Una asignación precisa de cuentas es esencial para garantizar que todas las transacciones exportadas de Alvys a QuickBooks Online (QBO) estén vinculadas a cuentas válidas. La integración admite tanto la asignación de cuentas predeterminada como la asignación de cuentas específicas, lo que ofrece flexibilidad y control sobre el registro de las transacciones de ingresos y gastos.

Las cuentas predeterminadas son obligatorias y funcionan como cuentas de respaldo principales para cualquier transacción que no esté asignada explícitamente a una cuenta específica. Estas asignaciones garantizan que las transacciones siempre se puedan exportar correctamente y evitan errores causados por cuentas no asignadas.

En función de los tipos de transacciones seleccionados durante la configuración (Ingresos y/o Gastos), Alvys muestra las cuentas predeterminadas necesarias que deben asignarse.

Al seleccionar Ingresos, se deben asignar tanto una cuenta de Cuentas por Cobrar como una cuenta de Ingresos Predeterminados. Desde la perspectiva de la factura, cada partida individual, como el transporte de larga distancia del cliente, el recargo por combustible o los cargos adicionales, se contabiliza en la cuenta de ingresos asignada. El total acumulado de la factura se contabiliza en la cuenta de Cuentas por Cobrar, que representa el importe adeudado por el cliente.

Al seleccionar Gastos, se deben asignar tanto una cuenta de Cuentas por Pagar como una cuenta de Gastos Predeterminados. Desde la perspectiva de la factura, cada partida de la factura, como las tarifas de pago del conductor, el transporte de línea, el combustible o los peajes, se contabiliza en la cuenta de gastos asignada. El importe total de la factura se contabiliza en la cuenta de Cuentas por Pagar, que representa el importe adeudado al proveedor o transportista.

Esto refleja la forma en que QuickBooks Online procesa las transacciones: los montos de ingresos y gastos se registran en el nivel de artículo de línea, mientras que el saldo total adeudado por los clientes se rastrea en Cuentas por cobrar y el monto total adeudado a los proveedores se rastrea por separado en Cuentas por pagar.

Si no tiene cuentas específicas creadas en QBO, una vez configuradas las cuentas predeterminadas, puede seguir los pasos restantes de la integración y hacer clic en Guardar. Su integración se agregará correctamente.

La asignación de cuentas específicas le permite controlar con exactitud en qué cuentas de QuickBooks Online (QBO) se contabiliza cada partida de transacción. Esta función es opcional, pero se recomienda si tiene cuentas dedicadas a cada tipo de transacción en su plan de cuentas de QBO.

Para cada categoría de transacción, puede asignar una cuenta predeterminada específica para esa categoría. Si ha creado una cuenta predeterminada dedicada a una categoría, como una Cuenta de Carga Predeterminada, asígnela allí. Esto garantiza que todas las transacciones dentro de esa categoría se registren de forma coherente. Si no tiene una cuenta predeterminada específica para la categoría, el sistema recurrirá a la cuenta general de ingresos o gastos predeterminada configurada en la integración.

A continuación se muestra una explicación detallada de las categorías de transacciones y los elementos de línea específicos disponibles para el mapeo.

La categoría Carga representa las partidas de transacciones de ingresos que aparecen en las facturas de los clientes. Cada partida de una carga, como el recargo por transporte de larga distancia o por combustible, puede asignarse a una cuenta QBO específica, si existe.

Si tiene cuentas dedicadas en su Plan de Cuentas de QBO, como Transporte de Línea al Cliente o Recargo por Combustible al Cliente , asigne cada partida como corresponda. Si solo tiene una cuenta general para ingresos por carga, asígnela a la Cuenta de Carga Predeterminada .

La categoría Viaje representa las partidas de gastos que aparecen en las facturas. Cada partida, como las tarifas de pago de conductores o de transporte de larga distancia, se puede asignar a una cuenta QBO específica, si existe. Si tiene cuentas dedicadas en su Plan de Cuentas QBO, como cuentas de Transporte de Larga Distancia o cuentas de Tarifas de Conductores Individuales, asigne cada partida como corresponda. Si solo tiene una cuenta general para gastos de viaje, asígnela a la Cuenta de Viaje Predeterminada. Si no hay cuentas de viaje específicas de la categoría ni predeterminadas, la integración recurrirá a la cuenta de gastos general predeterminada configurada en un paso anterior.

