Las asignaciones de cuentas le indican a Business Central dónde contabilizar cada tipo de transacción exportada desde Alvys. Existen dos niveles de asignación: asignaciones de cuentas predeterminadas, que se aplican a todas las transacciones de un tipo determinado si no existe una asignación más específica, y asignaciones de cuentas específicas, que se aplican a categorías de transacciones individuales, como combustible, peajes o cargos adicionales específicos.

Sinónimos: asignación de cuentas, asignación de GL, asignación de Libro Mayor, configuración de cuentas, asignación del plan de cuentas.

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La conexión con Business Central debe estar autenticada antes de configurar las asignaciones de cuentas. Abra el cuadro de diálogo de asignaciones de cuentas en Contabilidad > Integraciones > Business Central.

Las cuentas predeterminadas se aplican a todas las transacciones de una categoría determinada si no existe una asignación específica para esa partida. Se requieren cuatro cuentas predeterminadas antes de poder guardar la integración.

Para transacciones de ingresos (como facturas de carga y facturas de viaje): el importe de la partida se contabiliza en la Cuenta de Ingresos Predeterminada; el total de la transacción se contabiliza en la Cuenta de Cuentas por Cobrar (C/C).

Para transacciones de gastos (como facturas de transportistas y pagos a conductores): el importe de cada partida se contabiliza en la Cuenta de Gastos Predeterminada; el total se contabiliza en la Cuenta de Cuentas por Pagar (C/P).

Si no se especifica una asignación de cuenta para un tipo de transacción, Alvys utiliza la cuenta de ingresos o gastos predeterminada, según se trate de una factura o un recibo. Asignar una cuenta al tipo incorrecto (por ejemplo, asignar una cuenta de ingresos como cuenta de gastos) provocará errores de exportación.

Si no dispone de cuentas de contabilidad general específicas para cada categoría de transacción en Business Central, configure las cuatro cuentas predeterminadas y siga los pasos de asignación restantes; a continuación, haga clic en Guardar.

Asigne cada tipo de partida de Carga a una cuenta específica de Business Central, si existe. Si no se asigna ninguna cuenta de Carga específica, las transacciones de Carga se registrarán en la cuenta de Ingresos predeterminada o en la cuenta de Gastos predeterminada, según la dirección de la transacción.

Asigne cada partida de Viaje a una cuenta específica de Business Central, si existe. Si no se asigna ninguna cuenta de Viaje específica, las transacciones de Viaje se registrarán en la cuenta de Gastos predeterminada.

Los viajes pueden asociarse con recursos internos, transportistas subsidiarios o transportistas externos. En el caso de viajes con recursos internos (conductores de la empresa o autónomos), los conceptos de viaje en la factura representan las tarifas de pago del conductor. En el caso de viajes con transportistas subsidiarios o externos, los conceptos de viaje representan las tarifas del transportista.

Los tipos de accesorios disponibles para la asignación se obtienen de los accesorios personalizados configurados para su empresa en Alvys. Cada accesorio se puede asignar a una cuenta de ingresos, una cuenta de gastos o ambas.

Si un cargo adicional aparece en una factura, su importe se contabiliza en la cuenta de ingresos asignada. Si aparece en una factura de servicios, su importe se contabiliza en la cuenta de gastos asignada. Si no se ha asignado ninguna cuenta específica para un cargo adicional, Alvys utiliza la Cuenta de Cargos Adicionales Predeterminada, si se ha configurado alguna, o bien la Cuenta de Ingresos Predeterminada o la Cuenta de Gastos Predeterminada.

Un cheque electrónico (o e-check) es un pago digital emitido a un conductor o transportista externo como alternativa a un cheque físico. Asigne cada tipo de cheque electrónico a una cuenta de Business Central, si existe.

La tarifa por cheque electrónico se configura en el perfil de la empresa Alvys en función del tipo de cheque electrónico y se puede establecer como un valor mínimo, máximo o basado en un porcentaje.

La columna de gastos representa el importe real del cheque electrónico emitido al conductor o transportista.

Las comisiones por cheques electrónicos se consideran ingresos porque, aunque aparecen como un gasto en la factura del conductor o transportista, reembolsan a la empresa y, por lo tanto, se consideran ingresos.

Alvys proporciona una lista predefinida de tipos de deducción. Si tiene cuentas específicas en su plan de cuentas de Business Central para alguno de estos tipos de deducción, puede asignarlas según corresponda. Si solo tiene una cuenta general para todas las deducciones de conductores, puede asignarla a la Cuenta de Deducción Predeterminada .

Asigne los cargos por combustible a una cuenta específica de Business Central, si existe. Si no se asigna ninguna cuenta de combustible específica, las transacciones de combustible se registrarán en la cuenta de gastos predeterminada.

