Antes de conectar Alvys a Business Central, su entorno de BC debe estar configurado (preparado) para recibir y publicar datos de Alvys. Este artículo describe siete áreas de requisitos previos. Omitir o completar parcialmente cualquiera de estas áreas puede provocar fallos de sincronización, errores de facturación por desbalance o problemas de bloqueo de registros una vez que la integración esté activa.

Rol requerido: Para configurar la integración contable en Alvys, se requiere el permiso "CompanyProfileManager" , disponible para usuarios con los roles de Administrador, Administrador de socios o Soporte.

Requisitos previos para comenzar:

El primer paso, y el más importante, es definir cómo están estructuradas las filiales de su organización en Business Central. Elija la opción que mejor se adapte a su estructura organizativa.

Opción A: Empresas separadas (configuración estándar de BC)

En esta configuración, cada filial es un entorno independiente con sus propios datos privados. Cada filial de Alvys se vincula directamente con su propia empresa de Business Central en una relación 1:1. Las transacciones de una filial no se pueden combinar con las de otra.

Para obtener más información sobre cómo crear empresas en la Columbia Británica, consulte: Crear nuevas empresas en Business Central.

Durante la configuración de la integración de Alvys, seleccione el nombre de la empresa de destino para vincular la filial correcta.

Opción B: Gestión de múltiples entidades (complemento MEM)

Esta opción utiliza la extensión de Gestión Multi-Entidad (MEM) de flujo binario, que permite que varias entidades legales, filiales o sucursales operen dentro de una única base de datos de la empresa BC. Cada transacción se etiqueta con un Código de Entidad para identificar la filial.

El usuario de integración en BC requiere un tipo de licencia específico y un conjunto de permisos para permitir que Alvys lea y escriba datos financieros.

Requisitos de licencia

Solo las licencias de usuario completas admiten el acceso de lectura/escritura a la API que requiere Alvys. Los tipos de licencia compatibles son Dynamics 365 Business Central Essentials y Dynamics 365 Business Central Premium. Las licencias de miembro del equipo no son compatibles: Microsoft restringe esta licencia al acceso de solo lectura para la mayoría de las tablas financieras. Alvys necesita escribir datos (crear facturas de venta y de compra), por lo que una licencia de miembro del equipo no puede autorizar la conexión a la API.

Lista de verificación de permisos

El usuario de la integración debe tener acceso a: Acceso de inicio de sesión, Permisos locales, Clientes, Proveedores, Artículos, Facturas de venta, Facturas de compra, Asientos contables y Dimensiones.

Conjuntos de permisos recomendados

Agregue los siguientes cuatro conjuntos de permisos a la tarjeta de usuario del usuario de integración en BC:

Una vez completados todos los pasos necesarios, su entorno de Business Central estará listo para conectarse a Alvys. Tendrá:

Ahora puede proceder a la configuración de la conexión y los ajustes en Alvys, en Gestión > Integraciones.

Este error se produce cuando faltan los conjuntos de permisos "D365 AUTOMATION" o "D365 BUS FULL ACCESS" del usuario de integración, o cuando la columna " Empresa " de la ficha de usuario no se deja en blanco.

Paso 1: Busque Usuarios en BC y abra el registro del usuario de integración.

Paso 2: Desplácese a la pestaña Conjuntos de permisos de usuario y verifique que "ACCESO COMPLETO A D365 BUS" , "AUTOMATIZACIÓN D365" , "LOCAL" e "INICIO DE SESIÓN" estén todos listados.

Paso 3: Compruebe la columna Empresa para cada conjunto de permisos. Si aparece el nombre de una empresa, bórrelo para que los permisos se apliquen a todas las entidades.

Paso 4: Vuelva a intentar la sincronización desde Alvys (Administración > Integraciones > seleccione la integración de Business Central > sincronizar).

Si el error persiste después de asignar un campo de Empresa en blanco a los cuatro conjuntos, póngase en contacto con el soporte de Alvys e indique el mensaje de error exacto.

Este error se produce cuando el impuesto calculado por Business Central difiere del total enviado por Alvys, generalmente porque los grupos o áreas impositivas no están configurados o no están vinculados a la ficha del cliente o proveedor.

Paso 1: Busque los grupos de impuestos en BC y confirme que al menos un código (por ejemplo, TAXABLE) esté activo.

Paso 2: Busque las zonas fiscales y confirme que estén definidas las regiones en las que opera.

Paso 3: Abra la ficha del cliente o del proveedor correspondiente y diríjase a la pestaña Facturación . Confirme que se hayan asignado un grupo fiscal y un área fiscal.

