Establecer una conexión confiable entre Alvys y QuickBooks Desktop (QBD) comienza con la configuración correcta de su entorno contable. Esta guía describe las decisiones de arquitectura y los requisitos de datos que debe considerar antes de iniciar la configuración en la plataforma Alvys. Para obtener los mejores resultados, esta configuración debe ser un esfuerzo conjunto entre su contador principal y su administrador de TI.

Antes de elegir una configuración, es fundamental comprender los cuatro (4) componentes que hacen posible esta integración. Cada uno cumple una función específica, y conocer la diferencia previene errores comunes de instalación.

La decisión más importante que tomará es determinar dónde se ubicará el Conector Web de QuickBooks (QBWC) . Dado que el Conector Web es un servicio local de Windows, requiere una ruta constante e ininterrumpida a su Archivo de Empresa (QBW) .

En este entorno, QuickBooks Desktop, el conector web y la base de datos de la empresa (.QBW) se encuentran en el mismo equipo local (por ejemplo, un portátil o un ordenador de escritorio). Esto es común en pequeñas empresas de transporte donde una sola persona gestiona toda la contabilidad. El conector web de QuickBooks (QBWC) y su archivo (QWC) se instalarán en este equipo. Dado que el "Messenger" (QBWC) y la base de datos de la empresa (.QBW) se encuentran en el mismo disco duro, la latencia de red es nula. Este tipo de conexión es muy estable, ya que no depende de la estabilidad del servidor para funcionar.

En un entorno multiusuario, los empleados instalan y ejecutan QuickBooks Desktop en sus estaciones de trabajo individuales, pero el archivo de la empresa (QBW) se almacena centralmente en un servidor o en un PC host designado. Debe planificar la instalación del Conector Web de QuickBooks (QBWC) y su archivo (QWC) en el servidor o PC host donde se encuentra la base de datos. Los servidores están diseñados para funcionar las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Si instalara el Conector Web en una estación de trabajo individual, la sincronización se detendría en cuanto el empleado cerrara sesión o apagara su portátil. Al alojar la Estación de Sincronización en el servidor, Alvys puede seguir enviando actualizaciones incluso cuando el personal de contabilidad no está.

Si utiliza un servicio como Rightworks, Ace Cloud o un servidor privado de Escritorio Remoto (RDP) , se accede a su QuickBooks de forma remota. El Conector Web de QuickBooks (QBWC ) y el archivo del Conector Web de QuickBooks (QWC) deben estar instalados dentro de ese entorno remoto . El Conector Web debe poder ver la aplicación QuickBooks ejecutándose en la misma máquina (incluso si esta es virtual). Si instala el conector en su portátil local, pero su QuickBooks está en la nube, no podrán comunicarse. Mantener el conector y la base de datos en la misma nube garantiza la fiabilidad y la alta velocidad de transferencia de datos.

Para garantizar la compatibilidad, su entorno local o alojado debe cumplir los siguientes criterios: Versiones compatibles:

Acceso al sistema: Debe tener privilegios de administrador de Windows en el equipo que aloja el conector web. Esto es necesario para autorizar el protocolo de enlace de seguridad inicial.

Acceso a la base de datos: Durante la vinculación inicial (cuando la aplicación se agrega al conector por primera vez), debe iniciar sesión en QuickBooks como usuario "Administrador" en "Modo de usuario único". La cuenta de administrador es necesaria para otorgar a Alvys permiso para leer y escribir datos en sus registros financieros. El modo de usuario único significa que usted es la única persona que ha iniciado sesión en el archivo de la empresa y que todos los demás empleados han cerrado sesión. Este acceso exclusivo es necesario para que QuickBooks pueda actualizar su configuración interna de forma segura y registrar la nueva conexión sin interferencias ni errores de datos causados por otros usuarios que trabajan simultáneamente en el archivo. Una vez establecida la vinculación, puede volver al modo multiusuario para las operaciones diarias.

En QuickBooks Desktop, un "Archivo de Empresa" es su base de datos. Si no ha creado una empresa, Alvys no tiene dónde enviar sus datos. Antes de vincular Alvys con su software de contabilidad, su archivo de empresa de QuickBooks debe estar activo y correctamente estructurado para recibir datos. Deberá proporcionar la ruta del archivo de empresa durante la siguiente fase de configuración para garantizar que el puente de integración esté conectado a la base de datos correcta. Siga estos pasos para configurar una empresa correctamente en QBD :

Paso 1. Inicio: Abra QuickBooks Desktop . En la ventana "No hay empresas abiertas" , haga clic en "Crear una nueva empresa" . (Si ya tiene abierto otro archivo, vaya al menú "Archivo" y seleccione "Nueva empresa ").

