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Módulo: Gestión > Integraciones
Última revisión: junio de 2026 · Responsable: Equipo de integraciones
Asigna tu plan de cuentas de QuickBooks Desktop (QBD) a las categorías de ingresos y gastos de Alvys (una integración bidireccional en la que Alvys exporta facturas y recibos a QBD) para que cada factura y recibo se registre en la cuenta correcta sin errores.
Descripción general
La asignación de cuentas vincula cada tipo de transacción de Alvys con una cuenta específica en el plan de cuentas de QuickBooks Desktop (QBD). Cuando Alvys exporta una factura a QBD, busca la cuenta asignada para cada partida y registra el importe allí. Sin una asignación completa, el conector web no sincronizará la transacción.
La integración utiliza dos niveles: cuentas predeterminadas (obligatorias, actúan como respaldo para cualquier transacción no asignada) y cuentas específicas (opcionales, permiten un control detallado por categoría de transacción). Ambas se configuran durante el asistente de configuración de la integración.
Importante: Este artículo cubre el paso 3 de la configuración de la integración de QuickBooks Desktop. Complete los pasos 1 y 2 antes de comenzar aquí.
Antes de comenzar
Rol requerido: "Administrador" , "Administrador de socios" o "Soporte" (requiere el permiso "CompanyProfileManager" ).
Requisitos previos:
La integración con QuickBooks Desktop debe estar conectada previamente y el conector web debe estar activo.
Su plan de cuentas de QBD debe estar configurado en QuickBooks antes de asignar las cuentas en Alvys. Alvys obtiene la lista de cuentas directamente de QBD.
Debes saber qué tipos de transacciones seleccionaste durante la configuración (Ingresos, Gastos o ambos).
Pasos
Abra la pantalla de asignación de cuentas.
Vaya a Administración > Integraciones .
Abra el asistente de configuración de integración de QuickBooks Desktop.
Navegue hasta el paso Asignación de cuentas (Paso 3 del asistente).
Asigne cuentas predeterminadas. Las cuentas predeterminadas son obligatorias y actúan como la principal alternativa para cualquier partida de transacción no asignada.
🖼️ 📷 Imagen de marcador de posición: Pantalla de campos de asignación de cuenta predeterminada. Cargar imagen original de IC:14019661.
🖼️ 📷 Imagen de marcador de posición: Configuración que muestra qué campos de cuenta predeterminados aparecen según la selección de Ingresos o Gastos. Cargar la imagen original de IC:14019661.
Si se selecciona Ingresos, asigne ambos:
🖼️ 📷 Imagen de marcador de posición: Campos de asignación de cuenta predeterminada de ingresos completados. Cargar imagen original de IC:14019661.
Si se selecciona Gasto, asigne ambos:
🖼️ 📷 Imagen de marcador de posición: Campos de asignación de cuenta predeterminada de gastos completados. Cargar imagen original de IC:14019661.
Importante: Asigne las cuentas predeterminadas al tipo de cuenta correcto en el Plan de cuentas de QBD. Seleccionar una cuenta con un tipo incorrecto provocará errores de exportación.
Si no tiene ninguna cuenta específica creada en QBD, una vez que haya configurado las cuentas predeterminadas, puede seguir los pasos restantes y, a continuación, hacer clic en Guardar .
Mapear cuentas de Carga (ingresos). La categoría Carga representa las partidas de transacciones de ingresos en las facturas de los clientes.
🖼️ 📷 Marcador de posición de imagen: Cargar pantalla de asignación de cuenta. Subir imagen original de IC:14019661.
Asigne cada partida a una cuenta específica. Si solo existe una cuenta general, asígnela a la Cuenta de carga predeterminada .
Cuentas de viaje (gastos). La categoría Viaje representa las partidas de transacciones de gastos en las facturas.
🖼️ 📷 Imagen de marcador de posición: Pantalla de mapeo de cuenta de viaje. Cargar imagen original de IC:14019661.
Los viajes pueden estar asociados a activos internos, transportistas subsidiarios o transportistas externos:
Para los viajes que utilizan recursos internos (conductores de la empresa o transportistas autónomos), las partidas individuales representan las tarifas de los conductores.
Para los viajes realizados con transportistas subsidiarios o externos, las partidas individuales representan las tarifas del transportista.
Asigne cada partida a una cuenta específica o utilice la cuenta de viaje predeterminada como alternativa.