Asigne los cargos de peaje a una cuenta específica de Business Central, si existe. Si no se asigna ninguna cuenta de peaje específica, las transacciones de peaje se registrarán en la cuenta de gastos predeterminada.

La categoría de asignación de impuestos ya no está en uso. Los conceptos de impuestos se gestionan mediante otras categorías de transacciones. No es necesario realizar ninguna acción en este paso, a menos que el soporte de Alvys lo indique.

Las cuentas de depósito en garantía retienen fondos en nombre de los conductores. Estas cuentas se crean en los perfiles de los conductores, y los depósitos o retiros se reflejan cuando se generan los estados de cuenta o recibos de pago.

Las asignaciones de cuentas de depósito en garantía deben estar vinculadas a una cuenta de pasivo en Business Central. Asignar una cuenta de depósito en garantía a un tipo de cuenta que no sea de pasivo provocará errores de exportación.

Una vez configuradas todas las asignaciones de cuentas necesarias, haga clic en Guardar para completar la configuración de la integración. Una marca de verificación verde confirma que la integración está activa.

P: ¿Qué sucede si no veo la marca de verificación verde después de enviar la configuración de la integración? R: Actualice la página de Integraciones de Alvys. Si la marca de verificación verde aún no aparece junto a Business Central, vuelva a abrir el cuadro de diálogo de integración, conéctese nuevamente usando el botón Iniciar sesión, confirme todas las configuraciones y asignaciones, y haga clic en Guardar. Si el problema persiste, comuníquese con el soporte técnico de Alvys.

P: ¿Qué sucede si actualizo mi plan de cuentas en Business Central más adelante?

A: Las asignaciones de cuentas en Alvys se pueden actualizar en cualquier momento. Abra el cuadro de diálogo de integración de Business Central, vaya al paso de asignación de cuentas, seleccione la cuenta contable actualizada en el menú desplegable y guarde la integración para aplicar los cambios.

P: ¿Qué son las asignaciones de cuentas predeterminadas y por qué son necesarias?

A: Las asignaciones de cuentas predeterminadas actúan como cuentas de mayor alternativas para las transacciones que no están asignadas explícitamente a una partida específica. Garantizan que todos los ingresos (facturas de venta) y gastos (facturas de compra) exportados a Business Central se registren correctamente, evitando errores de sincronización debido a datos financieros no asignados.

P: ¿Cuándo debo usar asignaciones de cuentas específicas?

A: Se recomienda la asignación de cuentas específicas cuando existen cuentas de contabilidad general dedicadas en Business Central para tipos de transacciones individuales, como recargos por combustible, pago de conductores o tiempos de espera. Esto proporciona un control detallado sobre el libro mayor, lo que garantiza informes financieros coherentes y precisos para los diferentes flujos de ingresos y costos.

P: ¿Qué sucede si una cuenta predeterminada obligatoria se asigna incorrectamente?

A: Asignar una cuenta predeterminada al tipo incorrecto, como por ejemplo usar una cuenta de gastos para una línea de ingresos, provocará errores de exportación en Business Central.

P: ¿Puedo omitir la configuración de cuentas específicas y usar únicamente las cuentas predeterminadas?

R: Sí. Si no existen cuentas contables específicas para cada partida, las transacciones utilizarán las cuentas predeterminadas configuradas durante la configuración inicial. Esto permite que la integración funcione correctamente sin necesidad de un plan de cuentas muy detallado.

P: ¿Cómo deben representarse las transacciones de depósito en garantía en Business Central?

A: Las cuentas de depósito en garantía deben estar vinculadas a una cuenta de pasivos en Business Central. Dado que los fondos de depósito en garantía son retenciones temporales para conductores o transportistas y no gastos de la empresa, asignarlos a una cuenta de gastos distorsionará sus estados financieros y causará problemas de conciliación.

P: ¿Puedo asignar tanto las líneas de ingresos como las de gastos a los servicios adicionales?

A: Sí. Cada tipo de servicio adicional en el paso de asignación incluye una columna de Ingresos para los cargos al cliente y una columna de Gastos para los costos del transportista o conductor. Si no existen cuentas contables específicas para un servicio adicional concreto, se pueden asignar a la Cuenta de Servicios Adicionales Predeterminada.

P: ¿Qué debo hacer si solo tengo cuentas generales para deducciones, combustible o peajes?

A: Si no existen cuentas contables específicas para categorías como deducciones, combustible o peajes, asigne estas líneas de transacción a la cuenta predeterminada correspondiente configurada durante el proceso de configuración. Esto garantiza que las transacciones se exporten a Business Central bajo una categoría más amplia.