Las asignaciones de cuentas indican a Alvys qué cuentas del Libro Mayor (GL) de Sage Intacct debe usar al exportar facturas y recibos. Este artículo explica cómo se organizan las asignaciones, cómo funciona la lógica de reserva y proporciona un desglose detallado de cada categoría de asignación.
💡 Primero complete el asistente de configuración. 2️⃣Sage Intacct: Conexión y configuración . Configure las asignaciones de cuenta predeterminadas durante el paso 3 (AP), el paso 4 (AR) y complete las asignaciones específicas en cualquier momento después de la configuración desde la pestaña Asignaciones de cuenta .
Cómo funcionan las asignaciones de cuentas
Cada partida de una factura requiere una cuenta contable para que Sage Intacct sepa dónde contabilizarla. Las asignaciones de cuentas conectan los tipos de transacción de Alvys con las cuentas contables correctas de su plan de cuentas. Estas asignaciones se organizan en categorías, que son grupos de tipos de transacción relacionados. Dentro de cada categoría, existe una cuenta predeterminada y, opcionalmente, cuentas específicas para cada tipo de partida.
Cómo Alvys elige la cuenta adecuada en Sage
Cuando Alvys envía una transacción a Sage, decide en qué cuenta registrarla comprobando tres niveles en orden:
Coincidencia específica (la más exacta): Si el tipo exacto de transacción tiene asignada una cuenta propia, por ejemplo, un cargo adicional como Detención, Alvys utiliza esa cuenta.
Categoría predeterminada: Si no se especifica ninguna cuenta, Alvys utiliza la cuenta predeterminada para esa categoría (por ejemplo, la cuenta predeterminada de Accesorios ).
Valor predeterminado maestro (copia de seguridad): Si tampoco se ha configurado el valor predeterminado de la categoría, Alvys recurre a la cuenta predeterminada maestra.
Esto significa que solo necesitas configurar la cuenta predeterminada principal para empezar, y cada transacción tendrá un lugar donde registrarse. Con el tiempo, puedes agregar asignaciones de cuenta más específicas para ajustar dónde se registra cada tipo de transacción.
Categorías de cuenta
Alvys organiza las asignaciones de cuentas en nueve (9) categorías. Algunas categorías se aplican solo a AP (facturas), otras solo a AR (facturas) y otras a ambas.
💡 La categoría Carga aparece en la vista general solo para Cuentas por Cobrar (AR), mientras que Viaje aparece solo para Cuentas por Pagar (AP). Esto refleja que los ingresos por cargas se registran a través de las facturas de AR, mientras que los costos a nivel de viaje (tarifas del transportista y del conductor) se registran a través de las facturas de AP.
Por defecto
Las cuentas predeterminadas son obligatorias y actúan como cuentas de reserva principales para cualquier transacción que no esté asignada explícitamente a una cuenta específica. Estas asignaciones garantizan que las transacciones siempre se puedan exportar correctamente y evitan errores causados por cuentas no asignadas. La categoría Predeterminada contiene dos (2) elementos asignables:
Ingresos (AR) : La cuenta contable utilizada para todas las partidas de facturas de AR que no tienen una asignación más específica en otra categoría. Esta es su cuenta principal de ingresos.
Gastos (AP) : La cuenta contable utilizada para todas las partidas de facturas de proveedores que no tienen una asignación más específica en otra categoría. Esta es su cuenta de gastos principal.
💡 La categoría Predeterminada es la única obligatoria y no se puede borrar. Las demás categorías son opcionales. Si una categoría no está configurada, las transacciones se redirigen a la cuenta Predeterminada.
Carga (solo AR)
La categoría Carga controla cómo se registran en Sage Intacct las partidas de ingresos por nivel de carga en las facturas de los clientes. Cuando Alvys exporta una factura, cada partida que representa un cargo en la carga se asigna mediante esta categoría.
Elementos mapeables:
Carga (predeterminado): La cuenta GL de reserva utilizada para cualquier partida de ingresos de nivel de carga que no coincida con uno de los elementos más específicos que se indican a continuación.