Mapeo de cuentas de servicios adicionales (ingresos y gastos). Los servicios adicionales representan cargos o tarifas adicionales que afectan tanto a los clientes (ingresos) como a los conductores o transportistas (gastos).
🖼️ 📷 Imagen de marcador de posición: Pantalla de asignación de accesorios que muestra las columnas de ingresos y gastos por tipo. Cargar la imagen original de IC:14019661.
La lista se obtiene de los servicios adicionales personalizados configurados en Alvys. Consulte Servicios adicionales personalizados . Cada tipo de servicio adicional tiene dos columnas: Ingresos (cargos al cliente) y Gastos (costos del conductor o transportista).
🖼️ 📷 Marcador de posición de imagen: Accesorios Opción de cuenta de accesorios predeterminada. Cargue la imagen original de IC:14019661.
Cuentas de cheques electrónicos (ingresos y gastos). Un cheque electrónico es un cheque emitido para pagar a un conductor o transportista externo. Los cargos por cheques electrónicos se consideran ingresos porque reembolsan a la empresa.
🖼️ 📷 Imagen de marcador de posición: Pantalla de mapeo de E-Check. Subir imagen original de IC:14019661.
🖼️ 📷 Imagen de marcador de posición: Configuración de tarifas de cheque electrónico en el perfil de la empresa. Cargar la imagen original de IC:14019661.
La categoría de cheques electrónicos incluye una cuenta de ingresos predeterminada y una cuenta de gastos predeterminada. Cada tipo de cheque electrónico tiene columnas de Ingresos y Gastos. La columna de Ingresos registra la comisión del cheque electrónico, mientras que la columna de Gastos registra el importe real del mismo.
🖼️ 📷 Imagen de marcador de posición: Tipos y valores de tarifas de cheques electrónicos del perfil de la empresa. Cargar la imagen original de IC:14019661.
Importante: Es posible que una factura no se exporte si incluye cheques electrónicos con comisiones y la cuenta de ingresos correspondiente a la comisión del cheque electrónico no está asignada, incluso cuando la configuración está establecida para exportar solo los gastos.
Cuando se emiten cheques electrónicos a un conductor o transportista, también se puede crear un cargo adicional asociado. Si existen cuentas específicas, todos los cargos adicionales asociados a los cheques electrónicos deben registrarse en la sección Cargos adicionales (Paso 5).
Asignar cuentas de deducción. Asigne cada tipo de deducción predefinido a una cuenta específica, o asigne todos a la Cuenta de deducción predeterminada .
🖼️ 📷 Imagen de marcador de posición: Pantalla de mapeo de deducciones que muestra los tipos de deducción. Cargar imagen original de IC:14019661.
Mapear cuentas de combustible. El orden de reserva para las transacciones de combustible: cuenta de tipo de combustible específico → Cuenta de combustible predeterminada → Cuenta de gastos predeterminada .
🖼️ 📷 Imagen de marcador de posición: Pantalla de mapeo de categorías de combustible con tipos de combustible. Cargar imagen original de IC:14019661.
Mapeo de cuentas de peaje. Solo se proporciona una cuenta predeterminada para el mapeo de peajes.
🖼️ 📷 Imagen de marcador de posición: Pantalla de mapeo de peajes con un único campo de cuenta predeterminado. Cargar imagen original de IC:14019661.
Importante: La categoría Impuestos está obsoleta. Omita este paso si aparece en el asistente.
🖼️ 📷 Imagen de marcador de posición: Pantalla de categoría de impuestos obsoleta. Cargue la imagen original de IC:14019661.
Cuentas de depósito en garantía. Las cuentas de depósito en garantía retienen fondos en nombre de los conductores. El orden de reserva es: tipo de cuenta de depósito en garantía específico → Cuenta de depósito en garantía predeterminada → Cuenta de pasivo predeterminada .
🖼️ 📷 Imagen de marcador de posición: Pantalla de mapeo de depósito en garantía. Cargar imagen original de IC:14019661.
Importante: Las asignaciones de cuentas de depósito en garantía deben estar vinculadas a una cuenta de pasivos en QuickBooks Desktop porque estos fondos se retienen temporalmente en nombre de los conductores.
Completa la configuración. Una vez que hayas configurado todas las asignaciones, haz clic en Listo y luego en Enviar . Aparecerá una marca de verificación verde junto a la integración.
