Una asignación precisa de cuentas es esencial para garantizar que todas las transacciones exportadas de Alvys a NetSuite se registren en cuentas válidas. La integración con NetSuite admite asignaciones de cuentas predeterminadas, específicas y de artículos, lo que proporciona flexibilidad y control sobre el registro de las transacciones de ingresos y gastos.

Las cuentas predeterminadas son obligatorias y sirven como cuentas de respaldo principales para cualquier transacción que no esté asignada explícitamente a una cuenta específica. Estas asignaciones garantizan que las transacciones siempre se puedan exportar correctamente y evitan errores causados por cuentas no asignadas.

En función de los tipos de transacciones seleccionados durante la configuración (Ingresos y/o Gastos), Alvys muestra las cuentas predeterminadas necesarias que deben asignarse.

Al seleccionar Ingresos, se deben asignar tanto una cuenta de Cuentas por Cobrar como una cuenta de Ingresos Predeterminados. Desde la perspectiva de la factura, cada partida individual, como el transporte de larga distancia del cliente, el recargo por combustible o los cargos adicionales, se contabiliza en la cuenta de ingresos asignada. El total acumulado de la factura se contabiliza en la cuenta de Cuentas por Cobrar, que representa el importe adeudado por el cliente.

Al seleccionar Gastos, se deben asignar tanto una cuenta de Cuentas por Pagar como una cuenta de Gastos Predeterminados. Desde la perspectiva de la factura, cada partida de la factura, como las tarifas de pago del conductor, el transporte de línea, el combustible o los peajes, se contabiliza en la cuenta de gastos asignada. El importe total de la factura se contabiliza en la cuenta de Cuentas por Pagar, que representa el importe adeudado al proveedor o transportista.

Esto refleja la forma en que NetSuite procesa las transacciones: los montos de ingresos y gastos se registran en el nivel de artículo de línea, mientras que el saldo total adeudado por los clientes se rastrea en Cuentas por cobrar y el monto total adeudado a los proveedores se rastrea por separado en Cuentas por pagar.

Si no tiene cuentas específicas creadas en NetSuite , una vez configuradas las cuentas predeterminadas, puede seguir los pasos de integración restantes y hacer clic en Guardar. Su integración se agregará correctamente.

La asignación de cuentas específicas proporciona un control detallado sobre las cuentas de NetSuite en las que se contabiliza cada partida de transacción. Esta función es opcional, pero se recomienda si tiene cuentas dedicadas para cada tipo de transacción en su plan de cuentas de NetSuite.

Para cada categoría de transacción, puede asignar una cuenta predeterminada específica para esa categoría. Si ha creado una cuenta predeterminada dedicada a una categoría, como una Cuenta de Carga Predeterminada, asígnela allí. Esto garantiza que todas las transacciones dentro de esa categoría se registren de forma coherente. Si no tiene una cuenta predeterminada específica para la categoría, el sistema recurrirá a la cuenta general de ingresos o gastos predeterminada configurada en la integración.

A continuación se muestra una explicación detallada de las categorías de transacciones y los elementos de línea específicos disponibles para el mapeo.

La categoría Carga representa las partidas de transacciones de ingresos que aparecen en las facturas de los clientes. Cada partida de una carga, como el recargo por combustible o el transporte de larga distancia, se puede asignar a una cuenta específica de NetSuite, si existe una.

Si tiene cuentas dedicadas en su plan de cuentas de NetSuite, como "Carga de línea al cliente" o "Recargo por combustible al cliente" , asigne cada partida según corresponda. Si solo tiene una cuenta general para ingresos por carga, asígnela a la "Cuenta de carga predeterminada" .

La categoría Viaje representa las partidas de gastos que aparecen en las facturas. Cada partida, como las tarifas de pago de conductores o las de transporte de larga distancia, se puede asignar a una cuenta específica de NetSuite, si existe. Si tiene cuentas dedicadas en su plan de cuentas de NetSuite, como las de transporte de larga distancia o las de tarifas individuales de conductor, asigne cada partida como corresponda. Si solo tiene una cuenta general para gastos de viaje, asígnela a la cuenta de viaje predeterminada. Si no hay cuentas de viaje específicas de la categoría ni predeterminadas disponibles, la integración recurrirá a la cuenta de gastos general predeterminada configurada en un paso anterior.

Los viajes pueden asociarse con activos internos, solo con transportistas subsidiarios o con transportistas externos. Para los viajes con activos internos (conductores de empresa u operadores propietarios), las partidas de categoría de viaje en la factura representan las tarifas del conductor. Para los viajes con transportistas subsidiarios o externos, las partidas de categoría de viaje en la factura representan las tarifas del transportista.

Los cargos adicionales representan cargos o tarifas adicionales que pueden aplicarse tanto a los clientes (ingresos) como a los conductores o transportistas (gastos). Por lo tanto, pueden afectar tanto las cuentas de ingresos como las de gastos en NetSuite.

