Este artículo explica cómo importar pagos de Sage Intacct a Alvys, cómo gestionar transacciones fallidas y cómo solucionar problemas comunes. Este es el último artículo de la serie sobre la integración con Sage Intacct.
💡 La sincronización de pagos para Sage Intacct es un proceso unidireccional. Los pagos fluyen de Sage Intacct a Alvys. No es posible exportar pagos de Alvys a Sage.
Resumen de importación de pagos
La integración de Alvys con Sage Intacct importa automáticamente los pagos registrados en Sage Intacct a Alvys. Esto mantiene sus registros de Alvys actualizados con el estado de pago de facturas y recibos sin necesidad de introducir datos manualmente.
La sincronización de pagos admite las siguientes transacciones:
Pagos de cuentas por cobrar: Cuando se registra un pago de un cliente contra una factura de cuentas por cobrar en Sage Intacct, el pago se importa a Alvys y se aplica a la factura del cliente correspondiente.
Pagos a proveedores (Cuentas por pagar): Cuando se registra un pago a un proveedor contra una factura de cuentas por pagar en Sage Intacct, el pago se importa a Alvys y se aplica a la factura del proveedor correspondiente.
Cómo funciona la importación de pagos
La sincronización de pagos se ejecuta automáticamente cada 12 horas, por lo que no es necesario activarla manualmente.
Durante cada sincronización, Alvys:
Comprueba Sage Intacct en busca de pagos registrados en los últimos 8 días (el período de revisión predeterminado).
Agrupa esos pagos según la factura o recibo al que se aplican.
Recupera los detalles del pago y los aplica a la factura o recibo correspondiente.
La sincronización de pagos solo importa los pagos de facturas y recibos que se exportaron originalmente de Alvys a Sage Intacct. Los pagos de transacciones creadas directamente en Sage (no a través de Alvys) no se importan.
⚠️ La importación de pagos de clientes y proveedores no es compatible actualmente con los siguientes módulos: Facturación resumida, Liquidaciones de transportistas y Liquidaciones de conductores.
Datos de pago importados
Para cada pago importado, Alvys captura la siguiente información:
Importe del pago: El importe aplicado a la factura o recibo específico.
Fecha de pago: Cuando se registró el pago en Sage.
Método de pago: Cómo se realizó el pago (cheque, tarjeta de crédito, transferencia bancaria, etc.).
Número de cheque: En el caso de pagos con cheque, se registra el número de cheque si está disponible.
Número de referencia: La referencia de pago de Sage, el número de pago o el número de documento.
Nota: Cualquier descripción o nota adjunta al pago en Sage.
Ventana de visión trasera
La sincronización de pagos utiliza un período de referencia para determinar qué pagos consultar en Sage Intacct:
Periodo de búsqueda predeterminado: 8 días. Las consultas de sincronización buscan los pagos registrados en los últimos 8 días.
Esto significa que los pagos registrados hace más de 8 días (y que aún no se hayan importado) no se sincronizarán automáticamente. Si necesita importar pagos antiguos, póngase en contacto con el soporte técnico de Alvys.
💡 El período de revisión de 8 días garantiza que los pagos realizados durante un fin de semana o durante una breve interrupción se registren en la siguiente sincronización exitosa.
Página de transacciones con errores de Alvys
La página de Transacciones con Error en Alvys ofrece una visión general centralizada de las transacciones que no se sincronizaron correctamente con los sistemas de contabilidad externos. Permite a los usuarios identificar rápidamente las exportaciones fallidas, examinar los mensajes de error y tomar las medidas correctivas necesarias. Se puede acceder a esta página desde el menú de contabilidad , seleccionando «Transacciones con Error» en Alvys.
La página de Transacciones con errores incluye las siguientes columnas:
Tipo de entidad: El tipo de transacción de Alvys que no se exportó correctamente, indicando su origen. Algunos ejemplos son: Carga, Viaje, Recibo de pago, Deducción, Ingresos adicionales, Peaje, Combustible, Depósito en garantía, Cheque electrónico y Factura contable.
