Cuando Alvys exporta una transacción a Sage Intacct, necesita saber a qué cuenta contable pertenece cada partida. Esto se configura asignando los tipos de transacción de Alvys a las cuentas contables de Sage en la sección Asignación de cuentas.

Si no se ha configurado una asignación específica para una partida, Alvys recurre a la categoría predeterminada y, posteriormente, a la categoría predeterminada maestra. La asignación de la categoría predeterminada es obligatoria: debe configurarse antes de que las transacciones puedan exportarse correctamente.

Vaya a Configuración > Conexiones > Sage Intacct. Seleccione la filial cuyas asignaciones desea configurar. Haga clic en la pestaña Asignaciones de cuenta.

Cuando Alvys exporta una partida individual, busca una cuenta contable en este orden:

Si no existe ninguna asignación en ningún nivel, la transacción no se exportará y aparecerá en Contabilidad > Transacciones con errores.

Al seleccionar una cuenta contable, estas aparecen en el formato "ID de cuenta - Nombre de cuenta" y se agrupan por tipo de cuenta. Debe seleccionar una de las cuentas ya configuradas en su entidad de Sage; Alvys no crea cuentas contables.

La categoría Predeterminada contiene las cuentas de reserva maestras para todas las transacciones:

Estas cuentas deben estar vinculadas antes de poder exportar cualquier transacción. Una vez configuradas, no se pueden borrar.

Para eliminar una asignación específica, haga clic en la X junto a la cuenta asignada. Las cuentas de ingresos predeterminadas y de gastos predeterminadas en la categoría Predeterminado no se pueden borrar; siempre son obligatorias.

Contiene las cuentas de reserva maestras para todas las transacciones:

Esta categoría debe estar completamente asignada antes de habilitar cualquier sincronización. No puede quedar sin asignar.

Mapea las partidas de facturas de AR generadas a partir de cargas. Incluye ingresos por carga (el valor predeterminado general para todas las partidas de carga), transporte principal del cliente, recargo por combustible y otras partidas de AR específicas de la carga.

Si no se ha asignado un tipo de partida de carga específico, Alvys utiliza la cuenta de Ingresos por Carga. Si no se ha asignado Ingresos por Carga, Alvys recurre a la Cuenta de Ingresos Predeterminada.

Mapas de partidas de facturas de AP generadas a partir de liquidaciones de viajes de conductores. Los 16 tipos de tarifas de conductor disponibles son: Tarifa plana, Millas cargadas, Millas vacías, Millas cargadas con parada, Millas vacías con parada, Detención, Estancia, Millas cargadas con parada, Millas vacías con parada, FSC cargado, FSC vacío, Millas cargadas por adelantado, Millas vacías por adelantado, Millas cargadas por adelantado con parada, Millas vacías por adelantado con parada, Otros.

Si no se ha asignado un tipo de tarifa específico, Alvys utiliza la categoría predeterminada para Viajes. Si no se ha establecido ninguna categoría predeterminada, recurre a la Cuenta de gastos predeterminada.

Deducciones de mapas y gastos de seguro que aparecen en los estados de cuenta de liquidación del conductor. Incluye: seguro de carga, seguro de accidentes laborales, seguro de daños físicos, seguro de camión sin remolque, otros.

Asigna los tipos de cargos adicionales a las cuentas contables. Se aplica tanto a las facturas de cuentas por cobrar (cargos adicionales facturados al cliente) como a las facturas de cuentas por pagar (cargos adicionales facturados al transportista).

Si no se ha asignado un tipo de accesorio específico, Alvys utiliza la cuenta de ingresos predeterminada (AR) o la cuenta de gastos predeterminada (AP).

Asigna las transacciones de pago con cheque electrónico a las cuentas del libro mayor. Se aplica tanto a las transacciones con cheque electrónico de cuentas por cobrar como de cuentas por pagar.

Mapas de tipos de deducción en facturas de AP. Los 11 tipos de deducción son: Pago anticipado, Reclamación de carga, Teléfono celular, Equipo, Depósito en garantía, Combustible, Seguro médico, Otros, Permiso, Neumático, Infracción.