🖼️ 📷 Marcador de posición de imagen: Botones Listo y Enviar al final del asistente. Cargar la imagen original de IC:14019661.
🖼️ 📷 Marcador de posición de la imagen: Marca de verificación verde junto a la integración de QuickBooks Desktop. Cargar la imagen original de IC:14019661.
Resultado
Aparece una marca de verificación verde junto a la integración con QuickBooks Desktop en la página de Integraciones. Ahora, todos los tipos de transacciones de Alvys están conectados a las cuentas correctas en su Plan de cuentas de QBD.
Solución de problemas
La marca de verificación verde no aparece después de hacer clic en Enviar.
Actualiza la página de Integraciones de Alvys.
Si la marca de verificación verde aún no aparece, vuelva a abrir el cuadro de diálogo de integración y verifique que el conector web esté activo y que la ruta del archivo de la empresa sea correcta.
Vuelva a guardar la configuración haciendo clic en Enviar de nuevo.
Si el problema persiste, póngase en contacto con el servicio de asistencia de Alvys.
La factura no se exporta cuando incluye un cheque electrónico.
Vuelva a la sección de cheques electrónicos de la configuración de cuentas (Paso 6).
Asigne la comisión por cheque electrónico a una cuenta de ingresos específica para cheques electrónicos, o seleccione la cuenta de ingresos por cheques electrónicos predeterminada.
Guarde y vuelva a exportar la factura.
Error de exportación debido a un tipo de cuenta incorrecto.
Vuelva a las asignaciones de cuentas predeterminadas (Paso 2) y verifique que los campos Cuentas por cobrar e Ingresos predeterminados apunten a cuentas de tipo Ingresos.
Verifique que los campos Cuentas por pagar y Gastos predeterminados apunten a los tipos de cuenta de pasivo y gasto correctos.
Corrija cualquier discrepancia y guarde.
La cuenta no aparece en el menú desplegable de asignación.
Verifique que la cuenta exista en su plan de cuentas de QBD.
Asegúrese de que el conector web haya realizado al menos una sincronización correcta para que la lista de cuentas de QBD esté actualizada en Alvys.
Actualiza la pantalla de mapas y vuelve a comprobar el menú desplegable.
Si la cuenta aún no aparece, póngase en contacto con el servicio de asistencia de Alvys.
Preguntas frecuentes
P: ¿Qué son las asignaciones de cuentas predeterminadas y por qué son necesarias?
A: Las cuentas predeterminadas actúan como cuentas de reserva para las transacciones que no están asignadas explícitamente a una partida específica. Garantizan que todos los ingresos (facturas) y gastos (recibos) exportados a QuickBooks se registren correctamente.
P: ¿Puedo omitir la configuración de cuentas específicas y usar únicamente las cuentas predeterminadas?
R: Sí. Las transacciones vuelven automáticamente a las cuentas predeterminadas configuradas en el paso 2.
P: ¿Por qué no se exportó mi factura si incluía un cheque electrónico?
R: Esto ocurre cuando la comisión por cheque electrónico no está vinculada a una cuenta de ingresos. Incluso al exportar solo gastos, las comisiones por cheque electrónico se consideran ingresos y deben estar vinculadas a una cuenta de ingresos.
P: ¿Por qué debe asignarse la cuenta de depósito en garantía a una cuenta de pasivo?
A: Los fondos en depósito se mantienen en nombre del conductor y no constituyen un gasto de la empresa. Su asignación a una cuenta de pasivo garantiza que los estados financieros reflejen correctamente que estos fondos se le deben al conductor.
P: ¿Puedo asignar el recargo por combustible del cliente y el gasto de combustible del conductor a la misma cuenta?
A: Esto no es recomendable. Asigne los recargos por combustible para clientes a una cuenta de ingresos y los costos de combustible para conductores a una cuenta de gastos. Asignar la cuenta al tipo incorrecto provocará errores de exportación.
P: ¿Para qué se utiliza la cuenta de carga predeterminada?
A: Sirve como cuenta principal para todos los artículos de una factura de cliente cuando no se desea desglosar los artículos individuales en cuentas separadas de QuickBooks.
P: ¿Cómo puedo asignar los accesorios que he creado en Alvys?
A: Alvys importa tu lista de servicios adicionales personalizados directamente a la pantalla de mapeo. Verás dos columnas para cada servicio adicional: una para los ingresos (cuando cobras a un cliente) y otra para los gastos (cuando pagas a un conductor o transportista).