Una asignación precisa de cuentas es esencial para garantizar que todas las transacciones exportadas de Alvys a Business Central se registren en cuentas válidas. La integración con Business Central admite asignaciones de cuentas predeterminadas y específicas, lo que proporciona flexibilidad y control sobre el registro de las transacciones de ingresos y gastos.

Las cuentas predeterminadas son obligatorias y sirven como cuentas de respaldo principales para cualquier transacción que no esté asignada explícitamente a una cuenta específica. Estas asignaciones garantizan que las transacciones siempre se puedan exportar correctamente y evitan errores causados por cuentas no asignadas.

En función de los tipos de transacciones seleccionados durante la configuración (Ingresos y/o Gastos), Alvys muestra las cuentas predeterminadas necesarias que deben asignarse.

Al seleccionar Ingresos, se deben asignar tanto una cuenta de Cuentas por Cobrar como una cuenta de Ingresos Predeterminados. Desde la perspectiva de la factura, cada partida individual, como el transporte de larga distancia del cliente, el recargo por combustible o los cargos adicionales, se contabiliza en la cuenta de ingresos asignada. El total acumulado de la factura se contabiliza en la cuenta de Cuentas por Cobrar, que representa el importe adeudado por el cliente.

Al seleccionar Gastos, se deben asignar tanto una cuenta de Cuentas por Pagar como una cuenta de Gastos Predeterminados. Desde la perspectiva de la factura, cada partida de la factura, como las tarifas de pago del conductor, el transporte de línea, el combustible o los peajes, se contabiliza en la cuenta de gastos asignada. El importe total de la factura se contabiliza en la cuenta de Cuentas por Pagar, que representa el importe adeudado al proveedor o transportista.

Esto refleja la forma en que Business Central procesa las transacciones: los importes de ingresos y gastos se registran en el nivel de artículo de línea, mientras que el saldo total adeudado por los clientes se rastrea en Cuentas por cobrar y el importe total adeudado a los proveedores se rastrea por separado en Cuentas por pagar.

Si no tiene cuentas específicas creadas en Business Central, una vez configuradas las cuentas predeterminadas, puede seguir los pasos restantes de la integración y hacer clic en Guardar. Su integración se agregará correctamente.

La asignación de cuentas específicas proporciona un control detallado sobre las cuentas de Business Central en las que se contabiliza cada partida de transacción. Esta función es opcional, pero se recomienda si tiene cuentas dedicadas para cada tipo de transacción en su plan de cuentas de Business Central.

Para cada categoría de transacción, puede asignar una cuenta predeterminada específica para esa categoría. Si ha creado una cuenta predeterminada dedicada a una categoría, como una Cuenta de Carga Predeterminada, asígnela allí. Esto garantiza que todas las transacciones dentro de esa categoría se registren de forma coherente. Si no tiene una cuenta predeterminada específica para la categoría, el sistema recurrirá a la cuenta general de ingresos o gastos predeterminada configurada en la integración. A continuación, se detallan las categorías de transacción y las partidas específicas que se pueden asignar.

La categoría Carga representa las partidas de transacciones de ingresos que aparecen en las facturas de los clientes. Cada partida de una carga, como el recargo por transporte de larga distancia o por combustible, se puede asignar a una cuenta específica de Business Central, si existe una.

Si tiene cuentas dedicadas en su plan de cuentas de Business Central, como "Carga de línea al cliente" o "Recargo por combustible al cliente" , asigne cada partida según corresponda. Si solo tiene una cuenta general para ingresos por carga, asígnela a la "Cuenta de carga predeterminada" .

La categoría Viaje representa las partidas de gastos que aparecen en las facturas. Cada partida, como las tarifas de pago de conductores o las de transporte de larga distancia, se puede asignar a una cuenta específica de Business Central, si existe. Si tiene cuentas dedicadas en su plan de cuentas de Business Central, como las de transporte de larga distancia o las de tarifas individuales de conductor, asigne cada partida como corresponda. Si solo tiene una cuenta general para gastos de viaje, asígnela a la Cuenta de Viaje Predeterminada. Si no hay cuentas de viaje específicas de la categoría ni predeterminadas, la integración recurrirá a la cuenta de gastos general predeterminada configurada en un paso anterior.

