En Alvys, los permisos de administración y privacidad son dos grupos de permisos distintos. Comparten un tema común: controlar el acceso a los recursos de la empresa y a los datos personales confidenciales.

Los permisos de administración determinan quién puede crear y eliminar usuarios, gestionar transportistas y activos, consultar registros de seguridad como accidentes e inspecciones en carretera y configurar webhooks. Los permisos de privacidad controlan quién puede ver o editar los números de identificación fiscal, los números de la seguridad social, la información de identificación personal (PII) en Alvys Insights y los detalles bancarios de ACH.

Estos permisos se configuran a nivel de usuario individual. No están vinculados a un rol por defecto para todos los usuarios; cada uno debe ser otorgado o revocado explícitamente por un usuario que posea el permiso "Establecer permiso".

Los permisos de administración y privacidad se encuentran en la interfaz de administración de usuarios, dentro del perfil de cada usuario.

Para acceder a la sección de permisos:

Administrador de socio recibe los cuatro permisos de Privacidad de forma predeterminada. La siguiente tabla muestra los valores predeterminados para otros roles. Los roles que no aparecen en la lista (Agente de ventas, Entrada de datos, Conductor) no reciben ninguno de estos permisos de forma predeterminada.

Este permiso controla si un usuario puede ver los números de identificación fiscal (TIN) y los números de la seguridad social (SSN) almacenados en los registros de transportistas y conductores. Sin este permiso, estos campos permanecen completamente ocultos.

En Alvys, los números de identificación fiscal y los números de la seguridad social aparecen en las siguientes ubicaciones cuando el usuario tiene este permiso:

Lista de transportistas y perfil del transportista: La lista de transportistas incluye las columnas Número de Identificación Fiscal y Tipo de Identificación Fiscal solo para usuarios con este permiso. Estas columnas no son visibles para los usuarios que no lo tienen.

En el perfil del transportista, el Número de Identificación Fiscal aparece en la sección del Formulario 1099. Sin este permiso, tanto el tipo como el número permanecen ocultos.

Lista de conductores y perfil del conductor: La lista de conductores incluye una columna de Número de Identificación Fiscal solo para los usuarios que tienen este permiso.

En el perfil del conductor, la categoría fiscal, el tipo de identificación y el número de identificación fiscal permanecen ocultos sin este permiso.

Por defecto, este permiso se otorga a los roles de Administrador de socios, Administrador y Gerente de operaciones. No se otorga por defecto a los roles de Despachador, Facturador, Agente de ventas, Entrada de datos, Administrador de oficina, Seguridad ni Conductor.

Por defecto, este permiso se otorga a los roles de Administrador de socios, Administrador y Gerente de operaciones. No se otorga por defecto a los roles de Despachador, Facturador, Agente de ventas, Entrada de datos, Administrador de oficina, Seguridad ni Conductor.

Este permiso controla si un usuario puede modificar los números de identificación fiscal y los números de la seguridad social en los registros de transportistas y conductores. Sin él, los campos son de solo lectura (si el usuario tiene el permiso "Ver ID fiscal/SSN" ) o están completamente ocultos (si carece de ambos permisos).

Por defecto, este permiso se otorga a los roles de Soporte, Administrador de socios, Administrador y Gerente de operaciones. No se otorga por defecto a los roles de Despachador, Facturador, Agente de ventas, Entrada de datos, Administrador de oficina, Seguridad ni Conductor.

Este permiso controla si la información de identificación personal se muestra u oculta en las respuestas de Alvys Insights. La opción "Ver información de identificación personal" regula específicamente la visibilidad de los campos de datos confidenciales dentro de la función de IA de Insights. Sin ella, los valores confidenciales en los resultados de Insights se reemplazan por marcadores de posición ocultos.

Alvys Insights utiliza un modelo de acceso de dos niveles para proteger la privacidad:

Nivel 1 (Acceso a datos estándar): Requiere al menos un permiso de dominio coincidente, como Facturación, Ver conductores o Despacho. Esto controla el acceso a campos de datos operativos como importes financieros, información de vehículos y recuentos de viajes.

