Esta guía describe las configuraciones esenciales necesarias en Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) antes de iniciar la integración con Alvys TMS. Seguir estos pasos en el orden indicado garantiza una sincronización precisa de los datos y la integridad de la lógica contable en todas sus entidades legales.

El primer paso, y el más crítico, es definir cómo se estructuran las filiales de la organización en Business Central. Alvys debe determinar si se debe tratar cada filial como una base de datos completamente independiente o como un segmento dentro de una única base de datos.

En esta arquitectura, cada filial es una "casa" independiente con sus propios datos privados y un entorno diferenciado. Pasos de configuración:

Para obtener más información, consulte: Crear nuevas empresas en Business Central

Al utilizar esta configuración, cada filial de Alvys se asigna directamente a su propia empresa de Business Central . El usuario simplemente selecciona el nombre de la empresa de destino durante el proceso de configuración de Alvys. Debido a que los datos se particionan a nivel de base de datos, se aplican las siguientes reglas: Asignación 1:1 de filial a empresa. Al agregar la integración de Alvys para una filial específica, debe vincularla a la empresa relacionada creada en Business Central. Esto garantiza el aislamiento arquitectónico; las transacciones de la "Filial A" son físicamente incapaces de mezclarse con las de la "Filial B". Eliminación de las dimensiones de las filiales. En esta configuración, la asignación de dimensiones a nivel de filial es redundante e innecesaria . Dado que todo el entorno de Business Central representa una sola filial, no es necesario "etiquetar" ni "dimensionar" transacciones individuales para identificar la entidad; el libro mayor en sí ya es específico de la entidad.

Esta arquitectura utiliza la extensión Binary Stream Multi-Entity Management (MEM). MEM es un complemento externo especializado para Business Central que permite a las organizaciones gestionar múltiples entidades legales, filiales o sucursales dentro de una única base de datos de empresas de Business Central. Por ejemplo , si su organización opera tres unidades de negocio distintas: Alvys Logistics , Alvys Freight y Alvys Transport, MEM permite que las tres convivan en un único entorno de "Empresa Principal". En lugar de iniciar y cerrar sesión en diferentes empresas para procesar la documentación, el usuario permanece en una sola pantalla y simplemente etiqueta cada transacción con un código de entidad. Pasos de configuración:

Para más información, consulte: Resumen de la gestión de múltiples entidades (flujo binario). Durante la configuración de la integración de Alvys, si se selecciona esta configuración, debe activar la casilla "Subsidiaria". A continuación, deberá vincular manualmente cada filial de Alvys con el código de entidad MEM específico definido en Business Central. Esta asignación garantiza que cada factura sincronizada se etiquete con el ID de entidad correcto, lo que permite que la extensión MEM dirija las transacciones a los libros internos correspondientes.

La cuenta utilizada para autorizar la integración de Alvys debe tener un tipo de licencia específico y permisos específicos para ejecutar comandos de API. Esto requiere un usuario de Business Central con acceso completo, una licencia válida y permiso de inicio de sesión en la empresa que se va a integrar.

Solo las licencias de usuario completas admiten el acceso de lectura/escritura a la API que requiere Alvys. Las licencias compatibles incluyen Dynamics 365 Business Central Essentials y Premium. La licencia de miembro del equipo no es compatible porque tiene acceso de solo lectura para la mayoría de las tablas financieras y no se puede usar para crear ni registrar facturas de compra y venta a través de la API.

El usuario de integración requiere acceso de lectura y escritura a las siguientes áreas:

Para configurar estos requisitos, navegue a la Tarjeta de usuario de integración de Alvys en Business Central y agregue los siguientes conjuntos:

Para obtener más información, consulte: Asignar permisos a usuarios y grupos

Alvys requiere cuentas de libro mayor (G/L) activas para registrar ingresos y gastos.

Para obtener más información, consulte: Comprensión del plan de cuentas

Los grupos contables son reglas asignadas a cada cliente o proveedor que indican a Business Central qué categoría de cuenta usar. Para más información, consulte: Configuración de grupos contables. Por qué es importante: Incluso si Alvys envía una cuenta específica, BC comprueba el grupo contable para garantizar que la transacción sea válida.