La lista de tipos de accesorios disponibles para mapeo se extrae de los accesorios personalizados configurados por el inquilino en Alvys. Para configurar accesorios personalizados, consulte el siguiente artículo del Centro de ayuda: Accesorios personalizados . Cada tipo de accesorio incluye dos columnas para mapeo. La columna "Ingresos" se utiliza para mapear la cuenta de los ingresos generados por el accesorio cuando se cobra a los clientes. La columna "Gastos" se utiliza para mapear la cuenta de los costos asociados al accesorio cuando se cobra a los conductores o transportistas.

Una vez que se muestra la lista, puede asignar cada partida accesoria a su cuenta de NetSuite correspondiente, si existen cuentas dedicadas. Sin embargo, si su proceso contable solo incluye una cuenta general de ingresos y una cuenta general de gastos para todos los accesorios, puede asignarlas a la opción "Cuenta accesoria predeterminada".

Un cheque electrónico se emite para pagar a un conductor o transportista externo y funciona como un método de pago digital en lugar de un cheque físico. Los cheques electrónicos pueden incluir cargos asociados y afectar tanto las cuentas de ingresos como las de gastos en Alvys y NetSuite.

La categoría de cheque electrónico incluye una cuenta de ingresos y una cuenta de gastos predeterminadas, que se utilizan si no se asignan cuentas específicas. Cada tipo de cheque electrónico tiene sus propias columnas de ingresos y gastos para su mapeo. La columna de ingresos representa la tarifa del cheque electrónico cobrada a los conductores o transportistas y se registra como ingreso para la empresa.

La tarifa del cheque electrónico la configura el inquilino en función del tipo de cheque electrónico del perfil de la empresa y puede tener un valor mínimo, máximo o porcentual.

La columna de gastos representa el monto real del cheque electrónico emitido al conductor o transportista.

Las tarifas de cheque electrónico se tratan como ingresos porque, aunque aparecen como un gasto en la factura del conductor o del transportista, reembolsan a la empresa y, por lo tanto, se consideran ingresos.

Alvys proporciona una lista predefinida de tipos de deducción. Si tiene cuentas específicas en su plan de cuentas de NetSuite para alguno de estos tipos de deducción, puede asignarlas como corresponda. Si solo tiene una cuenta general para todas las deducciones de conductor, puede asignarla a la Cuenta de Deducción Predeterminada .

La categoría Combustible incluye transacciones de combustible, como diésel, vinculadas a conductores u operadores. Cada tipo de combustible se puede asignar a una cuenta específica de NetSuite, si existe. Si no existe una cuenta específica, pero sí una Cuenta de Combustible Predeterminada, la transacción utilizará dicha cuenta. Si no existe una Cuenta de Combustible Predeterminada ni una Cuenta de Combustible Predeterminada, la transacción se basará en la Cuenta de Gastos Predeterminada configurada en la asignación de cuentas predeterminadas.

Solo se proporciona una cuenta predeterminada para la asignación de peajes. Si su plan de cuentas incluye una cuenta de NetSuite dedicada a peajes, puede asignarla aquí. De lo contrario, todos los gastos de peaje se enviarán a la cuenta de gastos predeterminada.

Las cuentas de depósito en garantía se utilizan para guardar fondos en nombre de los conductores. Estas cuentas se crean en los perfiles de los conductores y los depósitos o retiros se reflejan al generar los extractos o recibos de pago de los conductores.

Al asignar cuentas de depósito en garantía, si existen cuentas de depósito en garantía específicas en su plan de cuentas de NetSuite para uno o más tipos de cuentas de depósito en garantía, asigne esas cuentas. Si no existe una cuenta específica, pero sí una cuenta de depósito en garantía predeterminada para la categoría de depósito en garantía, asigne a la predeterminada. Si no existe ninguna, la transacción se revertirá a la cuenta de responsabilidad predeterminada .

Las asignaciones de artículos en la integración con NetSuite permiten asociar cada línea de transacción exportada desde Alvys con un artículo específico de NetSuite, en lugar de contabilizarse directamente en una cuenta contable. Esto garantiza que las partidas de ingresos y gastos de facturas, recibos y otras transacciones se registren con precisión en NetSuite.

La opción "Usar elementos existentes" debe estar habilitada para usar asignaciones de elementos. Al habilitarse:

Antes de asignar elementos en Alvys, asegúrese de que los elementos correspondientes ya existan en NetSuite.

Una vez activada la opción "Usar elementos existentes" , Alvys actualiza la interfaz de asignación de cuentas. Los usuarios pueden asignar cada categoría de transacción (como Carga, Viaje, Accesorios, Cheques electrónicos, Deducciones, Combustible, Peajes y Depósito en garantía ) directamente a los elementos de NetSuite correspondientes, en lugar de a las cuentas del libro mayor.

Dado que cada elemento de NetSuite ya está vinculado a la cuenta de ingresos o gastos correspondiente, no es necesario asignar cuentas separadas para ingresos o gastos en Alvys. Esto garantiza el seguimiento de ingresos y gastos a nivel de línea directamente a través de los elementos de NetSuite configurados.

Para obtener orientación sobre cómo crear elementos en NetSuite, consulte: Cómo crear elementos en NetSuite

Habilitar el uso de elementos existentes

Para cada categoría, seleccione el elemento de NetSuite apropiado en el menú desplegable.

