Respuestas consolidadas a las preguntas más frecuentes (FAQ, problemas comunes) del seminario web sobre liquidación de conductores, organizadas por tema. Incluye información sobre periodos de pago, tarifas de conductores, deducciones, viajes, generación de estados de cuenta, reversiones, integración contable y más.

Este artículo recopila las preguntas más frecuentes recibidas durante el seminario web «Primeros pasos con los acuerdos de pago a conductores: desde el primer período de pago hasta los estados de cuenta para camiones» , organizadas por tema para que pueda acceder directamente a lo que necesita. Si no encuentra la respuesta aquí, póngase en contacto con [email protected] .

P: ¿Cómo configuro un período de pago?

A: Vaya a Configuración > Periodos de pago y cree o edite su calendario. Si selecciona Semanal con un día de inicio (por ejemplo, lunes), el periodo se extiende desde ese día a las 00:00 hasta el domingo siguiente a las 23:59. La fecha de extracto predeterminada es el último día del periodo. Al generar un extracto, puede modificar la fecha de extracto para ese ciclo, de modo que pueda pagar cada viernes el periodo anterior de lunes a domingo. Consulte Liquidaciones de conductores para obtener instrucciones completas de configuración.

P: ¿Por qué el período de pago se establece por defecto en la semana actual en lugar de la semana anterior?

A: El selector de período de pago actualmente selecciona por defecto la semana actual. Está previsto que se configure para que seleccione la semana anterior. Por ahora, seleccione manualmente la semana anterior al generar cada liquidación.

P: ¿Puedo seleccionar varios períodos de pago o fechas de pago al generar extractos?

R: Todavía no. Actualmente, se selecciona un período de pago por ejecución. La selección masiva está prevista para el futuro.

P: ¿Pueden los conductores ver el período de pago en su extracto?

R: No. Los conductores solo ven la fecha del extracto en su extracto, no el nombre del período de pago.

P: ¿Puedo generar un extracto de cuenta para un conductor sin asignarle un período de pago?

R: No. Cada conductor debe estar asignado a un período de pago antes de que se pueda generar un estado de cuenta para él.

P: ¿Puedo establecer tarifas escalonadas en función de los kilómetros recorridos por período de pago?

R: Las tarifas escalonadas que se aplican por período de pago (por ejemplo, una tarifa para los primeros 2000 kilómetros en un estado de cuenta y una tarifa diferente para los kilómetros adicionales) están en desarrollo. Actualmente, las tarifas escalonadas solo se pueden aplicar por viaje.

P: ¿Puedo establecer tarifas escalonadas en función de los kilómetros recorridos por viaje?

R: Sí. Cree una tarifa de conductor de tipo " Por milla" , habilite los niveles y configure cada nivel con su propia tarifa (por ejemplo, de 0 a 2999 millas con una tarifa; 3000 millas o más con otra). Consulte la sección "Liquidación de conductores" para obtener los pasos de configuración de tarifas.

P: ¿Puedo pagar una bonificación por kilometraje en los diferentes niveles?

A: Sí. Crea una tarifa para el conductor de tipo "Por milla" , habilita los niveles y nómbrala "Bonificación por kilometraje". Cada nivel puede tener su propia tarifa.

P: ¿Puedo establecer tarifas diferentes para contratos diferentes?

R: Sí. Al crear una tarifa para el conductor, haga clic en Agregar regla , seleccione Carga > Contrato y seleccione los contratos a los que se aplicará la tarifa. Se pueden aplicar varias reglas específicas para cada contrato al mismo conductor.

P: ¿Se admiten los niveles salariales basados en los años de servicio?

A: En la hoja de ruta se contemplan los niveles salariales basados en la antigüedad (por ejemplo, una tarifa para los años 1 a 3 y una tarifa más alta para los años 4 a 6).

P: ¿Puedo pagar una bonificación recurrente en función de los ingresos generados?

R: Actualmente, no se admiten tarifas para conductores basadas en umbrales de ingresos. Esto se ha registrado como una solicitud de mejora.

P: ¿Cómo puedo añadir una deducción?