Los viajes pueden asociarse con activos internos, solo con transportistas subsidiarios o con transportistas externos. Para los viajes con activos internos (conductores de empresa u operadores propietarios), las partidas de categoría de viaje en la factura representan las tarifas del conductor. Para los viajes con transportistas subsidiarios o externos, las partidas de categoría de viaje en la factura representan las tarifas del transportista.

Los cargos adicionales representan cargos o tarifas adicionales que se pueden aplicar tanto a los clientes (ingresos) como a los conductores o transportistas (gastos). Por lo tanto, pueden afectar tanto las cuentas de ingresos como las de gastos en QuickBooks Online (QBO).

La lista de tipos de accesorios disponibles para mapeo se extrae de los accesorios personalizados configurados por el inquilino en Alvys. Para configurar accesorios personalizados, consulte el siguiente artículo del Centro de ayuda: Accesorios personalizados . Cada tipo de accesorio incluye dos columnas para mapeo. La columna "Ingresos" se utiliza para mapear la cuenta de los ingresos generados por el accesorio cuando se cobra a los clientes. La columna "Gastos" se utiliza para mapear la cuenta de los costos asociados al accesorio cuando se cobra a los conductores o transportistas.

Una vez que se muestra la lista, puede asignar cada partida accesoria a su cuenta QBO correspondiente, si existen cuentas dedicadas. Sin embargo, si su proceso contable solo incluye una cuenta general de ingresos y una cuenta general de gastos para todos los accesorios, puede asignarlas a la opción "Cuenta accesoria predeterminada".

Un cheque electrónico es un cheque electrónico emitido para pagar a un conductor o transportista externo, que funciona como un método de pago digital en lugar de un cheque físico. Los cheques electrónicos pueden incluir cargos asociados y afectar tanto las cuentas de ingresos como las de gastos en Alvys y QuickBooks Online (QBO).

La categoría de cheque electrónico incluye una cuenta de ingresos y una cuenta de gastos predeterminadas, que se utilizan si no se asignan cuentas específicas. Cada tipo de cheque electrónico tiene sus propias columnas de ingresos y gastos para su mapeo. La columna de ingresos representa la tarifa del cheque electrónico cobrada a los conductores o transportistas y se registra como ingreso para la empresa.

La tarifa del cheque electrónico la configura el inquilino en función del tipo de cheque electrónico del perfil de la empresa y puede tener un valor mínimo, máximo o porcentual.

La columna de gastos representa el monto real del cheque electrónico emitido al conductor o transportista.

Las tarifas de cheque electrónico se tratan como ingresos porque, aunque aparecen como un gasto en la factura del conductor o del transportista, reembolsan a la empresa y, por lo tanto, se consideran ingresos.

Alvys ofrece una lista predefinida de tipos de deducción. Si tiene cuentas específicas en su plan de cuentas de QuickBooks Online para alguno de estos tipos de deducción, puede asignarlas según corresponda. Si solo tiene una cuenta general para todas las deducciones de conductor, puede asignarla a la Cuenta de Deducción Predeterminada .

La categoría Combustible incluye transacciones de combustible, como diésel, vinculadas a conductores u operadores. Cada tipo de combustible puede asignarse a una cuenta QBO específica, si existe. Si no existe una cuenta específica, pero sí una Cuenta de Combustible Predeterminada, la transacción utilizará dicha cuenta. Si no existe ninguna Cuenta de Combustible específica ni una Cuenta de Combustible Predeterminada, la transacción recurrirá a la Cuenta de Gastos Predeterminada configurada en la asignación de cuentas predeterminada.

Solo se proporciona una cuenta predeterminada para la asignación de peajes. Si su plan de cuentas incluye una cuenta QBO dedicada a peajes, puede asignarla aquí. De lo contrario, todos los gastos de peaje se enviarán a la cuenta de gastos predeterminada.

Las cuentas de depósito en garantía se utilizan para guardar fondos en nombre de los conductores. Estas cuentas se crean en los perfiles de los conductores y los depósitos o retiros se reflejan al generar los extractos o recibos de pago de los conductores.

Al asignar cuentas de depósito en garantía, si existen cuentas de depósito en garantía específicas en su plan de cuentas de QBO para uno o más tipos de cuentas de depósito en garantía, asigne dichas cuentas. Si no existe una cuenta específica, pero sí una cuenta de depósito en garantía predeterminada para la categoría de depósito en garantía, asigne a la predeterminada. Si no existe ninguna, la transacción se revertirá a la cuenta de responsabilidad predeterminada .

