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Los cheques electrónicos, conocidos históricamente como Comcheks, son instrumentos de pago digitales que permiten a las empresas de transporte por carretera emitir fondos inmediatos a transportistas y conductores para gastos operativos como combustible o anticipos en efectivo, tarifas de carga y descarga, etc., que pueden canjearse en gasolineras y paradas de camiones participantes.

Los permisos de cheques electrónicos regulan qué personal de su organización puede emitir, cancelar, modificar o transferir cheques electrónicos para transportistas y conductores. En Alvys, el sistema de cheques electrónicos está estrechamente integrado con el flujo de trabajo de gestión de cargas, lo que permite al personal generar, gestionar y conciliar pagos electrónicos directamente desde la página de Detalles de la carga. Por defecto, estas configuraciones están preseleccionadas exclusivamente para roles administrativos y de gestión cuando se detecta una integración activa, como EFS o Comdata. Dado que los cheques electrónicos implican el desembolso de dinero real a conductores o transportistas, los permisos dentro de esta categoría conllevan un riesgo financiero y operativo significativo. El uso indebido, ya sea accidental o intencional, puede resultar en pagos duplicados, anticipos no autorizados o el desembolso de fondos al conductor incorrecto en la carga equivocada.

Los permisos de E-Check se gestionan a nivel de usuario. Para ajustar esta configuración:

El permiso "Emitir cheque electrónico" determina si un usuario puede generar cheques electrónicos para las cargas dentro del TMS. Emitir un cheque electrónico consiste en crear un nuevo instrumento de pago electrónico que se utiliza normalmente para proporcionar a un transportista o conductor fondos para combustible, gastos de carga y descarga u otros gastos en ruta antes de que la carga se liquide por completo.

Cuando un usuario emite un cheque electrónico, el sistema se comunica con el proveedor de cheques electrónicos de la empresa, como EFS o Comdata , para generar un código de pago que el conductor puede usar para acceder a los fondos en lugares autorizados, como paradas de camiones o gasolineras. Dado que cada emisión representa una salida directa de efectivo, el sistema requiere una integración activa de cheques electrónicos.

Cuando se otorga este permiso, el botón " Administrar cheque electrónico " se muestra al final del recuadro de dinero en la página de Detalles de la carga. Este botón se activa solo cuando la integración de cheques electrónicos ( EFS/Comdata ) está configurada correctamente y el estado del viaje ha avanzado más allá de Open , Reserved , Quoted o Cancelled etapas.

Además, con este permiso, el usuario puede acceder a la ventana modal de Gestión de cheques electrónicos desde el panel de carga de Alvys . Simplemente haga clic con el botón derecho en la carga y seleccione la opción Emitir cheque electrónico.

Por defecto, este permiso se asigna a los roles de Administrador, Administrador de socios y Gerente de operaciones al crear un usuario, siempre que exista una integración activa. Es fundamental para los Despachadores que gestionan los anticipos de los transportistas y los Facturadores que supervisan el flujo de trabajo de liquidación. Limitar el acceso a estos roles específicos garantiza que los desembolsos financieros sean gestionados únicamente por quienes tengan una necesidad operativa legítima.

El permiso "Cancelar cheque electrónico" controla si un usuario puede cancelar un cheque electrónico existente emitido para una carga. Cuando un usuario abre el panel de administración de cheques electrónicos de una carga y ve la lista de cheques emitidos, cada cheque electrónico no cancelado muestra un menú desplegable con las acciones disponibles. La opción " Cancelar cheque electrónico " dentro de este menú desplegable solo es visible si el usuario tiene el permiso correspondiente . Es importante tener en cuenta que un cheque electrónico que ya se ha utilizado no se puede cancelar. La opción " Cancelar cheque electrónico " también está oculta para los cheques electrónicos que ya se han cancelado.

La cancelación de un cheque electrónico es una medida correctiva que solo debe realizarse cuando exista una razón legítima, como la emisión de un cheque electrónico por un importe incorrecto, al conductor equivocado o para una carga incorrecta. Dado que la cancelación afecta el registro financiero de la carga e interactúa con los sistemas del proveedor del cheque electrónico, debe restringirse a usuarios que comprendan plenamente el impacto financiero posterior y puedan coordinarse con el transportista o el conductor para evitar disputas.

Por defecto, este permiso se asigna a los roles de Administrador, Administrador de socios y Gerente de operaciones durante la creación de la cuenta si se detecta una integración activa de cheques electrónicos. Este permiso es especialmente relevante para los Despachadores y Facturadores que gestionan la emisión de cheques electrónicos y necesitan corregir errores cancelando los cheques incorrectos.

El permiso Modificar tarifa de cheque electrónico controla si un usuario puede ajustar la configuración de la tarifa de cheque electrónico para las subsidiarias de la empresa y para los conductores individuales. Las tarifas de cheque electrónico representan una fuente de ingresos para la empresa, ya que al cobrar una tarifa de procesamiento por cada cheque electrónico, la empresa compensa el costo de brindar servicios de pago rápido a transportistas y conductores. El sistema permite establecer cargos basados en porcentajes o tarifas mínimas fijas para cheques electrónicos, que se aplican automáticamente cada vez que se emite un cheque electrónico del tipo que coincide con la tarifa establecida.