Tipo de transacción: Cómo se clasifica el registro en el sistema de contabilidad externo, como factura, recibo, nota de crédito, crédito de proveedor o asiento contable.
Clase: La filial asociada a la transacción.
Mensaje de error : El mensaje devuelto por el sistema de contabilidad externo que explica por qué falló la transacción.
Estado: El estado actual de la transacción, como Fallida o Resuelta.
Referencia : Identificadores adicionales para vincular la transacción, como el número de carga, el número de factura resumida o el número de viaje.
Total de la transacción : El importe total de la transacción.
Fecha de creación : Fecha en la que se intentó exportar la transacción por primera vez.
Tipos de transacciones compatibles que se pueden resincronizar a partir de transacciones con errores.
No todas las transacciones se pueden sincronizar automáticamente desde esta página. Actualmente, solo se pueden sincronizar los siguientes tipos de entidades:
Carga
Viaje
Cheque electrónico
Recibo de nómina
Antes de volver a sincronizar, asegúrese de que se hayan realizado las correcciones necesarias en la transacción. Para volver a sincronizar:
Seleccione la transacción en la página de Transacciones con errores.
Haz clic en Reintentar sincronización y confirma la acción en el mensaje que aparece.
Utilice la opción Sincronizar todo únicamente si todas las transacciones de la lista Transacciones con errores están listas para exportarse. Las transacciones que aún requieran correcciones se omitirán.
Los siguientes tipos de entidades no se pueden volver a sincronizar desde la página de Transacciones con errores:
Deducción
Ingresos accesorios
Combustible
Peaje
Factura contable (igual que una factura resumida)
Declaración del transportista
Declaración del conductor
Para las liquidaciones de transportistas, las facturas resumidas y las liquidaciones de conductores , las correcciones y las resincronizaciones deben realizarse directamente desde sus páginas respectivas, en lugar de desde la página general de Transacciones con errores.
Borrar una transacción con error corregida manualmente en el sistema externo
Si una transacción se ha corregido manualmente en Sage Intacct y ya no requiere ninguna acción en Alvys, se puede eliminar desde la página de Transacciones con errores:
Seleccione una o más transacciones en la página de Transacciones con errores.
Haz clic en el botón "Marcar como sincronizado" en la esquina superior derecha.
Haz clic en Marcar como sincronizado y confirma la acción en el mensaje que aparece.
Solo se debe marcar una transacción como sincronizada si se ha resuelto por completo, ya que esta acción no se puede deshacer.
⚠️ Si una transacción falla repetidamente y no se puede volver a sincronizar, o si hay errores complejos que no se pueden entender desde la página de Transacciones con errores, comuníquese con el soporte de Alvys .
Solución de problemas
Esta sección abarca los problemas más comunes que se presentan con la integración de Sage Intacct y cómo resolverlos.
Problemas de conexión
Problema: "El cliente Sage no está inicializado".
La integración no puede conectarse a Sage Intacct. Esto suele significar que las credenciales de los servicios web han caducado o han sido revocadas.
Cómo solucionarlo:
Navegue a Configuración > Conexiones > Sage Intacct .
Comprueba el estado de la conexión en la pestaña Configuración.
Si se produce una desconexión, es posible que deba volver a autenticarse actualizando las credenciales de usuario de los servicios web en Sage Intacct.
Verifique que el usuario de servicios web siga activo en su entorno Sage Intacct.
Problemas de coincidencia entre clientes y proveedores
Problema: "La exportación de facturas requiere un ID de cliente de Sage vinculado".
El cliente que figura en la factura de Alvys no tiene un cliente correspondiente en Sage Intacct.
Cómo solucionarlo:
Abra el perfil del cliente en Alvys.
Configure el ID de contabilidad externa para que coincida con el ID de cliente en Sage Intacct.
Como alternativa, active la opción "Crear cliente automáticamente" en la configuración de AR para que Alvys cree el cliente automáticamente en la siguiente exportación.
