Liquidaciones con operadores: características clave y cómo utilizarlas
El módulo de Liquidaciones para Transportistas de Alvys ofrece a los intermediarios potentes herramientas para generar liquidaciones transparentes y precisas para los transportistas. Este artículo destaca las actualizaciones y mejoras más recientes, haciendo hincapié en las nuevas funcionalidades que optimizan la velocidad, la precisión y el control del flujo de trabajo.
Características clave de las liquidaciones de operadores
Permisos de liquidación de transportistas
Aprobar partidas a pagar : Permite a los usuarios aprobar, desaprobar o disputar partidas a pagar. Valor predeterminado para los roles de administrador y facturador .
Crear extracto de la compañía aseguradora : Permite a los usuarios generar extractos de liquidación. Opción predeterminada para los roles de administrador y facturador .
Revertir extracto del operador : Permite a los administradores revertir extractos generados previamente.
Editar tarifa del transportista : Modifica los cargos de transporte principal del transportista en la ventana modal de liquidaciones del transportista.
Habilitar/deshabilitar permisos :
Los permisos se pueden gestionar desde el perfil de usuario, en la columna de Facturación. Simplemente seleccione o deseleccione la casilla correspondiente.
💡 Nota : Los permisos para ver la tarifa del operador y el importe a pagar aún no son compatibles, pero lo serán en futuras versiones.
Super Settle View : La clave para la precisión en los asentamientos
La vista de Super Settle se ha mejorado para proporcionar a los agentes una ubicación centralizada para gestionar los documentos de viaje y las cuentas por pagar, lo que simplifica la conciliación y mejora la precisión de la liquidación.
Cómo acceder :
Desde la pestaña Abierto o Aprobado , seleccione un viaje y haga clic en "Ver todo" para abrir la vista de Super Settle.
Características principales :
Gestión documental : Revisar, cargar y modificar los documentos del viaje para garantizar que coincidan con las cuentas por pagar.
Revisión de partidas por pagar : Clasifica las cuentas por pagar como Abiertas , Aprobadas o Disputadas . Modifique la tasa o el importe en dólares para las partidas Abiertas o Aprobadas.
Aprobación/Gestión de disputas : Los elementos abiertos pueden aprobarse o disputarse. Los elementos en disputa no se pueden editar hasta que se resuelva el problema.
Beneficios clave :
Mantén todo en un solo lugar : accede a los detalles del viaje, documentos e información de pago desde una sola pantalla. Olvídate de cambiar entre varios sistemas.
Diseñado para adaptarse a tu forma de trabajar : La sincronización con tu sistema contable se ha mejorado para garantizar la precisión y eliminar la duplicación de datos. Las notificaciones ayudan a resolver los problemas con mayor rapidez.
Mantén el control : Los permisos actualizados ofrecen mayor flexibilidad para gestionar quién puede aprobar o editar extractos. La reversión de extractos se ha simplificado para realizar correcciones sin complicaciones.
Fechas de vencimiento y condiciones de pago del transportista
El módulo de Liquidaciones con Transportistas ahora muestra la Fecha de Vencimiento para que su equipo pueda ver con exactitud cuándo vence cada pago según los términos acordados (por ejemplo, Neto 15 o Neto 30). Esto elimina la necesidad de realizar un seguimiento manual de las fechas de vencimiento fuera de Alvys y ayuda a las operaciones a pagar a los transportistas puntualmente, ni antes ni después.
Dónde lo verás :
Ahora aparece una columna de Fecha de vencimiento del transportista en las pestañas Abiertos y Borradores . Puede ordenar y filtrar por esta columna para priorizar los pagos próximos.
Dado que un solo estado de cuenta puede abarcar varios viajes, cada uno con su propia fecha de vencimiento, la pestaña Estados de cuenta no muestra una columna de Fecha de vencimiento del transportista. En su lugar, la fecha de vencimiento de la factura de cada viaje está disponible en la página de Detalles de carga (LDP) .
