Esta guía describe las configuraciones esenciales necesarias en QuickBooks Online antes de iniciar la integración con Alvys TMS. Seguir estos pasos en el orden indicado garantiza una sincronización precisa de los datos y la integridad de la lógica contable en todas sus entidades legales.
1. Tipos de planes de QuickBooks Online y compatibilidad con integraciones
QuickBooks Online ofrece cuatro (4) planes principales: QBO Simple Start, QBO Essentials, QBO Plus y QBO Advanced. Si bien todos los planes permiten una conexión básica con Alvys TMS, existen diferencias importantes en la disponibilidad de funciones que afectarán su flujo de trabajo contable.
💡Los campos personalizados están disponibles en todos los planes, con límites que varían según el nivel de suscripción.
QBO Inicio Simple
Este plan no se recomienda generalmente para usuarios de Alvys. Si bien permite la facturación a clientes, no es compatible con el módulo nativo de Cuentas por Pagar (C/P). Debido a que la función "Facturas" está restringida en la API de Simple Start, Alvys no podrá sincronizar las cuentas por pagar de los transportistas, las liquidaciones de los conductores ni las obligaciones de los proveedores con esta versión. Básicamente, solo podrá realizar el seguimiento de los ingresos de sus cargas.
Fundamentos de QBO
Este es el requisito mínimo para una integración funcional con Alvys. QBO Essentials incluye la función "Administrar facturas", que permite al TMS sincronizar tanto sus facturas de ingresos como sus cuentas por pagar a transportistas/proveedores.
QBO Plus y Advanced
Estas son las opciones más robustas y se recomiendan especialmente para flotas en crecimiento y agencias de corretaje. Estos niveles admiten el seguimiento de ubicación y clase , vitales para las operaciones de transporte.
2. Acceso administrativo
Para autorizar la conexión, debe tener credenciales de administrador para la cuenta específica de QuickBooks Online que desea vincular a Alvys.
3. Elaboración del Plan de Cuentas (COA)
El Plan de Cuentas contiene todas las cuentas financieras utilizadas para registrar transacciones en QuickBooks Online. QuickBooks utiliza esta lista para registrar fondos, deudas, ingresos y egresos. Antes de exportar transacciones desde Alvys, confirme que existan todas las cuentas de ingresos, gastos, activos y pasivos requeridas. Como mínimo, asegúrese de tener cuentas establecidas para:
Cuentas por cobrar: Para facturación a clientes.
Cuentas por pagar: Para obligaciones de transportistas y proveedores.
Cuenta de ingresos: categorizada para transporte de línea, recargos por combustible y accesorios.
Cuenta de gastos: categorizada para transporte adquirido (costos de intermediación) y liquidaciones de conductores.
Cómo crear cuentas en QBO
Vaya a ( Todas las aplicaciones o Contabilidad ) > Plan de cuentas .
Haga clic en el botón verde Nuevo .
Ingrese los detalles de la cuenta:
Seleccione la categoría: por ejemplo, usar ingresos para ingresos y costo de bienes vendidos (COGS) para gastos como pago al conductor.
Nombre de la cuenta: utilice etiquetas específicas (por ejemplo, "Ingresos por transporte de línea").
Guardar y revisar: asegúrese de que no haya cuentas duplicadas.
4. Validar períodos contables abiertos
Consulta tu "Fecha de cierre" en QBO (Configuración > Avanzado > Contabilidad ). Si tus libros están cerrados por un período específico, QuickBooks impedirá que Alvys sincronice facturas con fecha dentro de ese período.
5. Números de transacción personalizados (Configuración de ventas)
Si desea que sus facturas QBO coincidan con sus números de carga de Alvys (por ejemplo, la carga n.° 100005 en Alvys se convierte en la factura n.° 1005 en QBO), debe alternar esta configuración.
Ubicación: Configuración (ícono de engranaje) > Cuenta y configuración > Ventas > Contenido del formulario de ventas .
Acción: active los números de transacción personalizados .
⚠️ Si está DESACTIVADO, QBO ignorará la numeración de Alvys y asignará sus propios números de factura secuenciales.
Preguntas frecuentes
P: ¿Cuál es el plan de QuickBooks Online que es el requisito mínimo para Alvys?
R: QBO Essentials es el requisito mínimo, ya que incluye la función "Administrar facturas". Si bien Simple Start permite la facturación, no es compatible con el módulo de Cuentas por Pagar, necesario para sincronizar las cuentas por pagar de los transportistas y las liquidaciones de los conductores.
P: ¿Por qué se recomiendan QBO Plus y Advanced en lugar del plan Essentials?
R: Estos niveles superiores admiten el seguimiento de ubicación y clase . Estas funciones son vitales para las operaciones de transporte que necesitan segmentar los datos financieros por terminal, departamento o división comercial (por ejemplo, activos vs. corretaje).
P: ¿Qué cuentas específicas debo tener en mi Plan de Cuentas (COA) antes de sincronizar?
R: Como mínimo, debe establecer cuentas para cuentas por cobrar, cuentas por pagar, ingresos (para transporte de línea, combustible y accesorios) y gastos/COGS (para transporte adquirido y liquidaciones de conductores).
P: ¿Los campos personalizados son compatibles con todos los planes de QuickBooks?
R: Sí, los campos personalizados están disponibles en todos los planes, aunque la cantidad de campos que puedes crear varía según tu nivel de suscripción específico.
P: ¿La configuración de “Números de transacción personalizados” también se aplica a las facturas?
R: No. Esta opción solo se aplica a los formularios de Ventas (Facturas). Para las Cuentas por Pagar, QuickBooks permite a Alvys insertar el ID de Carga o el ID de Liquidación en el campo "N.º de referencia" sin necesidad de habilitar una opción específica.
Próximos pasos
⏭️ Proceda a QuickBooks Online: Configuración de conexión y ajustes.
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