Las asignaciones de cuentas le indican a Business Central dónde contabilizar cada tipo de transacción exportada desde Alvys. Existen dos niveles de asignación: asignaciones de cuentas predeterminadas, que se aplican a todas las transacciones de un tipo determinado si no existe una asignación más específica, y asignaciones de cuentas específicas, que se aplican a categorías de transacciones individuales, como combustible, peajes o cargos adicionales específicos.

Sinónimos: asignación de cuentas, asignación de GL, asignación de Libro Mayor, configuración de cuentas, asignación del plan de cuentas.

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La conexión con Business Central debe estar autenticada antes de configurar las asignaciones de cuentas. Abra el cuadro de diálogo de asignaciones de cuentas en Integraciones > Contabilidad > Business Central.

Se requieren cuentas predeterminadas, las cuales sirven como cuentas de respaldo principales para cualquier transacción que no esté asignada explícitamente a una cuenta específica. Estas asignaciones garantizan que las transacciones siempre se puedan exportar correctamente y evitan errores causados por cuentas no asignadas. Se requieren cuatro cuentas predeterminadas antes de poder guardar la integración.

Al seleccionar Ingresos, se deben asignar tanto una cuenta de Cuentas por Cobrar como una cuenta de Ingresos Predeterminada. Desde la perspectiva de la facturación, cada partida individual, como el flete del cliente, el recargo por combustible o los cargos adicionales, se registra en la cuenta de ingresos asignada. El total acumulado de la factura se registra en la cuenta de Cuentas por Cobrar, que representa el importe adeudado por el cliente.

Al seleccionar Gastos, se deben asignar tanto una cuenta de Cuentas por Pagar como una cuenta de Gastos Predeterminada. Desde la perspectiva de la facturación, cada partida, como las tarifas de pago de los conductores, el flete del transportista, el combustible o los peajes, se registra en la cuenta de gastos asignada. El importe total de la factura se registra en la cuenta de Cuentas por Pagar, que representa el monto adeudado al proveedor o transportista.

Esto refleja la forma en que Business Central procesa las transacciones: los importes de ingresos y gastos se registran a nivel de partida individual, mientras que el saldo total adeudado por los clientes se registra en Cuentas por cobrar y el importe total adeudado a los proveedores se registra por separado en Cuentas por pagar.

Si no tiene ninguna cuenta específica creada en Business Central, una vez que haya configurado las cuentas predeterminadas, puede seguir los pasos de integración restantes y, a continuación, hacer clic en Guardar. La integración se añadirá correctamente.

La asignación específica de cuentas permite un control preciso sobre a qué cuentas de Business Central se contabiliza cada partida de transacción. Esta función es opcional, pero se recomienda si dispone de cuentas específicas para cada tipo de transacción en su plan de cuentas de Business Central.

Para cada categoría de transacción, puede asignar una cuenta predeterminada específica. Si ha creado una cuenta predeterminada específica para una categoría, como una cuenta de carga predeterminada, asígnela allí. Esto garantiza que todas las transacciones dentro de esa categoría se registren de forma coherente. Si no tiene una cuenta predeterminada específica para la categoría, el sistema utilizará la cuenta de ingresos o gastos predeterminada general configurada en la integración. A continuación, se ofrece una explicación detallada de las categorías de transacción y las partidas específicas disponibles para la asignación.

La categoría Carga representa las partidas de transacciones de ingresos que aparecen en las facturas de los clientes. Cada partida de una carga, como el flete o el recargo por combustible, se puede asignar a una cuenta específica de Business Central, si existe.

Si tiene cuentas específicas en su Plan de cuentas de Business Central, como Transporte de línea del cliente o Recargo por combustible del cliente , asigne cada partida según corresponda. Si solo tiene una cuenta general para los ingresos por carga, asígnela a la Cuenta de carga predeterminada .

La categoría Viaje representa las partidas de gastos que aparecen en las facturas. Cada partida, como las tarifas de pago del conductor o el transporte de larga distancia, se puede asignar a una cuenta específica de Business Central, si existe. Si tiene cuentas específicas en su Plan de cuentas de Business Central, como Transporte de larga distancia o cuentas individuales de Tarifas de conductor, asigne cada partida según corresponda. Si solo tiene una cuenta general para gastos de viaje, asígnela a la Cuenta de viaje predeterminada. Si no hay cuentas de viaje específicas para la categoría ni cuentas predeterminadas, la integración utilizará la cuenta de gastos predeterminada general configurada en un paso anterior.

Los viajes pueden asociarse con activos internos, transportistas subsidiarios o transportistas externos. Para los viajes con activos internos (conductores de la empresa o autónomos), las partidas de la categoría de viaje en la factura representan las tarifas del conductor. Para los viajes con transportistas subsidiarios o externos, las partidas de la categoría de viaje en la factura representan las tarifas del transportista.