Transporte de larga distancia para el cliente: El cargo base por transporte de larga distancia que se factura al cliente. Generalmente, esta es la parte más importante de la factura y representa sus ingresos por transporte de mercancías.
Recargo por combustible: El concepto de recargo por combustible (FSC, por sus siglas en inglés) que se factura al cliente, a menudo calculado como un porcentaje del flete o como una tarifa por milla.
Al separar el transporte principal del cliente y el recargo por combustible, puede realizar un seguimiento de los ingresos por flete base y los ingresos por recargo por combustible en diferentes cuentas contables.
💡 Si todos los ingresos por carga van a la misma cuenta, simplemente configure la carga como predeterminada. Separe el transporte principal del cliente y el recargo por combustible solo si su equipo de contabilidad necesita que estén separados en Sage.
Viaje (solo con pase anual)
La categoría Viaje controla cómo se registran los costos de cada viaje en las facturas de transportistas y conductores en Sage Intacct. En Alvys, una carga puede tener uno o más viajes. Cada viaje representa una etapa del envío, y los costos asociados a ese viaje (como las tarifas de pago de los conductores y las tarifas de los transportistas) se asignan a las cuentas del libro mayor mediante esta categoría.
Elementos mapeables:
Viaje (predeterminado): La cuenta alternativa que se utiliza para cualquier coste a nivel de viaje que no esté específicamente asignado a continuación.
Transporte de larga distancia: La tarifa base de transporte de larga distancia que se paga a un transportista por un viaje. Este es el costo principal del transportista en las cargas intermediadas.
Pago al conductor: Importe del pago por transporte de larga distancia que se abona a un conductor de la empresa por un viaje.
Además de los elementos anteriores, todos los tipos de pago por viaje para conductores de sus políticas de pago se incluyen automáticamente en esta categoría. Estos representan las diferentes formas en que los conductores pueden recibir un pago por viaje:
Por viaje: Tarifa fija que se paga por cada viaje.
% del valor del viaje: Un porcentaje de los ingresos totales del viaje.
Millas totales: Una tarifa basada en las millas totales recorridas (con carga y sin carga).
Millas con carga: Una tarifa basada únicamente en millas recorridas con carga.
Kilómetros en vacío: Una tarifa basada únicamente en kilómetros recorridos en vacío (sin pasajeros).
Por parada: Tarifa que se paga por cada parada del viaje.
% de recargo por combustible: Un porcentaje del recargo por combustible del cliente.
% de transporte principal: Un porcentaje de la tarifa de transporte principal del cliente.
Tarifa de servicio: Se aplica una tarifa de servicio fija al viaje.
Por carga: Tarifa fija que se paga por cada carga.
Por parada de cliente: Tarifa que se paga por cada parada de cliente.
Por hora: Tarifa por hora para el viaje.
Dietas por kilometraje: Una cantidad diaria basada en el kilometraje recorrido.
Por milla: Tarifa que se paga por cada milla recorrida.
% de deducción por transporte principal: Una deducción por viaje que se toma como un porcentaje del transporte principal.
Deducción en % del valor del viaje: Una deducción por viaje que se toma como un porcentaje del valor del viaje.
Gastos del conductor (solo AP)
La categoría Gastos del estado de cuenta del conductor abarca la compensación del conductor a nivel de estado de cuenta, que incluye partidas de pago recurrentes que aparecen en la liquidación de un conductor pero que no están vinculadas a un viaje específico.
Elementos mapeables:
Gasto del estado de cuenta del conductor (predeterminado): La cuenta de reserva que se utiliza para cualquier gasto a nivel de estado de cuenta que no esté específicamente asignado a continuación.
Pago mínimo: El pago mínimo garantizado para un período de facturación. Si las ganancias por viaje de un conductor caen por debajo de este monto, la diferencia se agrega como un concepto de pago mínimo.
Bonificaciones: Pagos adicionales que se suman a la remuneración de los conductores, como bonificaciones por seguridad, por recomendación o por rendimiento.
Por día: Tarifa diaria que se paga al conductor por cada día activo dentro del período de facturación.
Dietas diarias: Asignación diaria para comidas y gastos imprevistos, pagada por día.