Si utiliza la función de reserva de coincidencia de nombres , verifique que el nombre del cliente en Alvys coincida exactamente con el nombre del cliente en Sage (la coincidencia no distingue entre mayúsculas y minúsculas, pero debe ser exacta).
Problema: No se encontró el proveedor para la exportación de facturas de proveedores.
Igual que lo anterior, pero para proveedores. Configure el ID de contabilidad externa en el perfil del transportista o del conductor, o habilite la creación automática de proveedores.
Problemas de asignación de cuentas
Problema: "A la línea [ID] le falta una cuenta de ingresos" o "A la línea [ID] le falta una cuenta de gastos".
Una partida de la transacción no tiene una cuenta contable asignada.
Cómo solucionarlo:
Dirígete a la pestaña Asignación de cuentas en la configuración de integración.
Verifique la asignación para el tipo de transacción específico (transporte principal, servicios adicionales, combustible, etc.).
Asegúrese de que se haya configurado una asignación específica o una categoría predeterminada.
Si no existe ninguna asignación específica o por categoría, asegúrese de que la cuenta maestra predeterminada esté configurada.
El orden de reserva para la asignación de cuentas es: Asignación de artículo específico > Valor predeterminado de categoría > Valor predeterminado maestro. Si no se configura ninguna de estas opciones para el tipo de artículo, la exportación fallará.
Problemas de dimensión
Problema: "La línea [ID] debe tener al menos una dimensión de Sage asignada".
Las dimensiones están configuradas en su integración, pero no se pudo resolver ninguna para un elemento de línea.
Cómo solucionarlo:
Ve a la pestaña Dimensiones y campos personalizados .
Verifique que sus asignaciones de dimensiones tengan valores asignados.
Verifique que los datos de Alvys (filial, flota, oficina, conductor, camión, remolque, tipo de contratista) tengan valores completados para las transacciones que está exportando.
Si se requiere una dimensión en Sage pero no siempre está disponible en Alvys, considere agregar una asignación de valor predeterminado que actúe como alternativa.
Problemas con campos personalizados
Problema: "Falta el campo personalizado obligatorio de Sage [nombre]"
Un campo personalizado marcado como obligatorio en la configuración de Sage no tiene un valor correspondiente en los datos de Alvys.
Cómo solucionarlo:
Compruebe la asignación de campos personalizados en la pestaña Dimensiones y campos personalizados .
Verifique que el campo Alvys asignado tenga un valor para la transacción específica.
Si no siempre es posible rellenar el campo, considere la posibilidad de cambiarlo a opcional en Sage Intacct.
Problema: "El campo personalizado [nombre] excede la longitud máxima de Sage" (solo AR)
El valor de Alvys es más largo que el límite máximo de caracteres definido en el campo personalizado de Sage.
Cómo solucionarlo:
Acorta el valor en Alvys (por ejemplo, trunca las notas o descripciones largas).
Como alternativa, aumente la longitud máxima del campo personalizado en Sage Intacct.
Problemas con las condiciones de pago
Problema: "El término introducido no es válido".
El plazo de pago que figura en la factura de Alvys no existe en Sage Intacct.
Cómo solucionarlo:
El sistema vuelve a intentarlo automáticamente con un plazo de pago de 30 días como alternativa. Si este plazo también falla, significa que el plazo de pago no existe en su entorno Sage.
Cree el plazo de pago que falta en Sage Intacct (por ejemplo, "Neto 45").
Como alternativa, ajuste las condiciones de la factura para el cliente o el agente en Alvys para que utilicen una condición que exista en Sage.
Problemas de estado de la transacción
Problema: "Los pagos deben eliminarse antes de que se pueda anular la factura".
Estás intentando modificar o eliminar una transacción en Alvys, pero la transacción correspondiente en Sage tiene pagos aplicados.
Cómo solucionarlo:
Abra la transacción en Sage Intacct.
Eliminar o anular la aplicación de todos los pagos de la factura o recibo.
Regresa a Alvys e intenta exportar de nuevo.
Problema: La factura de AP requiere reversión manual.
Estás intentando modificar una factura de AP que se encuentra en estado Publicado o Seleccionado en Sage.
