La asignación precisa de cuentas es fundamental para que cada transacción exportada de Alvys a NetSuite se registre en una cuenta válida. La integración con NetSuite admite tres tipos de configuración: asignaciones de cuentas predeterminadas, asignaciones de cuentas específicas y asignaciones de artículos. Estas se configuran durante el paso 3 del asistente de configuración de la integración con NetSuite.

Complete la autenticación y la configuración de NetSuite antes de asignar las cuentas. Consulte NetSuite: Autenticación y configuración en Alvys .

Para acceder a Administración > Integraciones, debe iniciar sesión como administrador , administrador de socios o usuario de soporte . Antes de habilitar la asignación de elementos, confirme que todos los elementos necesarios ya existen en su cuenta de NetSuite.

Cuando se selecciona Ingresos, mapea ambos:

Cuando se selecciona Gasto, asignar ambos:

Importante: Una vez configuradas las cuentas predeterminadas, funcionan como cuentas de respaldo. Si no se configuran cuentas específicas para cada tipo de transacción, la integración utiliza automáticamente la cuenta de ingresos o gastos predeterminada.

Importante: Debe asignar las cuentas predeterminadas a las cuentas correctas en el Plan de cuentas de NetSuite. Seleccionar una cuenta del tipo incorrecto provocará errores de exportación.

Si no tiene ninguna cuenta específica creada en NetSuite, una vez que haya configurado las cuentas predeterminadas, puede seguir los pasos de integración restantes y, a continuación, hacer clic en Guardar .

Asigne cada partida a su cuenta específica. Si solo existe una cuenta general, asígnela a la Cuenta de carga predeterminada .

Los viajes pueden asociarse con activos internos, transportistas subsidiarios o transportistas externos. Para los viajes que utilizan activos internos, las partidas representan las tarifas de los conductores. Para los viajes que utilizan transportistas subsidiarios o externos, las partidas representan las tarifas de los transportistas. Asigne cada partida según corresponda o utilice la Cuenta de viaje predeterminada como alternativa.

La lista de tipos de accesorios se obtiene de los accesorios personalizados configurados en Alvys. Consulte Accesorios personalizados . Cada tipo de accesorio tiene dos columnas: Ingresos (cargos al cliente) y Gastos (costos del conductor o transportista).

La categoría de cheques electrónicos incluye una cuenta de ingresos predeterminada y una cuenta de gastos predeterminada. Cada tipo de cheque electrónico tiene sus propias columnas de Ingresos y Gastos. La columna de Ingresos registra la comisión por cheque electrónico cobrada a los conductores o transportistas (registrada como ingreso para la empresa). La columna de Gastos registra el importe real del cheque electrónico emitido.

La tarifa del cheque electrónico se configura en el perfil de la empresa (Administración > Perfil de la empresa) y puede tener un valor mínimo, máximo o basado en un porcentaje.

Importante: Es posible que una factura no se exporte si incluye cheques electrónicos con cargos y la cuenta de ingresos correspondiente a dicho cargo no está asignada, incluso si la configuración está establecida para exportar solo los gastos. Asigne el cargo por cheque electrónico a una cuenta de ingresos específica para cheques electrónicos o a la cuenta de ingresos predeterminada para cheques electrónicos.

Cuando se emiten cheques electrónicos a un conductor o transportista externo, también se puede crear un cargo adicional asociado para el conductor y el cliente. Si existen las cuentas específicas, todos los cargos adicionales asociados a los cheques electrónicos deben estar registrados en la categoría "Cargos adicionales".

Importante: Las asignaciones de cuentas de depósito en garantía deben estar vinculadas a una cuenta de pasivos en NetSuite porque estos fondos se retienen temporalmente en nombre de los conductores y no representan un gasto de la empresa.

Tras completar este paso, se guardan todas las asignaciones de cuentas y artículos. Las transacciones exportadas desde Alvys se contabilizarán en las cuentas o artículos configurados según el orden de reserva: asignación específica de artículo o cuenta → valor predeterminado a nivel de categoría → cuenta maestra predeterminada de ingresos o gastos.

