Las dimensiones y los campos personalizados permiten transferir categorización y datos adicionales de Alvys a Sage Intacct en cada factura exportada. Su configuración (también conocida como coincidencia de campos o configuración de dimensiones) implica trabajar en dos sistemas: primero, se crean los valores en Sage Intacct y, a continuación, se asignan a los campos correspondientes de Alvys desde la configuración de integración.

Este artículo describe las cuatro fases: configurar los valores de las dimensiones en Sage Intacct, asignar esas dimensiones en Alvys, crear campos personalizados en Sage Intacct y asignar campos personalizados en Alvys, además de los campos disponibles y las preguntas frecuentes.

Confirme lo siguiente antes de comenzar:

Complete las cuatro fases en orden. Las fases 1 y 3 se realizan en Sage Intacct; las fases 2 y 4 se realizan en Alvys.

En Sage Intacct, una dimensión es un sistema de clasificación (como una etiqueta con un conjunto de valores) que permite ordenar y generar informes sobre datos financieros en diferentes segmentos de negocio, como ubicación, departamento o categoría, sin complicar el plan de cuentas. Cree los valores de dimensión necesarios en Sage Intacct antes de asignarlos en Alvys y repita este proceso para cada valor.

Navegue hasta el módulo de dimensión correspondiente. Para Ubicación y Departamento, vaya a Empresa > Configuración . Para otros tipos de dimensión estándar, vaya a Informes > Configuración > Dimensiones para gestionar todos los tipos de dimensión.

Haz clic en Agregar para comenzar a crear un nuevo valor de dimensión.

Introduzca un identificador único para el valor de la dimensión. Le recomendamos elegir este identificador con cuidado, ya que no se podrá modificar una vez creado.

Introduzca un nombre para el valor de la dimensión. A diferencia del ID, el nombre se puede actualizar posteriormente si es necesario.

Opcionalmente, puede proporcionar una descripción u otros detalles relevantes según el tipo de dimensión. Para las ubicaciones, también puede configurar un contacto principal con los datos de la dirección que aparecerán en las facturas y los formularios.

Para crear una jerarquía padre-hijo, especifique un Padre para anidar el nuevo valor debajo de uno existente. Déjelo en blanco si el valor debe estar en el nivel superior.

Establecer el estado: Activo permite que las transacciones se registren en el valor. Activo sin registro, que está disponible para las dimensiones Departamento, Ubicación, Clase, Cliente, Proveedor y Proyecto, habilita el valor para informes y resúmenes, pero impide que Alvys registre transacciones directamente en él.

Haz clic en Guardar. El valor de la dimensión aparecerá ahora en tu lista y estará disponible para etiquetar las transacciones en todo el sistema.

Repita estos pasos para cada valor adicional que necesite antes de realizar el mapeo en Alvys.

Después de crear valores de dimensión en Sage Intacct, asigne cada dimensión a un campo de Alvys desde Configuración > Conexiones > Sage Intacct > Dimensiones y campos personalizados . Cada dimensión se asigna a un campo de Alvys. Los campos de Alvys disponibles son:

La tabla de Asignaciones de dimensiones muestra dos columnas: Campo de Sage (el nombre de la dimensión de Sage; las dimensiones obligatorias llevan una insignia roja de "Obligatorio" y deben asignarse, o las exportaciones fallarán con errores de validación) y Campo de Alvys (un menú desplegable "Agregar asignación" para elegir qué campo de Alvys se asigna a la dimensión).

Seleccione el campo Alvys apropiado en el menú desplegable para cada dimensión.

Una vez que una dimensión se asigna a un campo de Alvys, se controla cómo se relacionan los valores individuales entre ambos sistemas. El panel de asignación ofrece dos niveles de control: Asignación de valores predeterminados y Asignación de valores específicos.

Valor predeterminado. El valor predeterminado es una opción de reserva: cuando el valor de Alvys de una transacción exportada no tiene una asignación específica, Alvys aplica el valor predeterminado como valor de dimensión de Sage, de modo que cada transacción se etiqueta con un valor válido. Si una dimensión es obligatoria en Sage, establezca siempre un valor predeterminado para evitar errores de exportación. Sin un valor predeterminado ni una asignación específica, Alvys transmite el valor de Alvys tal cual, lo que puede provocar errores de validación en Sage.

