Este artículo recopila las preguntas más frecuentes que recibimos durante el seminario web " Primeros pasos con los acuerdos de pago a conductores: desde el primer período de pago hasta los estados de cuenta basados en camiones" .

Está organizado por temas para que puedas acceder directamente a lo que necesitas. Si no encuentras la respuesta aquí, ponte en contacto con [email protected] .

¿Cómo configuro un período de pago?

Ve a Configuración → Períodos de pago y crea o edita tu horario.

Si selecciona Semanal con un día de inicio (por ejemplo, lunes), el período abarca desde las 00:00 de ese día hasta las 23:59 del día siguiente (de lunes a domingo). La fecha de extracto predeterminada es el último día del período (domingo).

Al generar un extracto, puede modificar la fecha del extracto para esa ejecución; por ejemplo, puede pagar todos los viernes por el período anterior de lunes a domingo.

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¿Por qué el período de pago se establece por defecto en la semana actual en lugar de la semana anterior?

Actualmente, el selector de período de pago está configurado por defecto para la semana actual. Estamos trabajando para que, por defecto, se configure para la semana anterior. Por ahora, seleccione manualmente la semana anterior al generar cada liquidación.

¿Puedo seleccionar varios períodos de pago o fechas de pago al generar los extractos?

Todavía no. Actualmente, se selecciona un período de pago por cada ejecución. La selección masiva está prevista para el futuro.

¿Pueden los conductores ver el período de pago en su extracto?

No. Los conductores solo ven la fecha del extracto en su extracto, no el nombre del período de pago.

¿Puedo generar un extracto de cuenta para un conductor sin asignarle un período de pago?

No. Cada conductor debe estar asignado a un período de pago para que se genere un estado de cuenta.

¿Puedo establecer tarifas escalonadas en función de los kilómetros recorridos (por período de pago)?

Las tarifas escalonadas que se aplican por período de pago (por ejemplo, X $/milla para las primeras 2000 millas en un estado de cuenta, Y $/milla para las que superen las 2000) estarán disponibles en las próximas semanas. Actualmente, las tarifas escalonadas solo se pueden aplicar por viaje.

¿Puedo establecer tarifas escalonadas en función de las millas recorridas (por viaje)?

Sí. Cree una tarifa de conductor de tipo Por milla , habilite los niveles y configure cada nivel con su propia tarifa (por ejemplo, de 0 a 2999 millas con una tarifa; más de 3000 millas con otra).

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¿Puedo pagar una bonificación por kilometraje en los diferentes niveles?

Sí. Crea una tarifa para el conductor de tipo "Por milla" , habilita los niveles y nómbrala "Bonificación por kilometraje". Cada nivel puede tener su propia tarifa.

¿Puedo establecer tarifas diferentes para contratos diferentes?

Sí. Al crear una tarifa para el conductor, haga clic en Agregar regla , seleccione Carga → Contrato y seleccione los contratos a los que se aplicará la tarifa. Puede aplicar varias reglas específicas para cada contrato al mismo conductor.

¿Se admiten las escalas salariales basadas en los años de servicio?

En las próximas semanas se publicarán las escalas salariales basadas en la antigüedad (por ejemplo, 0,55 $/milla para los años 1 a 3, 0,66 $/milla para los años 4 a 6).

¿Puedo pagar una bonificación recurrente en función de los ingresos generados?

Actualmente, no se admiten tarifas para conductores basadas en umbrales de ingresos (por ejemplo, una bonificación de 100 dólares cuando los ingresos del camión superan los 6000 dólares en una semana). Hemos registrado esta solicitud de mejora.

¿Puedo añadir una tarifa por tiempo de espera o una tarifa por hora de detención?

Actualmente, las tarifas por escala (por día) y por hora de detención no se pueden configurar como tipos de tarifa. Como solución alternativa, agréguelas manualmente como partidas en el extracto. La compatibilidad nativa está prevista en nuestra hoja de ruta.

¿Cómo puedo añadir una deducción?

Hay dos maneras:

¿Se detendrán automáticamente los descuentos recurrentes cuando se alcance el importe máximo?

Sí. Una vez que una deducción recurrente alcanza su máximo configurado, el sistema deja de aplicarla automáticamente. No es necesario detenerla manualmente.

¿Puedo dividir una deducción entre varios extractos?

Sí. Abra la tabla de deducciones, busque la fila correspondiente y haga clic en el menú de tres puntos de la derecha. Seleccione Dividir para repartir la deducción entre los diferentes extractos.

Si su menú solo muestra Editar y Eliminar (sin la opción Dividir ), póngase en contacto con [email protected] para que podamos comprobar si la función de división está habilitada en su cuenta.

¿Puedo agregar categorías de deducción personalizadas?

Actualmente no se admiten nombres de categorías de deducción personalizados, pero está previsto que se implementen en el futuro. Mientras tanto, envíe las categorías que necesita a [email protected] y le ayudaremos a configurarlas.

