La función de Liquidación de Transportistas (también conocida como pago a transportistas, cuentas por pagar a transportistas o estados de cuenta de transportistas) en Alvys permite a los agentes gestionar las cuentas por pagar a transportistas, generar estados de cuenta de pago y sincronizar los datos de liquidación con sistemas de contabilidad externos como QuickBooks, Business Central y NetSuite. El módulo proporciona un lugar centralizado para revisar y aprobar los elementos de pago a transportistas, generar estados de cuenta de liquidación, enviar estados de cuenta por correo electrónico directamente a los transportistas y sincronizar los datos de pago con sistemas de contabilidad externos. El módulo incluye Super Settle View para la revisión consolidada de los elementos de pago, el seguimiento del estado de los estados de cuenta y las actualizaciones automáticas del estado del viaje al generar el estado de cuenta.

Para acceder al módulo, vaya a Contabilidad > Liquidaciones con transportistas . El módulo incluye tres pestañas: Abierto (elementos pendientes de revisión), Aprobado (elementos aprobados para el pago) y Estados de cuenta (estados de cuenta completados).

Los elementos a pagar son las partidas individuales asociadas al viaje de un transportista. En la sección de Liquidaciones de Transportistas, cada partida puede estar en uno de tres estados: Abierto (pendiente de revisión), Aprobado (aprobado para pago) o Disputado (marcado para revisión).

Un estado de cuenta de liquidación del transportista consolida uno o más pagos aprobados en un único registro de pago. Los estados de cuenta se pueden descargar en formato PDF o enviar por correo electrónico directamente al transportista desde Alvys.

Los extractos bancarios pasan por cuatro estados: En cola (en proceso), Procesado (generación completada), Pagado (marcado manualmente como pagado en Alvys) y Fallido (se produjo un error durante el procesamiento).

Super Settle View ofrece una vista ampliada para revisar, aprobar y disputar todos los conceptos a pagar de un solo viaje en un mismo lugar, junto con los documentos del viaje.

Los pagos registrados en un sistema de contabilidad de terceros no se sincronizan con Alvys cuando la función Liquidaciones con transportistas está habilitada. Para marcar un estado de cuenta como pagado directamente en Alvys:

Cuatro permisos controlan el acceso a las funciones de Liquidación de operadores:

La opción "AprobarArtículosPagables" permite al usuario aprobar o impugnar los artículos a pagar en un viaje de transporte. Disponible para los roles de Administrador y Facturador.

La función "CreateCarrierStatement" permite al usuario generar estados de cuenta de liquidación de transportistas. Disponible para los roles de administrador y facturador.

La función "RevertCarrierStatement" permite al usuario revertir un estado de cuenta de liquidación del transportista generado. Disponible solo para administradores.

"EditCarrierRate" permite al usuario modificar los cargos de transporte terrestre. Disponible para los roles de Administrador y Facturador.

El acceso a la sección de Liquidaciones con el operador se habilita o deshabilita para cada usuario desde la columna Facturación en el perfil del usuario.

Cuando se genera un estado de cuenta de liquidación del transportista, los estados de los viajes se actualizan automáticamente:

Un viaje con estado «Entregado» o «Liberado» pasa a estado «Facturado» cuando se genera un extracto. Un viaje con estado «Facturado» pasa a estado «Completado» cuando el extracto se marca como pagado. Estos cambios de estado solo se aplican cuando todas las transacciones del viaje están incluidas en los extractos.

Carrier Settlements se integra con QuickBooks, Business Central y NetSuite a través de la configuración de integración contable existente.

Cuando están habilitadas tanto la opción "Liquidación con transportista" como la opción "Generar factura con transportista por separado" , la configuración de "Liquidación con transportista" tiene prioridad.

Los pagos registrados en un sistema de contabilidad de terceros no se sincronizan con Alvys cuando la función de Liquidación con transportistas está habilitada. Para registrar un pago en Alvys, utilice la opción Marcar como pagado en la pestaña Estados de cuenta.

Para permitir la sincronización de pagos desde su sistema contable a Alvys, desactive la configuración de Liquidaciones con transportistas. Esto cambia la dirección de sincronización para que los pagos registrados en su sistema contable se transfieran a Alvys.

Captura de pantalla de la configuración de integración contable

P: ¿Puedo usar la opción de liquidación con transportista si también está habilitada la opción "Generar factura del transportista por separado"?

R: Sí, pero la configuración de Liquidaciones con el Transportista tiene prioridad. Cuando ambas configuraciones están activas, se utilizan los estados de cuenta de liquidación del transportista en lugar de facturas separadas.

P: ¿Por qué los pagos que registro en mi sistema contable no aparecen en Alvys?

A: Cuando la opción Liquidaciones con transportistas está activada, los datos de pago no se sincronizan entre su sistema contable y Alvys. Para registrar un pago en Alvys, vaya a Contabilidad > Liquidaciones con transportistas > Extractos , busque el extracto y haga clic en Marcar como pagado . Como alternativa, desactive la opción Liquidaciones con transportistas para permitir la sincronización de pagos entre su sistema contable y Alvys.

P: ¿Qué roles pueden revertir un estado de cuenta de liquidación del transportista?

R: Solo los usuarios con el rol de administrador y el permiso "RevertirEstadoDeLaTransacción" pueden revertir un estado de cuenta de liquidación de la compañía aseguradora. Los usuarios que emiten facturas no pueden revertir estados de cuenta.

P: ¿Qué sucede con un artículo a pagar que se encuentra en estado de disputa?

A: Los elementos en disputa se marcan para su revisión y no se incluyen en el siguiente estado de cuenta hasta que se resuelvan. Permanecen visibles en Super Settle View y pueden aprobarse o dejarse en estado de disputa.

P: ¿Qué significa que un extracto muestre el estado "Fallido"?

A: El estado "Error" indica que se produjo un error durante el procesamiento del extracto. Póngase en contacto con el soporte de Alvys e indíqueles los detalles del extracto para que el equipo pueda investigar la causa y ayudarle a regenerarlo.