Además, esta configuración actúa como el principal filtro de navegación para la página de cheques electrónicos dentro del menú de contabilidad. Independientemente de otros permisos relacionados con los cheques electrónicos, un usuario no puede acceder a la página de búsqueda de cheques electrónicos a menos que se le otorgue este permiso específico.

Por defecto, este permiso se asigna a los roles de Administrador, Administrador de socios, Gerente de operaciones y Facturador. Dado que los cambios en las tarifas de los cheques electrónicos afectan a todos los cheques electrónicos futuros emitidos por esa filial, este permiso debe restringirse a los usuarios que comprenden las implicaciones financieras, como los supervisores de facturación, los gerentes de contabilidad o los administradores de la empresa.

En un entorno de despacho dinámico, los errores son comunes. Un cheque electrónico podría emitirse con un número de carga incorrecto, o una carga podría cancelarse y crearse con un número nuevo. En lugar de cancelar el cheque electrónico y emitir uno nuevo, la opción de moverlo permite reasignarlo correctamente a la carga adecuada, conservando el registro de pago original. Este permiso controla si un usuario puede mover (transferir) un cheque electrónico existente de una carga a otra.

Cuando un usuario visualiza el panel de administración de cheques electrónicos en una carga, cada cheque electrónico no cancelado muestra un menú de acciones.

La opción Mover está disponible en el menú de acciones cuando el usuario tiene el permiso Mover Comchek. Al igual que la opción Cancelar cheque electrónico, Mover también está oculta para los cheques electrónicos que ya se han cancelado. Además, solo se puede mover un cheque electrónico a una carga/viaje diferente si se asigna el mismo conductor a la carga de destino. No se admite el cambio a un conductor completamente diferente. Los registros de ambas cargas indicarán que el traslado del cheque electrónico se realizó correctamente.

Los roles de Administrador, Administrador de socios y Gerente de operaciones reciben este permiso por defecto al crear un usuario. Lo utilizan principalmente los Despachadores y Facturadores que gestionan las asignaciones de cheques electrónicos y que pueden necesitar corregir las asociaciones de pago a nivel de carga.

Las notas son entradas de texto libre que los usuarios adjuntan a las cargas para documentar instrucciones, observaciones, conversaciones u otra información relevante; por ejemplo, «El cliente solicitó la entrega con plataforma elevadora» o «El transportista confirmó la hora estimada de llegada a las 15:00». Las notas de carga sirven como registro de auditoría interno. El permiso «Eliminar notas» controla si un usuario puede eliminar las notas (comentarios o anotaciones) que haya añadido a los registros de carga en el TMS.

Este permiso es único en su aplicación: un usuario solo puede eliminar las notas que haya creado personalmente. El botón de eliminar (un icono ❌) junto a cada nota solo se muestra cuando se cumplen dos condiciones simultáneamente: la nota fue creada por el usuario actual y este tiene el permiso para eliminar notas . Esto significa que, incluso con dicho permiso, un usuario no puede eliminar notas escritas por otros usuarios. El sistema de permisos estándar no permite eliminar cualquier nota.

Esta autorización específica es relevante para cualquier usuario que genere notas en los registros de carga y puede requerir la capacidad de eliminar entradas incorrectas o duplicadas. Sin embargo, debido a su carácter restrictivo, el permiso para eliminar notas se otorga por defecto solo a los administradores y gerentes de confianza que garantizan la integridad de la documentación de carga.

P: ¿Cuál es la diferencia entre el cheque electrónico y “Comchek” en Alvys?

A: Estos términos se usan indistintamente en la interfaz y el código interno de Alvys para referirse a la misma funcionalidad de pago electrónico. Comchek es simplemente un término tradicional del sector para este tipo de instrumento de pago digital.

P: ¿Cuáles son los requisitos para emitir un cheque electrónico en Alvys?

A: Para emitir un cheque electrónico, la empresa debe tener una integración activa con un proveedor como EFS o Comdata, y el estado del viaje debe haber avanzado más allá de las etapas Abierto, Reservado, Cotizado o Cancelado. Los usuarios también deben tener el permiso para emitir cheques electrónicos para acceder al botón de administración o al menú contextual del panel de carga.

P: ¿Se puede cancelar un cheque electrónico emitido?

R: Un cheque electrónico solo se puede cancelar si el destinatario aún no lo ha utilizado ni cobrado. Además, el proceso de cancelación requiere que el usuario tenga permiso para cancelar cheques electrónicos y eliminará cualquier cargo adicional asociado.

P: ¿Cuáles son las limitaciones al transferir un cheque electrónico entre cargas?

A: Solo se puede transferir un cheque electrónico si el mismo conductor está asignado tanto al origen como al destino, ya que no se admite la transferencia de fondos entre conductores diferentes. Esta acción reasigna correctamente el registro de pago y sus cargos adicionales, conservando los datos originales.

P: ¿Cuáles son las limitaciones al transferir un cheque electrónico entre cargas?

R: Solo se puede transferir un cheque electrónico si el mismo conductor está asignado tanto al origen como al destino de la carga. No se admiten transferencias de fondos entre conductores diferentes.

P: ¿Puede un usuario acceder a la página de búsqueda de cheques electrónicos sin tener permisos para cheques electrónicos?

R: No, el permiso Modificar tarifa de cheque electrónico sirve como puerta de enlace principal para la sección de cheques electrónicos dentro del menú de contabilidad. Independientemente de otras autorizaciones, un usuario no puede acceder a la página de búsqueda de cheques electrónicos a menos que se le otorgue este permiso específico.