📋 Aplicable a: Administración · Administración de socios · Soporte
Módulo: Gestión > Flotas
Última revisión: junio de 2026 · Propietario: Equipo de soporte
Cree y gestione flotas, también llamadas grupos de camiones o grupos de activos, para organizar los activos por región, división o tipo de remolque para su uso en la planificación y elaboración de informes de despacho.
Descripción general
Una flota (también llamada grupo de camiones, grupo de activos o grupo de vehículos) es una agrupación de camiones con nombre. Las flotas le ayudan a organizar sus activos por región, división, tipo de remolque o cualquier otra categoría que se ajuste a su operación. Una vez creada una flota, puede asignarle camiones y usar filtros de flota en el Planificador de Despacho y las herramientas de informes.
Utilice este artículo para crear una nueva flota, asignarle camiones y actualizar o eliminar flotas según cambien sus operaciones. Las flotas se gestionan desde Gestión > Flotas. Para acceder a esta sección, se requiere el rol de Administrador, Administrador de socios o Soporte. Los despachadores y otros roles no tienen acceso a la sección de Gestión.
Requisitos previos
Debes tener el rol de Administrador, Administrador de socios o Soporte. Si el menú de Administración no aparece en el panel de navegación izquierdo, tu rol no incluye acceso a esta área. Ponte en contacto con el administrador de tu empresa para verificar tu rol.
Tenga listo el nombre de la flota antes de comenzar. Cada nombre de flota debe ser único dentro de su empresa.
Para asignar camiones a una flota, dichos registros deben existir previamente en Alvys. Si aún no se han añadido camiones, créelos primero en Activos > Camiones.
Pasos
Navegar a Flotas.
Seleccione Administración en el menú de navegación de la izquierda.
Seleccione Flotas en el submenú Administración. Se abrirá la lista de Flotas, que mostrará todas las flotas configuradas actualmente para su empresa.
Crear una nueva flota.
Haz clic en Agregar flota en la esquina superior derecha de la página Flotas.
En el cuadro de diálogo que aparece, introduzca el nombre de la flota.
Haz clic en Agregar flota para confirmar. La nueva flota se creará y aparecerá en la lista de flotas.
Asigne camiones a la flota. Una vez creada la flota, podrá agregarle camiones.
Haz clic en el nombre de la flota en la lista para abrir los detalles de la misma.
En la sección Camiones, utilice el campo de búsqueda para encontrar camiones por número de camión o nombre del conductor.
Seleccione cada camión que desee agregar a esta flota. El camión se agregará inmediatamente. También puede asignar una flota a un camión directamente desde el registro del camión en Activos > Camiones, editando el camión y seleccionando la flota en el campo Flota.
La flota está activa y sus camiones se agrupan bajo ella. Las flotas aparecen como opciones de filtro en el Planificador de despachos y en los informes a nivel de flota, lo que permite acotar rápidamente la vista a un grupo específico de activos.
Editar el nombre de una flota
En la lista de flotas, haga clic en la flota a la que desea cambiar el nombre.
Haz clic en Editar (el icono del lápiz) junto al nombre de la flota.
Actualizar el campo Nombre de la flota.
Haz clic en Enviar para guardar el cambio.
Nota: la etiqueta del botón cambia de Agregar flota (que se usa al crear una) a Enviar (que se usa al editar una flota existente).
Retire un camión de una flota.
Abra los detalles de la flota haciendo clic en el nombre de la flota.
En la sección Camiones, busque el camión que desea eliminar.
Haz clic en el icono de eliminar que aparece junto a la fila de ese camión.
El camión queda sin asignar en la flota y vuelve a un estado sin asignar. El registro del camión no se elimina.
Eliminar una flota
En la lista de flotas, haga clic en la flota que desea eliminar.
Haga clic en Eliminar flota .
Confirma la eliminación en el cuadro de diálogo.
Solo puedes eliminar una flota que no tenga camiones asignados. Elimina todos los camiones de la flota antes de borrarla.
Panel de cargas: El panel de cargas mostrará la información de la flota en una columna.
Muestra la vista detallada de la flota con la opción Eliminar flota y el icono de edición (lápiz) visible.
Asignación de conductores y remolques a una flota
También puedes asignar conductores y remolques a una flota directamente desde sus páginas de perfil.
Para asignar un conductor a una flota, abra el registro del conductor en la lista de Conductores en Activos, localice el campo Flota, seleccione la flota deseada y haga clic en Guardar.
