Una vez que tu panel de control esté listo, querrás que otros lo vean, ya sea tu equipo, tu gerente o un socio externo. Este artículo cubre cuatro maneras de compartir un panel de control: compartirlo directamente, exportarlo como archivo, programar una exportación recurrente por correo electrónico o configurar una alerta (notificación) que se active cuando una métrica supere un umbral. Los términos relacionados con este tema incluyen compartir, enviar, distribuir, exportar, descargar, PDF, PowerPoint, PPTX, Excel, XLSX, CSV, PNG, programar, exportación programada, correo electrónico recurrente, alerta, notificación y umbral.

Confirma tu acceso a los informes antes de comenzar. Abre la sección "Gestionar usuarios" y verifica la configuración de Acceso a informes en el registro del usuario. Un usuario con Acceso a informes configurado como "Lector" puede abrir y explorar los paneles compartidos con él, pero no puede compartirlos, exportarlos, programarlos ni configurar alertas. Los administradores, los administradores asociados y los usuarios con Acceso a informes configurado como "Analítico" pueden realizar las cuatro acciones. Si no ves un botón de Compartir o una opción de Exportar en un panel, no tienes los permisos necesarios para realizar esa acción en ese panel.

Abra el panel de control. Haga clic en Compartir en la barra de herramientas superior derecha. En el cuadro de diálogo para compartir:

Quién puede compartir qué: Los administradores y los administradores asociados pueden compartir cualquier panel de control de la cuenta de su empresa. Los usuarios de análisis pueden compartir los paneles de control que hayan creado personalmente, pero no los creados por otros. Los espectadores no pueden compartir nada.

Abra el panel de control. Haga clic en el menú de tres puntos en la barra de herramientas superior derecha. Seleccione Exportar y elija un formato. PDF Instantánea genera una página PDF que muestra todo el panel de control tal como aparece en pantalla. Presentación PDF genera un PDF de varias páginas donde cada sección se convierte en una diapositiva independiente. Presentación PPTX genera una presentación de PowerPoint editable con una diapositiva por sección. Datos XLSX genera los datos tabulares sin procesar para cada visualización. La exportación respeta las selecciones de filtro actuales.

Abra el panel de control. Haga clic en el menú de tres puntos y, a continuación, en Programar exportación. En el cuadro de diálogo:

Coloca el cursor sobre el widget en el que deseas configurar la alerta. Haz clic en el menú de tres puntos, luego en Alertas y, a continuación, en Crear. En el cuadro de diálogo:

Una vez finalizado el proceso, los destinatarios podrán abrir los paneles que compartió con ellos según el nivel de permisos que les haya otorgado, los archivos exportados se descargarán en el formato que haya elegido, las exportaciones programadas llegarán a las bandejas de entrada de los destinatarios con la frecuencia que haya establecido y se enviarán alertas por correo electrónico a los destinatarios que haya nombrado cada vez que la métrica supere su umbral.

No tienes permisos para compartir ni exportar ese panel. Los administradores y los administradores asociados pueden compartir cualquier panel, mientras que los usuarios de Analytic solo pueden compartir los paneles que ellos mismos crearon. Confirma tu acceso a los informes y, si creaste el panel, asegúrate de haberlo abierto.

Para editar, el acceso a informes debe estar configurado como "Analítico" . Si otorga el permiso "Puede editar y compartir" a un usuario cuyo acceso a informes es "Lector" , este permiso no tendrá ningún efecto real, ya que el usuario seguirá sin poder crear ni modificar visualizaciones. Primero, configure su acceso a informes como "Analítico" y, a continuación, otorgue el permiso "Puede editar y compartir" .

Aparecerá un indicador de progreso mientras se realiza la exportación. No abandone la página hasta que se descargue el archivo, ya que cerrar la pestaña puede cancelar la exportación.

Mantén una alerta por métrica y por widget. Las alertas superpuestas en la misma métrica generan notificaciones redundantes.

P: ¿Se envían las exportaciones programadas incluso cuando no he iniciado sesión?

R: Sí. Los programas se ejecutan independientemente de usted, por lo que no necesita iniciar sesión para que se envíe una exportación programada.

P: ¿Se conservarán mis selecciones de filtro al exportar el archivo?

R: Sí. Una exportación ad-hoc respeta la selección de filtros actual. Para las exportaciones programadas, puede anular opcionalmente los filtros por pestaña para el envío programado.

P: ¿Puedo exportar solo un gráfico en lugar de todo el panel de control?

R: Sí. Utilice el menú de tres puntos del propio widget. Los formatos de un solo widget incluyen PNG, PDF de una sola diapositiva, PPTX de una sola diapositiva, XLSX y CSV.

P: ¿Puede un usuario compartir o exportar un panel de control?

R: No. Los usuarios pueden abrir y explorar los paneles compartidos con ellos, pero no pueden compartirlos, exportarlos, programarlos ni configurar alertas. Los administradores, los administradores asociados y los usuarios de análisis pueden realizar las cuatro acciones.

P: ¿Cuál es la diferencia entre una instantánea en PDF y una presentación en PDF?

A: PDF Snapshot muestra todo el panel de control como una sola página PDF con el mismo aspecto que en pantalla. PDF Slide Deck genera un PDF de varias páginas donde cada sección se convierte en una diapositiva independiente.

P: ¿Cómo puedo evitar que una alerta se active repetidamente?

A: Cambia el modo de activación para que se dispare una vez y luego se pause. La alerta envía una notificación y se detiene hasta que la vuelvas a activar manualmente.