Una asignación precisa de cuentas es esencial para garantizar que todas las transacciones exportadas de Alvys a QuickBooks Desktop (QBD) estén vinculadas a cuentas válidas. La integración admite la asignación de cuentas predeterminada y específica, lo que proporciona flexibilidad y control sobre el registro de las transacciones de ingresos y gastos.

Las cuentas predeterminadas son obligatorias y funcionan como cuentas de respaldo principales para cualquier transacción que no esté asignada explícitamente a una cuenta específica. Estas asignaciones garantizan que las transacciones siempre se puedan exportar correctamente y evitan errores causados por cuentas no asignadas.

En función de los tipos de transacciones seleccionados durante la configuración (Ingresos y/o Gastos), Alvys muestra las cuentas predeterminadas necesarias que deben asignarse.

Al seleccionar Ingresos, se deben asignar tanto una cuenta de Cuentas por Cobrar como una cuenta de Ingresos Predeterminados. Desde la perspectiva de la factura, cada partida individual, como el transporte de larga distancia del cliente, el recargo por combustible o los cargos adicionales, se contabiliza en la cuenta de ingresos asignada. El total acumulado de la factura se contabiliza en la cuenta de Cuentas por Cobrar, que representa el importe adeudado por el cliente.

Al seleccionar Gastos, se deben asignar tanto una cuenta de Cuentas por Pagar como una cuenta de Gastos Predeterminados. Desde la perspectiva de la factura, cada partida de la factura, como las tarifas de pago del conductor, el transporte de línea, el combustible o los peajes, se contabiliza en la cuenta de gastos asignada. El importe total de la factura se contabiliza en la cuenta de Cuentas por Pagar, que representa el importe adeudado al proveedor o transportista.

Esto refleja la forma en que QuickBooks Desktop procesa las transacciones: los montos de ingresos y gastos se registran en el nivel de artículo de línea, mientras que el saldo total adeudado por los clientes se rastrea en Cuentas por cobrar y el monto total adeudado a los proveedores se rastrea por separado en Cuentas por pagar.

Si no tiene cuentas específicas creadas en QBD, una vez configuradas las cuentas predeterminadas, puede seguir los pasos restantes de la integración y hacer clic en Guardar. Su integración se agregará correctamente.

La asignación de cuentas específicas le permite controlar con exactitud en qué cuentas de QuickBooks Desktop (QBD) se contabiliza cada partida de transacción. Esta función es opcional, pero se recomienda si tiene cuentas dedicadas a cada tipo de transacción en su plan de cuentas de QBD.

Para cada categoría de transacción, puede asignar una cuenta predeterminada específica para esa categoría. Si ha creado una cuenta predeterminada dedicada a una categoría, como una Cuenta de Carga Predeterminada, asígnela allí. Esto garantiza que todas las transacciones dentro de esa categoría se registren de forma coherente. Si no tiene una cuenta predeterminada específica para la categoría, el sistema recurrirá a la cuenta general de ingresos o gastos predeterminada configurada en la integración.

A continuación se muestra una explicación detallada de las categorías de transacciones y los elementos de línea específicos disponibles para el mapeo.

La categoría Carga representa las partidas de transacciones de ingresos que aparecen en las facturas de los clientes. Cada partida de una carga, como el recargo por combustible o el transporte de larga distancia, puede asignarse a una cuenta QBD específica, si existe.

Si tiene cuentas dedicadas en su Plan de Cuentas de QBD, como Transporte de Línea al Cliente o Recargo por Combustible al Cliente , asigne cada partida según corresponda. Si solo tiene una cuenta general para ingresos por carga, asígnela a la Cuenta de Carga Predeterminada .

La categoría Viaje representa las partidas de gastos que aparecen en las facturas. Cada partida, como las tarifas de pago de conductores o de transporte de larga distancia, se puede asignar a una cuenta QBD específica, si existe. Si tiene cuentas dedicadas en su Plan de Cuentas QBD, como las de Transporte de Larga Distancia o las de Tarifas de Conductores Individuales, asigne cada partida como corresponda. Si solo tiene una cuenta general para gastos de viaje, asígnela a la Cuenta de Viaje Predeterminada. Si no hay cuentas de viaje específicas de la categoría ni predeterminadas, la integración recurrirá a la cuenta de gastos general predeterminada configurada en un paso anterior.