Asignaciones de valores específicos. Las asignaciones de valores específicos definen correspondencias exactas uno a uno entre los valores individuales de Alvys y los valores de dimensión de Sage; por ejemplo, asignan la oficina "Brokerage" de Alvys a la ubicación "Boston" de Sage y la oficina "Inc." de Alvys a "San Diego Terminal". Cualquier valor sin una asignación específica utiliza el valor predeterminado.

Para asignar valores, haga clic en el botón Asignar valores que aparece junto a la dimensión en la tabla Asignaciones de dimensiones.

Se abre un panel con dos columnas: Valores de Sage (los valores de dimensión de su entorno Sage) y Valores de Alvys (los valores del campo Alvys que seleccionó). Asigne cada valor de Sage al valor de Alvys correspondiente y establezca el Valor predeterminado en la parte superior del panel.

Tras asignar los valores, el botón "Asignar valores" se actualiza para mostrar cuántos valores están asignados (por ejemplo, "3 valores"), de modo que pueda ver rápidamente qué dimensiones tienen asignaciones de valores configuradas.

Los campos personalizados son campos definidos por el usuario que se añaden a los objetos estándar de Sage; la integración con Alvys puede rellenarlos con datos de Alvys en cada transacción exportada. Son compatibles con cuatro objetos de Sage: Factura de AR (encabezado), Partida de factura de AR (línea), Factura de AP (encabezado) Partida de factura de AP (línea). El objeto que seleccione determina dónde aparece el campo. Los campos personalizados deben existir en Sage Intacct antes de poder asignarlos en Alvys; repita este subproceso para cada uno.

Según su suscripción, vaya a Servicios de plataforma > Todos > Personalización de objetos (o Servicios de personalización > Todos > Personalización de objetos ) y haga clic en Agregar junto a Campos personalizados.

Seleccione el objeto al que desea agregar el campo personalizado en la lista desplegable y haga clic en Siguiente. Aquí podrá elegir el tipo de objeto, por ejemplo, Factura de AR, Factura de AP, Partida de factura de AR o Partida de factura de AP.

Seleccione el tipo de datos para su campo personalizado y haga clic en Siguiente. El tipo de datos determina qué tipo de información aceptará el campo.

La integración con Alvys solo admite los siguientes tipos de datos:

No seleccione estos tipos no compatibles , ya que no se pueden asignar a Alvys: Lista desplegable, Lista desplegable (selección múltiple), Casilla de verificación, Correo electrónico, Porcentaje, Secuencia, URL o Contraseña. Los tipos de campos personalizados no compatibles no aparecerán en la interfaz de asignación.

Introduzca una etiqueta para el campo. Este será el texto que aparecerá junto al campo en la interfaz de usuario. Sage Intacct sugerirá automáticamente un ID de campo basado en la etiqueta. El ID de campo se utiliza para las API y no puede contener espacios.

Defina cualquier característica adicional del campo en función del tipo de datos que haya seleccionado, como la longitud del campo, el número de decimales, los valores predeterminados o los valores de la lista desplegable, y haga clic en Siguiente.

Configure las opciones de implementación y haga clic en Listo : establezca si el campo es obligatorio , así como la sección y la pestaña donde aparece en el registro de Sage.

Alvys proporciona campos integrados, organizados en siete grupos, que se pueden asignar a campos personalizados de Sage:

Además, se pueden asignar dos tipos de referencias personalizadas: referencias de carga personalizadas (que se obtienen de la carga al exportar) y referencias de viaje personalizadas (que se obtienen del viaje al exportar). Estas aparecen en el menú desplegable de Alvys Field agrupadas bajo sus propios encabezados.

Las referencias personalizadas se gestionan en Configuración > Referencias personalizadas , organizadas en seis pestañas (Cargas, Viajes, Paradas, Conductores, Camiones, Remolques).

Desde allí, puede crear una nueva referencia , nombrarla y describirla, seleccionar un tipo de campo (Texto, Fecha, etc.) y configurar si se muestra dentro de Alvys y en los documentos.