Los viajes pueden asociarse con activos internos, solo con transportistas subsidiarios o con transportistas externos. Para los viajes con activos internos (conductores de empresa u operadores propietarios), las partidas de categoría de viaje en la factura representan las tarifas del conductor. Para los viajes con transportistas subsidiarios o externos, las partidas de categoría de viaje en la factura representan las tarifas del transportista.

Los cargos adicionales representan cargos o tarifas adicionales que pueden aplicarse tanto a clientes (ingresos) como a conductores o transportistas (gastos). Por lo tanto, pueden afectar tanto a las cuentas de ingresos como a las de gastos en Business Central.

La lista de tipos de accesorios disponibles para mapeo se extrae de los accesorios personalizados configurados por el inquilino en Alvys. Para configurar accesorios personalizados, consulte el siguiente artículo del Centro de ayuda: Accesorios personalizados . Cada tipo de accesorio incluye dos columnas para mapeo. La columna "Ingresos" se utiliza para mapear la cuenta de los ingresos generados por el accesorio cuando se cobra a los clientes. La columna "Gastos" se utiliza para mapear la cuenta de los costos asociados al accesorio cuando se cobra a los conductores o transportistas.

Una vez que se muestra la lista, puede asignar cada partida adicional a su cuenta de Business Central correspondiente, si existen cuentas dedicadas. Sin embargo, si su proceso contable solo incluye una cuenta general de ingresos y una cuenta general de gastos para todos los adicionales, puede asignarlas a la opción "Cuenta adicional predeterminada".

Un cheque electrónico se emite para pagar a un conductor o transportista externo y funciona como un método de pago digital en lugar de un cheque físico. Los cheques electrónicos pueden incluir comisiones y afectar tanto las cuentas de ingresos como las de gastos en Alvys y Business Central.

La categoría de cheque electrónico incluye una cuenta de ingresos y una cuenta de gastos predeterminadas, que se utilizan si no se asignan cuentas específicas. Cada tipo de cheque electrónico tiene sus propias columnas de ingresos y gastos para su mapeo. La columna de ingresos representa la tarifa del cheque electrónico cobrada a los conductores o transportistas y se registra como ingreso para la empresa.

La tarifa del cheque electrónico la configura el inquilino en función del tipo de cheque electrónico del perfil de la empresa y puede tener un valor mínimo, máximo o porcentual.

La columna de gastos representa el monto real del cheque electrónico emitido al conductor o transportista.

Las tarifas de cheque electrónico se tratan como ingresos porque, aunque aparecen como un gasto en la factura del conductor o del transportista, reembolsan a la empresa y, por lo tanto, se consideran ingresos.

Alvys proporciona una lista predefinida de tipos de deducción. Si tiene cuentas específicas en su plan de cuentas de Business Central para alguno de estos tipos de deducción, puede asignarlas como corresponda. Si solo tiene una cuenta general para todas las deducciones de conductor, puede asignarla a la Cuenta de Deducción Predeterminada .

La categoría Combustible incluye transacciones de combustible, como diésel, vinculadas a conductores u operadores. Cada tipo de combustible se puede asignar a una cuenta específica de Business Central, si existe. Si no existe una cuenta específica, pero sí una Cuenta de Combustible Predeterminada, la transacción utilizará dicha cuenta. Si no existe una Cuenta de Combustible Predeterminada ni una Cuenta de Combustible Predeterminada, la transacción recurrirá a la Cuenta de Gastos Predeterminada configurada en la asignación de cuentas predeterminada.

Solo se proporciona una cuenta predeterminada para la asignación de peajes. Si su plan de cuentas incluye una cuenta de Business Central dedicada a peajes, puede asignarla aquí. De lo contrario, todos los gastos de peajes se enviarán a la cuenta de gastos predeterminada.

Las cuentas de depósito en garantía se utilizan para guardar fondos en nombre de los conductores. Estas cuentas se crean en los perfiles de los conductores y los depósitos o retiros se reflejan al generar los extractos o recibos de pago de los conductores.

