📋 Aplicable a: Administradores · Administradores de socios · Administradores de oficina
Módulo: Gestión > Perfil de la empresa > Usuarios
Última revisión: junio de 2026 · Responsable: Producto / Soporte
Este artículo abarca el ciclo de vida completo de una cuenta de usuario en Alvys: creación de una nueva cuenta, asignación de un rol y permisos, edición de un perfil existente, desactivación de una cuenta cuando alguien se va y restablecimiento de una contraseña.
Descripción general
Cada persona de tu equipo que necesite acceso a Alvys debe tener su propia cuenta de usuario. Este artículo te guía a través de todo el ciclo de vida de una cuenta de usuario: desde su creación inicial y la asignación de roles y permisos, hasta la actualización del acceso a medida que cambian las responsabilidades, la desactivación de la cuenta cuando alguien se marcha y el restablecimiento de contraseñas.
Sinónimos: agregar usuario, crear usuario, invitar usuario, administrar usuarios, configuración de usuario, administración de cuenta de usuario, habilitar usuario, deshabilitar usuario, desactivar usuario.
Antes de comenzar
Antes de poder crear o editar usuarios, deben cumplirse las dos condiciones siguientes:
Tu cuenta de usuario debe tener uno de los siguientes roles: Administrador , Administrador de socios o Administrador de oficina . Los usuarios con cualquier otro rol, como Despachador , Facturador , Agente de ventas , Entrada de datos , Seguridad , Gerente de operaciones o Conductor , no verán la opción de menú Perfil de la empresa y no podrán crear, ver ni modificar cuentas de usuario.
Para crear un nuevo usuario, tu cuenta debe tener habilitado el permiso "Agregar usuario" . Para ajustar los permisos de un usuario nuevo o existente, tu cuenta también debe tener habilitado el permiso "Establecer permisos" . Sin "Establecer permisos" , puedes crear una cuenta, pero no puedes modificar sus permisos, lo que resulta en una configuración incompleta.
ℹ️ El rol de Gerente de Operaciones puede actualizar usuarios existentes, pero no puede crear nuevos usuarios.
Abra la pestaña Usuarios en el Perfil de la empresa.
Selecciona tu nombre de usuario en la esquina inferior izquierda de Alvys.
Haz clic en Perfil de la empresa en el menú.
En la página Perfil de la empresa, seleccione la pestaña Usuarios en la barra de navegación superior. Esto mostrará una lista de todos los usuarios activos e inactivos de su organización.
Abra el formulario de creación de nuevo usuario.
Haz clic en el botón Agregar usuario que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla Usuarios. Esto abrirá el formulario para crear un nuevo usuario.
📷 Imagen: pantalla con el botón Agregar usuario resaltado.
ℹ️ Si el botón " Agregar usuario " no está visible, su cuenta no tiene el permiso para agregar usuarios . Comuníquese con su administrador para solicitar acceso.
Introduzca la información básica del usuario.
Rellene los siguientes campos:
Nombre y apellido: Introduzca el nombre legal o preferido del usuario. Este nombre aparecerá en las notificaciones, los registros de actividad y en toda la aplicación Alvys.
Dirección de correo electrónico: Proporcione una dirección de correo electrónico laboral válida. Esta se convertirá en el nombre de usuario único del usuario y no debe existir previamente en el sistema.
Contraseña: Asigne una contraseña temporal. Indique al usuario que la actualice inmediatamente al iniciar sesión por primera vez.
Ubicación de la oficina: Seleccione la sucursal u oficina a la que está asignado el usuario.
Rol: Omita este campo por ahora; la selección de rol se explica en el siguiente paso.
Asignar un rol base
El rol que seleccione determina el conjunto inicial de permisos que recibe el usuario. En el menú desplegable «Rol» , seleccione el rol que mejor se ajuste a la función laboral del usuario. Consulte el artículo «Roles de usuario en Alvys» para obtener una comparación detallada de todos los roles.
📷 Imagen: Menú desplegable de roles en el formulario de creación de usuarios.
Asignaciones de roles comunes según el puesto de trabajo:
Administrador de TI o de sistemas: asigne el rol de administrador .
Propietario de la empresa, presidente, director ejecutivo o gerente general: asigne el rol de administrador de socios .
Gerente de Operaciones, Gerente de Flota o Gerente de Terminal: asigne el rol de Gerente de Operaciones .
Gerente de oficina, gerente administrativo o coordinador de back-office: asigne el rol de administrador de oficina .
Despachador de carga, planificador de carga, coordinador de carga o gerente de conductores: asigne el rol de despachador .
Auxiliar de facturación, especialista en cuentas por cobrar/pagar, auxiliar de nóminas o contable de transporte: asígnele el rol de facturador .
Agente de transporte de mercancías, representante de ventas de logística, ejecutivo de cuentas o representante de desarrollo comercial: asigne el rol de agente de ventas .