¿Puedo agregar una deducción a varios conductores a la vez?

Hoy no. Hemos registrado esto como una solicitud de función. Por ahora, agregue las deducciones por conductor desde el perfil del conductor/camión o desde los pagos a los conductores.

Seleccioné el tipo de transacción incorrecto (por ejemplo, Deducción en lugar de Reembolso). ¿Cómo puedo solucionarlo?

Hoy, deberá eliminar la línea de pedido y volver a crearla con el tipo correcto. Se está evaluando una opción de edición directa para una futura versión.

¿Por qué no se aplican los descuentos por combustible al viaje?

Las deducciones por combustible se gestionan por separado de los viajes. Aparecen como partidas individuales en una sección aparte, cerca del final de la sección de Liquidaciones del conductor, una vez seleccionado este. Las transacciones de combustible no están asociadas a ningún viaje específico.

¿Cómo corrijo el kilometraje si el despachador cometió un error?

En la tabla de Liquidaciones del conductor, haga clic directamente en la celda de millas del viaje y edite el valor. El extracto se recalculará automáticamente.

¿Cómo edito el valor del viaje (valor de carga)?

Dos opciones:

El porcentaje de pago del conductor se recalcula en función del nuevo valor del viaje.

¿Puedo pagar a dos conductores por la misma carga con importes brutos diferentes?

Actualmente, esta función no está disponible para viajes individuales. Como solución alternativa, ajuste manualmente el pago de cada conductor en sus respectivos estados de cuenta. Si desea que le ayudemos con su configuración específica, contáctenos en [email protected] .

¿Por qué no aparece el cargo por parada o por parada adicional en mi extracto?

Los cargos por parada y por paradas adicionales solo aparecen en el extracto cuando el conductor tiene configurada una tarifa por parada o por paradas adicionales en su perfil. Añada la tarifa en Perfil del conductor → Tarifas del conductor y se añadirá automáticamente en los extractos futuros.

¿Por qué un conductor tiene viajes con un coste de 0 $ que no aparecen en su extracto?

Esto se controla mediante dos ajustes en Configuración → Perfil de la empresa :

Active estas opciones para controlar si los viajes con pago cero o sin pago se reflejan en los estados de cuenta del conductor. La configuración de integración contable tiene una casilla de verificación similar para controlar si las cuentas por pagar con pago cero se sincronizan.

¿Por qué un propietario-operador muestra $0 en el estado Abierto?

La respuesta es la misma que la anterior: marque las dos casillas de verificación en Configuración → Perfil de la empresa y la configuración correspondiente en su integración contable.

¿Puedo cambiar el orden en que aparecen las cargas en la declaración?

Puedes ordenar la lista de viajes en la sección de Liquidaciones del conductor haciendo clic en el encabezado de cualquier columna. Sin embargo, actualmente no es posible personalizar el orden de carga en el PDF generado. Esta función está prevista para futuras actualizaciones.

¿Puedo descargar todos los extractos en bloque como archivos PDF antes de su generación final?

La descarga masiva de archivos PDF durante la fase de vista previa se enviará en las próximas semanas.

¿Puedo crear una plantilla de extracto personalizada?

Actualmente no se admiten plantillas personalizadas más allá de los tres tipos predefinidos. Se ha registrado como una solicitud de nueva función.

¿Puedo ocultar las tasas de carga (valores de viaje) del informe que ve el conductor?

La función para ocultar el importe del viaje en los extractos que ve el conductor estará disponible próximamente. Le avisaremos cuando lo esté.

¿Puedo dividir el importe del transporte principal de una sola carga entre diferentes extractos (por importe en dólares)?

Actualmente, no se admite la introducción manual de importes divididos en dólares para un transporte de larga distancia. Sin embargo, puede dividir un viaje entre extractos a nivel de partida : haga clic en la fila del viaje y utilice las casillas de verificación para elegir qué partidas corresponden a cada extracto.

¿Puedo mostrar el total de kilómetros recorridos en vacío y el total de kilómetros recorridos con carga en el extracto?

Hoy no. Lo hemos añadido a la hoja de ruta.

El logotipo de la empresa aparece reducido en la vista previa del extracto. ¿Se trata de un error?

Se trata de un problema visual conocido en el que estamos trabajando. Por favor, envíe una captura de pantalla a [email protected] para que podamos analizar su caso. La solución se incluirá en una próxima actualización de la plantilla de extractos.

¿Qué sucede si revierto un extracto que ya se ha enviado a mi sistema contable?

Depende de tu plataforma de contabilidad (QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Sage, Business Central, NetSuite). Cada una se comporta de manera diferente al revertir los estados de cuenta. Ponte en contacto con [email protected] indicando tu plataforma específica y te enviaremos la información precisa sobre su funcionamiento.

Revertí una declaración por error; ¿hay alguna forma de recuperarla?