Alvys asigna los cargos de la tarjeta de combustible por proveedor. Dentro de esta categoría, Alvys utiliza un mecanismo de reserva de dos niveles: primero, busca una asignación para el proveedor específico de la tarjeta de combustible; si no encuentra ninguna, utiliza la Cuenta de combustible predeterminada configurada para la categoría Combustible; si no se ha configurado ninguna Cuenta de combustible predeterminada, recurre a la Cuenta de gastos predeterminada en la categoría Predeterminada.

Los 17 tipos de combustible son: Bulk Fuel, Comdata, Compass, EFS, Pacific Pride, Pilot Flying J, QuikTrip, Rutter's, Road Ranger, Sheetz, Sunoco Ultra, TA/Petro, Wawa, Loves, Sunoco, Fuelman, Otros.

Mapas con tarifas de peaje por proveedor de tarjeta de peaje. Servicios de peaje disponibles para mapear: EFS, Comdata, Compass.

Solo los administradores, los administradores asociados y los usuarios de soporte pueden configurar las asignaciones de cuentas. El acceso se encuentra en Configuración > Conexiones > Sage Intacct. No se requiere ninguna asignación de permisos adicional más allá de tener uno de estos roles.

Primero, define la categoría Predeterminada antes de habilitar cualquier opción de sincronización. Configura las categorías Carga y Viaje antes de la puesta en marcha para asegurar que los tipos de transacción más comunes tengan cuentas específicas. Configura los Accesorios, Deducciones, Combustible y Peajes de forma incremental a medida que estos tipos de transacción aparezcan en tu flujo de trabajo.

P: ¿Qué sucede si no asigno un tipo de transacción específico?

A: Alvys recurre a la categoría predeterminada y, a continuación, a la Cuenta de Ingresos Predeterminada (AR) o a la Cuenta de Gastos Predeterminada (AP). Si no existe ninguna alternativa en ningún nivel, la transacción no se exportará y aparecerá en Contabilidad > Transacciones con Error.

P: ¿Puedo usar la misma cuenta contable para varios tipos de transacciones?

R: Sí. Puede asignar la misma cuenta de Sage GL a tantos tipos de transacciones como necesite.

P: ¿Por qué falta una cuenta contable en el menú desplegable?

A: El menú desplegable de cuentas GL muestra las cuentas extraídas de la entidad Sage conectada. Si una cuenta no aparece, es posible que no exista en esa entidad o que esté inactiva. Verifique que la cuenta esté activa en Sage Intacct y, a continuación, vuelva a Asignación de cuentas. Si la cuenta está activa en Sage pero aún no aparece, póngase en contacto con el soporte de Alvys.

P: ¿Afecta el cambio de una asignación a las transacciones ya exportadas?

R: No. Modificar una asignación solo afecta a las exportaciones futuras. Las transacciones exportadas previamente en Sage no se ven afectadas.

P: ¿Puedo borrar la cuenta de ingresos predeterminada o la cuenta de gastos predeterminada?

R: No. Estas dos cuentas de la categoría Predeterminada son obligatorias y no se pueden borrar una vez configuradas. Para cambiarlas, haga clic en la X y vuelva a asignarlas a otra cuenta.

P: ¿Cuándo utiliza Alvys la opción de reserva de dos niveles de Fuel?

A: Para las transacciones de combustible, Alvys primero busca una asignación para el proveedor de tarjeta de combustible específico. Si no encuentra ninguna, utiliza la Cuenta de combustible predeterminada configurada para la categoría Combustible. Si no hay ninguna Cuenta de combustible predeterminada configurada, recurre a la Cuenta de gastos predeterminada en la categoría Predeterminada.

P: ¿Cuáles son todos los tipos de tarifas de conductor que puedo asignar en Viaje?

A: Los 16 tipos de tarifas de conductor disponibles en la categoría Viaje son: Tarifa plana, Millas cargadas, Millas vacías, Millas cargadas con parada, Millas vacías con parada, Detención, Estancia, Millas cargadas/parada, Millas vacías/parada, FSC cargado, FSC vacío, Millas cargadas por adelantado, Millas vacías por adelantado, Millas cargadas por adelantado con parada, Millas vacías por adelantado con parada, Otros.