Viáticos por período de facturación: Un subsidio por día que se paga una vez por período de facturación en lugar de diariamente.
💡 Si su empresa no utiliza liquidaciones de conductores o no tiene habilitada la opción "Incluir facturas de conductores" en AP, esta categoría no se utilizará.
Accesorios (AP y AR)
La categoría de Servicios adicionales cubre cargos adicionales más allá del recargo base por transporte y combustible, cargos por servicios como detención, pernoctación, tarifas de estiba, TONU (orden de camión no utilizada) y cualquier otro tipo de servicio adicional que su empresa haya definido en Alvys.
Elementos mapeables:
Accesorios (predeterminado) : La cuenta GL alternativa para cualquier cargo accesorio que no esté específicamente asignado a continuación.
Tipos de accesorios personalizados: Cada tipo de accesorio que haya creado en Alvys (como Detención, Escala, Carga y Descarga, Parada o TONU) aparece como un elemento asignable. Estos se obtienen dinámicamente de la lista de accesorios de su empresa.
Dado que esta categoría se aplica tanto a Cuentas por Pagar (AP) como a Cuentas por Cobrar (AR), la tabla de asignación muestra dos columnas de cuentas contables: una para AP (lo que se paga a los transportistas/conductores por ese servicio adicional) y otra para AR (lo que se cobra a los clientes por ese servicio adicional). Puede asignar cada lado a diferentes cuentas contables.
Ejemplo: Podría asignar la detención en el lado de AR a una cuenta de "Ingresos por detención" y la detención en el lado de AP a una cuenta de "Gastos por detención".
💡 Si agregas un nuevo tipo de accesorio en Alvys, aparecerá automáticamente en esta categoría. Hasta que le asignes una cuenta contable específica, se asignará automáticamente a la categoría de Accesorios.
Cheques electrónicos (cuentas por pagar y cuentas por cobrar)
La categoría de cheques electrónicos abarca las transacciones con cheques electrónicos. En Alvys, los cheques electrónicos se utilizan para diversos tipos de pagos que se procesan mediante cheques electrónicos.
Elementos mapeables:
Cheque electrónico (predeterminado) : La cuenta GL alternativa para cualquier transacción de cheque electrónico que no esté específicamente asignada a continuación.
Tipos de cheques electrónicos personalizados : Cada tipo de complemento que haya creado en Alvys aparece como un elemento asignable, extraído dinámicamente de la lista de tipos de cheques electrónicos de su empresa.
Al igual que los gastos accesorios, esta categoría admite tanto cuentas por pagar como cuentas por cobrar, con columnas de cuentas contables separadas para cada lado.
Deducciones (solo AP)
La categoría Deducciones abarca los importes deducidos de los pagos a los conductores, como los cargos recurrentes por primas de seguros, anticipos en efectivo, arrendamientos de equipos, tasas IFTA y otras retenciones.
Elementos mapeables:
Deducción (predeterminada) : La cuenta GL alternativa para cualquier deducción que no esté específicamente asignada a continuación.
Tipos de deducción predefinidos de Alvys. Los tipos de deducción comunes incluyen:
Anticipo de efectivo / Reembolso del anticipo de efectivo
Seguros (de salud, responsabilidad civil, carga, etc.)
Tarifas del IRP (Plan de Registro Internacional)
Tarifas del IFTA (Acuerdo Internacional sobre Impuestos sobre los Combustibles)
Arrendamiento de equipos / Compra de equipos
Anticipos de tarjetas de combustible
Reembolsos de préstamos
seguro de accidentes laborales
Tarifas de matrícula
Tarifas ELD
Cargos por peaje
Combustible (solo AP)
La categoría Combustible incluye transacciones de combustible (como diésel) vinculadas a conductores o transportistas autónomos. Cada tipo de combustible se puede asignar a una cuenta contable específica en Sage Intacct. Si no se asigna ninguna cuenta específica, pero se configura una Cuenta de Combustible Predeterminada , la transacción utilizará dicha cuenta. Si no se configura ni una cuenta específica ni una Cuenta de Combustible Predeterminada, la transacción utilizará la Cuenta de Gastos Predeterminada establecida en la categoría Predeterminada.
