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Última revisión: junio de 2026 · Propietario: Equipo de soporte
Las asignaciones de cuentas (también llamadas asignaciones de GL o asignaciones del plan de cuentas) le indican a Alvys qué cuentas GL de Sage Intacct debe usar al exportar facturas de AR y AP. Las asignaciones se organizan por categoría de transacción, y Alvys usa un sistema de reserva de tres niveles para encontrar la cuenta correcta para cada partida.
Descripción general
Cuando Alvys exporta una transacción a Sage Intacct, necesita saber a qué cuenta contable pertenece cada partida. Esto se configura asignando los tipos de transacción de Alvys a las cuentas contables de Sage en la sección Asignación de cuentas.
Si no se ha configurado una asignación específica para una partida, Alvys recurre a la categoría predeterminada y, posteriormente, a la categoría predeterminada maestra. La asignación de la categoría predeterminada es obligatoria: debe configurarse antes de que las transacciones puedan exportarse correctamente.
Cuando Alvys envía una transacción a Sage, decide en qué cuenta registrarla comprobando tres niveles en orden:
Coincidencia específica (la más exacta): Si el tipo exacto de transacción tiene asignada una cuenta propia, por ejemplo, un cargo adicional como Detención, Alvys utiliza esa cuenta.
Categoría predeterminada: Si no se especifica ninguna cuenta, Alvys utiliza la cuenta predeterminada para esa categoría (por ejemplo, la cuenta predeterminada de Accesorios ).
Valor predeterminado maestro (copia de seguridad): Si tampoco se ha configurado el valor predeterminado de la categoría, Alvys recurre a la cuenta predeterminada maestra.
💡 Primero, complete el asistente de configuración (consulte [2️⃣ Sage Intacct: Conexión y configuración ]). Configure las asignaciones de cuenta predeterminadas durante el paso 3 (AP), el paso 4 (AR) y complete las asignaciones específicas en cualquier momento después de la configuración desde la pestaña Asignaciones de cuenta .
Dónde encontrarlo
Vaya a Configuración > Conexiones > Sage Intacct. Seleccione la filial cuyas asignaciones desea configurar. Haga clic en la pestaña Asignaciones de cuenta.
Conceptos clave
El plan de contingencia de tres niveles
Cuando Alvys exporta una partida individual, busca una cuenta contable en este orden:
Asignación de artículos específicos: la asignación para ese tipo exacto de transacción (por ejemplo, millas cargadas en Viaje).
Valor predeterminado de la categoría: la cuenta predeterminada establecida para esa categoría (por ejemplo, la cuenta predeterminada de Viaje).
Valor predeterminado maestro: la cuenta de ingresos predeterminada (para AR) o la cuenta de gastos predeterminada (para AP) en la categoría Predeterminado.
Si no existe ninguna asignación en ningún nivel, la transacción no se exportará y aparecerá en Contabilidad > Transacciones con errores.
Formato desplegable de cuenta GL
Al seleccionar una cuenta contable, estas aparecen en el formato "ID de cuenta - Nombre de cuenta" y se agrupan por tipo de cuenta. Debe seleccionar una de las cuentas ya configuradas en su entidad de Sage; Alvys no crea cuentas contables.
Categoría predeterminada (obligatorio)
La categoría Predeterminada contiene las cuentas de reserva maestras para todas las transacciones:
Cuenta de ingresos predeterminada: se utiliza para cualquier partida de cuentas por cobrar que no tenga una asignación específica o a nivel de categoría.
Cuenta de gastos predeterminada: se utiliza para cualquier partida de cuentas por pagar que no tenga una asignación específica o a nivel de categoría.
Estas cuentas deben estar vinculadas antes de poder exportar cualquier transacción. Una vez configuradas, no se pueden borrar.
Captura de pantalla de la configuración predeterminada de la cuenta.
Cómo usarlo
Configurar una asignación
Expanda el acordeón de categorías de cuenta que desea configurar.
Haga clic en "Agregar asignación" junto al elemento que desea asignar.
Seleccione la cuenta GL en el menú desplegable. Las cuentas se muestran como "ID de cuenta - Nombre de cuenta" agrupadas por tipo de cuenta.
