👥 Público principal: Admins , Partner Admins , Office Admins , Operation Managers , Dispatchers , Billers , Sales Agents , Data Entry
En Alvys, las " empresas " abarcan diversas entidades comerciales más allá de los clientes. El sistema admite múltiples tipos de empresas. La categoría Permisos de gestión de empresas controla quién puede crear, modificar, activar y eliminar registros de empresas que no son clientes. Esto incluye transportistas , almacenes , empresas de factoring y otras entidades comerciales con las que su operación interactúa, pero para las que no realiza transportes. Con cuatro permisos individuales, esta categoría tiene una estructura similar a la de Gestión de clientes , pero se aplica a diferentes tipos de empresas. La Lista de empresas de Alvys es visible para todos los roles que no son conductores. Tener acceso de navegación a la página de Empresas no otorga automáticamente la capacidad de crear, editar, activar o eliminar registros; cada una de estas acciones requiere los permisos específicos descritos en este artículo.
💡 Los permisos de Gestión de la empresa rigen las acciones en los tipos de empresa que no son clientes, mientras que los permisos de Gestión de clientes rigen las acciones en los tipos Cliente y Agente/3PL.
Dónde gestionar los permisos de administración de la empresa
⚠️ Para modificar estos permisos, el usuario que ha iniciado sesión, preferiblemente un administrador, debe tener el permiso «Establecer permisos », que se encuentra en la categoría «Gestión». Sin este permiso, el usuario puede ver el perfil o el formulario, pero no puede modificar ningún permiso. Para obtener más información sobre «Establecer permisos » , consulte el artículo «Gestión y permisos de privacidad».
Los permisos de administración de la empresa se configuran a nivel de usuario individual dentro de la interfaz de administración de usuarios. Para ajustar esta configuración:
Selecciona tu nombre de usuario, que se encuentra en la esquina inferior izquierda.
Navegue hasta el Perfil de la empresa y seleccione la pestaña Usuarios .
Seleccione un usuario existente para editarlo o haga clic en el botón Agregar usuario para crear un nuevo perfil.
Desplácese hasta la sección Permisos y localice la categoría Gestión de la empresa .
Identifique las cuatro (4) casillas de verificación individuales que corresponden a los permisos de administración de la empresa detallados en este artículo: Crear empresa , Editar empresa , Activar empresa y Eliminar empresa.
Desglose de permisos de gestión de la empresa
Crear empresa
El permiso Crear empresa controla si un usuario puede crear nuevos registros de empresas que no sean clientes e importar transportistas al sistema. Esto se aplica a tipos de empresas como transportistas , almacenes , empresas de arrendamiento , terminales , empresas de factoring y otras entidades comerciales que no estén clasificadas como clientes o intermediarios/operadores logísticos externos (3PL).
A medida que su operación de transporte crece, agrega nuevas paradas, almacenes y contactos comerciales. Estas empresas deben existir en Alvys antes de poder ser referenciadas en las cargas como puntos de recogida o entrega, como socios en su red o como contactos operativos. Si la persona responsable de crear estos registros no tiene el permiso para crear empresas, no podrá hacerlo, lo que provocará retrasos en la creación de cargas y en los flujos de trabajo de configuración. El botón "Nueva empresa" se muestra si un usuario tiene el permiso para crear clientes (para empresas de tipo cliente o intermediario) o el permiso para crear empresas (para empresas que no son clientes).
Sin embargo, si un usuario solo tiene el permiso Crear Cliente (para empresas de tipo Cliente o Corredor), recibirá un error si intenta crear un tipo de empresa que no sea cliente, como un Transportista o un Almacén, porque no tiene el permiso Crear Empresa .
Por defecto, esta autorización se extiende a los roles de Soporte, Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones, Despachador, Facturador, Agente de ventas, Entrada de datos y Administrador de oficina. Por el contrario, este permiso específico no se asigna por defecto a los roles de Seguridad ni de Conductor.
✅ Buenas prácticas: Asigne el permiso de Crear empresa únicamente a los roles responsables de la configuración operativa, como el personal de entrada de datos, gerentes, propietarios o un coordinador de operaciones dedicado. Revise siempre los nuevos registros de la empresa con prontitud para garantizar su exactitud antes de que se utilicen en cargas o flujos de trabajo operativos.
