Para conectar Alvys a QuickBooks Desktop se requieren cuatro componentes independientes que funcionen conjuntamente en el mismo entorno. Si se omite alguna tarea de preparación, la conexión fallará o se producirán errores de sincronización tras la primera autorización.

Este artículo explica cómo comprender los cuatro componentes necesarios, elegir el tipo de configuración que mejor se adapte a su entorno de oficina, verificar la compatibilidad del software y preparar el archivo de su empresa y el plan de cuentas de QuickBooks antes de comenzar. Estos pasos son exclusivos de Windows; la integración con QuickBooks Desktop no está disponible para Mac.

Rol requerido: "Administrador" , "Administrador de socios" o "Soporte" (requiere el permiso "CompanyProfileManager" ).

Requisitos previos:

Antes de comenzar: Si bien esta guía menciona varios componentes de software, aún no es necesario descargar ni instalar nada. Todos los enlaces y archivos necesarios para la instalación se proporcionan paso a paso en el siguiente artículo: Cómo conectar QuickBooks Desktop a Alvys y configurar los ajustes.

Los cuatro deben estar en el mismo entorno. Si alguno de ellos está en otro lugar, la sincronización no funcionará.

Si aún no tiene un archivo de empresa de QuickBooks, créelo primero: Abra QuickBooks Desktop y haga clic en Crear una nueva empresa en la ventana Ninguna empresa abierta . Si ya tiene un archivo abierto, vaya a Archivo > Nueva empresa . Seleccione Inicio rápido para empezar rápidamente o Inicio detallado para una configuración completa. Ingrese el nombre de su empresa, seleccione Transporte/Camiones como sector (esto preconfigura un plan de cuentas adecuado para el transporte) y seleccione su tipo de negocio (por ejemplo, LLC, S-Corp o Corporación). Haga clic en Crear empresa y guarde cuando se le solicite.

Si su empresa utiliza números de cuenta en QuickBooks, habilítelos antes de realizar la asignación: vaya a Editar > Preferencias > Contabilidad > Preferencias de la empresa y marque la casilla Usar números de cuenta . Los números de cuenta deben estar habilitados antes de comenzar la asignación en Alvys.

Si tiene subcuentas, seleccione la casilla "Mostrar solo la subcuenta de menor saldo" . Esto simplifica la información de la subcuenta al usarla en sus transacciones.

Para agregar una cuenta faltante a su Plan de cuentas, siga estos pasos en QuickBooks Desktop:

Paso 2. Seleccione el método de configuración: Seleccione Inicio rápido o Configuración inicial si desea comenzar de inmediato. Solo necesita ingresar el nombre de su empresa, la industria y el tipo de negocio, y seleccionar Crear archivo de empresa para crear su empresa. Puede ingresar esta información más adelante. Seleccione Inicio detallado si desea realizar una configuración completa para que toda su información esté disponible desde el principio.

Paso 3. Introduzca la información de la empresa Nombre de la empresa: Introduzca el nombre de su entidad legal (por ejemplo, Alvys Motor ).

Sector: Seleccione Transporte/Camiones . Al seleccionar este sector, QuickBooks preconfigura un plan de cuentas adaptado a dicho sector.

Tipo de negocio: Seleccione su estructura legal (por ejemplo, LLC, S-Corp o Corporación).

Paso 4 Finalizar y guardar Crear empresa . QuickBooks le pedirá que guarde su nueva empresa.

El Plan de Cuentas contiene todas las cuentas financieras utilizadas para registrar transacciones en QuickBooks Desktop. QuickBooks utiliza esta lista para realizar un seguimiento de los fondos, las deudas, los ingresos y los egresos. Antes de exportar las transacciones de Alvys, confirme que existen todas las cuentas de ingresos, gastos, activos y pasivos necesarias. Como mínimo, asegúrese de haber establecido las siguientes cuentas:

Los usuarios pueden configurar números de cuenta para identificar fácilmente el tipo de cuenta. QuickBooks Desktop no asigna números de cuenta automáticamente. En cambio, usted asigna los números de cuenta al crear o editar sus propias cuentas.

Seleccione el menú Empresa, Listas o Contador y luego seleccione Plan de cuentas .

En el menú desplegable Cuenta ▼, seleccione Nuevo .

Seleccione un tipo de cuenta y, a continuación, seleccione Continuar . Complete los datos de la cuenta.

Seleccione Guardar y cerrar .

P: ¿Necesito descargar algún software antes de comenzar la instalación?

R: No. Sin embargo, debe tener una licencia de QuickBooks Desktop. Si bien la integración requiere componentes específicos como el QuickBooks Web Connector, aún no necesita instalar nada. Todos los enlaces de descarga necesarios y las instrucciones paso a paso se proporcionan durante el proceso de conexión y configuración de QuickBooks Desktop.

P: ¿Dónde debo instalar el conector web de QuickBooks (QBWC) en una oficina con varios usuarios?

A: El conector web debe instalarse únicamente en el servidor o en el ordenador anfitrión donde se almacena el archivo de la empresa (.QBW). Instalarlo en estaciones de trabajo individuales puede provocar el bloqueo de archivos, facturas duplicadas y errores de sincronización.

P: ¿Puedo usar Alvys con un proveedor de QuickBooks alojado en la nube?

R: Sí. En un entorno alojado, tanto el conector web de QuickBooks como el archivo de configuración de Alvys (.QWC) deben instalarse dentro del entorno remoto/en la nube para que puedan comunicarse directamente con el archivo de su empresa.

P: ¿Qué versiones de QuickBooks Desktop son compatibles con Alvys?

R: Alvys es compatible con QuickBooks Desktop Enterprise, Plus, Accountant, Premier y Pro (todos los tipos de suscripción).

P: ¿Qué nivel de acceso al sistema necesita el usuario para esta configuración?

A: Su administrador necesitará privilegios de administrador completos en el equipo Windows donde se aloja el conector web de QuickBooks. Esto es necesario para completar el protocolo de seguridad inicial y garantizar que la conexión esté autorizada a nivel del sistema.

P: ¿Por qué necesito estar en "Modo de usuario único" durante la configuración inicial?

A: El modo de usuario único garantiza que usted sea la única persona que haya iniciado sesión en el archivo, lo que permite a QuickBooks otorgar a Alvys los permisos de seguridad necesarios y registrar la conexión sin interferencias de otros usuarios.

P: ¿Cuál es la diferencia entre el archivo QBWC, el archivo .QWC y el archivo .QBW?

A: El QBWC (QuickBooks Web Connector) es la aplicación Messenger que transfiere datos. El archivo .QWC es la hoja de instrucciones generada por Alvys que indica a Messenger con qué cuenta debe comunicarse. El archivo .QBW es la base de datos, que es el archivo de tu empresa de QuickBooks que contiene todos tus registros financieros.

P: ¿Cuáles son los requisitos mínimos del plan de cuentas para la integración?

A: Como mínimo, debería tener establecidas cuentas para Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Ingresos (por Transporte de Larga Distancia/Combustible) y Gastos (por Transporte Contratado/Pagos a Conductores).