Imagen que muestra la categoría de cuenta ampliada
El mapa se guarda automáticamente. No es necesario pulsar el botón Guardar.
Borrar un mapa
Para eliminar una asignación específica, haga clic en la X junto a la cuenta asignada. Las cuentas de ingresos predeterminadas y de gastos predeterminadas en la categoría Predeterminado no se pueden borrar; siempre son obligatorias.
Imagen que muestra la categoría de cuenta ampliada con la opción "Borrar selección".
Categorías de cuenta
Predeterminado (Obligatorio)
Contiene las cuentas de reserva maestras para todas las transacciones:
Cuenta de ingresos predeterminada (AR): opción alternativa para cualquier partida de AR sin una asignación específica o a nivel de categoría.
Cuenta de gastos predeterminada (AP): opción alternativa para cualquier partida de AP sin una asignación específica o a nivel de categoría.
Esta categoría debe estar completamente asignada antes de habilitar cualquier sincronización. No puede quedar sin asignar.
Carga (solo AR)
La categoría Carga controla cómo se registran en Sage Intacct las partidas de ingresos por nivel de carga en las facturas de los clientes. Cuando Alvys exporta una factura, cada partida que representa un cargo en la carga se asigna mediante esta categoría.
Elementos mapeables:
Carga (predeterminado): La cuenta GL de reserva utilizada para cualquier partida de ingresos de nivel de carga que no coincida con uno de los elementos más específicos que se indican a continuación.
Transporte de larga distancia para el cliente: El cargo base por transporte de larga distancia que se factura al cliente. Generalmente, esta es la parte más importante de la factura y representa sus ingresos por transporte de mercancías.
Recargo por combustible: El concepto de recargo por combustible (FSC, por sus siglas en inglés) que se factura al cliente, a menudo calculado como un porcentaje del flete o como una tarifa por milla.
Viaje (solo con pase anual)
La categoría Viaje controla cómo se registran los costos de cada viaje en las facturas de transportistas y conductores en Sage Intacct. En Alvys, una carga puede tener uno o más viajes. Cada viaje representa una etapa del envío, y los costos asociados a ese viaje (como las tarifas de pago de los conductores y las tarifas de los transportistas) se asignan a las cuentas del libro mayor mediante esta categoría.
Imagen que muestra la categoría Viaje
Elementos mapeables:
Viaje (predeterminado): La cuenta alternativa que se utiliza para cualquier coste a nivel de viaje que no esté específicamente asignado a continuación.
Transporte de larga distancia: La tarifa base de transporte de larga distancia que se paga a un transportista por un viaje. Este es el costo principal del transportista en las cargas intermediadas.
Pago al conductor: Importe del pago por transporte de larga distancia que se abona a un conductor de la empresa por un viaje.
Además de los elementos anteriores, todos los tipos de pago por viaje para conductores de sus políticas de pago se incluyen automáticamente en esta categoría. Estos representan las diferentes formas en que los conductores pueden recibir un pago por viaje:
Por viaje: Tarifa fija que se paga por cada viaje.
% del valor del viaje: Un porcentaje de los ingresos totales del viaje.
Millas totales: Una tarifa basada en las millas totales recorridas (con carga y sin carga).
Millas con carga: Una tarifa basada únicamente en millas recorridas con carga.
Kilómetros en vacío: Una tarifa basada únicamente en kilómetros recorridos en vacío (sin pasajeros).
Por parada: Tarifa que se paga por cada parada del viaje.
% de recargo por combustible: Un porcentaje del recargo por combustible del cliente.
% de transporte principal: Un porcentaje de la tarifa de transporte principal del cliente.
Tarifa de servicio: Se aplica una tarifa de servicio fija al viaje.
Por carga: Tarifa fija que se paga por cada carga.
Por parada de cliente: Tarifa que se paga por cada parada de cliente.
Por hora: Tarifa por hora para el viaje.
Dietas por kilometraje: Una cantidad diaria basada en el kilometraje recorrido.
Por milla: Tarifa que se paga por cada milla recorrida.
% de deducción por transporte principal: Una deducción por viaje que se toma como un porcentaje del transporte principal.
Deducción en % del valor del viaje: Una deducción por viaje que se toma como un porcentaje del valor del viaje.
