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Módulo: Gestión > Integraciones
Última revisión: junio de 2026 · Responsable: Equipo de integraciones
Antes de conectar Alvys a QuickBooks Desktop, su equipo de contabilidad debe verificar que cuatro componentes de software estén presentes en el entorno correcto y que el archivo de su empresa de QuickBooks y el plan de cuentas estén listos para recibir las transacciones asignadas.
Descripción general
Para conectar Alvys a QuickBooks Desktop se requieren cuatro componentes independientes que funcionen conjuntamente en el mismo entorno. Si se omite alguna tarea de preparación, la conexión fallará o se producirán errores de sincronización tras la primera autorización.
Este artículo explica cómo comprender los cuatro componentes necesarios, elegir el tipo de configuración que mejor se adapte a su entorno de oficina, verificar la compatibilidad del software y preparar el archivo de su empresa y el plan de cuentas de QuickBooks antes de comenzar. Estos pasos son exclusivos de Windows; la integración con QuickBooks Desktop no está disponible para Mac.
Antes de comenzar
Rol requerido: "Administrador" , "Administrador de socios" o "Soporte" (requiere el permiso "CompanyProfileManager" ).
Requisitos previos:
Sistema operativo Windows: QuickBooks Desktop solo funciona en Windows.
QuickBooks Desktop instalado en la máquina que se encargará de la sincronización.
Acceso de administrador a esa máquina Windows
Un archivo de empresa activo de QuickBooks (.QBW) para la filial que planea integrar.
Pasos
Antes de comenzar: Si bien esta guía menciona varios componentes de software, aún no es necesario descargar ni instalar nada. Todos los enlaces y archivos necesarios para la instalación se proporcionan paso a paso en el siguiente artículo: Cómo conectar QuickBooks Desktop a Alvys y configurar los ajustes.
Comprenda los cuatro componentes de integración. La integración con QuickBooks Desktop utiliza cuatro componentes que deben estar presentes en el mismo entorno:
QuickBooks Desktop (QBD) es la aplicación de contabilidad instalada en su equipo Windows. Almacena su plan de cuentas, los registros de clientes y proveedores, y todas las transacciones financieras.
QuickBooks Web Connector (QBWC) es una aplicación en segundo plano que conecta Alvys con QuickBooks Desktop. Normalmente se instala automáticamente al instalar QuickBooks Desktop. Si no se instala, descárguelo desde el sitio de soporte de Intuit.
El archivo de configuración del conector web (QWC) es un archivo que Alvys genera para cada filial que integre. En él, Alvys le indica al conector web el nombre de la aplicación, su ID de propietario único y el identificador del archivo de su empresa. Este archivo se descarga desde Alvys durante la configuración.
El archivo de empresa de QuickBooks (QBW) es la base de datos que almacena toda la información de la empresa, incluido el plan de cuentas. Este es el archivo que QuickBooks abre al iniciar sesión.
Los cuatro deben estar en el mismo entorno. Si alguno de ellos está en otro lugar, la sincronización no funcionará.
Seleccione su tipo de configuración. Se admiten tres tipos de configuración. Identifique cuál corresponde a su oficina antes de continuar.
Usuario único (ordenador de escritorio local): Una persona utiliza QuickBooks en un único ordenador con Windows. QuickBooks Desktop, el conector web y el archivo de la empresa se encuentran en ese equipo. Esta es la configuración más sencilla.
Multiusuario (red de oficina): Varios usuarios comparten un archivo de empresa almacenado en un servidor central o en una unidad compartida. Instale el Conector web en el equipo que aloja el archivo de empresa, no en las estaciones de trabajo individuales. Alvys se sincroniza a través de ese equipo.
Escritorio remoto o en la nube (por ejemplo, Rightworks o Ace Cloud): QuickBooks se aloja de forma remota y se accede a él mediante una sesión de escritorio remoto. Cargue tanto el conector web como el archivo QWC en el entorno remoto. El archivo de la empresa debe estar abierto en esa sesión remota durante la conexión inicial.