Paso 4: Vuelva a intentar la sincronización desde Alvys.

Si el error persiste después de confirmar la configuración fiscal, póngase en contacto con el soporte de Alvys e indique el nombre del cliente o proveedor afectado.

Este error se produce cuando un usuario manual está utilizando el lote de diario general PREDETERMINADO al mismo tiempo que Alvys intenta registrar una entrada automatizada.

Paso 1: Buscar lotes del diario general en BC.

Paso 2: Confirme que existe un lote ALVYS . Si no existe, créelo siguiendo el paso 6 anterior.

Paso 3: Confirme que el usuario de integración tiene permiso para publicar en el lote ALVYS.

Paso 4: En Alvys, vaya a Administración > Integraciones > seleccione la integración de Business Central > confirme que el lote de diario esté configurado en ALVYS en lugar de PREDETERMINADO.

Si los errores de bloqueo de registros persisten después de cambiar a un procesamiento por lotes dedicado, póngase en contacto con el soporte técnico de Alvys.

Este error se produce cuando falta el conjunto de permisos "LOGIN" o cuando la cuenta del usuario de integración no tiene acceso a la empresa BC específica que se está integrando.

Paso 1: Busque Usuarios en BC y abra el usuario de integración.

Paso 2: Confirme que el conjunto de permisos "LOGIN" aparece en Conjuntos de permisos de usuario con la columna Empresa en blanco.

Paso 3: Confirme que el usuario tiene acceso a la empresa objetivo. Si utiliza MEM, confirme que el usuario está asignado a todos los códigos de entidad relevantes en la configuración de seguridad de usuario de MEM .

Si el usuario sigue sin poder iniciar sesión después de que se confirmen los permisos, póngase en contacto con el soporte técnico de Alvys.

P: ¿Cómo puedo saber si debo usar Empresas Separadas o Gestión de Múltiples Entidades (MEM)?

A: Utilice la opción Empresas separadas si cada filial opera de forma independiente con su propia contabilidad, usuarios e informes. Utilice MEM si desea que varias entidades legales operen dentro de un entorno compartido con usuarios e informes centralizados. Si utiliza la extensión de Gestión de múltiples entidades de Binary Stream, debe configurar cada filial de Alvys para que se asigne a un código de entidad MEM específico durante la configuración de Alvys.

P: ¿Puedo cambiar de la Opción A (Empresas separadas) a la Opción B (MEM) una vez que la integración esté en funcionamiento?

R: Cambiar de arquitectura una vez que la integración esté en funcionamiento requiere una reasignación completa de todas las entidades, clientes y proveedores, y puede generar importantes problemas de conciliación de datos en su libro mayor. Finalice su estructura organizativa en BC antes de conectar Alvys.

P: ¿Alvys admite dimensiones de activos si no estoy utilizando el complemento MEM?

R: Sí. Incluso en una configuración estándar de empresa 1:1, puede asignar los activos de Alvys a dimensiones de BC (como camiones o conductores) para obtener informes detallados. No necesitará una dimensión de subsidiaria para identificar la entidad legal, ya que el libro mayor ya es específico para cada entidad.

P: Tengo una licencia de miembro del equipo; ¿por qué no puedo usarla para la integración?

A: Microsoft restringe las licencias de miembro del equipo al acceso de solo lectura para la mayoría de las tablas financieras. Dado que Alvys necesita escribir datos (crear facturas de venta y de compra), se requiere una licencia Business Central Essentials o Premium para autorizar la conexión API.

P: ¿Realmente necesito un lote de diario general ALVYS específico?

R: Si bien puede usar el lote PREDETERMINADO, un lote ALVYS dedicado evita errores de bloqueo de registros. Si un usuario tiene el lote PREDETERMINADO abierto mientras Alvys intenta registrar una entrada automatizada, la transacción podría fallar. Un lote independiente proporciona un canal seguro para el tráfico de la API.

P: ¿Cómo gestiona Alvys el impuesto sobre las ventas?

A: Alvys envía los datos de cada partida, pero Business Central es la fuente de información principal para el cálculo de impuestos. Debe tener configurados los grupos y áreas fiscales en BC. Si el impuesto calculado por BC difiere del total enviado por Alvys, la factura podría quedar con un estado de desbalance.

P: ¿Es necesario configurar todos los planes de cuentas y empresas antes de exportar transacciones?

R: Sí. Sus cuentas de mayor, grupos de contabilización y dimensiones deben estar completamente configurados en BC antes de la primera sincronización. Alvys no puede contabilizar en una cuenta o empresa que aún no exista en el entorno de BC.