Auxiliar de entrada de datos, asistente administrativo, encargado de carga de datos o coordinador EDI: asigne el rol de entrada de datos .
Gerente de Seguridad, Oficial de Cumplimiento del DOT, Coordinador de Seguridad de Flota o Especialista en Riesgos/Cumplimiento: asigne el rol de Seguridad .
⚠️ No asigne el rol de Administrador a todos los usuarios como atajo para darles acceso completo. El rol de Administrador conlleva permisos importantes, como la capacidad de editar planes de pago, ver datos financieros y modificar registros de transportistas y clientes, que la mayoría de los operadores y el personal de entrada de datos no deberían tener. Asigne primero el rol restringido más apropiado y luego ajuste los permisos específicos según sea necesario.
Revisar y ajustar los permisos
Una vez seleccionado un rol base, Alvys rellena automáticamente los permisos predeterminados para dicho rol. Antes de guardar la cuenta, revise y ajuste el acceso del usuario:
Desplácese hacia abajo hasta el área de Permisos del formulario de usuario para ver las opciones disponibles organizadas por categoría operativa.
📷 Imagen: Área de permisos que muestra los grupos de alternancia por categoría.
Cualquier interruptor que esté activado (marcado) representa un permiso activo. Evalúe estos valores predeterminados en función de las responsabilidades laborales específicas del usuario.
Desactive individualmente cualquier función que este usuario no deba tener.
Active los interruptores individuales para cualquier función adicional que el usuario necesite específicamente y que no esté incluida en la configuración predeterminada.
Para obtener una explicación completa de la función de cada permiso, consulte la Colección de roles y permisos de usuario .
✅ Buenas prácticas: No se apresure en este paso. Dedicar unos minutos a revisar los permisos al crear una cuenta es mucho menos problemático que solucionar problemas de acceso posteriormente o descubrir que un usuario tuvo acceso a datos financieros confidenciales a los que no debería haber tenido acceso.
Guardar la cuenta
Una vez que esté satisfecho con la configuración de roles y permisos, haga clic en el botón Agregar usuario que se encuentra en la esquina inferior izquierda del formulario.
El usuario recibirá una invitación para iniciar sesión en su correo electrónico. Si lo prefiere, puede compartir la contraseña temporal directamente, según el proceso de incorporación de su empresa.
El nuevo usuario aparece ahora en tu lista de usuarios y se activa inmediatamente después de guardarlo.
ℹ️ Si estás creando una cuenta para alguien que aún no ha empezado, puedes crearla con antelación y pedirle que cambie su contraseña el primer día.
Confirmar acceso
Tras guardar la nueva cuenta, siga estos pasos para verificar que el usuario tiene el acceso correcto:
Solicite al nuevo usuario que inicie sesión y confirme que puede acceder a todas las secciones operativas necesarias para su función.
Pídales que informen sobre cualquier área donde reciban el mensaje "Acceso denegado" o donde no vean los botones esperados. Estos casos indican que falta un interruptor de permisos.
Vuelva al perfil del usuario en Perfil de la empresa > Usuarios para habilitar los permisos que falten.
Variaciones
Editar el perfil de un usuario existente
Para cambiar el nombre, el correo electrónico, el rol o los permisos individuales de un usuario:
Seleccione su nombre de usuario en la esquina inferior izquierda, vaya a Perfil de la empresa y seleccione la pestaña Usuarios .
Busca al usuario por nombre o correo electrónico. Si tu equipo es grande, usa la barra de búsqueda.
Haz clic en el nombre del usuario o en la fila correspondiente para abrir su perfil.
Podrás ver la información básica del usuario, el rol asignado y los permisos activados.
Modifique los campos que necesite cambiar. Para reasignar al usuario a un rol diferente, cambie el menú desplegable Rol .
📷 Imagen: Menú desplegable de roles en el formulario de edición de usuario.
⚠️ Al cambiar de rol, todos los permisos se restablecen automáticamente a los valores predeterminados del nuevo rol. Revise los permisos después de cambiar de rol para asegurarse de que reflejen el acceso deseado.
Ajusta los permisos individualmente según sea necesario y, a continuación, guarda.
✅ Buenas prácticas: Revise periódicamente los perfiles de usuario, idealmente cada trimestre, para asegurarse de que las personas solo tengan acceso acorde con sus responsabilidades laborales actuales.
Restablecer la contraseña de un usuario
Si un usuario olvida su contraseña o necesita restablecer el acceso:
Abra el perfil del usuario (pasos anteriores).
Seleccione la opción Restablecer que aparece junto al campo de contraseña.
📷 Imagen: Opción para restablecer la contraseña en el perfil de usuario.
Alvys envía un enlace para restablecer la contraseña a la dirección de correo electrónico registrada del usuario.