Verifique la compatibilidad del software. Antes de descargar el archivo QWC de Alvys, confirme lo siguiente:
Las ediciones de QuickBooks Desktop compatibles son: Enterprise, Plus, Accountant, Premier o Pro. Para comprobar su edición, abra QuickBooks Desktop y pulse F2 (o Fn + F2) para abrir la ventana de Información del producto.
Permisos de administrador de Windows: Su cuenta de Windows en el equipo de sincronización debe tener permisos de administrador. Sin ellos, no podrá autorizar la conexión del Conector web.
Modo de usuario único: Al agregar el archivo QWC al conector web durante la configuración, QuickBooks debe estar en modo de usuario único y el archivo de la empresa debe estar abierto. El modo multiusuario impide que aparezca la solicitud de autorización.
Prepara el archivo de tu empresa en QuickBooks.
Abra QuickBooks Desktop en la máquina de sincronización designada.
Abra el archivo de la empresa (.QBW) que planea integrar con Alvys.
Confirme que el nombre correcto de la empresa aparece en la parte superior de la ventana de QuickBooks.
Vaya a Archivo > Cambiar a modo de usuario único si la opción está disponible.
Si tiene varias filiales en Alvys, cada una requiere su propia configuración de integración independiente. Abra el archivo de empresa de cada filial por separado al configurarla.
Si aún no tiene un archivo de empresa de QuickBooks, créelo primero: Abra QuickBooks Desktop y haga clic en Crear una nueva empresa en la ventana Ninguna empresa abierta . Si ya tiene un archivo abierto, vaya a Archivo > Nueva empresa . Seleccione Inicio rápido para empezar rápidamente o Inicio detallado para una configuración completa. Ingrese el nombre de su empresa, seleccione Transporte/Camiones como sector (esto preconfigura un plan de cuentas adecuado para el transporte) y seleccione su tipo de negocio (por ejemplo, LLC, S-Corp o Corporación). Haga clic en Crear empresa y guarde cuando se le solicite.
Verifique su plan de cuentas. Alvys asigna las transacciones a las cuentas de su plan de cuentas de QuickBooks durante el asistente de configuración. Las cuentas que no existen en QuickBooks no se pueden seleccionar durante la asignación, así que cree las cuentas que falten antes de comenzar. Como mínimo, su plan de cuentas debe incluir:
Cuentas por cobrar: para facturas de clientes
Cuentas por pagar: para facturas de transportistas y conductores.
Ingresos: al menos una cuenta de ingresos para transacciones de ingresos
Gasto: al menos una cuenta de gastos para transacciones de costos
Si su empresa utiliza números de cuenta en QuickBooks, habilítelos antes de realizar la asignación: vaya a Editar > Preferencias > Contabilidad > Preferencias de la empresa y marque la casilla Usar números de cuenta . Los números de cuenta deben estar habilitados antes de comenzar la asignación en Alvys.
Si tiene subcuentas, seleccione la casilla "Mostrar solo la subcuenta de menor saldo" . Esto simplifica la información de la subcuenta al usarla en sus transacciones.
Para agregar una cuenta faltante a su Plan de cuentas, siga estos pasos en QuickBooks Desktop:
Seleccione el menú Empresa , Listas o Contador y, a continuación, seleccione Plan de cuentas .
En el menú desplegable Cuenta , seleccione Nuevo .
Seleccione un tipo de cuenta y, a continuación, seleccione Continuar .
Complete los datos de la cuenta.
Seleccione Guardar y cerrar .
Resultado
Una vez completados los cinco pasos, su entorno de QuickBooks estará listo para la conexión. Consulte «Cómo conectar QuickBooks Desktop a Alvys y configurar los ajustes» para descargar el archivo QWC, autorizar el conector web y configurar los ajustes de integración.
Solución de problemas
No aparece la solicitud de autorización al agregar el archivo QWC.