Nivel 2 (Información de identificación personal): Requiere tanto el permiso de dominio correspondiente como el permiso "Ver información de identificación personal" . Este permiso controla la visibilidad de campos específicos como nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, fechas de nacimiento, números de licencia de conducir, geolocalización y detalles del seguro. Sin el permiso "Ver información de identificación personal" , los campos de Nivel 2 permanecen ocultos, independientemente de los permisos de dominio de Nivel 1.

Por defecto, este permiso se otorga a los roles de Administrador y Administrador de socios. Todos los demás roles deben obtenerlo explícitamente de un administrador.

Este permiso controla si un usuario puede ver los detalles bancarios ACH almacenados en los registros de transportistas y conductores. Los detalles ACH incluyen la información de la cuenta bancaria y la ruta utilizada para el procesamiento de pagos directos. Sin este permiso, estos campos permanecen ocultos.

De forma predeterminada, este permiso no se otorga a ningún rol excepto Administrador y Administrador de socio.

Administrador de socio recibe todos los permisos de Gestión de forma predeterminada. Conductor no recibe ninguno.

Este permiso controla si un usuario puede crear nuevas cuentas de usuario en Alvys. Sin él, la página para agregar usuarios es inaccesible.

Por defecto, este permiso se otorga a los roles de Soporte, Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones y Administrador de oficina. No se otorga por defecto a los roles de Despachador, Facturador, Agente de ventas, Entrada de datos, Seguridad ni Conductor.

Este permiso controla si un usuario puede modificar los permisos asignados a otros usuarios. Sin él, la sección de permisos del perfil del usuario es de solo lectura.

Esta es una de las funciones con mayores privilegios en Alvys, ya que determina quién puede modificar las autorizaciones de otros usuarios. Restrinja su uso a administradores de alta confianza.

Por defecto, este permiso se otorga a los roles de Soporte, Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones y Administrador de oficina. No se otorga por defecto a los roles de Despachador, Facturador, Agente de ventas, Entrada de datos, Seguridad ni Conductor.

El permiso Activar transportista garantiza que solo el personal autorizado pueda cambiar el estado de un transportista, por ejemplo, de inactivo o pendiente a activo. La activación de transportistas normalmente ocurre después de la incorporación del transportista y la revisión de cumplimiento, incluida la verificación del seguro, la revisión de la autoridad operativa y la revisión de la documentación. Cuando una empresa establece una nueva relación con un transportista, el transportista debe activarse antes de que se le puedan asignar cargas. Por el contrario, cuando una relación con un transportista finaliza o un transportista tiene problemas de cumplimiento, la desactivación evita asignaciones futuras.

De forma predeterminada, este permiso se otorga a los roles de Soporte, Administrador de socio, Administrador y Gerente de operaciones.

Los registros de transportistas deben mantenerse actualizados. Las pólizas de seguro vencen y se renuevan, los contactos cambian y las direcciones cambian. Sin la capacidad de editar registros de transportistas, la información desactualizada permanece en el sistema y puede causar errores de despacho, brechas de cumplimiento o comunicaciones fallidas. El permiso Editar transportista controla si un usuario puede modificar la información del perfil del transportista, como detalles de contacto, direcciones, términos de pago, información de seguro, números MC y DOT, y otros atributos del transportista. Sin este permiso, los datos del transportista son de solo lectura. Los datos precisos del transportista son esenciales para la asignación de cargas, la liquidación y el cumplimiento normativo.

De forma predeterminada, este permiso se otorga a los roles de Soporte, Administrador de socio, Administrador y Gerente de operaciones.
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Es posible que sea necesario eliminar registros de transportistas cuando los transportistas cierran operaciones, cuando se crean registros duplicados por error o cuando una relación con un transportista se termina permanentemente. Sin la capacidad de eliminar registros, su lista de transportistas puede acumular entradas obsoletas o duplicadas que generan confusión durante el despacho. El permiso Eliminar transportista controla si un usuario puede eliminar permanentemente registros de transportistas del sistema. Los registros de transportistas contienen datos históricos de cargas, pagos y cumplimiento; eliminar un transportista elimina este historial de auditoría. Este permiso no requiere Editar transportista ni Activar transportista.