A: Hay dos maneras. Desde el perfil del conductor: cree una deducción única o recurrente y elija si desea deducirla de la cuenta de depósito en garantía. Desde Liquidaciones del conductor: haga clic en Nueva transacción o Agregar deducción en la liquidación actual del conductor.

P: ¿Cómo puedo agregar una deducción vinculada a un camión específico?

A: Hay dos maneras. Desde el perfil del camión: cree una deducción única o recurrente y elija si desea deducirla de la cuenta de depósito en garantía. Desde Liquidaciones de conductores con estados de cuenta de camión habilitados: seleccione el camión del que desea deducir y luego haga clic en Nueva transacción o Agregar deducción . La deducción se vincula a ese camión.

P: ¿Se detendrán automáticamente los descuentos recurrentes cuando se alcance el importe máximo?

R: Sí. Una vez que una deducción recurrente alcanza su máximo configurado, el sistema deja de aplicarla automáticamente.

P: ¿Puedo dividir una deducción entre varios extractos?

A: Sí. Abra la tabla de deducciones, busque la fila correspondiente y haga clic en el menú de tres puntos a la derecha. Seleccione Dividir para distribuir la deducción entre los extractos. Si el menú de tres puntos solo muestra Editar y Eliminar , sin la opción Dividir , póngase en contacto con [email protected] para comprobar si la función de división está habilitada en su cuenta.

P: ¿Puedo agregar categorías de deducción personalizadas?

R: Actualmente no se admiten nombres de categorías de deducción personalizados, pero esta función está prevista para futuras actualizaciones. Mientras tanto, envíe las categorías que necesita a [email protected] y el equipo le ayudará con la configuración.

P: ¿Puedo agregar una deducción a varios conductores a la vez?

R: Hoy no. Esto se ha registrado como una solicitud de función. Por ahora, agregue las deducciones por conductor desde el perfil del conductor o del camión, o desde los pagos a los conductores.

P: Seleccioné el tipo de transacción incorrecto (por ejemplo, Deducción en lugar de Reembolso). ¿Cómo lo corrijo?

A: Elimine la línea de pedido y vuelva a crearla con el tipo correcto. Se está evaluando una opción de edición directa para una futura versión.

P: ¿Por qué no se aplican los descuentos por combustible al viaje?

A: Las deducciones por combustible se gestionan por separado de los viajes. Aparecen como partidas individuales en una sección aparte, cerca del final de la sección de Liquidaciones del conductor, una vez seleccionado el conductor. Las transacciones de combustible no están asociadas a un viaje específico.

P: ¿Cómo corrijo el kilometraje si el despachador cometió un error?

A: En la tabla de Liquidaciones del conductor, haga clic directamente en la celda de millas del viaje y edite el valor. El extracto se recalculará automáticamente.

P: ¿Cómo edito el valor del viaje (valor de carga)?

A: Hay dos opciones. Haz clic en el menú de tres puntos a la derecha de la tabla de viajes y selecciona la opción de editar. O bien, haz clic directamente en la celda del valor del viaje en la tabla y actualízalo. El porcentaje de pago del conductor se recalcula en función del valor actualizado del viaje.

P: ¿Puedo pagar a dos conductores por la misma carga con importes brutos diferentes?

R: Actualmente, esta función no está disponible para viajes individuales. Como solución alternativa, ajuste manualmente el pago de cada conductor en sus respectivos estados de cuenta. Si necesita ayuda para configurar su sistema, comuníquese con [email protected] .

P: ¿Por qué no aparece en mi extracto la partida correspondiente al cargo por parada o por parada adicional?

A: Los cargos por parada y por paradas adicionales solo aparecen en el extracto cuando el conductor tiene configurada una tarifa por parada o por paradas adicionales en su perfil. Añada la tarifa en Perfil del conductor > Tarifas del conductor y se añadirá automáticamente en los extractos futuros.

P: ¿Por qué un conductor tiene viajes con un importe de 0 $ que no aparecen en su extracto?