Cómo se calcula la fecha de vencimiento :
La fecha de vencimiento del transportista es una fecha base más el plazo de pago aplicable:
Fecha base : fecha en que se recibió (subió) la factura del transportista. Si no se especifica una fecha de recepción de la factura, se utiliza la fecha actual.
Plazo de pago : el plazo establecido por el transportista si está configurado en su registro; de lo contrario, se aplicarán los plazos predeterminados del transportista de la filial.
En otras palabras: Fecha de vencimiento del transportista = (fecha de recepción de la factura del transportista, o hoy si no está configurada) + (días del plazo del transportista, o plazos predeterminados subsidiarios si no están configurados).
Establecer las condiciones de pago :
Las condiciones de pago pueden ser establecidas por cada transportista . Cuando un transportista tiene sus propias condiciones, estas prevalecen.
Si un transportista no tiene un plazo establecido, se aplicarán los términos predeterminados del transportista de la filial .
Ahora hay disponibles nuevas opciones de plazo, como Neto 0, Neto 1, Neto 2 y Neto 3. Neto 0 significa que el pago vence el mismo día (hoy). Un plazo de 0 se considera ahora como "vencimiento hoy" en lugar de tratarse como un valor no fijo.
Cómo se traduce en declaraciones :
Al generar un extracto, la fecha de vencimiento por viaje se utiliza para establecer la fecha de remesa del extracto en la pestaña Extractos . Esta fecha de remesa es la fecha de vencimiento del extracto.
La fecha de remesa se establece por defecto en la fecha de vencimiento de factura más temprana entre los viajes incluidos en el borrador, por lo que el estado de cuenta refleja la fecha más próxima de vencimiento del pago. Cuando un estado de cuenta abarca varios viajes, una nota indica que la fecha de remesa es la fecha de vencimiento más temprana de dichas fechas.
Ahora se respetan las modificaciones de plazos específicas del operador cuando la fecha de remesa se rellena previamente al generar el extracto.
💡 Nota : La fecha de vencimiento del transportista refleja primero sus propias condiciones de pago y solo recurre a las predeterminadas de la filial cuando no se ha establecido ninguna condición a nivel de transportista. Establecer condiciones precisas para cada transportista garantiza que las fechas de vencimiento y de envío de los estados de cuenta sean correctas.
Envío de estados de cuenta de liquidación del operador por correo electrónico
Con el módulo actualizado de Liquidaciones a Transportistas, ahora puede enviar sin problemas los estados de cuenta de liquidación directamente a los transportistas, lo que agiliza la comunicación y reduce el trabajo manual.
Pasos para enviar un extracto por correo electrónico :
Seleccione un transportista para la liquidación : Navegue a la pestaña Aprobados y seleccione el viaje correspondiente.
Generar extracto : Haga clic en el número de viaje y elija Generar extracto o Vista previa del extracto .
Enviar el extracto por correo electrónico : Después de generar el extracto, seleccione la opción para enviarlo por correo electrónico a la dirección de correo electrónico de contacto de la compañía aseguradora.
Sincronización de estados financieros con sistemas de contabilidad externos
Una de las actualizaciones más importantes es la capacidad de sincronizar los extractos de las aseguradoras con sistemas de contabilidad externos como QuickBooks, Business Central y NetSuite. Esta integración reduce la introducción manual de datos, mejora la precisión y ahorra tiempo.
Cómo habilitar :
Modifique la configuración de integración contable para habilitar la función de sincronización de liquidaciones con transportistas . Una vez habilitada, al generar un estado de cuenta del transportista, la factura se enviará automáticamente al sistema contable externo.
Consideraciones importantes sobre la configuración :
La configuración de Liquidación con el Transportista tiene prioridad sobre la configuración Generar Factura del Transportista por Separado . Si esta configuración está habilitada, el usuario debe generar un estado de cuenta del transportista para que la factura se envíe al sistema contable.
