La página de Transacciones con Error en Alvys ofrece una visión general centralizada de las transacciones que no se sincronizaron correctamente con sistemas de contabilidad externos, como QuickBooks Online. Esto permite a los usuarios identificar rápidamente las exportaciones fallidas, examinar los mensajes de error y tomar las medidas correctivas necesarias. Se puede acceder a esta página desde el menú « Contabilidad » seleccionando «Transacciones con Error» en Alvys.

No todas las transacciones se pueden sincronizar automáticamente desde esta página. Actualmente, solo se pueden sincronizar los siguientes tipos de entidades:

Utilice la opción Sincronizar todas las transacciones únicamente si todas las transacciones de la lista de Transacciones con errores están listas para exportarse. Las transacciones que aún requieran correcciones se omitirán.

Para las liquidaciones de transportistas, las facturas resumidas y el pago a los conductores , las correcciones y las resincronizaciones deben realizarse directamente desde sus páginas respectivas, en lugar de desde la página general de Transacciones con errores.

Si una transacción se ha corregido manualmente en QuickBooks Online y ya no requiere ninguna acción en Alvys, se puede eliminar desde la página de Transacciones con errores:

Solo se debe marcar una transacción como sincronizada si se ha resuelto por completo, ya que esta acción no se puede deshacer.

Esta sección ofrece una descripción general completa de los errores más frecuentes al exportar transacciones entre Alvys y QuickBooks Online (QBO). Explica por qué ocurren estos errores, cómo identificarlos y los pasos recomendados para resolverlos o prevenirlos, garantizando así una sincronización precisa y confiable de los datos contables.

Mensaje de error: Tipo de cuenta no válido: Verifique los datos de su cuenta antes de continuar. Es posible que deba seleccionar un tipo de cuenta diferente para su transacción.

Esto ocurre cuando la asignación de cuenta seleccionada para una transacción no coincide con el tipo requerido para dicha transacción. Las transacciones deben estar vinculadas al tipo de cuenta correcto para garantizar la exactitud de los registros financieros. Ejemplo de asignación no válida: Un gasto de viaje del conductor se asigna incorrectamente a una cuenta de Ingresos o Cuentas por Cobrar en lugar de a una cuenta de Gastos (por ejemplo, "Gasto de viaje del conductor").

Tipos de cuentas comunes

Paso 1: Navegue al Libro Mayor o al Plan de Cuentas de QBO. Asegúrese de que cada cuenta esté configurada con el tipo correcto que coincida con la transacción.

Paso 2: Navegue a la página de Integraciones. En Alvys, revise las asignaciones de cuentas y asegúrese de que estén vinculadas a los tipos de cuenta correctos.

Paso 3: Actualice o reasigne las cuentas que no coincidan y guarde los cambios.

Paso 4: Vuelva a Alvys y localice la transacción con error en la página de transacciones con error . Seleccione el botón de sincronización .

Paso 5: Confirme que la transacción se haya registrado correctamente.

Mensaje de error: Error de número de documento duplicado: Debe especificar un número diferente. Este número ya se ha utilizado. Este error indica que ya existe un registro (factura, recibo, nota de crédito, etc.) en QBO con el mismo número/ID, lo que impide que Alvys cree la transacción.

Paso 1: Busque el número de transacción que está causando el error. Identifique el registro existente con el mismo número.

Paso 2: Elimine o actualice la entrada duplicada en QBO para garantizar que sea única.

Paso 3: Vuelva a Alvys y localice la transacción con error en la página de transacciones con error. Haga clic con el botón derecho y seleccione el botón de sincronización.

Paso 4: Verifique que la transacción se haya creado correctamente.

Mensaje de error: El nombre duplicado ya existe. Error: El nombre proporcionado ya existe. Este error indica que QuickBooks Online requiere nombres únicos a nivel global para clientes, proveedores y empleados. Esto significa:

Paso 1: Busque al cliente, proveedor o empleado que está causando el conflicto.

Paso 2: Modifique el nombre de la entidad para que no entre en conflicto con el registro existente en Alvys . Guarde los cambios.

Paso 3: Vuelva a Alvys y localice la transacción con error en la página de transacciones con error. Haga clic con el botón derecho y seleccione el botón de sincronización.

Paso 4: Confirme que el QBO y la transacción se hayan creado correctamente sin que se produzca el error de duplicado.

Mensaje de error: Período de cuenta cerrado - El período de cuenta ha finalizado. La fecha de transacción es anterior a la fecha de cierre del libro.

Este error se produce cuando un usuario intenta crear o editar una transacción con fecha dentro de un período que ya ha sido cerrado en QBO. Los períodos contables definen los rangos de fechas permitidos para la actividad financiera. Los períodos cerrados impiden nuevas entradas o modificaciones para garantizar la exactitud contable.