A: Esto se controla mediante dos opciones en Configuración > Perfil de la empresa : Habilitar la visualización de viajes con $0 a pagar en las liquidaciones y Habilitar la visualización de viajes sin pagos en las liquidaciones. Active estas opciones para controlar si los viajes con $0 o sin pago se reflejan en los estados de cuenta del conductor. La configuración de integración contable incluye una casilla de verificación similar para controlar si los pagos con $0 se sincronizan con su sistema contable.

P: ¿Por qué un propietario-operador muestra $0 en el estado Abierto?

A: Marque las dos casillas de verificación en Configuración > Perfil de la empresa (Habilitar viajes con $0 a pagar y Habilitar viajes sin cuentas por pagar) y la configuración correspondiente en su integración contable.

P: ¿Puedo cambiar el orden en que aparecen las cargas en el extracto?

R: Puede ordenar la lista de viajes en la sección de Liquidaciones del conductor haciendo clic en el encabezado de cualquier columna. Actualmente no se admite la personalización del orden de carga en el PDF generado, pero está prevista para futuras actualizaciones.

P: ¿Puedo descargar todos los extractos en bloque como archivos PDF antes de su generación final?

R: La descarga masiva de archivos PDF durante la fase de vista previa está prevista en la hoja de ruta.

P: ¿Puedo crear una plantilla de extracto personalizada?

R: Actualmente no se admiten plantillas personalizadas más allá de las opciones de diseño integradas. Esto se ha registrado como una solicitud de función.

P: ¿Puedo ocultar las tasas de carga (valores de viaje) del informe que ve el conductor?

R: Ocultar el valor del viaje en los extractos que ve el conductor está en la hoja de ruta.

P: ¿Puedo dividir el importe del transporte principal de una sola carga entre diferentes extractos por importe en dólares?

A: Actualmente no se admite la introducción manual de importes divididos en dólares para un viaje de larga distancia. Sin embargo, puede dividir un viaje entre extractos a nivel de partida: haga clic en la fila del viaje y utilice las casillas de verificación para seleccionar qué partidas corresponden a cada extracto.

P: ¿Puedo mostrar el total de kilómetros recorridos en vacío y el total de kilómetros recorridos con carga en el extracto?

R: Hoy no. Esto se ha añadido a la hoja de ruta.

P: El logotipo de la empresa aparece reducido en la vista previa del extracto. ¿Es un error?

R: Este es un problema visual conocido. Envíe una captura de pantalla a [email protected] para que el equipo pueda investigar su cuenta. La solución se incluirá en una próxima actualización de la plantilla de extractos.

P: ¿Qué sucede si revierto un extracto que ya se ha enviado a mi sistema contable?

R: El comportamiento depende de su plataforma de contabilidad (QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Sage, Business Central, NetSuite). Cada plataforma se comporta de manera diferente al revertir los estados de cuenta. Comuníquese con [email protected] indicando su plataforma específica y el equipo le enviará la información precisa sobre el comportamiento.

P: Revertí una instrucción por error. ¿Hay alguna forma de recuperarla?

A: Actualmente, las sentencias revertidas no se almacenan ni se muestran en ningún lugar después de su reversión. Como solución alternativa, si necesita deshacer una sentencia sin perder el contexto, utilice la opción «Revertir a borrador» en lugar de «Revertir a abierto»: esto mantiene la sentencia intacta para que pueda regenerarla. La visualización de las sentencias revertidas está prevista en la hoja de ruta.

P: ¿Puedo generar un estado de cuenta por camión para un propietario-operador?

R: Sí. Los estados de cuenta de los camiones permiten desglosar la actividad por camión para los propietarios-operadores con varios camiones. Consulte los estados de cuenta de los camiones para propietarios-operadores para obtener instrucciones de configuración.

P: ¿Por qué un propietario-operador necesita al menos 2 camiones para una declaración de camiones?

A: Con un solo camión, la declaración del conductor y la del camión contienen la misma información, por lo que separarlas no aporta ningún valor. Una vez que un propietario-operador tiene dos o más camiones, se necesitan declaraciones separadas para desglosar la actividad por camión.

P: Mi propietario-operador tiene un camión y un conductor al que hay que pagar. ¿Cómo debo gestionar esto?