Notifique al usuario que revise su correo electrónico y haga clic en el enlace para establecer una nueva contraseña.
Desactivar y reactivar un usuario
Desactivar una cuenta de usuario es la medida correcta cuando alguien deja la empresa o se toma una baja prolongada. La desactivación impide que el usuario inicie sesión de inmediato, conserva su historial de actividad y el registro de auditoría en Alvys, y permite reactivar la cuenta en el futuro si fuera necesario.
Para desactivar un usuario:
Busque al usuario por nombre o correo electrónico en la lista de usuarios.
Desde la fila del usuario, seleccione el menú desplegable de estado.
Deshabilitar la cuenta.
📷 Imagen: Menú desplegable de estado en la fila del usuario que muestra las opciones Activo y Deshabilitado. Cargado desde IC:14396325.
Guardar. El usuario no podrá iniciar sesión a partir de ahora.
✅ Buenas prácticas: Desactive la cuenta de un empleado que se marcha el último día de trabajo, idealmente antes de que finalice su turno. No espere a que le devuelvan el equipo informático o le den de baja el correo electrónico, ya que una cuenta activa de Alvys permite el acceso desde cualquier dispositivo.
Para reactivarlo: vuelva al perfil del usuario, seleccione el estado en el menú desplegable, configúrelo en Activo y guarde. El usuario recuperará el acceso con sus permisos anteriores intactos.
Solución de problemas
El botón Agregar usuario no está visible.
El botón " Agregar usuario " se controla mediante el permiso "Agregar usuario" . Si el botón no aparece en la pantalla de Usuarios, significa que este permiso no está activado en tu cuenta. Ponte en contacto con tu administrador y pídele que active el permiso "Agregar usuario" en tu perfil.
La sección de administración no es visible en la navegación.
La sección Perfil de la empresa solo es accesible para usuarios con los roles de Administrador , Administrador de socios o Administrador de oficina . Si la opción Administración no aparece en su menú de navegación, su cuenta tiene asignado un rol diferente. Si cree que su rol es incorrecto, póngase en contacto con su administrador.
El usuario recibe el mensaje "Acceso denegado" después de que se crea la cuenta.
Esto indica que falta un interruptor de permisos. Identifique la acción que el usuario intentaba realizar y, a continuación, abra su perfil en Perfil de la empresa > Usuarios y habilite el permiso correspondiente. Si el permiso no aparece en su perfil, verifique que su propia cuenta tenga habilitado el permiso "Establecer permisos" .
No se pueden ajustar los permisos en un perfil de usuario.
Para modificar los permisos, necesitas tener activado el permiso "Establecer permisos" en tu cuenta. Si ves los interruptores de permisos pero no puedes editarlos, contacta con tu administrador y pídele que active "Establecer permisos" en tu perfil.
El cambio de rol restablece los permisos personalizados del usuario.
Este comportamiento es normal. Al cambiar el rol base de un usuario, todos los permisos se restablecen automáticamente a los valores predeterminados del nuevo rol. Después de cualquier cambio de rol, diríjase al área de Permisos y vuelva a aplicar los permisos personalizados que el usuario necesitara.
Preguntas frecuentes
P: ¿Qué roles pueden acceder a la sección de Perfil de la empresa o a la sección de Gestión?
A: La sección Perfil de la empresa solo es visible para los usuarios con los roles de Administrador , Administrador de socios o Administrador de oficina . Los usuarios con cualquier otro rol no verán esta opción de menú.
P: ¿Qué sucede si cambio el rol base de un usuario después de personalizar sus permisos?
R: Al cambiar de rol, todos los permisos se restablecen automáticamente a los valores predeterminados del nuevo rol. Debe revisar y volver a aplicar los permisos después de cambiar de rol para garantizar que se mantenga el acceso deseado.
P: ¿Debo eliminar o desactivar una cuenta cuando un empleado se marcha?
R: Se recomienda encarecidamente la desactivación. Esto impide que el usuario inicie sesión, conservando su historial de actividad y registros de auditoría. La eliminación permanente de una cuenta de usuario la gestiona exclusivamente el Soporte de Alvys y no está disponible a través de la plataforma. Si necesita eliminar un usuario por completo, póngase en contacto con el Soporte de Alvys.
P: ¿Pueden varios empleados compartir una única cuenta de Alvys?
R: No. Cada usuario debe tener una dirección de correo electrónico única. Las cuentas compartidas comprometen la seguridad e imposibilitan el seguimiento de qué persona realizó acciones específicas.
P: ¿La desactivación de un usuario afecta a las cargas que había gestionado previamente?
R: No. La desactivación solo bloquea los inicios de sesión futuros. Todos los registros históricos, incluidas las cargas despachadas y las facturas procesadas asociadas a ese usuario, permanecen intactos para fines de informes y auditoría.