BC calcula el impuesto para los datos enviados por Alvys. Esto debe configurarse para evitar errores de "Desbalance". Pasos de configuración:

Para obtener más información: Configuración de impuestos en Business Central

Si bien Business Central cuenta con diarios nativos (normalmente un lote denominado DEFAULT ), crear un lote ALVYS dedicado es un prerrequisito muy recomendable, no un requisito técnico estricto. Un lote dedicado evita conflictos de bloqueo de registros con usuarios manuales y garantiza una trazabilidad clara de las transacciones automatizadas dentro del libro mayor. Pasos de configuración:

Para obtener más información: Trabajar con revistas generales

Requerido para transportistas sujetos al formulario 1099.

Pasos de configuración:

Para obtener más información: Configurar y utilizar los formularios 1099 del IRS

P: ¿Cómo sé si debo usar Empresas Separadas o Gestión Multientidad (MEM)? R: Depende de cómo opere su organización: Use Empresas Separadas si cada filial opera de forma independiente con su propia contabilidad, usuarios e informes. Use MEM si desea que varias entidades legales operen en un entorno compartido con usuarios e informes centralizados. Si utiliza la extensión Gestión Multientidad de Binary Stream, debe configurar Alvys Filial con los códigos de entidad y asignarlos durante la configuración de Alvys.

P: ¿Puedo cambiar de la Opción A (Empresas Separadas) a la Opción B (MEM) más adelante? R: Si bien es posible, se desaconseja encarecidamente una vez que la integración esté activa. Cambiar de arquitectura requiere una reasignación completa de todas las entidades, clientes y proveedores, y puede generar problemas importantes de conciliación de datos en su Libro Mayor. Es recomendable finalizar su estructura organizativa en BC antes de conectar Alvys.

P: ¿Alvys admite "Dimensiones de Activos" si no uso el complemento MEM? R: Sí. Incluso con una configuración de empresa 1:1 estándar, puede asignar activos de Alvys a Dimensiones de BC (como camiones o conductores) para generar informes detallados. Sin embargo, no necesitará una dimensión "Filial" para identificar la entidad legal.

P: Tengo una licencia de "Miembro del Equipo", ¿por qué no puedo usarla para la integración? R: Microsoft restringe el acceso de las licencias de "Miembro del Equipo" a "solo lectura" para la mayoría de las tablas financieras. Dado que Alvys necesita escribir datos (crear facturas de venta y de compra), se requiere una licencia de Business Central Essentials o Premium para autorizar la conexión a la API.

P: ¿Por qué veo un error de "Conjunto de permisos" al sincronizar una factura? R: Esto suele ocurrir si el usuario de integración no tiene los conjuntos de permisos D365 AUTOMATION o D365 BUS FULL ACCESS. Asegúrese de que estos conjuntos se asignen con el campo "Empresa" en blanco en la tarjeta de usuario para que se apliquen a todas las entidades integradas.

P: ¿Se requieren todos los planes de cuentas y empresas antes de exportar transacciones? R: Sí. Debe tener sus cuentas de mayor, grupos contables y dimensiones completamente configurados en BC antes de la primera sincronización. Alvys no puede contabilizar en una cuenta o empresa que aún no exista en la base de datos de BC.

P: ¿Realmente necesito un lote de diario general "ALVYS" dedicado? R: Si bien se puede usar el lote DEFAULT, un lote ALVYS dedicado evita errores de bloqueo de registros. Si un usuario tiene abierto el lote DEFAULT mientras Alvys intenta registrar una entrada automatizada, la transacción podría fallar. Un lote separado garantiza un flujo limpio para el tráfico de la API.

P: ¿Cómo gestiona Alvys el impuesto sobre las ventas (IVA/GST)? R: Alvys envía los datos de cada partida, pero Business Central es la fuente de referencia para el cálculo de impuestos. Debe tener configurados los grupos y áreas impositivas en Business Central. Si el impuesto calculado por Business Central difiere del total enviado por Alvys, la factura podría quedar en estado "Desequilibrado".