De forma predeterminada, este permiso se otorga a los roles de Soporte, Administrador de socio y Administrador.

El permiso Eliminar usuario controla si un usuario puede eliminar permanentemente otras cuentas de usuario del sistema. Al igual que Eliminar transportista, esta es una acción destructiva que elimina permanentemente los registros de usuario. Cuando un empleado deja la empresa, su cuenta de Alvys debe desactivarse o eliminarse, y Eliminar usuario es el permiso que permite esta acción. Sin embargo, debido a que la eliminación de usuarios es irreversible y puede afectar los historiales de auditoría, debe manejarse con cuidado. En la mayoría de los casos, es preferible deshabilitar una cuenta de usuario en lugar de eliminarla. Este permiso está restringido a los administradores de más alto nivel.

De forma predeterminada, este permiso se otorga a los roles de Soporte, Administrador de socio, Administrador y Gerente de operaciones.

Para deshabilitar una cuenta de usuario (preferido en lugar de eliminarla):

l permiso Editar activo controla si un usuario puede modificar registros de activos, incluidos conductores, camiones y remolques. Este es un permiso amplio que regula la capacidad de actualizar perfiles de activos, cambiar información de activos y gestionar datos relacionados con activos, como políticas de tarifas de conductores e información bancaria. Los registros de activos forman la base operativa. Las calificaciones de los conductores, las especificaciones de los camiones, los tipos de remolques y la disponibilidad del equipo dependen de datos de activos precisos. Además, las políticas de tarifas de conductores y la información bancaria son datos financieros confidenciales que afectan las liquidaciones de conductores. Este permiso garantiza que solo el personal autorizado pueda modificar registros de activos, evitando cambios no autorizados que podrían afectar las operaciones, las liquidaciones o el cumplimiento.
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Cuando este permiso está activo, el usuario puede: crear e importar registros de activos, como conductores, camiones y remolques.

Abra cualquier registro de activo (conductor, camión o remolque) y edite campos como subsidiaria, correo electrónico, marca, modelo, año, VIN, placa y más.

De forma predeterminada, este permiso se otorga a los roles de Soporte, Administrador de socio, Administrador y Gerente de operaciones.

El permiso Eliminar activo controla si un usuario puede eliminar registros de activos (conductores, camiones, remolques) del sistema. Esta es una acción destructiva que elimina el activo y sus datos asociados. En la mayoría de los casos, desactivar un activo es la acción adecuada.

De forma predeterminada, esta autorización se otorga exclusivamente a los roles de Soporte y Administrador de socio. Por el contrario, este permiso no se asigna de forma predeterminada a los roles de Administrador, Gerente de operaciones, Despachador, Facturador, Agente de ventas, Entrada de datos, Administrador de oficina, Seguridad o Conductor.

El permiso Ver conductores controla si un usuario puede ver la lista de conductores y los perfiles individuales de conductores. Sin este permiso, el usuario no puede seleccionar la opción Conductor en el menú Activos.

Los registros de conductores se referencian en todo el sistema en asignaciones de cargas, planificación de despacho, registros de liquidación e informes de seguridad. La mayoría de los roles operativos necesitan al menos acceso de lectura a los datos de conductores para realizar sus funciones de manera eficaz.

De forma predeterminada, este permiso se otorga a todos los roles excepto al rol de Conductor.

El permiso Ver camiones permite que un usuario vea los registros de camiones. Sin este permiso, la lista de camiones queda oculta y el usuario no puede ver ningún perfil de camión. Sus asignaciones de roles predeterminadas, comportamiento y perfil de riesgo son idénticos a los de Ver conductores.