Actualiza la página Administración > Integraciones. Si aún no aparece, vuelve a abrir el cuadro de diálogo de integración, usa el botón Iniciar sesión para volver a conectarte, confirma que todos los ajustes y asignaciones estén completos y vuelve a enviar la solicitud. Si el problema persiste, ponte en contacto con el soporte técnico de Alvys.

Para solucionar esto, asigne la comisión por cheque electrónico a una cuenta de ingresos específica para cheques electrónicos o a la cuenta de ingresos predeterminada para cheques electrónicos.

Revise todas las categorías de asignación y confirme que cada línea tenga seleccionado un elemento de NetSuite correspondiente. Confirme que los elementos existan en NetSuite antes de intentar reexportarlos.

Abra el cuadro de diálogo de integración de NetSuite, vaya al paso de asignación de cuentas, verifique que cada campo esté asignado a una cuenta del tipo correcto y vuelva a enviar.

P: ¿Qué ocurre si no veo la marca de verificación verde después de enviar la configuración de la integración?

A: Actualice la página Administración > Integraciones. Si la marca de verificación aún no aparece, vuelva a abrir el cuadro de diálogo de integración, conéctese nuevamente mediante el botón Iniciar sesión, confirme todos los ajustes y asignaciones, y envíe la solicitud nuevamente. Si el problema persiste, comuníquese con el soporte técnico de Alvys.

P: ¿Qué sucede si actualizo mi plan de cuentas en NetSuite más adelante?

A: Las asignaciones de cuentas en Alvys se pueden actualizar en cualquier momento. Abra el cuadro de diálogo de integración de NetSuite, vaya al paso de asignación de cuentas, seleccione la cuenta actualizada y envíela.

P: ¿Qué son las asignaciones de cuentas predeterminadas y por qué son necesarias?

A: Las asignaciones de cuentas predeterminadas actúan como cuentas de reserva para las transacciones que no están asignadas explícitamente a una cuenta específica. Garantizan que todas las transacciones de ingresos y gastos se exporten correctamente.

P: ¿Cuándo debo usar asignaciones de cuentas específicas?

R: Cuando existen cuentas de NetSuite dedicadas a tipos de transacciones individuales, como recargos por combustible, pago de conductores o cargos adicionales.

P: ¿Qué sucede si una cuenta predeterminada obligatoria se asigna incorrectamente?

A: Asignar el tipo incorrecto provocará errores en la exportación de transacciones. Seleccione siempre cuentas que coincidan con el tipo de transacción.

P: ¿Puedo omitir la configuración de cuentas específicas y usar únicamente las cuentas predeterminadas?

R: Sí. Las transacciones volverán a las cuentas predeterminadas configuradas durante la configuración.

P: ¿Cómo deben representarse las transacciones de depósito en garantía en NetSuite?

A: Las cuentas de depósito en garantía deben estar vinculadas a una cuenta de pasivo. Los fondos en depósito en garantía representan retenciones temporales en nombre de los conductores y no son gastos de la empresa.

P: ¿Qué es la función "Usar elementos existentes" y cómo afecta a la asignación de cuentas?

A: La opción "Usar elementos existentes" vincula cada línea de transacción a un elemento específico de NetSuite en lugar de a una cuenta contable. Cuando está habilitada, las opciones de asignación de cuentas predeterminadas se desactivan.

P: ¿Qué sucede si una partida de una transacción no está asignada a un elemento de NetSuite cuando la opción "Usar elementos existentes" está habilitada?

A: La exportación de la transacción fallará. Todas las líneas relevantes deben estar mapeadas.

P: ¿Puedo asignar tanto las líneas de ingresos como las de gastos a los servicios adicionales?

R: Sí. Cada tipo de servicio adicional incluye una columna de Ingresos para los cargos al cliente y una columna de Gastos para los costos del conductor o transportista.

P: ¿Cómo se gestionan los cheques electrónicos y las comisiones en NetSuite?

A: Las comisiones por cheques electrónicos se consideran ingresos porque reembolsan a la empresa. El gasto por cheque electrónico representa el importe real emitido al conductor o transportista.

P: ¿Qué debo hacer si solo tengo cuentas generales para deducciones, combustible o peajes?

A: Asigne estas líneas de transacción a la cuenta predeterminada correspondiente para garantizar que las transacciones se exporten correctamente.