Al asignar cuentas de depósito en garantía, si existen cuentas de depósito en garantía específicas en el plan de cuentas de Business Central para uno o más tipos de cuentas de depósito en garantía, asigne dichas cuentas. Si no existe una cuenta específica, pero sí una cuenta de depósito en garantía predeterminada para la categoría de depósito en garantía, asigne a la predeterminada. Si no existe ninguna, la transacción se revertirá a la cuenta de pasivo predeterminada .

Esto completa la configuración y la asignación de cuentas para la integración de Business Central. Una vez configuradas todas las asignaciones, haga clic en Listo y luego en el botón Enviar para completar la integración. Aparecerá una marca de verificación verde junto a la integración para confirmar que se agregó correctamente.

P: ¿Qué pasa si no veo la marca de verificación verde después de enviar la configuración de la integración? R: Actualice la página de Integraciones de Alvys. Si la marca de verificación verde sigue sin aparecer junto a Business Central, vuelva a abrir el cuadro de diálogo de integración, vuelva a conectarse con el botón Iniciar sesión, confirme todas las configuraciones y asignaciones, y haga clic en Guardar. Si el problema persiste, contacte con el soporte técnico de Alvys.

P: ¿Qué sucede si actualizo mi plan de cuentas en Business Central más tarde?

R: Las asignaciones de cuentas en Alvys se pueden actualizar en cualquier momento. Abra el cuadro de diálogo de integración de Business Central, navegue hasta el paso de asignación de cuentas, seleccione la cuenta de mayor actualizada en el menú desplegable y guarde la integración para aplicar los cambios.

P: ¿Qué son las asignaciones de cuentas predeterminadas y por qué son necesarias?

R: Las asignaciones de cuentas predeterminadas funcionan como cuentas de mayor de respaldo para transacciones no asignadas explícitamente a una partida específica. Garantizan que todos los ingresos (facturas de venta) y gastos (facturas de compra) exportados a Business Central se registren correctamente, lo que evita errores de sincronización debido a datos financieros no asignados.

P: ¿Cuándo debo utilizar asignaciones de cuentas específicas?

R: Se recomiendan asignaciones de cuentas específicas cuando existen cuentas de mayor de Business Central dedicadas a tipos de transacciones individuales, como recargos por combustible, pago a conductores o detenciones. Estas proporcionan un control granular sobre el Libro Mayor, garantizando informes financieros consistentes y precisos para los diferentes flujos de ingresos y costos.

P: ¿Qué sucede si una cuenta predeterminada requerida se asigna incorrectamente?

R: Asignar una cuenta predeterminada a un tipo incorrecto, como usar una cuenta de gastos para una línea de ingresos, provocará errores de exportación en Business Central.

P: ¿Puedo omitir la configuración de cuentas específicas y confiar solo en las cuentas predeterminadas?

R: Sí. Si no existen cuentas de mayor específicas para cada partida, las transacciones se revertirán a las cuentas predeterminadas configuradas durante la configuración. Esto permite que la integración funcione correctamente sin necesidad de un plan de cuentas muy detallado.

P: ¿Cómo deben mapearse las transacciones de depósito en garantía en Business Central?

R: Las cuentas de depósito en garantía deben estar vinculadas a una cuenta de pasivo en Business Central. Dado que los fondos de depósito en garantía son fondos temporales para conductores o transportistas y no gastos de la empresa, asignarlos a una cuenta de gastos generará errores en los estados financieros y problemas de conciliación.

P: ¿Puedo asignar líneas de ingresos y gastos para accesorios?

R: Sí. Cada tipo de accesorio en el paso de mapeo incluye una columna de Ingresos para los cargos del cliente y una columna de Gastos para los costos del transportista o conductor. Si no existen cuentas de mayor dedicadas para un accesorio específico, se pueden mapear a la Cuenta de Accesorios Predeterminada.

P: ¿Qué debo hacer si solo tengo cuentas generales para deducciones, combustible o peajes?

R: Si no existen cuentas de mayor dedicadas para categorías específicas como deducciones, combustible o peajes, asigne estas líneas de transacción a la cuenta predeterminada correspondiente configurada durante la configuración. Esto garantiza que las transacciones se exporten a Business Central bajo una categoría más amplia.