Los cargos adicionales representan tarifas o costos extra que pueden aplicarse tanto a los clientes (ingresos) como a los conductores o transportistas (gastos). Por lo tanto, pueden afectar tanto las cuentas de ingresos como las de gastos en Business Central.

La lista de tipos de accesorios disponibles para la asignación se obtiene de los accesorios personalizados configurados por el inquilino en Alvys. Para configurar accesorios personalizados, consulte el siguiente artículo del Centro de ayuda: Accesorios personalizados . Cada tipo de accesorio incluye dos columnas para la asignación. La columna Ingresos se utiliza para asignar la cuenta de los ingresos generados por el accesorio cuando se cobran a los clientes. La columna Gastos se utiliza para asignar la cuenta de los costos asociados con el accesorio cuando se cobran a los conductores o transportistas.

Una vez que se muestre la lista, puede asignar cada partida de gastos accesorios a su cuenta correspondiente en Business Central, si existen cuentas específicas. Sin embargo, si su proceso contable solo incluye una cuenta general de ingresos y una cuenta general de gastos para todos los gastos accesorios, puede asignarlas a la opción Cuenta de gastos accesorios predeterminada.

Un cheque electrónico (o e-check) es un pago digital emitido a un conductor o transportista externo como alternativa a un cheque físico. Asigne cada tipo de cheque electrónico a una cuenta de Business Central, si existe.

La categoría de cheques electrónicos incluye una cuenta de ingresos y una cuenta de gastos predeterminadas, que se utilizan si no se asignan cuentas específicas. Cada tipo de cheque electrónico tiene sus propias columnas de ingresos y gastos para su asignación. La columna de ingresos representa la comisión por cheque electrónico que se cobra a los conductores o transportistas y se registra como ingreso para la empresa.

La tarifa del cheque electrónico la configura el inquilino en función del tipo de cheque electrónico especificado en el perfil de la empresa y puede tener un valor mínimo, máximo o basado en un porcentaje.

La columna de gastos representa el importe real del cheque electrónico emitido al conductor o transportista.

Las comisiones por cheques electrónicos se consideran ingresos porque, aunque aparecen como un gasto en la factura del conductor o transportista, reembolsan a la empresa y, por lo tanto, se consideran ingresos.

Alvys proporciona una lista predefinida de tipos de deducción. Si tiene cuentas específicas en su plan de cuentas de Business Central para alguno de estos tipos de deducción, puede asignarlas según corresponda. Si solo tiene una cuenta general para todas las deducciones de conductores, puede asignarla a la Cuenta de Deducción Predeterminada .

La categoría Combustible incluye transacciones de combustible, como diésel, vinculadas a conductores o transportistas autónomos. Cada tipo de combustible se puede asignar a una cuenta específica de Business Central, si existe. Si no existe una cuenta específica, pero sí una Cuenta de Combustible Predeterminada, la transacción utilizará dicha cuenta. Si no existe ni una cuenta específica ni una Cuenta de Combustible Predeterminada, la transacción utilizará la Cuenta de Gastos Predeterminada configurada en la asignación de cuentas predeterminada.

Asigne los cargos de peaje a una cuenta específica de Business Central, si existe. Si no se asigna ninguna cuenta de peaje específica, las transacciones de peaje se registrarán en la cuenta de gastos predeterminada.

La categoría de asignación de impuestos ya no está en uso. Los conceptos de impuestos se gestionan mediante otras categorías de transacciones. No es necesario realizar ninguna acción en este paso, a menos que el soporte de Alvys lo indique.

Las cuentas de depósito en garantía retienen fondos en nombre de los conductores. Estas cuentas se crean en los perfiles de los conductores, y los depósitos o retiros se reflejan cuando se generan los estados de cuenta o recibos de pago.

Al asignar cuentas de depósito en garantía, si existen cuentas específicas en el Plan de cuentas de Business Central para uno o más tipos de cuentas de depósito en garantía, asigne dichas cuentas. Si no existe ninguna cuenta específica, pero sí una cuenta de depósito en garantía predeterminada para la categoría de depósito en garantía, asigne la cuenta predeterminada. Si no existe ninguna de las dos, la transacción se realizará en la cuenta de pasivo predeterminada .

Una vez configuradas todas las asignaciones de cuentas necesarias, haga clic en Guardar para completar la configuración de la integración. Una marca de verificación verde confirma que la integración está activa.

Tras guardar, la integración con Business Central se activa y Alvys comienza a exportar las transacciones a las cuentas del Libro Mayor configuradas. Cada tipo de transacción se dirige a la cuenta más específica disponible, recurriendo a la cuenta predeterminada correspondiente si no se ha configurado ninguna asignación específica.

