o agente, ubicada encima del encabezado de contactos.
P: ¿Cuál es la mejor práctica recomendada para gestionar los cambios en los contratos? R: Asigne permisos de actualización únicamente al personal autorizado para comprometerse con los precios. También se recomienda implementar un flujo de trabajo de revisión interna en el que un segundo usuario autorizado verifique todos los cambios contractuales antes de su finalización.
P: ¿Por qué aparece vacío el menú desplegable "Elegir contrato" a pesar de que tengo el permiso habilitado?
A: El menú desplegable solo se muestra si los detalles de la carga coinciden con un contrato de ruta válido. Asegúrese de que el Cliente/Agente, la filial "Facturar como" y la ruta de Recogida/Entrega coincidan exactamente con el contrato de ruta del cliente existente.
Próximos pasos
⏭️ Ya has visto todos los permisos y cómo funcionan en Alvys. Con esta base, es hora de entender cómo los roles estructuran el acceso en tu equipo. Consulta el artículo sobre Roles de usuario para explorar cada rol integrado, conocer su propósito y ver cómo interactúan con los permisos para definir la experiencia de cada usuario en la plataforma.