Actualmente, las declaraciones revertidas no se almacenan ni se muestran en ningún lugar después de ser revertidas.

Como solución alternativa, si necesita deshacer una instrucción sin perder el contexto, vuelva al estado Borrador en lugar de Abierto; esto mantiene la instrucción intacta para que pueda regenerarla. La visualización de las instrucciones revertidas está en nuestra hoja de ruta.

¿Puedo generar un estado de cuenta por camión para un propietario-operador?

Sí. Los estados de cuenta de los camiones permiten desglosar la actividad por camión para los propietarios-operadores con varios camiones.

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¿Por qué un propietario-operador necesita al menos 2 camiones para una declaración de camiones?

Esto es intencional. Con un solo camión, la declaración del conductor y la del camión contienen la misma información; separarlas no aporta ningún valor. Una vez que un propietario-operador tiene dos o más camiones, se requieren declaraciones separadas para desglosar la actividad por camión.

Mi propietario tiene un camión y un conductor al que hay que pagar. ¿Cómo puedo gestionar esto?

La póliza estándar para propietarios-operadores cubre tanto al propietario-operador como al camión. Si su situación es más compleja, póngase en contacto con [email protected] para que podamos analizar su caso específico.

¿Afecta la función de liquidación de conductores a mi integración actual con QuickBooks?

No. El nuevo módulo de Liquidaciones de Conductores no modifica la integración con QuickBooks. El extracto generado en Liquidaciones de Conductores es el que se sincroniza con QuickBooks (y otros sistemas contables) utilizando la misma configuración de integración que tenía anteriormente.

¿Se transferirán los extractos de los conductores de la empresa a QuickBooks?

Actualmente, solo los estados de cuenta de los propietarios-operadores se sincronizan con QuickBooks. Los estados de cuenta de los conductores de la empresa requerirían una integración con QuickBooks Payroll, la cual no está disponible por el momento. Mientras tanto, deberá ingresar manualmente la nómina de los conductores de la empresa en QBO. Nos interesa implementar esta función en el futuro.

¿La integración con QuickBooks es solo para contabilidad o también puede gestionar la nómina?

La integración con QuickBooks es para la contabilidad actual. Los pagos a conductores de Alvys a través de QBO, similares a los de QuickBooks Payroll, no son compatibles.

¿Puedo realizar pagos a los conductores directamente desde Alvys?

No está en nuestros planes para este año, pero es algo que nos interesa desarrollar. Actualmente, Alvys genera el estado de cuenta; el movimiento real de fondos se realiza en su sistema de contabilidad o nómina.

¿Generar un extracto bancario realmente le paga al conductor?

No. Alvys no transfiere fondos. Un estado de cuenta es un registro de lo que se le debe al conductor (o lo que debe devolver). Cuando se genera un estado de cuenta, suceden tres cosas:

¿Puedo establecer permisos basados en roles para los acuerdos de los conductores (por ejemplo, borrador, visualización o aprobación)?

Actualmente no se admiten permisos granulares basados en roles para los acuerdos de los conductores (de modo que un usuario redacta, otro visualiza y otro aprueba). Se ha registrado como una solicitud de función.

¿Puedo fijar columnas específicas para que no se muevan de lugar?

Sí. Haz clic con el botón derecho en cualquier encabezado de columna y selecciona «Anclar columna a la izquierda» o «Anclar columna a la derecha» . También puedes hacer clic con el botón derecho y seleccionar «Configurar columnas» para controlar qué columnas son visibles y en qué orden. Los diseños se guardan por usuario.

¿Puedo ocultar columnas en las pestañas "Abierto" y "Borrador"?

Sí. Haga clic con el botón derecho en cualquier encabezado de columna en la pestaña Abierto o Borrador y seleccione Configurar columnas para mostrar u ocultar columnas. Las selecciones se guardan por usuario.

¿Cómo puedo filtrar los viajes por fecha en la sección de Liquidaciones de conductores?

En la pestaña "Abierto" predeterminada, configure la fecha límite . Los viajes realizados antes de esa fecha se ocultarán. Esto resulta útil al migrar a la liquidación de conductores o al excluir elementos antiguos de una ejecución de liquidación.

La búsqueda no devuelve lo que espero, ¿está averiada?

Actualmente, la función de búsqueda en Liquidaciones de conductores solo permite buscar por número de viaje . Está previsto que se añada una función de búsqueda más amplia (por conductor, deducción, etc.).

Cuando reactivo a un conductor inactivo, ¿tengo que hacer algo en Configuración para que aparezca en Liquidaciones de conductores?

No debería ser necesario realizar ninguna acción adicional. Una vez reactivado, el conductor debería aparecer en la pestaña "Disponibles" tan pronto como tenga viajes elegibles para el período de pago actual. Si no aparece, comuníquese con [email protected] .

¿Los acuerdos con los conductores son un complemento adicional?

No. No hay ningún coste adicional: Driver Settlements está incluido en su suscripción actual a Alvys.