Esto completa la configuración y asignación de cuentas para la integración con QuickBooks. Una vez configuradas todas las asignaciones, haga clic en "Listo" y luego en el botón "Enviar" para completar la integración. Aparecerá una marca de verificación verde junto a la integración para confirmar que se agregó correctamente.

P: ¿Qué pasa si no veo la marca de verificación verde después de enviar la configuración de integración?

R: Actualice la página de Administración. Si la marca de verificación verde junto a QuickBooks Online sigue sin aparecer, vuelva a abrir el cuadro de diálogo de integración, vuelva a conectarse mediante el botón Iniciar sesión, confirme todas las configuraciones y asignaciones, y vuelva a enviar. Si el problema persiste, contacte con el soporte de Alvys . P: ¿Qué sucede si actualizo mi plan de cuentas en QuickBooks más adelante?

R: Las asignaciones de cuentas en Alvys se pueden actualizar en cualquier momento. Abra el cuadro de diálogo de integración de QuickBooks Online, navegue hasta el paso de asignación de cuentas, seleccione la cuenta actualizada en el menú desplegable y envíe la integración para guardar los cambios.

P: ¿Cuál es el propósito de las “Asignaciones de cuentas predeterminadas”?

R: Las cuentas predeterminadas funcionan como una alternativa obligatoria. Si una transacción específica (como un recargo por combustible o un peaje) no está asignada a su propia cuenta, el sistema utiliza la asignación predeterminada para garantizar que la transacción se exporte correctamente y sin errores.

P: ¿Qué cuentas predeterminadas son necesarias si estoy exportando ingresos y gastos?

R: Debe asignar cuatro cuentas principales: Cuentas por cobrar y una cuenta de Ingresos predeterminada para sus ingresos, y Cuentas por pagar y una cuenta de Gastos predeterminada para sus costos.

P: ¿Qué sucede si asigno una cuenta al "Tipo" incorrecto en QuickBooks?

R: Seleccionar una cuenta con un tipo incorrecto (por ejemplo, asignar una cuenta de tipo "Gastos" de su Plan de Cuentas QBO a un campo "Ingresos" en Alvys) generará errores de exportación.

P: ¿En qué se diferencian las “Asignaciones de cuentas específicas” de los valores predeterminados?

R: Las asignaciones específicas permiten dirigir partidas individuales a cuentas dedicadas. Por ejemplo, en lugar de que todos los ingresos se asignen a una sola cuenta de "Ingresos", puede enviar el transporte de línea a una cuenta de "Ingresos de transporte de línea" y los recargos por combustible a una cuenta de "Ingresos por combustible".

P: ¿Cómo se manejan los accesorios en el proceso de mapeo?

R: Los accesorios tienen dos columnas de asignación: Ingresos y Gastos. La columna Ingresos asigna los ingresos cuando la tarifa se cobra a un cliente; la columna Gastos asigna el costo cuando la tarifa se paga a un conductor o transportista.

P: ¿Por qué las tarifas de E-Check se asignan a una cuenta de ingresos?

R: Aunque las tarifas de E-Check aparecen en la factura del conductor o transportista, se tratan como ingresos de la empresa porque reembolsan a la empresa el costo de emitir el pago electrónico.

P: ¿Qué debo hacer si mis facturas E-Check no se pueden exportar?

R: Revise sus asignaciones. Una factura puede fallar si incluye una comisión por cheque electrónico, pero la cuenta de ingresos por cheque electrónico correspondiente no está asignada, especialmente si su configuración es "Solo gastos".

P: ¿Qué tipo de cuenta QBO se debe utilizar para las asignaciones de depósito en garantía?

R: Las cuentas de depósito en garantía deben asignarse a cuentas de responsabilidad en QuickBooks Online. Esto se debe a que estos fondos se mantienen en nombre del conductor y no se consideran un gasto de la empresa.

P: ¿Qué pasa si no tengo una cuenta específica para Peajes o Combustible?

R: El sistema sigue una jerarquía de respaldo. Primero buscará una categoría predeterminada (por ejemplo, la cuenta de combustible predeterminada); si no está asignada, recurrirá a la cuenta de gastos predeterminada general configurada en el primer paso.

P: ¿Es necesaria la asignación de categorías de impuestos?

R: No. La categoría Impuestos actualmente está obsoleta y debe omitirse durante el proceso de configuración.