Gastos del conductor (solo AP)
La categoría Gastos del estado de cuenta del conductor abarca la compensación del conductor a nivel de estado de cuenta, que incluye partidas de pago recurrentes que aparecen en la liquidación de un conductor pero que no están vinculadas a un viaje específico.
Imagen que muestra la categoría de gastos del estado de cuenta del conductor.
Elementos mapeables:
Gasto del estado de cuenta del conductor (predeterminado): La cuenta de reserva que se utiliza para cualquier gasto a nivel de estado de cuenta que no esté específicamente asignado a continuación.
Pago mínimo: El pago mínimo garantizado para un período de facturación. Si las ganancias por viaje de un conductor caen por debajo de este monto, la diferencia se agrega como un concepto de pago mínimo.
Bonificaciones: Pagos adicionales que se suman a la remuneración de los conductores, como bonificaciones por seguridad, por recomendación o por rendimiento.
Por día: Tarifa diaria que se paga al conductor por cada día activo dentro del período de facturación.
Dietas diarias: Asignación diaria para comidas y gastos imprevistos, pagada por día.
Viáticos por período de facturación: Un subsidio por día que se paga una vez por período de facturación en lugar de diariamente.
💡 Si su empresa no utiliza liquidaciones de conductores o no tiene habilitada la opción "Incluir facturas de conductores" en AP, esta categoría no se utilizará.
Accesorios (AR y AP)
La categoría de Servicios adicionales cubre cargos adicionales más allá del recargo base por transporte y combustible, cargos por servicios como detención, pernoctación, tarifas de estiba, TONU (orden de camión no utilizada) y cualquier otro tipo de servicio adicional que su empresa haya definido en Alvys.
Elementos mapeables:
Accesorios (predeterminado) : La cuenta GL alternativa para cualquier cargo accesorio que no esté específicamente asignado a continuación.
Tipos de accesorios personalizados: Cada tipo de accesorio que haya creado en Alvys (como Detención, Escala, Carga y Descarga, Parada o TONU) aparece como un elemento asignable. Estos se obtienen dinámicamente de la lista de accesorios de su empresa.
Dado que esta categoría se aplica tanto a Cuentas por Pagar (AP) como a Cuentas por Cobrar (AR), la tabla de asignación muestra dos columnas de cuentas contables: una para AP (lo que se paga a los transportistas/conductores por ese servicio adicional) y otra para AR (lo que se cobra a los clientes por ese servicio adicional). Puede asignar cada lado a diferentes cuentas contables.
Imagen que muestra la categoría Accesorios.
Ejemplo: Podría asignar la detención en el lado de AR a una cuenta de "Ingresos por detención" y la detención en el lado de AP a una cuenta de "Gastos por detención".
💡 Si agregas un nuevo tipo de accesorio en Alvys, aparecerá automáticamente en esta categoría. Hasta que le asignes una cuenta contable específica, se asignará automáticamente a la categoría de Accesorios.
Cheques electrónicos (AR y AP)
La categoría de cheques electrónicos abarca las transacciones con cheques electrónicos. En Alvys, los cheques electrónicos se utilizan para diversos tipos de pagos que se procesan mediante cheques electrónicos.
Imagen que muestra la categoría de cheques electrónicos.
Elementos mapeables:
Cheque electrónico (predeterminado) : La cuenta GL alternativa para cualquier transacción de cheque electrónico que no esté específicamente asignada a continuación.
Tipos de cheques electrónicos personalizados : Cada tipo de complemento que haya creado en Alvys aparece como un elemento asignable, extraído dinámicamente de la lista de tipos de cheques electrónicos de su empresa.
Al igual que los gastos accesorios, esta categoría admite tanto cuentas por pagar como cuentas por cobrar, con columnas de cuentas contables separadas para cada lado.
Deducciones (solo AP)
La categoría Deducciones abarca los importes deducidos de los pagos a los conductores, como los cargos recurrentes por primas de seguros, anticipos en efectivo, arrendamientos de equipos, tasas IFTA y otras retenciones.
Imagen que muestra la categoría Deducciones
Elementos mapeables:
Deducción (predeterminada) : La cuenta GL alternativa para cualquier deducción que no esté específicamente asignada a continuación.