Paso 1: Verifique que las cuatro cuentas predeterminadas requeridas (Cuentas por cobrar, Cuentas por pagar, Ingresos predeterminados, Gastos predeterminados) se hayan asignado antes de hacer clic en Guardar.

Paso 2: Confirme que cada cuenta asignada existe en Business Central y está activa.

Paso 3: Verifique que las cuentas estén asignadas al tipo correcto: Cuentas por cobrar e Ingresos predeterminados para transacciones de ingresos; Cuentas por pagar y Gastos predeterminados para transacciones de gastos. Asignar una cuenta al tipo incorrecto impide que se active la integración.

Si tras verificar lo anterior aún no aparece la marca de verificación verde, póngase en contacto con el servicio de asistencia de Alvys.

Un error de exportación de transacciones tras completar la configuración suele indicar que una cuenta necesaria se ha eliminado o desactivado en Business Central desde que se guardó la asignación. Abra la página Transacciones con error en Contabilidad > Transacciones con error para ver el error específico e identificar qué cuenta debe actualizarse.

P: ¿Qué sucede si no veo la marca de verificación verde después de enviar la configuración de la integración? R: Actualice la página de Integraciones de Alvys. Si la marca de verificación verde aún no aparece junto a Business Central, vuelva a abrir el cuadro de diálogo de integración, conéctese nuevamente usando el botón Iniciar sesión, confirme todas las configuraciones y asignaciones, y haga clic en Guardar. Si el problema persiste, comuníquese con el soporte técnico de Alvys.

P: ¿Qué sucede si actualizo mi plan de cuentas en Business Central más adelante?

A: Las asignaciones de cuentas en Alvys se pueden actualizar en cualquier momento. Abra el cuadro de diálogo de integración de Business Central, vaya al paso de asignación de cuentas, seleccione la cuenta contable actualizada en el menú desplegable y guarde la integración para aplicar los cambios.

P: ¿Qué son las asignaciones de cuentas predeterminadas y por qué son necesarias?

A: Las asignaciones de cuentas predeterminadas actúan como cuentas de mayor alternativas para las transacciones que no están asignadas explícitamente a una partida específica. Garantizan que todos los ingresos (facturas de venta) y gastos (facturas de compra) exportados a Business Central se registren correctamente, evitando errores de sincronización debido a datos financieros no asignados.

P: ¿Cuándo debo usar asignaciones de cuentas específicas?

A: Se recomienda la asignación de cuentas específicas cuando existen cuentas de contabilidad general dedicadas en Business Central para tipos de transacciones individuales, como recargos por combustible, pago de conductores o tiempos de espera. Esto proporciona un control detallado sobre el libro mayor, lo que garantiza informes financieros coherentes y precisos para los diferentes flujos de ingresos y costos.

P: ¿Qué sucede si una cuenta predeterminada obligatoria se asigna incorrectamente?

A: Asignar una cuenta predeterminada al tipo incorrecto, como por ejemplo usar una cuenta de gastos para una línea de ingresos, provocará errores de exportación en Business Central.

P: ¿Puedo omitir la configuración de cuentas específicas y usar únicamente las cuentas predeterminadas?

R: Sí. Si no existen cuentas contables específicas para cada partida, las transacciones utilizarán las cuentas predeterminadas configuradas durante la configuración inicial. Esto permite que la integración funcione correctamente sin necesidad de un plan de cuentas muy detallado.

P: ¿Cómo deben representarse las transacciones de depósito en garantía en Business Central?

A: Las cuentas de depósito en garantía deben estar vinculadas a una cuenta de pasivos en Business Central. Dado que los fondos de depósito en garantía son retenciones temporales para conductores o transportistas y no gastos de la empresa, asignarlos a una cuenta de gastos distorsionará sus estados financieros y causará problemas de conciliación.

P: ¿Puedo asignar tanto las líneas de ingresos como las de gastos a los servicios adicionales?

A: Sí. Cada tipo de servicio adicional en el paso de asignación incluye una columna de Ingresos para los cargos al cliente y una columna de Gastos para los costos del transportista o conductor. Si no existen cuentas contables específicas para un servicio adicional concreto, se pueden asignar a la Cuenta de Servicios Adicionales Predeterminada.

P: ¿Qué debo hacer si solo tengo cuentas generales para deducciones, combustible o peajes?

A: Si no existen cuentas contables específicas para categorías como deducciones, combustible o peajes, asigne estas líneas de transacción a la cuenta predeterminada correspondiente configurada durante el proceso de configuración. Esto garantiza que las transacciones se exporten a Business Central bajo una categoría más amplia.