Los viajes pueden asociarse con activos internos, solo con transportistas subsidiarios o con transportistas externos. Para los viajes con activos internos (conductores de empresa u operadores propietarios), las partidas de categoría de viaje en la factura representan las tarifas del conductor. Para los viajes con transportistas subsidiarios o externos, las partidas de categoría de viaje en la factura representan las tarifas del transportista.

Los cargos adicionales representan cargos o tarifas adicionales que se pueden aplicar tanto a clientes (ingresos) como a conductores o transportistas (gastos). Por lo tanto, pueden afectar tanto las cuentas de ingresos como las de gastos en QuickBooks Desktop (QBD).

La lista de tipos de accesorios disponibles para mapeo se extrae de los accesorios personalizados configurados por el inquilino en Alvys. Para configurar accesorios personalizados, consulte el siguiente artículo del Centro de ayuda: Accesorios personalizados . Cada tipo de accesorio incluye dos columnas para mapeo. La columna "Ingresos" se utiliza para mapear la cuenta de los ingresos generados por el accesorio cuando se cobra a los clientes. La columna "Gastos" se utiliza para mapear la cuenta de los costos asociados al accesorio cuando se cobra a los conductores o transportistas.

Una vez que se muestra la lista, puede asignar cada partida adicional a su cuenta QBD correspondiente, si existen cuentas dedicadas. Sin embargo, si su proceso contable solo incluye una cuenta general de ingresos y una cuenta general de gastos para todos los adicionales, puede asignarlas a la opción "Cuenta adicional predeterminada".

Un cheque electrónico es un cheque electrónico emitido para pagar a un conductor o transportista externo, que funciona como un método de pago digital en lugar de un cheque físico. Los cheques electrónicos pueden incluir cargos asociados y afectar tanto las cuentas de ingresos como las de gastos en Alvys y QuickBooks Desktop (QBD).

La categoría de cheque electrónico incluye una cuenta de ingresos y una cuenta de gastos predeterminadas, que se utilizan si no se asignan cuentas específicas. Cada tipo de cheque electrónico tiene sus propias columnas de ingresos y gastos para su mapeo. La columna de ingresos representa la tarifa del cheque electrónico cobrada a los conductores o transportistas y se registra como ingreso para la empresa.

La tarifa del cheque electrónico la configura el inquilino en función del tipo de cheque electrónico del perfil de la empresa y puede tener un valor mínimo, máximo o porcentual.

La columna de gastos representa el monto real del cheque electrónico emitido al conductor o transportista.

Las tarifas de cheque electrónico se tratan como ingresos porque, aunque aparecen como un gasto en la factura del conductor o del transportista, reembolsan a la empresa y, por lo tanto, se consideran ingresos.

Alvys proporciona una lista predefinida de tipos de deducción. Si tiene cuentas específicas en su plan de cuentas de QuickBooks Desktop para cualquiera de estos tipos de deducción, puede asignarlas como corresponda. Si solo tiene una cuenta general para todas las deducciones del conductor, puede asignarla a la Cuenta de Deducción Predeterminada .

La categoría Combustible incluye transacciones de combustible, como diésel, vinculadas a conductores u operadores. Cada tipo de combustible puede asignarse a una cuenta QBD específica, si existe. Si no existe una cuenta específica, pero sí una Cuenta de Combustible Predeterminada, la transacción utilizará dicha cuenta. Si no existe una Cuenta de Combustible específica ni una Cuenta de Combustible Predeterminada, la transacción recurrirá a la Cuenta de Gastos Predeterminada configurada en la asignación de cuentas predeterminada.

Solo se proporciona una cuenta predeterminada para la asignación de peajes. Si su plan de cuentas incluye una cuenta QBD dedicada a peajes, puede asignarla aquí. De lo contrario, todos los gastos de peaje se enviarán a la cuenta de gastos predeterminada.