Paso 2. Seleccione el método de configuración: Seleccione Inicio rápido o Iniciar configuración si desea comenzar de inmediato. Solo necesita ingresar el nombre de su empresa, el sector y el tipo de negocio, y seleccionar "Crear archivo de empresa" para crear su empresa. Puede ingresar esta información más adelante. Seleccione Inicio detallado si desea realizar una configuración completa para que toda su información esté disponible desde el principio.

Paso 3. Ingrese la información comercial Nombre de la empresa: Ingrese el nombre de su entidad legal (por ejemplo, Alvys Motor ).

Industria: Seleccione Transporte/Camiones . Al seleccionar esta industria, QuickBooks preconfigura un plan de cuentas adaptado a ella.

Tipo de negocio: seleccione su estructura legal (por ejemplo, LLC, S-Corp o Corporación).

Paso 4: Finalizar y guardar la creación de la empresa . QuickBooks le solicitará que guarde la nueva empresa.

El Plan de Cuentas contiene todas las cuentas financieras utilizadas para registrar transacciones en QuickBooks Desktop. QuickBooks utiliza esta lista para registrar fondos, deudas, ingresos y egresos. Antes de exportar transacciones desde Alvys, confirme que existan todas las cuentas de ingresos, gastos, activos y pasivos requeridas. Como mínimo, asegúrese de tener cuentas establecidas para:

Los usuarios pueden configurar números de cuenta para identificar fácilmente su tipo. QuickBooks Desktop no asigna números de cuenta a las cuentas que agrega. En su lugar, usted asigna números de cuenta al crear o editar sus propias cuentas.

Seleccione el menú Empresa, Listas o Contador y luego seleccione Plan de cuentas .

Desde el menú desplegable Cuenta ▼, seleccione Nuevo .

Seleccione un tipo de cuenta y luego seleccione Continuar . Complete los detalles de la cuenta.

Seleccione Guardar y cerrar .

P: ¿Necesito descargar algún software antes de comenzar la configuración?

R: No. Sin embargo, necesita una licencia de QuickBooks Desktop. Si bien la integración requiere componentes específicos como el Conector Web de QuickBooks, aún no necesita instalar nada. Todos los enlaces de descarga e instrucciones paso a paso necesarios se proporcionan durante el proceso de conexión y configuración de QuickBooks Desktop.

P: ¿Dónde debo instalar el QuickBooks Web Connector (QBWC) en una oficina multiusuario?

R: El Conector Web debe instalarse únicamente en el servidor o en el PC host designado donde se almacena el archivo de la empresa (.QBW). Instalarlo en estaciones de trabajo individuales puede provocar bloqueos de archivos, facturas duplicadas y errores de sincronización.

P: ¿Puedo usar Alvys con un proveedor de QuickBooks alojado en la nube?

R: Sí. En un entorno alojado, tanto el conector web de QuickBooks como el archivo de configuración de Alvys (.QWC) deben instalarse dentro del entorno remoto/en la nube para que puedan comunicarse directamente con el archivo de su empresa.

P: ¿Qué versiones de QuickBooks Desktop son compatibles con Alvys?

R: Alvys es compatible con QuickBooks Desktop Enterprise, Plus, Accountant, Premier y Pro (todos los tipos de suscripción).

P: ¿Qué nivel de acceso al sistema necesita el usuario para esta configuración?

R: Su administrador necesitará privilegios administrativos completos en el equipo Windows donde se aloja el Conector Web de QuickBooks. Esto es necesario para completar el protocolo de seguridad inicial y garantizar que la conexión esté autorizada a nivel de sistema.

P: ¿Por qué necesito estar en “Modo de usuario único” durante la configuración inicial?

R: El modo de usuario único garantiza que usted sea la única persona que inicie sesión en el archivo, lo que permite que QuickBooks otorgue de manera segura a Alvys los permisos de seguridad necesarios y registre la conexión sin interferencia de otros usuarios.

P: ¿Cuál es la diferencia entre el archivo QBWC, el archivo .QWC y el archivo .QBW?

R: El QBWC (Conector Web de QuickBooks) es la aplicación de Messenger que transfiere datos entre sí. El archivo .QWC es la hoja de instrucciones generada por Alvys que indica a Messenger con qué cuenta comunicarse. El archivo .QBW es la base de datos, que es el archivo real de su empresa de QuickBooks y contiene todos sus registros financieros.

P: ¿Cuáles son los requisitos mínimos del Plan de Cuentas para la integración?

R: Como mínimo, debe tener cuentas establecidas para cuentas por cobrar, cuentas por pagar, ingresos (para transporte de línea/combustible) y gastos (para transporte adquirido/liquidaciones de conductores).