Paso 1: Asegúrese de que la transacción utilice la fecha de contabilización prevista.

Paso 2: Compruebe si el período contable para la fecha de la transacción está abierto o cerrado. Configuración → Cuenta y configuración → Avanzado → Cerrar los libros

Paso 3: Tome las medidas correctivas adecuadas:

Opción A: Ajustar la fecha de la transacción en Alvys para que se encuentre dentro de un período de contabilización abierto.

Opción B: Reabrir el período cerrado en el sistema contable (si lo permiten sus controles contables).

Configuración → Cuenta y configuración → Avanzado → Cerrar los libros → Ajustar la fecha de cierre (requiere contraseña de cierre si está configurada)

Paso 4: Vuelva a Alvys y localice la transacción con error en la página de transacciones con error. Haga clic con el botón derecho y seleccione el botón de sincronización.

Paso 5: Verifique que la transacción se haya creado correctamente sin que se produzca el error nuevamente.

Mensaje de error: Objeto no encontrado

Este error se produce cuando QuickBooks Online no puede localizar un registro al que Alvys intenta hacer referencia o actualizar. Generalmente, este error ocurre cuando la transacción original se envió correctamente a QBO, pero posteriormente se eliminó. Como resultado, cualquier intento de actualizar la transacción falla porque el sistema no puede encontrar el registro original.

En QBO, cada objeto (como una factura, un cliente, un proveedor, una cuenta o un pago) tiene un ID interno único .

Si ese objeto ya no existe o su ID ha cambiado, QBO devuelve el código de error 610 .

Esto suele ocurrir cuando:

Esto no se puede solucionar desde la interfaz de usuario. Póngase en contacto con el soporte técnico de Alvys para reenviar una nueva transacción.

Mensaje de error: No se puede vincular el ID de transacción.

Este error se produce cuando el registro del cliente asociado a la transacción en el momento de la creación de la factura en la contabilidad externa difiere del registro del cliente encontrado durante el proceso de sincronización de pagos. Para que las transacciones (por ejemplo, facturas y pagos) se vinculen correctamente, deben estar asociadas al mismo cliente en el sistema de contabilidad externo. Por ejemplo, si una factura está asociada al Cliente A (cliente ABC) y un pago está asociado al Cliente D (cliente DEF), la referencia del cliente de la factura será diferente de la referencia del cliente del pago. Como resultado, las transacciones no se pueden vincular, lo que provoca este error. Para evitar este error en el futuro, asegúrese de que se asigne el cliente correcto a la factura durante su creación inicial en QBO.

Para solucionarlo, debe recrear el pago con el mismo cliente que la factura que intenta pagar. Luego, elimine el pago original.

Paso 1: En QBO localice la transacción de factura/recibo utilizando el número de transacción proporcionado en el código de error.

Paso 2: Actualice el cliente/proveedor de la transacción para que coincida con el cliente/proveedor asociado al pago.

Paso 3: Contacta con soporte para que se pueda resincronizar el pago. Esto no se puede resolver desde la página de transacciones con errores.

Mensaje de error: ID de referencia no válido: ID del elemento Cuentas [...] no encontrado

Este error se produce cuando la cuenta utilizada en una transacción no existe o está inactiva en QuickBooks Online. Las cuentas inactivas o eliminadas no pueden aceptar nuevas transacciones. Los usuarios deben verificar que todas las cuentas utilizadas en la transacción estén activas y existan en QBO.

Paso 1: Verificar el estado de la cuenta. Acceda al Libro Mayor o al Plan de Cuentas de su plataforma contable y busque por el nombre o número de cuenta que aparece en los detalles del error. Nota: Asegúrese de que las cuentas inactivas o eliminadas no se filtren en la búsqueda.

Paso 2 Reactivar la cuenta Edita los detalles de la cuenta y establece la cuenta como Activa . Guarda los cambios.

Paso 3: Reintentar la transacción en Alvys. Vuelva a Alvys y localice la transacción con error en la página de transacciones con error. Haga clic con el botón derecho y seleccione el botón de sincronización.

Paso 4: Confirmar el éxito . Confirme que la transacción se ha registrado correctamente.

Mensaje de error: El ID debe ser un número válido. Valor proporcionado:

Cuando la opción "Ignorar transacciones con valor cero " está activada, las transacciones con un total de $0 pueden generar identificadores de transacción provisionales que no se envían a QuickBooks Online. Si posteriormente un usuario actualiza la transacción con un importe distinto de cero y regenera la factura, la exportación falla porque el sistema no puede procesar el identificador provisional.

Póngase en contacto con el servicio de asistencia de Alvys para restablecer la transacción de exportación.

