📋 Aplicable a: Administradores · Administradores de socios · Gerentes de operaciones · Facturadores
Módulo: Contabilidad
Última revisión: junio de 2026 · Propietario: Equipo de soporte
Cuando un cliente paga menos del importe total de la factura (pago parcial o cancelación), debe seguir una secuencia específica para saldar el saldo correctamente: elimine el pago parcial, añada un cargo adicional negativo por el importe impagado, regenere la factura y, a continuación, registre el pago. Si omite alguno de estos pasos, la factura no se regenerará ni se sincronizará con su sistema de contabilidad.
Descripción general
Cuando un cliente paga menos de lo facturado, es decir, paga menos del total, debe ajustar el saldo de la factura al pago recibido. En Alvys, la forma correcta de hacerlo es añadir un cargo adicional negativo (a veces llamado ajuste o cancelación) que compense el importe impagado.
Este enfoque es importante porque Alvys bloquea la regeneración de facturas cuando se registra un pago en ellas. El botón "Regenerar factura" se desactiva mientras exista algún pago. Si agrega el cargo adicional negativo sin eliminar primero el pago, el botón permanece inactivo y la factura ajustada no se puede sincronizar con su sistema contable.
Este artículo abarca la solución completa para los pagos incompletos, los pagos insuficientes y la cancelación de deudas incobrables.
Sinónimos: pago insuficiente, pago parcial, pago insuficiente, deuda incobrable, cancelación de deuda, condonación de deuda, ajuste de saldo, cargo accesorio negativo.
Antes de comenzar
Antes de seguir estos pasos, confirme:
La factura ya se ha generado para la carga (la carga no está en estado de facturación preliminar ).
Usted dispone del permiso de "Facturación" , necesario para registrar y eliminar los pagos de los clientes.
Usted dispone del permiso "Accesorios" , que es necesario para agregar un accesorio de cliente a la carga.
Usted conoce el importe exacto que falta a pagar: la diferencia entre el total de la factura y el pago realmente recibido.
Si no dispone de ninguno de estos permisos, póngase en contacto con el administrador de su cuenta.
Pasos
Abra la carga y confirme que la factura existe.
Navegar hasta la carga.
Confirme que se haya generado la factura. La carga no debe estar en estado de borrador de facturación antes de continuar.
Elimine el pago parcial existente. Si ya registró un pago parcial en esta factura, elimínelo antes de realizar cualquier otro cambio.
En la carga, localice la sección Pagos.
Encuentra el pago parcial que registraste.
Seleccione la opción para eliminar o anular ese pago.
Es necesario eliminar el pago porque Alvys impide la regeneración de la factura cuando existe algún registro de pago asociado a ella. Al eliminar el pago, se puede editar y regenerar el total de la factura.
Agregue un cargo adicional negativo al cliente a la carga con un monto negativo igual al saldo pendiente.
En la carga, diríjase a la sección de Accesorios.
Haga clic en Agregar accesorio .
Establezca la entidad como Cliente .
Seleccione el tipo de accesorio apropiado (por ejemplo, un tipo de cancelación o ajuste configurado en Configuración).
Introduzca el importe como un valor negativo igual al importe pagado de menos (por ejemplo, si la factura es de 1000 $ y el cliente pagó 950 $, introduzca -50 $).
Guarda el accesorio.
Regenerar la factura.
En la pantalla de carga, haga clic en Regenerar factura .
El botón "Regenerar factura" está activo porque no existe ningún registro de pago en la factura y el total de la misma ha cambiado como resultado del cargo adicional negativo. Ambas condiciones deben cumplirse para que el botón se active.
Vuelva a registrar el pago.
Vuelva a introducir el pago faltante por el importe realmente recibido.
Guarda el pago.
El pago ahora coincide con el nuevo total de la factura (reducido). La factura y el pago se sincronizarán correctamente con su integración contable conectada.
Resultado
Tras completar estos pasos, el total de la factura refleja el importe real que pagó el cliente, el pago registrado coincide con el total de la factura y esta se sincroniza con su plataforma de contabilidad de terceros (QuickBooks Online, QuickBooks Desktop, Business Central, Sage Intacct, NetSuite u otro sistema conectado).
Variaciones
Cancelación del saldo total (deuda incobrable): Si el cliente no va a pagar nada, siga la misma secuencia. En el paso 2, elimine cualquier pago. En el paso 3, agregue un cargo adicional negativo equivalente al total de la factura. En los pasos 4 y 5, regenere la factura y, opcionalmente, registre un pago de $0 o deje el saldo en cero.
Tipo de accesorio no disponible: Si no existe ningún tipo de accesorio de cancelación o ajuste en su cuenta, un administrador o un administrador asociado debe crear primero uno en Configuración > Accesorios.
Solución de problemas
El botón "Regenerar factura" no está activo después de agregar el cargo accesorio negativo.
Esto ocurre cuando aún existe un registro de pago en la factura.
Vuelva a la sección Pagos de la carga y confirme que no se haya registrado ningún pago. Si aparece algún pago, elimínelo.
Una vez que se haya eliminado el pago, intente hacer clic en Regenerar factura nuevamente.
La factura no se sincroniza con la integración contable después de la regeneración.
Esto ocurre cuando la factura no se regeneró después de agregar el cargo adicional, o cuando el pago se registró nuevamente antes de que se completara la regeneración.
Confirme que ha regenerado la factura antes de volver a registrar el pago.
Si volvió a registrar el pago antes de regenerar la factura, elimine el pago nuevamente, regenere la factura y luego vuelva a registrar el pago.
Si la factura aún no se sincroniza, revise la página de Transacciones con errores en Alvys para ver si hay algún error de sincronización en esta carga. Si no aparece ningún error y la factura no se ha sincronizado, comuníquese con el soporte de Alvys e indique el número de carga.
El tipo de accesorio negativo no está disponible en el menú desplegable.
Comunícate con el administrador de tu cuenta y pídele que cree un tipo de accesorio adecuado en Configuración > Accesorios. Solo los administradores y los administradores asociados pueden crear nuevos tipos de accesorios.
Preguntas frecuentes
P: ¿Por qué Alvys bloquea la regeneración de facturas cuando ya se ha registrado un pago?
A: Alvys requiere que no exista ningún registro de pago antes de poder regenerar una factura. Esto garantiza que el total de la factura y los importes de pago se mantengan sincronizados. Eliminar primero el pago elimina esta restricción y permite actualizar el total de la factura.
P: ¿Debo eliminar el pago aunque el cargo accesorio negativo ya reduzca el saldo a cero?
R: Sí. El botón "Regenerar factura" comprueba si existe algún registro de pago, independientemente del saldo. Mientras exista algún pago, el botón permanecerá inactivo.
P: ¿Qué tipo de importe accesorio debo utilizar para una cancelación o un pago parcial?
R: Alvys no incluye de forma predeterminada un tipo de cuenta accesoria específica para cancelaciones. Su administrador debe crear una en Configuración > Cuentas accesorias con un nombre como "Cancelación" o "Ajuste de saldo". El tipo debe estar vinculado a su sistema de integración contable, si corresponde.
P: ¿Puedo utilizar esta solución alternativa para la facturación por lotes?
R: Esta solución alternativa se aplica a las facturas individuales. Para las facturas por lotes (resumen), el procedimiento puede variar. Consulte con su equipo de contabilidad antes de aplicar ajustes a las facturas resumen.