Cuando se habilita la opción Usar elementos existentes, el menú desplegable se actualiza para mostrar los elementos de búsqueda para cada línea de artículo en lugar de mostrar las cuentas.

Esto completa la configuración y la asignación de cuentas para la integración de NetSuite. Una vez configuradas todas las asignaciones, haga clic en "Listo" y luego en el botón "Enviar" para completar la integración. Aparecerá una marca de verificación verde junto a la integración para confirmar que se agregó correctamente.

P: ¿Qué pasa si no veo la marca de verificación verde después de enviar la configuración de integración?

A: Actualice la página de Administración. Si la marca de verificación verde junto a NetSuite sigue sin aparecer, vuelva a abrir el cuadro de diálogo de integración, vuelva a conectarse mediante el botón Iniciar sesión, confirme todas las configuraciones y asignaciones, y vuelva a enviar. Si el problema persiste, contacte con el soporte técnico de Alvys .

P: ¿Qué sucede si actualizo mi plan de cuentas en NetSuite más tarde?

R: Las asignaciones de cuentas en Alvys se pueden actualizar en cualquier momento. Abra el cuadro de diálogo de integración de NetSuite, navegue hasta el paso de asignación de cuentas, seleccione la cuenta actualizada en el menú desplegable y envíe la integración para guardar los cambios.

P: ¿Qué son las asignaciones de cuentas predeterminadas y por qué son necesarias? R: Las asignaciones de cuentas predeterminadas funcionan como cuentas de respaldo para las transacciones que no están asignadas explícitamente a una cuenta específica. Garantizan que todas las transacciones de ingresos y gastos exportadas de Alvys a NetSuite se registren correctamente, lo que evita errores causados por cuentas no asignadas.

P: ¿Cuándo debo usar asignaciones de cuentas específicas? R: Se recomiendan las asignaciones de cuentas específicas cuando existen cuentas de NetSuite dedicadas a tipos de transacciones individuales, como recargos por combustible, pago a conductores o accesorios. Estas asignaciones proporcionan un control detallado sobre cómo se contabiliza cada partida, lo que garantiza informes financieros consistentes y precisos.

P: ¿Qué sucede si una cuenta predeterminada requerida se asigna incorrectamente? R: Asignar una cuenta predeterminada a un tipo incorrecto, como usar una cuenta de Gastos para Ingresos, provocará errores en la exportación de transacciones. Los usuarios siempre deben seleccionar cuentas que coincidan con el tipo de transacción en NetSuite.

P: ¿Puedo omitir la configuración de cuentas específicas y usar solo las cuentas predeterminadas? R: Sí. Si no existen cuentas específicas, las transacciones se revertirán a las cuentas predeterminadas configuradas durante la configuración. Esto permite que la integración se complete correctamente sin necesidad de una asignación granular de cuentas.

P: ¿Cómo deben asignarse las transacciones de depósito en garantía en NetSuite? R: Las cuentas de depósito en garantía deben estar vinculadas a una cuenta de pasivo en NetSuite. Los fondos de depósito en garantía representan fondos temporales en nombre de los conductores o transportistas y no constituyen gastos de la empresa. Asignarlos a una cuenta de gastos generará errores en los estados financieros y problemas de conciliación.

P: ¿Qué es la función "Usar elementos existentes" y cómo afecta la asignación de cuentas? R: "Usar elementos existentes" permite vincular cada línea de transacción exportada desde Alvys a un elemento específico de NetSuite en lugar de a una cuenta contable. Al activarse, se desactivan las opciones predeterminadas de asignación de cuentas, ya que el elemento de NetSuite determina la cuenta de ingresos o gastos asociada para la contabilización.

P: ¿Qué sucede si una partida de una transacción (factura/recibo) no está asignada a una partida de NetSuite cuando la opción "Usar partidas existentes" está activada? R: Si alguna partida de una transacción no está asignada a una partida de NetSuite, la exportación de la transacción fallará. Todas las líneas relevantes deben estar asignadas para garantizar una contabilización correcta.

P: ¿Puedo asignar líneas de ingresos y gastos para los accesorios? R: Sí. Cada tipo de accesorio incluye una columna de Ingresos para los cargos de los clientes y una columna de Gastos para los costos asociados con los conductores o transportistas. Si no existen cuentas dedicadas, se pueden asignar a la Cuenta de Accesorios Predeterminada.

P: ¿Cómo se gestionan los cheques electrónicos y las comisiones en NetSuite? R: Las comisiones por cheques electrónicos se consideran ingresos porque, aunque aparecen como gasto en las facturas del conductor o transportista, reembolsan a la empresa. El gasto por cheque electrónico representa el importe real emitido al conductor o transportista, mientras que la cuenta de ingresos registra la comisión asociada.

P: ¿Qué debo hacer si solo tengo cuentas generales para deducciones, combustible o peajes? R: Si no existen cuentas dedicadas para deducciones, combustible o peajes, asigne estas líneas de transacción a la cuenta predeterminada correspondiente configurada durante la configuración. Esto garantiza que las transacciones se exporten correctamente.