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La categoría Permisos de licitación en Alvys controla el acceso a la funcionalidad de licitación EDI (Intercambio Electrónico de Datos), el proceso automatizado mediante el cual los remitentes envían ofertas de carga (licitaciones) a transportistas y agentes. Los usuarios con estos permisos pueden aceptar, rechazar o actualizar las licitaciones. Esta categoría incluye dos (2) permisos que rigen quién puede participar en el flujo de trabajo de licitación, visualizando y actuando en el Panel de Licitaciones, así como quién puede compartir datos EDI externamente.

La gestión de licitaciones es una función especializada en la logística de carga. A diferencia de la creación de cargas, que generalmente se realiza manualmente, la gestión de licitaciones se basa en estándares de mensajería electrónica, principalmente EDI 204 y 990, para intercambiar información de carga entre los sistemas de los socios comerciales. No todos los usuarios de Alvys interactúan con las licitaciones; esta funcionalidad es relevante principalmente para aquellos usuarios cuyas empresas cuentan con integraciones EDI activas con transportistas u otros socios comerciales.

Los permisos de gestión de clientes se configuran a nivel de usuario individual dentro de la interfaz de gestión de usuarios. Para ajustar esta configuración:

El permiso «Participar en licitaciones» permite al usuario acceder a la página del panel de licitaciones , donde puede ver, aceptar, rechazar y gestionar las licitaciones EDI entrantes de transportistas y socios comerciales. Sin este permiso, el panel de licitaciones no es accesible. Responder a las licitaciones entrantes requiere conocimientos especializados, como precios de rutas, disponibilidad de equipos y la capacidad de la empresa para cumplir con las cargas licitadas. Limitar el acceso al panel de licitaciones garantiza que solo personal cualificado gestione las ofertas de carga, protegiendo así los compromisos y los ingresos de la empresa. Para obtener más información sobre cómo participar en licitaciones, consulte el artículo del centro de ayuda .

Los usuarios con permiso para participar en licitaciones pueden aceptar o rechazar licitaciones, ver los detalles de las mismas y consultar el historial EDI. Al aceptar una licitación, cada parada debe estar vinculada a una empresa. Si la empresa requerida aún no existe en el sistema, el usuario puede crearla directamente. Esta acción activa una verificación de permisos para la creación de empresas: el usuario debe tener permiso para crear clientes (para intermediarios o clientes) o permiso para crear empresas (para entidades que no son clientes, como transportistas o terminales), según el tipo de empresa que se esté creando.

Por defecto, esta autorización se extiende a los roles de Soporte , Administrador de socios , Administrador , Gerente de operaciones y Entrada de datos . Por el contrario, este permiso específico no se asigna por defecto a los roles de Despachador , Facturador , Agente de ventas , Administrador de oficina , Seguridad o Conductor .

El rol de Entrada de Datos es el único que no es de administrador y que recibe la autorización para Participar en Licitaciones por defecto. Esto puede parecer inusual, pero los usuarios de Entrada de Datos suelen gestionar la recepción de licitaciones EDI y la creación de cargas a partir de las licitaciones entrantes como parte de su flujo de trabajo de procesamiento de datos.

El permiso de uso compartido de EDI permite a un usuario compartir datos de visibilidad de carga externamente con socios comerciales de EDI. Esto incluye actualizaciones de estado, información de seguimiento, horarios de citas y otros detalles operativos. Sin este permiso, los usuarios no pueden compartir datos EDI salientes.

Sin la función EDI Share, los equipos deben recibir manualmente la información de carga de los remitentes por correo electrónico, teléfono o portal del cliente y volver a introducirla en Alvys. Para los grandes remitentes que envían docenas o cientos de cargas semanalmente, este proceso manual es lento, propenso a errores e insostenible. Otorgar la función EDI Share automatiza este paso y posiciona a su empresa como transportista o agente preferido para los remitentes que requieren la capacidad EDI.

Por defecto, esta autorización se otorga a los roles de Soporte , Administrador de socios , Administrador y Gerente de operaciones . Por el contrario, este permiso específico no se asigna por defecto a los roles de Despachador , Facturador , Agente de ventas , Entrada de datos , Administrador de oficina , Seguridad ni Conductor .

P: ¿Funcionan estos permisos si mi empresa no utiliza EDI? R: No. La gestión de licitaciones se basa exclusivamente en EDI. Sin integraciones EDI activas con sus transportistas o socios comerciales, estos permisos no tendrán ningún efecto en el sistema.

P: ¿Por qué el rol de Entrada de Datos recibe la opción de Participar en Licitación por defecto, mientras que los Despachadores no? R: En muchos flujos de trabajo, el personal de Entrada de Datos es responsable de la recepción inicial y la conversión de las licitaciones EDI en cargas activas. Los Despachadores suelen gestionar las cargas una vez aceptadas, aunque se les puede otorgar este permiso manualmente si necesitan tomar decisiones basadas en la capacidad.

P: ¿Qué acciones específicas puede realizar un usuario en el Tablero de Licitaciones? R: Los usuarios con el permiso de Participar en Licitaciones pueden ver los detalles de las licitaciones, revisar el historial EDI y aceptar o rechazar las ofertas de carga entrantes.

P: ¿El panel de licitaciones se actualiza automáticamente cuando llega una nueva oferta? R: Sí. El panel de licitaciones utiliza una conexión en tiempo real con el centro de datos del transportista. Las nuevas licitaciones y las actualizaciones de las existentes aparecerán instantáneamente en el panel sin necesidad de actualizar la página.

P: ¿Cuál es la finalidad del permiso EDI Share? R: EDI Share permite a un usuario enviar actualizaciones de estado a socios comerciales, como notificaciones de llegada/salida, confirmaciones de citas y seguimiento de ubicación. Esto automatiza el proceso de visibilidad para grandes remitentes.

P: ¿Puede un usuario acceder al Tablero de Licitaciones sin el permiso de Participar en Licitaciones? R: No. El acceso al Tablero de Licitaciones está estrictamente controlado. Sin este permiso, el acceso está bloqueado y el usuario no podrá navegar a la página.

P: ¿Por qué la función EDI Share no se asigna a la entrada de datos de forma predeterminada? R: La entrada de datos generalmente se encarga de la recepción de cargas. EDI Share es una función operativa que se utiliza para enviar actualizaciones a medida que avanza una carga, una tarea que suelen realizar los despachadores o los gerentes de operaciones que supervisan el estado de los envíos en tiempo real.

P: ¿Cómo comparto una actualización EDI para una parada específica? R: Con el permiso de Compartir EDI , vaya a la sección Viajes/Paradas de una carga EDI, expanda la parada específica y haga clic en el botón Compartir actualización EDI . Este botón solo aparece si la integración EDI está configurada correctamente para esa carga.

P: ¿La creación manual de cargas es lo mismo que la creación de ofertas? R: No. La creación manual de cargas es un proceso interno de Alvys. La creación de ofertas envía un mensaje EDI 204 electrónico formal al sistema de un socio comercial externo, creando un compromiso legal y operativo.