Los registros de camiones contienen especificaciones del equipo, estado de mantenimiento y datos de disponibilidad. Los despachadores necesitan visibilidad de camiones para asignar cargas; los facturadores la necesitan para el contexto de liquidaciones; y el personal de seguridad la necesita para el monitoreo de cumplimiento.

Permite que un usuario vea la lista de remolques en la sección Activos de Alvys y abra registros individuales de remolques. Sus asignaciones de roles predeterminadas, comportamiento y perfil de riesgo son idénticos a los de Ver conductores y Ver camiones. Sin este permiso, el elemento de menú de remolques y la lista quedan ocultos. Se asigna ampliamente a casi todos los roles, ya que los Despachadores necesitan visibilidad de remolques para la planificación de cargas, y el personal de Seguridad la necesita para el monitoreo de inspecciones y mantenimiento.

Este permiso determina si los usuarios autenticados pueden acceder al módulo de mantenimiento, ver registros de mantenimiento, agregar registros de mantenimiento, revisar registros de mantenimiento cerrados, etc., y también ver los totales de mantenimiento de los activos (camiones y remolques). Sin este permiso, los datos de mantenimiento quedan ocultos.

De forma predeterminada, esta autorización específica se otorga a los roles de Soporte, Administrador de socio, Administrador, Gerente de operaciones, Despachador, Administrador de oficina y Seguridad. Por el contrario, este permiso no se asigna de forma predeterminada a los roles de Facturador, Agente de ventas, Entrada de datos o Conductor.

Estos datos son esenciales para los gerentes de flota y el personal de seguridad para garantizar que los vehículos cumplan con los requisitos del DOT y sean seguros para operar. La asignación predeterminada más limitada, en comparación con los permisos de visualización de activos, refleja la naturaleza especializada de los datos de mantenimiento; los despachadores los necesitan para tomar decisiones sobre equipos, pero los facturadores y agentes de ventas normalmente no.

El permiso Ver accidentes permite que un usuario acceda a la página de Accidentes dentro del menú Seguridad y vea informes detallados de accidentes. El permiso Ver accidentes controla si un usuario puede ver, agregar y editar registros de accidentes asociados con activos, incluidos informes de accidentes, fechas, descripciones y detalles relacionados. Cuando este permiso está activo, la opción del menú Accidentes en Seguridad se vuelve visible y accesible. Por el contrario, si este permiso no está habilitado, se bloquea cualquier intento de navegar a la página de Accidentes.

Este permiso forma parte del conjunto de permisos de visualización de Seguridad. Los registros de accidentes contienen información confidencial de seguridad y legal, y pueden estar relacionados con reclamaciones de seguros, procedimientos legales e investigaciones regulatorias. El acceso debe limitarse al personal de seguridad, a los despachadores que necesitan considerar el historial de seguridad al realizar asignaciones y a la gerencia.

De forma predeterminada, esta autorización específica se otorga a los roles de Soporte, Administrador de socio, Administrador, Gerente de operaciones, Despachador, Administrador de oficina y Seguridad.

El permiso Ver reclamaciones controla si un usuario puede acceder a la página de informe de Reclamaciones dentro del menú Seguridad para ver, modificar y agregar registros de reclamaciones de seguro y carga asociados con activos específicos. Esto incluye montos de reclamaciones, estados, descripciones y detalles relacionados. Sin este permiso, los datos de reclamaciones quedan ocultos. Además, las reclamaciones de seguro incorporan información financiera y legal confidencial derivada de incidentes relacionados con activos de la organización. Por lo tanto, el acceso debe restringirse al personal de seguridad, la gerencia y los roles operativos que requieren visibilidad completa del historial de reclamaciones para facilitar decisiones informadas de gestión de riesgos y asignación.

De forma predeterminada, este permiso se otorga a los roles de Soporte, Administrador de socio, Administrador, Gerente de operaciones, Despachador, Administrador de oficina y Seguridad.