La tabla de Asignaciones de campos personalizados muestra siete columnas: Campo Sage , Código , Objeto , ID , Tipo , Caracteres (longitud máxima de caracteres) y Campo Alvys (un menú desplegable agrupado por categoría). Para asignar un campo personalizado, búsquelo en la tabla y seleccione el campo Alvys en la última columna; solo se mostrarán los campos Alvys compatibles con el tipo.

Las asignaciones de campos personalizados se pueden configurar durante la configuración inicial o en cualquier momento posterior. Durante la configuración inicial, se configuran en el paso 5: Configuración avanzada , donde Alvys recupera los campos personalizados de Sage disponibles y usted selecciona el campo de Alvys para cada uno.

Tras la configuración inicial, modifique las asignaciones en Ajustes > Conexiones > Sage Intacct : haga clic en la integración de su filial, seleccione la pestaña Dimensiones y campos personalizados y utilice la misma interfaz de asignación. Los cambios en las asignaciones solo se aplican a las exportaciones futuras; las facturas y los recibos que ya se encuentran en Sage no se actualizan retroactivamente.

Tras completar las cuatro fases:

¿Cuál es la principal ventaja de usar dimensiones en lugar de modificar mi plan de cuentas?

Las dimensiones permiten etiquetar, segmentar y generar informes sobre datos financieros en distintos segmentos de negocio (ubicación, flota, conductor) sin complicar excesivamente el plan de cuentas. Al añadir un nuevo valor de dimensión, todos los códigos de cuenta existentes estarán disponibles automáticamente.

¿Puedo usar dimensiones personalizadas con la integración de Alvys?

No. Solo se admiten los tipos de dimensión estándar de Sage Intacct (Ubicación, Departamento, Clase, Cliente, Proveedor, Empleado, Proyecto, Artículo, Activo, Contrato, Almacén).

¿Qué significa el estado "Activo sin contabilización" para un valor de dimensión?

El valor está disponible para la elaboración de informes y resúmenes en Sage Intacct, pero Alvys no puede registrar transacciones directamente en él.

¿Cuál es la diferencia entre un valor predeterminado y una asignación de valor específico?

Una asignación de valores específica es una correspondencia exacta uno a uno entre un valor de Alvys y un valor de dimensión de Sage (por ejemplo, Alvys "Brokerage" → Sage "Boston"). El valor predeterminado es la opción alternativa que se aplica cuando un valor de Alvys no tiene una asignación específica, lo que evita errores de exportación.

¿Qué ocurre si una dimensión tiene una etiqueta roja de "Obligatorio" en la tabla de asignación?

Es un requisito de sus cuentas GL en Sage. Debe asignarlo en Alvys y establecer un valor predeterminado; de lo contrario, las exportaciones fallarán con errores de validación.

¿Qué tipos de objetos de Sage Intacct admiten campos personalizados en esta integración?

Cuatro: Factura de AR (encabezado), Partida de factura de AR (partida), Factura de AP (encabezado) y Partida de factura de AP (partida).

¿Qué tipos de datos son compatibles al crear campos personalizados para la asignación de Alvys?

Fecha, moneda, número, texto y área de texto. Los tipos no compatibles (lista desplegable, lista desplegable de selección múltiple, casilla de verificación, correo electrónico, porcentaje, secuencia, URL, contraseña) no aparecen en la interfaz de asignación de Alvys.

¿Qué referencias personalizadas de Alvys puedo asignar a Sage Intacct?

Dos: Referencias de carga personalizadas y Referencias de viaje personalizadas (de las seis entidades de referencia personalizadas que admite Alvys).

Si actualizo hoy la asignación de un campo personalizado, ¿se actualizarán también mis facturas anteriores en Sage?

No. Los cambios en la asignación de mapas solo se aplican a las exportaciones futuras; las transacciones exportadas con anterioridad nunca se actualizan retroactivamente.

¿Por qué debería prestar atención a la columna "Caracteres" en la tabla de Asignaciones de campos personalizados?

Muestra la longitud máxima de caracteres que Sage Intacct permite para ese campo de texto. Si el valor de Alvys la supera, el valor se trunca al exportarlo.