Tipos de deducción predefinidos de Alvys . Los tipos de deducción comunes incluyen:
Anticipo de efectivo / Reembolso del anticipo de efectivo
Seguros (de salud, responsabilidad civil, carga, etc.)
Tarifas del IRP (Plan de Registro Internacional)
Tarifas del IFTA (Acuerdo Internacional sobre Impuestos sobre los Combustibles)
Arrendamiento de equipos / Compra de equipos
Anticipos de tarjetas de combustible
Reembolsos de préstamos
seguro de accidentes laborales
Tarifas de matrícula
Tarifas ELD
Cargos por peaje
Combustible (solo AP)
La categoría Combustible incluye transacciones de combustible (como diésel) vinculadas a conductores o transportistas autónomos. Cada tipo de combustible se puede asignar a una cuenta contable específica en Sage Intacct. Si no se asigna ninguna cuenta específica, pero se configura una Cuenta de Combustible Predeterminada , la transacción utilizará dicha cuenta. Si no se configura ni una cuenta específica ni una Cuenta de Combustible Predeterminada, la transacción utilizará la Cuenta de Gastos Predeterminada establecida en la categoría Predeterminada.
Imagen que muestra la categoría de combustible
Elementos mapeables:
Combustible (predeterminado): La cuenta GL alternativa para cualquier tipo de transacción de combustible que no esté específicamente asignada a continuación.
Diésel para camiones: Compras estándar de combustible diésel para camiones.
Diésel para remolques refrigerados: Combustible diésel para remolques refrigerados.
Diésel teñido: Combustible diésel para uso fuera de carretera o exento de impuestos.
Gasolina: Compras de gasolina.
Gas natural: Compras de combustible de gas natural (GNC/GNL).
Propano: Compras de combustible propano.
Líquido DEF: Líquido para sistemas de escape diésel (necesario para sistemas de control de emisiones).
Aceite: Compras de aceite y lubricantes.
Otros combustibles: Cualquier tipo de combustible no contemplado en las categorías específicas anteriores.
Adelantos en efectivo: Adelantos en efectivo emitidos a través de tarjetas de combustible.
Comisión por adelanto de efectivo: Gastos de procesamiento para adelantos de efectivo con tarjeta de combustible.
Mantenimiento: Los gastos de mantenimiento se procesan mediante tarjetas de combustible.
Estacionamiento: Los cargos de estacionamiento se procesan mediante tarjetas de combustible.
Básculas: Los cargos por el uso de las básculas de las estaciones de pesaje se procesan mediante tarjetas de combustible.
Gastos varios relacionados con camiones: Gastos varios relacionados con camiones procesados mediante tarjetas de combustible.
Gastos varios no relacionados con camiones: Gastos varios no relacionados con camiones procesados mediante tarjetas de combustible.
Tarifa: Cargos generales por tarjeta de combustible.
Peaje (solo AP)
La categoría Peajes proporciona una única cuenta predeterminada para la asignación de peajes. Si tiene una cuenta contable específica para peajes en su plan de cuentas de Sage Intacct, puede asignarla aquí. Todas las transacciones de peajes de servicios como EFS, Comdata y Compass se exportan a esta única cuenta contable. De lo contrario, todos los gastos de peajes se enviarán a la Cuenta de gastos predeterminada .
Imagen que muestra la categoría de peaje.
Configuración y permisos
Solo los administradores, los administradores asociados y los usuarios de soporte pueden configurar las asignaciones de cuentas. El acceso se encuentra en Configuración > Conexiones > Sage Intacct. No se requiere ninguna asignación de permisos adicional más allá de tener uno de estos roles.
Límites y comportamiento
Cada tipo de partida solo puede tener asignada una cuenta contable a la vez.
Las asignaciones se aplican a todas las transacciones de esa filial en adelante. Las transacciones exportadas existentes en Sage no se ven afectadas cuando cambia una asignación.
Una vez configuradas, la cuenta de ingresos predeterminada y la cuenta de gastos predeterminada no se pueden borrar. Para cambiarlas, haga clic en la X y vuelva a asignarlas a otra cuenta.
Si una transacción no se exporta porque no se encuentra ninguna asignación en ningún nivel de reserva, aparecerá en Contabilidad > Transacciones con errores. Configure la asignación correcta y, a continuación, vuelva a sincronizar la transacción desde esa pantalla.