El permiso Ver inspecciones en carretera permite que un usuario acceda a la página de Inspecciones en carretera dentro del menú Seguridad para ver, agregar y editar registros de inspecciones en carretera de los activos. Esto incluye resultados de inspecciones, infracciones, fechas y ubicaciones. Los registros de inspecciones en carretera son datos críticos de cumplimiento, ya que impactan directamente la calificación de seguridad DOT de la empresa (puntajes CSA) y pueden influir en las primas de seguro y la supervisión regulatoria. El personal de seguridad usa esta información para identificar vehículos o conductores problemáticos, mientras que los despachadores pueden considerar el historial de inspecciones al tomar decisiones de asignación.

Los webhooks son conexiones automatizadas que envían datos desde Alvys a sistemas de software externos, como cambios de estado de cargas, nuevas reservas o eventos de liquidación. El permiso Editar webhooks controla si un usuario puede crear, actualizar, eliminar, activar o desactivar integraciones de webhooks dentro de la configuración de subsidiarias de la empresa. Sin este permiso, la sección de webhooks en la configuración de la empresa no está disponible. Este es un permiso técnico que normalmente solo necesitan administradores de TI o ingenieros de integraciones. Los webhooks mal configurados pueden enviar datos confidenciales a endpoints no autorizados, causar fallas de integración o saturar sistemas externos con notificaciones excesivas.
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​Otorgado de forma predeterminada a: Soporte, Administrador de socio, Administrador, Gerente de operaciones.

P: ¿Debo otorgar Ver identificación fiscal/SSN y Editar identificación fiscal/SSN juntos?

R: No necesariamente, ya que son permisos independientes. Puede otorgar Ver identificación fiscal/SSN al personal que solo necesita ver los datos sin la capacidad de cambiarlos; sin embargo, si otorga Editar identificación fiscal/SSN, siempre debe combinarlo con Ver identificación fiscal/SSN para que el usuario pueda ver los datos que está modificando.

P: ¿Quién tiene acceso a la información personal confidencial (PII) de forma predeterminada?

R: Para mantener una seguridad estricta, el permiso Ver PII se otorga de forma predeterminada solo a los roles de Administrador y Administrador de socio, mientras que todos los demás usuarios deben recibirlo explícitamente de un administrador.

P: Si tengo el permiso Ver PII, ¿puedo ver todos los datos personales del sistema?

R: No, debe tener tanto el permiso Ver PII como el permiso de dominio correspondiente, como Facturación, Despacho, Ver camiones o Ver conductores, para mostrar detalles confidenciales en sus resultados.

P: Me acaban de otorgar el permiso Ver PII, pero sigo viendo los datos enmascarados. ¿Cómo lo soluciono?

R: Las actualizaciones de permisos no se aplican a las sesiones activas, por lo que debe cerrar sesión y volver a iniciarla para actualizar su acceso y ver los datos sin enmascarar.

P: ¿Qué sucede si se revoca mi permiso Ver PII mientras estoy usando Insights?

R: Su sesión actual conservará su nivel de acceso hasta que cierre sesión; se requiere un nuevo inicio de sesión para aplicar la configuración de seguridad actualizada y restringida.

P: ¿Qué campos específicos están protegidos por el permiso Ver PII?

R: Este permiso enmascara detalles altamente confidenciales, incluidos nombres, información de contacto, fechas de nacimiento, números de licencia, detalles de seguro y geolocalización.

P: ¿Cuál es la diferencia entre los permisos Editar transportista y Activar transportista?

R: Editar transportista permite que un usuario modifique datos del perfil, como información de contacto y términos de pago. Activar transportista controla específicamente la capacidad de cambiar el estado de un transportista, como moverlo de pendiente a activo.

P: ¿Por qué a los Despachadores se les niega el permiso Editar activo de forma predeterminada?

R: Aunque los despachadores deben ver los activos para asignar cargas, editar registros de activos implica datos financieros confidenciales, como políticas de tarifas de conductores e información bancaria. Para mantener la seguridad, estas tareas administrativas se reservan para facturadores, administradores de oficina y personal de entrada de datos.