Elementos mapeables:
Combustible (predeterminado): La cuenta GL alternativa para cualquier tipo de transacción de combustible que no esté específicamente asignada a continuación.
Diésel para camiones: Compras estándar de combustible diésel para camiones.
Diésel para remolques refrigerados: Combustible diésel para remolques refrigerados.
Diésel teñido: Combustible diésel para uso fuera de carretera o exento de impuestos.
Gasolina: Compras de gasolina.
Gas natural: Compras de combustible de gas natural (GNC/GNL).
Propano: Compras de combustible propano.
Líquido DEF: Líquido para sistemas de escape diésel (necesario para sistemas de control de emisiones).
Aceite: Compras de aceite y lubricantes.
Otros combustibles: Cualquier tipo de combustible no contemplado en las categorías específicas anteriores.
Adelantos en efectivo: Adelantos en efectivo emitidos a través de tarjetas de combustible.
Comisión por adelanto de efectivo: Gastos de procesamiento para adelantos de efectivo con tarjeta de combustible.
Mantenimiento: Los gastos de mantenimiento se procesan mediante tarjetas de combustible.
Estacionamiento: Los cargos de estacionamiento se procesan mediante tarjetas de combustible.
Básculas: Los cargos por el uso de las básculas de las estaciones de pesaje se procesan mediante tarjetas de combustible.
Gastos varios relacionados con camiones: Gastos varios relacionados con camiones procesados mediante tarjetas de combustible.
Gastos varios no relacionados con camiones: Gastos varios no relacionados con camiones procesados mediante tarjetas de combustible.
Tarifa: Cargos generales por tarjeta de combustible.
Peaje (solo AP)
La categoría Peajes proporciona una única cuenta predeterminada para la asignación de peajes. Si tiene una cuenta contable específica para peajes en su plan de cuentas de Sage Intacct, puede asignarla aquí. Todas las transacciones de peajes de servicios como EFS, Comdata y Compass se exportan a esta única cuenta contable. De lo contrario, todos los gastos de peajes se enviarán a la Cuenta de gastos predeterminada .
Elemento mapeable:
Peaje (predeterminado) : La cuenta GL para todas las transacciones de peaje.
Configuración de asignaciones de cuentas
Durante la configuración
Usted configura sus cuentas predeterminadas iniciales durante el paso 3 (Cuentas por pagar) y el paso 4 (Cuentas por cobrar) del asistente de configuración. Estas son las configuraciones predeterminadas a nivel de categoría.
Después de la configuración
Para configurar asignaciones de cuentas detalladas después de la configuración:
Ve a Configuración → Conexiones → Sage Intacct .
Haz clic en la integración correspondiente a tu filial.
Seleccione la pestaña Asignación de cuentas .
Interfaz de asignación de cuentas
La interfaz muestra cada categoría de mapeo como un panel desplegable tipo acordeón. Dentro de cada panel, verá una tabla con las siguientes columnas:
Campo de Alvys: El tipo de transacción o tipo de partida en Alvys.
Cuenta(s) GL: La cuenta GL de Sage Intacct a la que está asignada.
Cuando una categoría se aplica tanto a Cuentas por Pagar (AP) como a Cuentas por Cobrar (AR) (como por ejemplo, Gastos Complementarios), la tabla se divide en dos columnas: una para la cuenta de AP y otra para la cuenta de AR. Cuando una categoría se aplica solo a una de las cuentas, se muestra una única columna de Cuenta contable .
Las cuentas GL se muestran como ID de cuenta - Nombre de cuenta y se agrupan por tipo de cuenta en el menú desplegable para facilitar la búsqueda.
Configurar una asignación
Expanda el acordeón de categorías (por ejemplo, " Accesorios ").
Busque el campo de Alvys que desea asignar (por ejemplo, "Detención") y haga clic en el menú desplegable " Agregar asignación " de la cuenta GL.
Seleccione la cuenta adecuada en Sage.
El mapa se guarda automáticamente.
Borrar un mapa
Para eliminar una asignación específica, haga clic en el botón "Borrar" junto al menú desplegable de la cuenta GL. El tipo de transacción volverá a la categoría predeterminada o a la cuenta maestra predeterminada.