Para asignar un remolque a una flota, abra el registro del remolque en la lista de Remolques en Activos, localice el campo Flota, seleccione la flota deseada y haga clic en Actualizar remolque.
Asignación de una carga a una flota
Para asignar una flota a una nueva carga, localice el campo Flota en el formulario de nueva carga durante la creación de la carga y seleccione la flota deseada.
Para asignar una flota a una carga existente, abra la carga desde el Panel de cargas, haga clic en el botón Cambiar flota, seleccione la flota y haga clic en Actualizar.
Prefijo de factura
Cada flota puede tener un prefijo de factura opcional. Este prefijo es un código corto (por ejemplo, RF-) que aparece al inicio del número de factura de cualquier carga asignada a esa flota. Esto facilita la identificación de las facturas específicas de cada flota en Alvys y en sistemas de contabilidad externos como QuickBooks.
Para añadir o cambiar el prefijo de factura, abra la flota desde la lista de flotas, haga clic en el icono del lápiz para editar, localice el campo Prefijo de factura, introduzca el prefijo deseado y haga clic en Enviar. El prefijo se aplicará a las facturas generadas después del cambio. Las facturas ya generadas no se actualizarán.
Una vez que una carga asignada a esa flota alcanza el estado de Liberada y se genera una factura, el prefijo aparece en el número de factura.
¿Dónde aparece la información de la flota?
Una vez que se asigna una flota a una carga o un activo, el nombre de la flota aparece en varios lugares de Alvys. Esta sección muestra dónde encontrarlo.
Tabla de cargas
La flota asignada a una carga aparece como una columna en el Tablero de Cargas, lo que le permite ver rápidamente a qué flota pertenece cada carga sin necesidad de abrirla.
Resumen de la carga: Los detalles de la flota son visibles en la sección de resumen de la carga.
Muestra el panel de cargas con la columna Flota visible, mostrando los nombres de las flotas junto a cada fila de carga.
Resumen de carga
La flota asignada a una carga se muestra en la sección Resumen de carga cuando se abre una carga desde el Panel de cargas.
Página de detalles de la carga: La página de detalles de la carga muestra la flota asignada.
Muestra la sección Resumen de carga con el campo Flota mostrando el nombre de la flota asignada.
Cargar página de detalles
La asignación de la flota aparece en los detalles de la carga junto con otra información de despacho, como las asignaciones de conductores y camiones.
Perfiles de activos: Los perfiles individuales de conductores, camiones y remolques muestran la flota que les ha sido asignada.
Muestra la página de Detalles de la carga con la asignación de flota visible en la sección de información de despacho.
Perfiles de activos
Las asignaciones de flota son visibles en las páginas de perfil de conductor, camión y remolque. El campo Flota en cada perfil de activo muestra a qué flota pertenece dicho activo.
Generación y visualización de facturas con prefijo de flota
Una vez que se establece el prefijo de factura para una flota:
Crear o modificar una carga:
Asegúrese de que la carga esté asociada con la flota designada para la cual configuró el prefijo.
Generar factura:
Cuando la carga alcance el estado "Liberada", proceda a generar la factura como lo haría normalmente.
El prefijo que definió aparecerá ahora automáticamente como parte del número de factura (por ejemplo, "RF-12345").
Ver en QuickBooks (o sistema de contabilidad externo):
Acceda a su sistema de contabilidad externo (por ejemplo, la página de Ventas de QuickBooks).
Localice la factura en la pestaña Facturas.
Filtre según sea necesario por número de factura. El prefijo le ayudará a identificar fácilmente la factura asociada a esa flota.
Esta actualización enriquece los flujos de trabajo de contabilidad basados en flotas, lo que facilita la gestión de múltiples facturas de flotas con prefijos distintos en diferentes plataformas.
Preguntas frecuentes (FAQ)
P: ¿Puedo cambiar el prefijo de factura de una flota después de haberlo configurado? R: Sí, puede modificar el prefijo de factura de una flota en cualquier momento editando los detalles de la flota en la sección Flotas. Sin embargo, tenga en cuenta que el cambio de prefijo solo afectará a las facturas recién generadas, no a las que ya se crearon con el prefijo anterior.
P: Si no asigno una flota a una carga, ¿aún así se le asignará un prefijo de factura? R: Si una carga no está asignada a una flota, no utilizará un prefijo de factura específico de la flota. Seguirá las convenciones de numeración de factura predeterminadas de su sistema. Para garantizar que se aplique un prefijo de factura, la carga debe asignarse explícitamente a una flota que tenga un prefijo configurado.