P: ¿Puedo otorgar permisos individuales de visualización de Seguridad en lugar del conjunto completo?

R: Sí, cada permiso de seguridad funciona de forma independiente. Sin embargo, para una experiencia de usuario consistente y para garantizar que la página de Informe de seguridad funcione correctamente, se recomienda otorgar todos los permisos relacionados con seguridad como un conjunto completo.

P: ¿Puede un usuario crear una cuenta si tiene el permiso Agregar usuario pero no tiene Establecer permiso?

R: Sí, el usuario puede iniciar la creación de una nueva cuenta. Sin embargo, debido a que no tiene Establecer permiso, la sección de permisos será de solo lectura y la nueva cuenta usará la configuración estándar del rol hasta que un administrador con permisos de configuración la ajuste.

P: ¿Por qué la autorización Establecer permiso se considera una capacidad de alto privilegio?

R: Este permiso permite que un usuario modifique lo que todas las demás personas de la empresa están autorizadas a hacer. Debido a que controla todo el marco de seguridad del sistema, debe restringirse a un número muy reducido de administradores de confianza.

P: ¿Se requiere el permiso Eliminar transportista para desactivar un transportista?

R: No. Eliminar transportista y Activar transportista (desactivación) son permisos separados. Casi siempre es preferible desactivar un transportista para preservar los datos históricos de cargas y pagos, en lugar de eliminar el registro por completo.

P: ¿A quién se le debe otorgar el permiso Editar webhooks?

R: Debe restringirse a administradores de TI o ingenieros de integraciones. Dado que los webhooks envían datos a endpoints externos, una configuración incorrecta puede provocar filtraciones de datos.

P: ¿El permiso Editar webhooks requiere alguna otra autorización específica?

R: Editar webhooks funciona de forma independiente. Sin embargo, debido a que esta configuración se encuentra dentro del área de Configuración de la empresa, normalmente el usuario necesita un rol de nivel administrativo para navegar a esa sección del TMS.

P: ¿Quién puede asignar permisos de Gestión y Privacidad?

R: Solo los usuarios que tienen el permiso "Establecer permiso" pueden asignar o eliminar permisos para otros usuarios. Normalmente, esto se limita a los roles de Administrador, Administrador de socio, Gerente de operaciones, Administrador de oficina y Soporte.

P: ¿Eliminar un transportista lo quitará de las cargas existentes?

R: Sí. Si el transportista ha sido asignado a alguna carga en Alvys, eliminarlo también quitará el transportista de esas cargas. Use el permiso "Eliminar transportista" con extrema precaución.

P: ¿"Ver PII" da acceso a PII en toda la plataforma?

R: No. "Ver PII" controla específicamente si los campos PII se muestran sin enmascarar en Alvys Insights. No afecta la visibilidad de PII en otras partes de la aplicación, como perfiles de conductores o registros de transportistas.

P: ¿Puedo otorgar "Editar identificación fiscal/SSN" sin otorgar también "Ver identificación fiscal/SSN"?

R: Los permisos pueden otorgarse de forma independiente, pero otorgar acceso de edición sin acceso de visualización significa que el usuario no puede ver el campo de identificación fiscal que está editando. Siempre otorgue "Ver identificación fiscal/SSN" junto con "Editar identificación fiscal/SSN".

P: ¿Qué sucede si un usuario tiene "Establecer permiso" pero no "Agregar usuario"?

R: Un usuario con "Establecer permiso" pero sin "Agregar usuario" puede modificar permisos en perfiles de usuario existentes, pero no puede acceder al flujo de creación de usuarios. No puede crear nuevas cuentas de usuario.

P: Los detalles ACH desaparecen después de guardar un perfil de conductor. ¿Por qué?

R: Este problema ocurre cuando el permiso "Ver detalles ACH" no está habilitado para su cuenta de usuario. Comuníquese con un administrador para asegurarse de que este permiso esté otorgado.