A: La declaración estándar para propietarios-operadores cubre tanto al propietario como al camión en una sola declaración. Si su situación es más compleja, comuníquese con [email protected] para que el equipo pueda analizar su caso específico.

P: ¿Afecta la función de liquidación de conductores a mi integración actual con QuickBooks?

R: No. El módulo de Liquidaciones de Conductores no modifica la integración existente con QuickBooks. El extracto generado en Liquidaciones de Conductores es el que se sincroniza con QuickBooks y otros sistemas contables, utilizando la misma configuración de integración que tenía anteriormente.

P: ¿Se transferirán los extractos de los conductores de la empresa a QuickBooks?

R: Actualmente, solo los estados de cuenta de los propietarios-operadores se sincronizan con QuickBooks. Los estados de cuenta de los conductores de la empresa requieren la integración con QuickBooks Payroll, la cual no está disponible por el momento. Mientras tanto, el pago de los conductores de la empresa debe ingresarse manualmente en QuickBooks.

P: ¿La integración con QuickBooks es solo para contabilidad o también puede gestionar la nómina?

A: La integración con QuickBooks es para la contabilidad actual. Los pagos de nómina a los conductores desde Alvys a través de QuickBooks no son compatibles.

P: ¿Puedo realizar pagos a los conductores directamente desde Alvys?

R: No está contemplado en la hoja de ruta actual. Alvys genera el estado de cuenta; el movimiento real de fondos se realiza en su sistema de contabilidad o nómina.

P: ¿Generar un extracto bancario realmente le paga al conductor?

R: No. Alvys no transfiere fondos. Un estado de cuenta es un registro de lo que se le debe al conductor. Cuando se genera un estado de cuenta, suceden tres cosas: el conductor lo recibe por correo electrónico (si la entrega por correo electrónico está configurada); el conductor puede ver el estado de cuenta en la aplicación Alvys Driver; y, para los tipos de conductor que corresponda, los datos se sincronizan con su sistema de contabilidad, donde se procesa la nómina o se emiten los pagos.

P: ¿Puedo establecer permisos basados en roles para los acuerdos de los conductores (por ejemplo, solo borrador, solo lectura o aprobación)?

A: Actualmente no se admiten permisos granulares basados en roles para los acuerdos de pago de conductores. Esto se ha registrado como una solicitud de función.

P: ¿Puedo fijar columnas específicas para que no se muevan de lugar?

R: Sí. Haga clic con el botón derecho en cualquier encabezado de columna y seleccione «Anclar columna a la izquierda» o «Anclar columna a la derecha» . También puede hacer clic con el botón derecho y seleccionar «Configurar columnas» para controlar qué columnas son visibles y en qué orden. La configuración de las columnas se guarda por usuario.

P: ¿Puedo ocultar columnas en las pestañas "Abierto" y "Borrador"?

R: Sí. Haga clic con el botón derecho en cualquier encabezado de columna en la pestaña Abierto o Borrador y seleccione Configurar columnas para mostrar u ocultar columnas. Las selecciones se guardan por usuario.

P: ¿Cómo puedo filtrar los viajes por fecha en la sección de Liquidaciones de Conductores?

A: En la pestaña Abierto, establezca la Fecha límite . Los viajes realizados después de esa fecha se ocultarán. Esto resulta útil al migrar a Liquidaciones de conductores o al excluir elementos nuevos de una ejecución de liquidación.

P: La búsqueda no devuelve lo que espero. ¿Está averiada?

A: Actualmente, la función de búsqueda en Liquidaciones de conductores solo permite buscar por número de viaje . Está previsto que se implemente una búsqueda más amplia (por conductor, deducción u otros campos).

P: Cuando reactivo a un conductor inactivo, ¿tengo que hacer algo en Configuración para que aparezca en Liquidaciones de conductores?

R: No se requiere ninguna acción adicional. Una vez reactivado, el conductor debería aparecer en la pestaña "Abiertos" tan pronto como tenga viajes elegibles para el período de pago actual. Si no aparece, comuníquese con [email protected] .

P: ¿Los acuerdos con los conductores son un complemento adicional?

R: No. Driver Settlements está incluido en su suscripción actual a Alvys sin costo adicional.