📋 Módulo: Activos > Conductores / Propietarios-Operadores > Pestaña Cuenta de depósito en garantía; Contabilidad > Pagar a conductores · Propietario: Equipo de soporte · Última revisión: 2026-06 · Se aplica a: Todos los usuarios
Descripción general
Una cuenta de depósito en garantía de Alvys (también llamada reserva o retención para conductores) funciona de manera similar a una cuenta de ahorros. Su propósito es reservar una parte de las ganancias de un conductor o propietario-operador para cubrir los costos previstos relacionados con sus operaciones de transporte.
También conocido como: reserva del conductor, retención del conductor, depósito en garantía, retiro de la garantía.
Los gastos que suelen cubrir las cuentas de depósito en garantía incluyen seguros, equipos, depósitos de seguridad, reservas generales, peajes, placas, tasas 2290 y mantenimiento.
Los depósitos y retiros pueden realizarse de forma programada (recurrente) o como un débito único de la nómina. El sistema permite programar las transacciones según un calendario, un número determinado de ocurrencias u otros parámetros personalizables.
Los saldos de las cuentas de depósito en garantía se supervisan y cuentan con límites mínimos y máximos. Si un saldo cae por debajo del mínimo, el sistema le avisa para que realice un depósito y lo reponga. Si un saldo supera el máximo, los depósitos programados se ajustan automáticamente.
Cómo funciona
Conceptos clave:
Cuenta de depósito en garantía: Una cuenta de reserva con nombre, creada para un conductor o propietario-operador específico. Cada cuenta tiene un propósito definido (como seguro o mantenimiento) y puede tener límites de saldo mínimo y máximo.
Depósito: Cantidad que se añade a la cuenta de depósito en garantía y se deduce de la nómina del conductor.
Retiro: Cantidad retirada de la cuenta de depósito en garantía, devuelta al conductor o aplicada a un gasto específico.
Deducción dividida: Un gasto único que se divide entre la nómina del conductor y la cuenta de depósito en garantía. El usuario decide cuánto proviene de cada fuente.
Visibilidad del saldo: Los saldos no se reflejan en la cuenta de depósito en garantía hasta que se genera un recibo de nómina que incluye la transacción correspondiente.
Comportamiento y límites:
Los saldos de las cuentas de depósito en garantía se actualizan únicamente cuando se genera un recibo de nómina que incluye la transacción de depósito o retiro.
Cuando se agrega un depósito o retiro único en una cuenta de garantía bloqueada, aparecen dos entradas en la tabla de deducciones: una para el saldo inicial de la cuenta y otra para el depósito o retiro.
Los depósitos programados se pausan o ajustan automáticamente cuando se alcanza el saldo máximo.
Si el saldo cae por debajo del mínimo, recibirá una alerta para realizar un nuevo depósito.
Al dividir un gasto entre la nómina y la cuenta de depósito en garantía, al ingresar el monto de la nómina se calcula automáticamente la parte correspondiente a la cuenta de depósito en garantía (o viceversa).
Cómo usar
Dónde encontrarlo: acceda al perfil del conductor o del propietario-operador.
Abra el perfil desde Activos > Conductores (para conductores de la empresa) o Activos > Propietarios-operadores (para propietarios-operadores).
Seleccione la pestaña "Cuenta de depósito en garantía" en su perfil para ver, crear y administrar cuentas de depósito en garantía.
Para realizar depósitos o retiros, diríjase a la pestaña Deducciones en el mismo perfil de conductor o propietario-operador.
Configuración y permisos: Todos los usuarios pueden crear y administrar cuentas de depósito en garantía, agregar depósitos y retiros, y dividir deducciones. No se requieren permisos adicionales más allá del acceso estándar de Alvys. Después de la creación, solo se pueden editar los campos "Saldo mínimo" y "Saldo máximo" ; todos los demás campos de la cuenta se configuran al crearla y no se pueden modificar. Para cambiar otros campos, elimine la cuenta y cree una nueva. Para eliminar una cuenta de depósito en garantía, seleccione el icono de la papelera junto a la cuenta en la pestaña "Cuenta de depósito en garantía".
📋 Esta imagen muestra un perfil de conductor con la pestaña Cuenta de depósito en garantía seleccionada y el botón Agregar cuenta de depósito en garantía visible.
📋 Esta imagen muestra el formulario emergente para agregar una cuenta de depósito en garantía con los campos completados y el botón Guardar.
📋 Esta imagen muestra la lista de cuentas de depósito en garantía con los iconos de lápiz (editar) y papelera (eliminar) visibles junto a cada cuenta.
📋 Esta imagen muestra la pestaña Deducciones en el perfil de un conductor con el botón Agregar deducción pulsado.
📋 Esta imagen muestra el menú desplegable de tipo de transacción abierto con las opciones de Depósito en garantía visibles y Retiro en garantía.
📋 Esta imagen muestra el menú desplegable de selección de cuentas de depósito en garantía, donde se muestran las cuentas de depósito en garantía existentes para elegir.
📋 Esta imagen muestra el campo de cantidad y la frecuencia configurada en Una vez con una fecha de inicio ingresada.
📋 Esta imagen muestra la tabla de deducciones después de guardar una transacción única, mostrando dos entradas, una para el saldo inicial y otra para el depósito o retiro.
📋 Esta imagen muestra la tabla del historial de transacciones en la pestaña Cuenta de depósito en garantía después de que se haya registrado una transacción.
📋 Esta imagen muestra la página de Liquidaciones del conductor con un conductor seleccionado y la sección Deducciones/Reembolsos visible. Fuente:
Preguntas frecuentes
P: ¿Quién puede crear y administrar cuentas de depósito en garantía?
R: Todos los usuarios pueden crear y administrar cuentas de depósito en garantía. No se requiere ningún rol ni permiso especial.
P: ¿Puedo editar una cuenta de depósito en garantía después de haberla creado?
R: Solo se pueden editar los campos "Saldo mínimo" y "Saldo máximo" después de la creación de la cuenta. Para modificar cualquier otro campo, elimine la cuenta y cree una nueva.
P: ¿Cuándo se actualiza el saldo de la cuenta de depósito en garantía?
R: Los saldos no se reflejan hasta que se genera un recibo de nómina que incluya la transacción correspondiente. El saldo se actualiza cuando se genera dicho recibo, no cuando se registra el depósito o el retiro.
P: ¿Qué es una deducción dividida?
A: Una deducción dividida divide un gasto único entre la nómina del conductor y la cuenta de depósito en garantía. Usted ingresa el monto para una fuente y el sistema calcula automáticamente la otra.
P: ¿Puedo programar depósitos o retiros recurrentes?
R: Sí. Al agregar una deducción de tipo Depósito en garantía o Retiro en garantía, seleccione una frecuencia Mensual, Anual, Semanal o Cada estado de cuenta, luego establezca una fecha recurrente y una fecha de inicio.
P: ¿Qué sucede si el saldo de la cuenta de garantía excede el máximo?
R: Los depósitos programados se modifican automáticamente para que el saldo no supere el límite máximo que usted haya establecido.
P: ¿Qué sucede si el saldo de la cuenta de garantía cae por debajo del mínimo?
A: El sistema te avisa para que realices un depósito y repongas el saldo.
P: ¿Puedo ver el historial de transacciones de depósito en garantía?
R: Sí. Una vez realizada una transacción en una cuenta de depósito en garantía, se registra en la tabla de historial de transacciones, en la pestaña Cuenta de depósito en garantía del perfil del conductor o propietario-operador.