⚠️ La asignación de categoría predeterminada no se puede borrar, solo cambiar. Es obligatoria y siempre está marcada como tal en la interfaz.
Mejores prácticas
Empiece con lo básico y luego perfeccione. Primero, configure las cuentas predeterminadas maestras para Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar. Exporte algunas transacciones de prueba y verifique que se registren en las cuentas correctas. Luego, agregue asignaciones a nivel de categoría y de artículo según sea necesario.
Utilice las categorías predeterminadas para una cobertura amplia. Si todos los cargos adicionales se registran en la misma cuenta contable, simplemente configure la categoría "Accesorios" como predeterminada. No es necesario asignar cada tipo de cargo adicional individualmente.
Revisar después de agregar nuevos tipos. Al crear un nuevo tipo de cargo, deducción o cheque electrónico en Alvys, aparecerá automáticamente en la categoría de asignación correspondiente. Hasta que le asigne una cuenta contable específica, se asignará a la categoría predeterminada.
Las asignaciones de cuentas por pagar (AP) y cuentas por cobrar (AR) son independientes. Modificar una asignación de AP no afecta a AR, incluso para categorías compartidas como los gastos adicionales. Configure cada lado según sus requisitos contables.
Asigne individualmente los tipos de combustible de mayor volumen. El diésel para camiones, los anticipos en efectivo y el mantenimiento suelen ser los tipos de transacciones con tarjeta de combustible de mayor volumen. Asignarlos a cuentas contables específicas simplifica la conciliación con los extractos de sus proveedores de tarjetas de combustible.
Preguntas frecuentes
P: ¿Qué sucede si no asigno un tipo de transacción específico?
R: Se recurre a la cuenta predeterminada de la categoría y, si no está configurada, a la cuenta predeterminada maestra. Siempre que la cuenta predeterminada esté configurada, cada transacción tendrá una cuenta contable asociada.
P: ¿Puedo usar la misma cuenta contable para varios tipos de transacciones?
R: Sí. Puede asignar tantos tipos de transacciones como desee a la misma cuenta contable.
P: ¿Necesito mapear cada uno de los elementos de cada categoría?
R: No. Solo se requiere la cuenta maestra predeterminada. Todo lo demás es opcional y se activa automáticamente.
P: ¿Qué sucede si cambio la asignación de una cuenta contable después de que las transacciones ya se hayan exportado?
R: El cambio solo afecta a las exportaciones futuras. Las transacciones ya registradas en Sage Intacct no se modifican.
P: ¿Cómo se organizan las cuentas del libro mayor en el menú desplegable?
A: Las cuentas se agrupan por tipo de cuenta y se muestran como ID de cuenta – Nombre de cuenta para facilitar su identificación.
P: He añadido un nuevo tipo de accesorio en Alvys. ¿Tengo que hacer algo en la configuración de cuentas?
R: No. El nuevo tipo aparecerá automáticamente en la categoría de Accesorios y utilizará la cuenta GL predeterminada de Accesorios hasta que le asigne una asignación específica.
P: ¿Por qué algunas categorías muestran dos columnas de Cuenta GL?
A: Las categorías que se aplican tanto a Cuentas por Pagar (AP) como a Cuentas por Cobrar (AR) (Predeterminado, Gastos Adicionales, Cheques Electrónicos) muestran columnas separadas para que pueda asignar las cuentas de AP y AR a diferentes cuentas contables. Por ejemplo, los gastos por detención (AP) y los ingresos por detención (AR) pueden ir a cuentas diferentes.
P: ¿Cuáles son los tipos de tarifas de conductor en la categoría Viaje?
A: Estas son las distintas formas en que se puede pagar a los conductores según su política de pago, como por milla, por viaje, porcentaje del flete o por parada. Cada tipo de tarifa se puede asignar a su propia cuenta contable si necesita un seguimiento detallado de los costos.
Próximos pasos
⏭️ Una vez que haya completado todos los requisitos previos, proceda al siguiente artículo: 4️⃣Sage Intacct: Dimensiones y campos personalizados para asignar dimensiones y campos personalizados de Sage a datos de Alvys.
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