Cómo solucionarlo:
Abra la factura en Sage Intacct.
Anule la factura manualmente (esto crea un asiento de anulación).
Vuelve a Alvys e intenta exportar de nuevo. Alvys creará una nueva factura con los datos actualizados.
La sincronización no se está ejecutando.
Problema: Las transacciones no se están exportando.
Lista de verificación:
¿Está habilitada la opción "Sincronización maestra activa" en la página de configuración de integración?
¿Está habilitada la sincronización específica (AR o AP) en la pestaña Configuración?
¿La conexión de integración funciona correctamente (no hay errores de autenticación)?
¿La transacción cumple con todos los requisitos de validación (cliente/proveedor vinculado, cuentas contables, etc.)?
Problema: Los pagos no se están importando.
Lista de verificación:
¿La factura o el recibo se exportó originalmente de Alvys a Sage? (Los pagos de transacciones creadas directamente en Sage no se importan).
¿Se registró el pago en Sage en los últimos 8 días? (Los pagos más antiguos podrían quedar fuera del período de revisión).
¿Está accesible la API de Sage Intacct? (Verifique si hay interrupciones en el servicio de Sage).
Mejores prácticas
Configure los identificadores de contabilidad externos antes de activar la integración. Esto garantiza una correspondencia fiable entre las entidades de Alvys y Sage y evita errores en las exportaciones debido a clientes o proveedores no resueltos.
Mantenga actualizadas las asignaciones de valores de dimensión. Al agregar nuevas oficinas, flotas o camiones en Alvys, asegúrese de que los valores correspondientes estén asignados en la configuración de dimensión. Las asignaciones faltantes no causarán errores (los valores no asignados se transmiten tal cual), pero pueden provocar que los valores de dimensión no se reconozcan en Sage.
Revise la alineación de las condiciones de pago. Asegúrese de que las condiciones de pago utilizadas en las facturas de Alvys tengan entradas correspondientes en Sage Intacct. El sistema recurre automáticamente a Net 30, pero una alineación explícita evita reintentos innecesarios.
Preguntas frecuentes
P: ¿Con qué frecuencia se ejecuta la sincronización de pagos?
A: La sincronización de pagos se ejecuta automáticamente según un cronograma. El período de revisión predeterminado abarca los últimos 8 días de pagos, lo que garantiza que los pagos recientes se registren incluso si se omite un ciclo de sincronización.
P: ¿Puedo activar manualmente la sincronización de pagos?
R: La sincronización de pagos se realiza automáticamente. Si necesita importar un pago específico de inmediato, póngase en contacto con el soporte de Alvys.
P: ¿Qué sucede si un pago en Sage se anula después de haber sido importado a Alvys?
R: Los pagos anulados en Sage no se revierten automáticamente en Alvys. Deberá ajustar manualmente el estado del pago en Alvys si se anula un pago de Sage.
P: ¿Puedo exportar pagos de Alvys a Sage?
R: No. La sincronización de pagos es unidireccional; solo de Sage Intacct a Alvys. Los pagos deben registrarse primero en Sage Intacct.
P: ¿Qué sucede si se importa el mismo pago dos veces?
A: El sistema elimina los pagos duplicados mediante su ID de detalle de Sage. Si un pago ya se ha importado, no se aplicará de nuevo.
P: ¿Puedo desconectar y volver a conectar la integración sin perder la configuración?
A: Al desconectar la integración, se eliminan todos los ajustes, asignaciones y configuraciones. Si la vuelve a conectar, deberá completar de nuevo el asistente de configuración. Considere usar la función de plantillas si necesita configurar algo similar para otra filial.
P: ¿Qué debo hacer si veo muchas transacciones fallidas a la vez?
A: Esto suele indicar un problema sistémico, como una conexión caducada, una cuenta contable faltante o un cambio en la configuración de Sage. Revise los mensajes de error para identificar un patrón común, corrija la causa raíz y, a continuación, utilice la opción Sincronizar todo para reintentar todas las transacciones fallidas a la vez.
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