Paso 1: Confirme que QuickBooks Desktop esté abierto y que haya iniciado sesión como usuario administrador.
Paso 2: Confirme que QuickBooks esté en modo de usuario único. Vaya a Archivo > Cambiar a modo de usuario único si la opción está disponible.
Paso 3: Compruebe la barra de tareas de Windows para ver si hay una ventana de QuickBooks minimizada o en segundo plano que contenga la solicitud de autorización.
Paso 4: Si la solicitud aún no aparece, cierre y vuelva a abrir QuickBooks, y luego intente agregar nuevamente el archivo QWC.
No puedo ver la página de integraciones de Alvys.
Paso 1: Confirme que su rol de usuario es "Administrador" , "Administrador de socios" o "Soporte" .
Paso 2: Vaya a Administración > Integraciones. Si la opción Integraciones no está visible, su cuenta no tiene el permiso "CompanyProfileManager" . Póngase en contacto con el administrador de su cuenta de Alvys para revisar la asignación de su rol. Si su rol es correcto y la página sigue sin estar accesible, póngase en contacto con el soporte técnico de Alvys.
📷 Imagen de marcador de posición: Sube aquí la captura de pantalla que muestra la página de Integraciones en Alvys del artículo original de Notion.
Preguntas frecuentes
P: ¿Puedo usar QuickBooks Desktop en una Mac?
R: No. QuickBooks Desktop solo está disponible para Windows. El conector web que permite esta integración también requiere Windows. Si su equipo utiliza exclusivamente Mac, considere la integración con QuickBooks Online.
P: ¿Qué ediciones de QuickBooks Desktop son compatibles?
R: Se admiten las ediciones Enterprise, Plus, Accountant, Premier y Pro. Para comprobar su edición, abra QuickBooks Desktop y pulse F2 (o Fn + F2) para abrir la ventana de Información del producto.
P: ¿Puedo conectar varias filiales a QuickBooks Desktop?
R: Sí. Cada filial se configura por separado. Abra el archivo de la empresa de la filial correspondiente en QuickBooks antes de configurarla en Alvys. Cada filial requiere su propio archivo QWC, que deberá descargar desde Alvys.
P: ¿Es necesario instalar el conector web en todos los ordenadores de nuestra oficina?
R: No. Solo la máquina de sincronización designada necesita el Conector web. En configuraciones multiusuario, esta suele ser la máquina que aloja el archivo de la empresa. Instalar el Conector web en más de una máquina para el mismo archivo de la empresa provoca transacciones duplicadas y errores de bloqueo de registros.
P: ¿Es necesario que el archivo de mi empresa esté abierto cuando añada el archivo QWC?
R: Sí. El archivo de tu empresa QuickBooks debe estar abierto cuando agregues el archivo QWC al conector web. QuickBooks requiere que el archivo esté abierto para mostrar la solicitud de autorización que otorga a Alvys permiso para intercambiar datos.
P: ¿Qué es el modo de usuario único y cuándo lo necesito?
A: El modo de usuario único significa que solo un usuario puede acceder al archivo de la empresa a la vez. Debe activar el modo de usuario único antes de agregar el archivo QWC, ya que la solicitud de autorización requiere que aparezca este modo. Puede volver al modo multiusuario una vez completada la autorización.
P: Nuestro QuickBooks está alojado de forma remota. ¿Qué debo hacer de manera diferente?
A: Cargue tanto la aplicación Web Connector como el archivo QWC en su entorno remoto antes de iniciar la configuración. Complete todos los pasos de conexión dentro de la sesión de escritorio remoto donde se ejecuta QuickBooks.
P: ¿Es necesario incluir números de cuenta en mi plan de cuentas?
R: No, los números de cuenta son opcionales. Si su plan de cuentas ya utiliza números de cuenta, active esa opción en QuickBooks antes de asignar las cuentas en Alvys. Si no utiliza números de cuenta, no es necesario realizar ninguna acción.