Mejores prácticas
Empiece con lo básico y luego perfeccione. Primero, configure las cuentas predeterminadas maestras para Cuentas por Pagar y Cuentas por Cobrar. Exporte algunas transacciones de prueba y verifique que se registren en las cuentas correctas. Luego, agregue asignaciones a nivel de categoría y de artículo según sea necesario.
Utilice las categorías predeterminadas para una cobertura amplia. Si todos los cargos adicionales se registran en la misma cuenta contable, simplemente configure la categoría "Accesorios" como predeterminada. No es necesario asignar cada tipo de cargo adicional individualmente.
Revisar después de agregar nuevos tipos. Al crear un nuevo tipo de cargo, deducción o cheque electrónico en Alvys, aparecerá automáticamente en la categoría de asignación correspondiente. Hasta que le asigne una cuenta contable específica, se asignará a la categoría predeterminada.
Las asignaciones de cuentas por pagar (AP) y cuentas por cobrar (AR) son independientes. Modificar una asignación de AP no afecta a AR, incluso para categorías compartidas como los gastos adicionales. Configure cada lado según sus requisitos contables.
Asigne individualmente los tipos de combustible de mayor volumen. El diésel para camiones, los anticipos en efectivo y el mantenimiento suelen ser los tipos de transacciones con tarjeta de combustible de mayor volumen. Asignarlos a cuentas contables específicas simplifica la conciliación con los extractos de sus proveedores de tarjetas de combustible.
Preguntas frecuentes
P: ¿Qué sucede si no asigno un tipo de transacción específico?
A: Alvys recurre a la categoría predeterminada y, a continuación, a la Cuenta de Ingresos Predeterminada (AR) o a la Cuenta de Gastos Predeterminada (AP). Si no existe ninguna alternativa en ningún nivel, la transacción no se exportará y aparecerá en Contabilidad > Transacciones con Error.
P: ¿Puedo usar la misma cuenta contable para varios tipos de transacciones?
R: Sí. Puede asignar la misma cuenta de Sage GL a tantos tipos de transacciones como necesite.
P: ¿Por qué falta una cuenta contable en el menú desplegable?
A: El menú desplegable de cuentas GL muestra las cuentas extraídas de la entidad Sage conectada. Si una cuenta no aparece, es posible que no exista en esa entidad o que esté inactiva. Verifique que la cuenta esté activa en Sage Intacct y, a continuación, vuelva a Asignación de cuentas. Si la cuenta está activa en Sage pero aún no aparece, póngase en contacto con el soporte de Alvys.
P: ¿Afecta el cambio de una asignación a las transacciones ya exportadas?
R: No. Modificar una asignación solo afecta a las exportaciones futuras. Las transacciones exportadas previamente en Sage no se ven afectadas.
P: ¿Puedo borrar la cuenta de ingresos predeterminada o la cuenta de gastos predeterminada?
R: No. Estas dos cuentas de la categoría Predeterminada son obligatorias y no se pueden borrar una vez configuradas. Para cambiarlas, haga clic en la X y vuelva a asignarlas a otra cuenta.
P: ¿Cuándo utiliza Alvys la opción de reserva de dos niveles de Fuel?
A: Para las transacciones de combustible, Alvys primero busca una asignación para el proveedor de tarjeta de combustible específico. Si no encuentra ninguna, utiliza la Cuenta de combustible predeterminada configurada para la categoría Combustible. Si no hay ninguna Cuenta de combustible predeterminada configurada, recurre a la Cuenta de gastos predeterminada en la categoría Predeterminada.
P: ¿Cuáles son todos los tipos de tarifas de conductor que puedo asignar en Viaje?
A: Los 16 tipos de tarifas de conductor disponibles en la categoría Viaje son: Tarifa plana, Millas cargadas, Millas vacías, Millas cargadas con parada, Millas vacías con parada, Detención, Estancia, Millas cargadas/parada, Millas vacías/parada, FSC cargado, FSC vacío, Millas cargadas por adelantado, Millas vacías por adelantado, Millas cargadas por adelantado con parada, Millas vacías por adelantado con parada, Otros.