CÓDIGO DE ERROR DE QBO: 6000

Este error se produce cuando un pago de factura no se sincroniza porque la cuenta seleccionada para los depósitos de clientes no es válida. QuickBooks Online requiere que las cuentas de depósito sean de tipo Banco u Otro activo circulante . El uso de un tipo de cuenta no compatible (por ejemplo, Cuentas por cobrar u otras cuentas que no sean de activos) impedirá la sincronización del pago.

Paso 1: Verifique en QuickBooks Online que la cuenta utilizada para la asignación de depósitos en Alvys sea de tipo Banco u Otro activo circulante . Puede comprobarlo en la página Plan de cuentas .

Paso 2: Si el tipo de cuenta es incorrecto, tiene dos opciones:

Paso 3: Ponte en contacto con el soporte de Alvys para resincronizar el pago, ya que esto no se puede resolver desde la página de Transacciones con errores.

P: ¿Dónde puedo ver una lista de todas las transacciones que no se sincronizaron con QuickBooks?

A: Puede acceder a esta información en el menú de Alvys, en Contabilidad > Transacciones con errores . Esta página muestra el mensaje de error de QBO, el total de la transacción y el número de referencia específico de la carga o el viaje.

P: ¿Qué transacciones puedo volver a sincronizar desde la página de Transacciones con errores?

A: Solo las transacciones con los tipos de entidad Carga, Viaje, Cheque electrónico y Recibo de pago se pueden resincronizar después de realizar las correcciones necesarias. Las transacciones con otros tipos de entidad, como Deducción, Ingresos adicionales, Combustible, Peaje, Factura contable (factura resumida), Depósito en garantía, Estado de cuenta del transportista y Estado de cuenta del conductor , no se pueden resincronizar y deben corregirse en sus respectivos módulos.

P: ¿Qué debo hacer si corregí un error manualmente en QuickBooks Online?

A: Si ya ha corregido el registro en QBO y no desea que Alvys intente otra sincronización, seleccione la transacción en la página Transacciones con errores, haga clic con el botón derecho y seleccione "Marcar como sincronizada" para eliminarla de la lista.

P: ¿Cómo puedo solucionar el "Error 6430: Tipo de cuenta no válido"?

R: Esto ocurre cuando una cuenta está asignada a un "Tipo" incorrecto (por ejemplo, asignar una cuenta de Ingresos a un campo de Gastos). Verifique el tipo de cuenta en su Plan de cuentas de QBO y, a continuación, actualice la asignación en la página de Integraciones de Alvys antes de volver a sincronizar.

P: ¿Qué causa el error "Existe un nombre duplicado" (Código 6240)?

R: QuickBooks requiere nombres únicos a nivel global. No puede haber un Cliente con el mismo nombre que un Proveedor o un Empleado. Para solucionarlo, cambie el nombre de una de las entidades en QBO (por ejemplo, agregue "(Proveedor)" al final del nombre) y vuelva a intentar la sincronización.

P: ¿Por qué recibo un error de "Período de cuenta cerrado" (Código 6200)?

A: Estás intentando sincronizar una transacción con una fecha que se encuentra dentro de un período que ya has "bloqueado" o "cerrado" en QuickBooks. Debes cambiar la fecha de la transacción en Alvys a un período abierto o cambiar temporalmente la fecha de cierre en QBO (Configuración > Avanzado).

P: ¿Qué significa "Objeto no encontrado" (Error 610)?

R: Esto suele significar que la transacción se envió correctamente a QBO anteriormente, pero posteriormente se eliminó o se fusionó en QuickBooks. Alvys está buscando un ID específico que ya no existe. Debe ponerse en contacto con el soporte técnico de Alvys para restablecer y reenviar esta transacción.

P: ¿Por qué no se puede vincular un pago a una factura (Error 620)?

A: Esto ocurre si el cliente de la factura es diferente del cliente del pago. Debe asegurarse de que los nombres de cliente y proveedor coincidan exactamente en ambos registros. Este error no se puede solucionar desde la página de Transacciones con errores; requiere que el soporte de Alvys vuelva a sincronizar el pago.

P: ¿Qué debo hacer si veo "ID de referencia no válido" (Error 2500)?

R: Esto significa que la cuenta del Libro Mayor (GL) utilizada en la asignación se ha eliminado o desactivado en QuickBooks. Reactive la cuenta en su Plan de Cuentas de QBO y vuelva a intentar la sincronización en Alvys.

P: ¿Por qué falló el pago de mi factura con un "Error de validación comercial" (Código 6000)?

R: Esto sucede si la cuenta asignada para los depósitos de clientes no es de tipo "Banco" u "Otro activo circulante". QuickBooks no permite depositar dinero en una cuenta que no sea un activo. Actualice la asignación en Alvys a una cuenta bancaria válida y comuníquese con Soporte para resincronizar el pago.