Las cuentas de depósito en garantía se utilizan para guardar fondos en nombre de los conductores. Estas cuentas se crean en los perfiles de los conductores y los depósitos o retiros se reflejan al generar los extractos o recibos de pago de los conductores.

Al asignar cuentas de depósito en garantía, si existen cuentas de depósito en garantía específicas en su plan de cuentas de QBD para uno o más tipos de cuentas de depósito en garantía, asigne dichas cuentas. Si no existe una cuenta específica, pero sí una cuenta de depósito en garantía predeterminada para la categoría de depósito en garantía, asigne a la predeterminada. Si no existe ninguna, la transacción se revertirá a la cuenta de responsabilidad predeterminada .

Esto completa la configuración y asignación de cuentas para la integración con QuickBooks. Una vez configuradas todas las asignaciones, haga clic en "Listo" y luego en el botón "Enviar" para completar la integración. Aparecerá una marca de verificación verde junto a la integración para confirmar que se agregó correctamente.

P: ¿Qué debo hacer si la marca de verificación verde no aparece después de hacer clic en Enviar?

R: Actualice la página de Integraciones de Alvys. Si la marca de verificación verde junto a QuickBooks Desktop sigue sin aparecer, vuelva a abrir el cuadro de diálogo de integración, verifique que el Conector Web esté activo y que la Ruta del Archivo de la Empresa sea correcta, y luego vuelva a guardar la configuración. Si el problema persiste, contacte con el Soporte de Alvys.

P: ¿Qué son las asignaciones de cuentas predeterminadas y por qué son necesarias?

R: Las cuentas predeterminadas funcionan como cuentas de respaldo para transacciones no asignadas explícitamente a una partida específica. Garantizan que todos los ingresos (facturas) y gastos (recibos) exportados a QuickBooks se registren correctamente, lo que evita errores de sincronización debido a datos no asignados.

P: ¿Puedo omitir la configuración de cuentas específicas y confiar solo en las cuentas predeterminadas?

R: Sí. Si no existen cuentas específicas para cada partida individual (como detención o combustible), las transacciones se revertirán automáticamente a las cuentas predeterminadas que haya configurado. Esto permite que la integración funcione sin necesidad de un plan de cuentas muy detallado.

P: ¿Por qué no se pudo exportar mi factura si incluía un cheque electrónico?

R: Esto suele ocurrir si la comisión por cheque electrónico no está asignada a una cuenta de ingresos. Incluso si solo se exportan gastos, las comisiones por cheque electrónico se consideran ingresos para la empresa y deben estar vinculadas a una cuenta de ingresos en QuickBooks para procesar la factura.

P: ¿Por qué el depósito en garantía debe asignarse a una cuenta de responsabilidad?

R: Los fondos de depósito en garantía se mantienen en nombre del conductor y no constituyen un gasto de la empresa. Asignarlos a una cuenta de Pasivo en QuickBooks Desktop garantiza que sus estados financieros reflejen correctamente que estos fondos se adeudan al conductor.

P: ¿Puedo asignar el recargo por combustible de mi cliente y el gasto de combustible del conductor a la misma cuenta?

R: No se recomienda. Debe asignar los recargos por combustible para clientes a una cuenta de Ingresos y los costos de combustible para conductores a una cuenta de Gastos . Asignar a un tipo de cuenta incorrecto provocará errores de exportación en el Conector Web.

P: ¿Para qué se utiliza la “Cuenta de carga predeterminada”?

R: Sirve como cuenta principal para todas las partidas de la factura de un cliente. Si no desea desglosar el transporte de larga distancia, el combustible y los accesorios en cuentas separadas de QuickBooks, puede asignarlas todas a esta única cuenta predeterminada.

P: ¿Cómo puedo asignar accesorios que yo mismo he creado en Alvys?

R: Alvys extrae tu lista de Accesorios Personalizados directamente en la pantalla de mapeo. Verás dos columnas para cada uno: una para Ingresos (cuando cobras a un cliente) y otra para Gastos (cuando pagas a un conductor o transportista).