Editar empresa
El permiso "Editar empresa" permite a un usuario modificar la información de un perfil de empresa existente para tipos de empresa como transportistas, almacenes, terminales y otros. Esto incluye actualizar direcciones, contactos, números de teléfono, horarios de atención, notas y cualquier otro campo editable en el registro de la empresa. Sin este permiso, el usuario puede ver el perfil de la empresa, pero todos los campos aparecen en modo de solo lectura y no se pueden realizar cambios.
Por defecto, esta autorización se extiende a los roles de Soporte, Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones, Despachador, Facturador, Agente de ventas, Entrada de datos y Administrador de oficina. Por el contrario, este permiso no se asigna por defecto a los roles de Seguridad ni Conductor.
✅ Buenas prácticas: Otorgue el permiso Editar empresa junto con el permiso Editar cliente . Los usuarios que mantienen un tipo de registro de empresa generalmente necesitan acceso para modificar todos los tipos de empresa.
Activar empresa
El permiso "Activar empresa" controla si un usuario puede modificar el estado de activación de los registros de empresas que no son clientes, como remitentes, almacenes y otros tipos de entidades. Las opciones de estado incluyen Activo, Inactivo, En espera, No usar y Deshabilitado. Las empresas activas están disponibles para su uso en operaciones de carga y pueden referenciarse en nuevas transacciones. Al desactivar una empresa, esta deja de utilizarse, impidiendo que se referencia en nuevas cargas, pero conservando todos los registros históricos asociados. Sin este permiso, un usuario no puede cambiar el estado de activación de una empresa que no es cliente.
Por defecto, esta autorización se otorga a los roles de Soporte, Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones, Despachador, Facturador, Agente de ventas, Entrada de datos y Administrador de oficina.
ℹ️ Desactivar una empresa no afecta a las cargas ya creadas que hacen referencia a dicha entidad. Las cargas en curso e históricas permanecen intactas y accesibles. La desactivación solo impide que la empresa sea seleccionada para nuevas transacciones de carga en el futuro.
Para modificar el estado de activación de una empresa:
Diríjase a la página de Empresas.
Abra el perfil del remitente, del almacén o de la empresa correspondiente.
Localiza el botón de estado en la parte superior derecha.
Haz clic en el menú desplegable de estado y selecciona el estado deseado (por ejemplo, Inactivo).
Para reactivar una empresa:
Diríjase a la página de Empresas . Es posible que deba filtrar los registros inactivos; busque un filtro llamado "Inactivo" o "Mostrar todo".
Abra el perfil de la empresa inactiva.
Localiza el mismo botón de estado.
Haz clic en el menú desplegable y selecciona Activo .
La empresa ya está de nuevo en activo y disponible para su uso en operaciones de carga.
✅ Buenas prácticas: Utilice la desactivación como acción predeterminada cuando finalice o deje de estar disponible temporalmente una relación con un transportista, almacén o instalación. Reserve la eliminación para registros duplicados confirmados o entradas de prueba sin historial de carga. Ante la duda, desactive siempre.
Eliminar empresa
El permiso Eliminar empresa permite a un usuario eliminar de Alvys los registros de empresas que no son clientes, como transportistas, almacenes y otros tipos de entidades que no son clientes. Cuando este permiso está activado, aparece un botón Eliminar en la esquina superior derecha del perfil de la empresa, lo que permite al usuario iniciar la eliminación.
La eliminación rara vez es la herramienta adecuada. En casi todos los casos, lo que un usuario realmente desea es la desactivación ( véase Activar empresa más arriba). Este permiso debe estar estrictamente restringido y utilizarse únicamente en circunstancias excepcionales y claramente justificadas. El permiso Eliminar empresa está restringido a los administradores de nivel superior como último recurso. Por defecto, esta autorización específica se extiende exclusivamente a los roles de Soporte y Administrador de socios. Por el contrario, este permiso no se asigna por defecto a los roles de Administrador, Gerente de operaciones, Despachador, Facturador, Agente de ventas, Entrada de datos, Administrador de oficina, Seguridad o Conductor.
Para eliminar un registro de empresa:
Diríjase a la página de Empresas.
Abra el perfil del remitente, del almacén o de la empresa correspondiente.