Si la opción «Extractos del transportista» está habilitada (ver más abajo), los pagos que se registren en el sistema de contabilidad de terceros NO se sincronizarán con Alvys. Para marcar el extracto como «pagado» en Alvys, el usuario debe ir a «Liquidaciones del transportista», hacer clic en la pestaña «Extractos», buscar el extracto y hacer clic en «Marcar como pagado».
Para los usuarios que deseen que los pagos de sus proveedores de servicios de contabilidad externos se sincronicen con Alvys, sugerimos desactivar la opción "Extractos del transportista" en la configuración de contabilidad. Esto permitirá que las facturas individuales del transportista se sincronicen con el sistema de contabilidad externo para cada viaje. Los pagos añadidos a dichas facturas se sincronizarán con Alvys.
Actualizaciones del estado del viaje con liquidaciones de la compañía aérea
Se ha introducido una nueva lógica que conecta la gestión de pagos con transportistas con el resto de Alvys, proporcionando actualizaciones automáticas del estado de los viajes cuando se realizan ciertas acciones en dicha gestión.
Cambios en el estado del viaje :
Cuando se genera un extracto, el/los viaje(s) asociado(s) se actualizará(n) de Entregado/Liberado a Facturado .
Cuando un extracto se marca como Pagado , el/los viaje(s) asociado(s) se actualizará(n) de Facturado(s ) a Completado(s) .
Múltiples declaraciones :
Un viaje puede tener transacciones en varios extractos. La lógica para actualizar el estado del viaje solo se aplica una vez que todas las transacciones del viaje se hayan incluido en los extractos.
Esta actualización conecta los puntos entre los acuerdos de transporte y otras partes de Alvys, lo que hace que el sistema esté más integrado y mejora la precisión del estado de los viajes a medida que avanzan los acuerdos.
Seguimiento del estado de los extractos
Una vez generado un extracto, su estado se puede consultar en la pestaña Extractos . Los siguientes estados están disponibles:
En cola : La declaración se está procesando.
Procesado : El extracto se ha enviado correctamente.
Pagado : El extracto está marcado como pagado y no se puede revertir.
Error : La generación del extracto falló debido a problemas como la creación del PDF o un fallo en el envío.
Libro mayor de pagos de liquidación del transportista
La página de detalles de liquidación del transportista incluye un libro de contabilidad de pagos que muestra cada pago registrado contra una liquidación, lo que le brinda a AP un único lugar para ver cuánto se ha pagado y cuánto queda pendiente.
Dónde lo verá : En el detalle de la liquidación del transportista (la vista Pagos de la liquidación), abra un extracto para ver su libro mayor.
Qué muestra : Un resumen del encabezado con el total de la liquidación, el total pagado y el saldo restante; luego una fila por pago, listada cronológicamente, cada una mostrando el importe, la fecha, la fuente (ERP, Triumph o manual), el ID de pago externo (con la opción de copiar al portapapeles) y el usuario para las entradas manuales.
💡 Nota : El libro mayor es de solo lectura; refleja los registros de pago subyacentes y no se puede editar desde esta vista. Los pagos aparecen aquí tal como se sincronizan con su sistema contable o se agregan manualmente.
Por qué estas actualizaciones son importantes
Estas actualizaciones hacen que el módulo de liquidación de transportistas sea mucho más funcional para los intermediarios al simplificar tareas clave:
Ahorre más tiempo : Las nuevas funciones, como la funcionalidad de correo electrónico y la integración con el sistema contable, automatizan las tareas manuales, lo que permite a los agentes trabajar de forma más eficiente.
Mayor precisión : La gestión de errores, la sincronización mejorada y la vista Super Settle reducen los errores y garantizan la exactitud de las liquidaciones.
Simplificación de los flujos de trabajo : Los permisos actualizados, una mayor visibilidad de los datos de los viajes y una gestión de errores mejorada facilitan a los agentes la gestión del proceso.
Al permitir a los usuarios enviar extractos por correo electrónico, sincronizarlos con sistemas de contabilidad externos y revisar documentos en la vista Super Settle, estas actualizaciones simplifican el proceso de gestión de las cuentas por pagar a las aseguradoras y aumentan la eficiencia operativa.