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La categoría Permisos de gestión de clientes en Alvys TMS controla quién puede crear, modificar, activar y eliminar registros de clientes. Estos permisos son independientes de los permisos generales de Gestión de la empresa y se aplican específicamente a las entidades clasificadas como Cliente o Agente o 3PL en el sistema. Los transportistas, almacenes y otros tipos de empresas se rigen por los permisos de Gestión de la empresa . Consulte el artículo Permisos de gestión de la empresa para obtener más información.

Los permisos de gestión de clientes se configuran a nivel de usuario individual dentro de la interfaz de gestión de usuarios. Para ajustar esta configuración:

El permiso «Crear cliente» controla si un usuario puede crear nuevos registros de clientes y de intermediarios/operadores logísticos externos, así como importar clientes al sistema. Los registros de clientes son la base del ciclo de ingresos. Cada envío comienza con una reserva del cliente y cada factura se envía a un cliente. La creación de un registro de cliente establece la relación comercial en el sistema, incluyendo las preferencias de facturación, las condiciones de crédito y la información de contacto. La creación de clientes sin restricciones podría generar registros duplicados, perfiles incompletos o relaciones comerciales no autorizadas. Este permiso garantiza que solo el personal designado pueda incorporar nuevos clientes.

Sin este permiso, un usuario no puede importar clientes existentes ni crear nuevos registros de clientes o intermediarios/operadores logísticos . El botón " Nueva empresa " se muestra si un usuario tiene el permiso "Crear cliente" (para empresas de tipo cliente o intermediario) o el permiso "Crear empresa" (para empresas que no son clientes).

Sin embargo, si el usuario solo tiene el permiso de Crear empresa, recibirá un error si accede al formulario de creación de empresas y selecciona un tipo de empresa de Corredor o Cliente , porque no tiene el permiso de Crear cliente .

Por defecto, esta autorización se extiende a los roles de Soporte , Administrador de socios , Administrador , Gerente de operaciones , Despachador , Facturador , Agente de ventas , Entrada de datos y Administrador de oficina .

Este permiso permite al usuario modificar la información del perfil de un cliente o corredor existente. Esto incluye cambiar los datos de contacto, las direcciones de facturación, las condiciones de pago, los límites de crédito, las asignaciones a empresas de factoring, las notas y cualquier otro campo editable del registro del cliente. Sin este permiso, todos los campos del cliente o corredor aparecen en modo de solo lectura; el usuario puede ver la información, pero no puede modificarla. El permiso de edición de cliente garantiza que el personal autorizado pueda gestionar los datos del cliente, evitando modificaciones no autorizadas que podrían interrumpir las relaciones comerciales o los procesos financieros.

Por defecto, esta autorización se extiende a los roles de Administrador de socios , Administrador , Gerente de operaciones , Despachador , Facturador , Agente de ventas , Entrada de datos y Administrador de oficina .

El permiso "Activar cliente" controla si un usuario puede modificar el estado de un cliente, como activarlo , ponerlo en espera , desactivarlo (inactivo ) o deshabilitarlo, ya sea como cliente o como intermediario/operador logístico externo (3PL). Los clientes activos pueden tener cargas reservadas y facturas generadas. Desactivar un cliente impide la creación de nuevas cargas para esa cuenta, conservando todas las facturas, registros de carga y documentos históricos. Sin este permiso, un usuario no puede cambiar el estado de activación de un cliente.

Por defecto, esta autorización se extiende a los roles de Soporte , Administrador de socios , Administrador , Gerente de operaciones , Despachador , Facturador , Agente de ventas , Entrada de datos y Administrador de oficina .

Para modificar el estado de un cliente:

Para reactivar un cliente:

El permiso "Eliminar cliente" permite a un usuario eliminar el registro de un cliente de Alvys. Con este permiso, se muestra un botón o una opción de menú para eliminar en el perfil del cliente.

La eliminación rara vez es la herramienta adecuada. En casi todos los casos, lo que un usuario realmente desea es la desactivación (véase Activar cliente más arriba). Este permiso debe estar estrictamente restringido y utilizarse únicamente en circunstancias excepcionales y claramente justificadas. El permiso Eliminar cliente está restringido a los administradores de nivel superior como último recurso. Se otorga por defecto a los roles de Soporte y Administrador de socios.

P: ¿Cuál es la diferencia entre los permisos de Gestión de Clientes y Gestión de Empresas? R: Ambas categorías controlan las mismas operaciones (Crear, Editar, Activar, Eliminar), pero se aplican a entidades diferentes. La Gestión de Clientes rige específicamente los tipos "Cliente" y "Agente/Proveedor Logístico 3PL". La Gestión de Empresas rige otros tipos, como Transportistas y Almacenes. El sistema verifica automáticamente el permiso correspondiente según el tipo de empresa.

P: ¿Qué roles tienen la capacidad de crear y editar clientes de forma predeterminada? R: Los permisos de Crear Cliente y Editar Cliente se extienden de forma predeterminada a los roles de Soporte, Administrador de Socios, Administrador, Gerente de Operaciones, Despachador, Facturador, Agente de Ventas, Entrada de Datos y Administrador de Oficina.

P: ¿Puede un usuario con el permiso de Crear Cliente crear también un Transportista o un Almacén? R: No. Para crear Transportistas o Almacenes se requiere el permiso de Crear Empresa . Si un usuario solo tiene el permiso de Crear Cliente e intenta seleccionar "Transportista" en el formulario de creación, el sistema mostrará un error, ya que los permisos están restringidos por tipo de empresa.

P: ¿Qué sucede con los envíos activos si se desactiva un cliente? R: Desactivar un cliente solo impide la creación de nuevos envíos. Los envíos que ya estén en curso (enviados, en tránsito o entregados) y las facturas pendientes continuarán su ciclo de vida con normalidad y sin interrupciones.

P: ¿Qué ventajas tiene desactivar a un cliente en lugar de eliminarlo? R: La desactivación (establecer el estado como Inactivo) impide la captación de nuevos clientes, pero conserva todos los datos históricos y los registros de auditoría. Un cliente inactivo puede reactivarse en cualquier momento, mientras que el registro de un cliente eliminado se pierde definitivamente.

P: ¿Los permisos para editar el perfil de un cliente y sus tarifas de facturación son los mismos? R: No. El permiso "Editar cliente" solo controla los datos del perfil, como la dirección y la información de contacto. Modificar las tarifas de facturación de un cliente requiere permisos específicos de "Tarifas" (como "Editar tarifa del cliente"), que se encuentran en una categoría diferente.

P: ¿Puede un usuario crear un cliente si no tiene el permiso de Editar Cliente? R: Sí, son permisos independientes. Un usuario puede introducir los datos iniciales durante el proceso de creación con el permiso de Crear Cliente . Sin embargo, no podrá modificar ese perfil posteriormente a menos que también tenga el permiso de Editar Cliente .

P: ¿Qué tipos de empresas se rigen por los permisos de Gestión de clientes? R: Estos permisos se aplican específicamente a dos tipos de empresas definidos en el sistema: Cliente y Agente o 3PL .

P: ¿Cómo puedo reactivar un cliente que anteriormente estaba marcado como Inactivo? R: Navegue a la página Empresas, use el filtro "Inactivo" o "Mostrar todo" para encontrar el registro, abra el perfil y use el menú desplegable de estado para volver a marcar al cliente como Activo .