Localiza el botón Eliminar en la esquina superior derecha.
Confirma la eliminación cuando se te solicite.
✅ Buenas prácticas: Nunca otorgue el permiso para eliminar una empresa a usuarios que no sean administradores. Asígnelo únicamente a uno o dos administradores de confianza en su cuenta de Alvys, generalmente el propietario y un gerente sénior. Antes de eliminar una empresa, verifique que no tenga registros activos. Considere la posibilidad de solicitar una segunda aprobación fuera de Alvys, mediante su proceso interno, antes de proceder con la eliminación.
Preguntas frecuentes (FAQ)
P: ¿Por qué los permisos de Cliente y Empresa se agrupan en las asignaciones de roles predeterminadas?
A: Los seis permisos que no permiten eliminar (Crear/Editar/Activar, tanto para Clientes como para Empresas) están agrupados porque el personal operativo suele gestionar los registros de clientes y de empresas que no son clientes. Esto garantiza que roles como el de Despachador puedan gestionar todas las entidades relevantes en un único flujo de trabajo.
P: ¿Puedo otorgar permisos de administración de la empresa sin permisos de administración de clientes?
R: Sí, puede configurar manualmente los permisos para incluir la administración de la empresa pero excluir la administración de clientes. Sin embargo, los roles predeterminados otorgan ambos conjuntos de permisos, por lo que la separación requiere un ajuste manual después de asignar un rol.
P: ¿Qué tipos de empresas utilizan permisos de administración de la empresa?
A: Cualquier tipo de empresa que no sea Cliente ni Agente/Proveedor Logístico de Terceros (3PL) utiliza permisos de Administración de la Empresa. Esto incluye a Transportistas, Almacenes, Terminales y otras entidades que no sean clientes.
P: ¿Puede un usuario ver todos los tipos de empresas sin permisos de administración de empresas?
R: Sí. La visualización de los registros de la empresa es independiente de los permisos de administración. Los usuarios sin permisos de administración de la empresa pueden ver los registros en modo de solo lectura, pero no pueden crearlos, editarlos, activarlos ni eliminarlos.
P: Si un usuario tiene los cuatro permisos de Administración de la empresa, ¿puede hacer todo lo posible con los registros de la empresa?
R: Sí, para tipos de empresas que no son clientes. Pueden crear, editar, activar y eliminar registros de remitentes, almacenes y otros registros que no sean de clientes. Los registros de clientes y agentes/operadores logísticos externos requieren los permisos de gestión de clientes correspondientes.
P: ¿Se registran en el sistema las acciones de creación y edición de empresas?
R: Sí, todas las acciones se registran y se muestran en sus registros.
P: ¿Cuál es la mejor práctica para asignar el permiso de Crear empresa?
A: Asígnelo únicamente a los roles responsables de la configuración operativa, como el personal de entrada de datos, los gerentes o los coordinadores de operaciones. Revise los nuevos registros de la empresa con prontitud para verificar su exactitud.
P: ¿Cuál es la mejor práctica para eliminar los registros de la empresa?
A: Los permisos de eliminación deben limitarse únicamente a los administradores de confianza. Verifique que ningún registro activo o histórico haga referencia a la empresa y considere la posibilidad de requerir una segunda aprobación antes de la eliminación.
P: ¿Cómo se debe utilizar la desactivación en comparación con la eliminación?
A: Desactive las empresas por defecto cuando finalicen las relaciones o dejen de estar disponibles temporalmente. La eliminación solo debe utilizarse para duplicados o registros de prueba sin referencias históricas.
P: ¿Los roles predeterminados como Despachador o Administrador de oficina tienen permiso para activar la empresa?
R: Sí, los roles predeterminados como Soporte, Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones, Despachador, Facturador, Agente de ventas, Entrada de datos y Administrador de oficina tienen permiso para activar la empresa. Los roles de Seguridad y Conductor están excluidos.
Próximos pasos
⏭️ Consulta el artículo sobre permisos de la aplicación para aprender a gestionar el acceso de conductores y transportistas en la aplicación móvil de Alvys. Esto incluye configurar los permisos para ver los importes de los viajes y los pagos, emitir o cancelar cheques electrónicos, editar los números de remolque y enviar confirmaciones de tarifas a los transportistas.