Los permisos de informes (también llamados acceso a informes o permisos de informes financieros) controlan el acceso a los informes financieros y operativos dentro de Alvys. Este artículo describe los dos interruptores de informes financieros en la categoría Informes : "Ver informe financiero resumido" y "Ver informe financiero detallado" . Cada permiso otorga acceso a un informe específico y se pueden asignar de forma independiente. En conjunto, permiten a los usuarios designados acceder a los datos de rendimiento y financieros que necesitan para realizar su trabajo sin exponer información confidencial a usuarios que no la requieren.

Los permisos de informes se configuran a nivel de usuario individual dentro de la interfaz de administración de usuarios.

Para ajustar estos parámetros:

El combustible constituye uno de los mayores costos variables para una empresa de transporte, a menudo solo superado por los salarios de los conductores. El Informe de Combustible ofrece información esencial sobre los gastos de combustible por conductor, vehículo, ubicación y período de tiempo. El permiso para acceder al Informe de Combustible controla el acceso a la página correspondiente , ubicada en la sección Informes de Activos del módulo Informes. Este informe muestra datos de transacciones de combustible tanto para conductores como para vehículos, lo que permite a los usuarios auditar las compras con tarjeta de combustible, analizar el consumo de galones, gestionar las deducciones de combustible de los conductores y cargar archivos de transacciones externas, entre otras funciones relacionadas. Sin este permiso, la página permanece oculta en el menú de navegación del usuario.

Por defecto, este permiso se otorga a: Soporte, Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones, Facturador y Seguridad. No se asigna por defecto a: Despachador, Agente de ventas, Entrada de datos, Administrador de oficina ni Conductor.

El permiso "Informe de peajes" controla el acceso a la página correspondiente, ubicada en la sección "Informes de activos" del módulo "Informes". Este informe ofrece una visión completa de los datos de las transacciones de peaje, lo que permite a los usuarios analizar los cargos por peaje según conductores, vehículos, rutas y periodos de tiempo específicos. Sin este permiso, los usuarios no pueden acceder a la página "Informe de peajes", ya que permanece excluida del menú de navegación.

Por defecto, este permiso se otorga a: Soporte, Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones, Facturador y Seguridad. No se asigna por defecto a: Despachador, Agente de ventas, Entrada de datos, Administrador de oficina ni Conductor.

El permiso "Ver informe financiero resumido" otorga acceso al informe financiero resumido en Alvys, que proporciona una visión general operativa y financiera de la actividad de carga y viaje en un rango de fechas configurable. El informe financiero resumido ofrece a los gerentes y despachadores una vista rápida de los ingresos y gastos agregados por activo, recuento de cargas y otras métricas generales, sin necesidad de acceder a las partidas individuales de las facturas.

Por defecto, este permiso se otorga a: Soporte, Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones, Despachador, Facturador, Agente de ventas, Administrador de oficina y Entrada de datos. No se asigna por defecto a: Seguridad ni Conductor.

El permiso "Ver informe financiero detallado" otorga acceso al informe financiero detallado en Alvys, que proporciona un desglose minucioso de los ingresos, los costos y los márgenes a nivel de carga y viaje. Este informe muestra los importes de las facturas individuales, el desglose de los costos y los datos de los márgenes, y su acceso debe limitarse a los roles que realmente necesiten una visibilidad financiera detallada.

Por defecto, este permiso se otorga a: Soporte, Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones, Facturador y Administrador de oficina. No se asigna por defecto a: Despachador, Agente de ventas, Entrada de datos, Seguridad ni Conductor.

El permiso "Ver informe de lista de estados de cuenta" controla el acceso a la página de dicho informe, ubicada en la sección "Informes financieros" del módulo "Informes". Este informe proporciona un registro de auditoría completo de todos los estados de cuenta de los conductores, tanto autónomos como empleados, resumidos a nivel de estado de cuenta. Permite al personal de facturación y liquidación consultar todos los estados de cuenta de un conductor específico, incluyendo el período de fechas y sus respectivos totales de kilometraje, ingresos brutos, deducciones, créditos y ganancias netas, sin necesidad de abrir cada estado de cuenta individualmente. El acceso a esta información debe limitarse al personal de facturación y contabilidad encargado de gestionar los pagos a las compañías de transporte.

Por defecto, este permiso se concede a: Soporte, Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones y Facturador.

El permiso "Ver informe de partidas del extracto" controla el acceso a la página de dicho informe dentro del módulo de Informes. Mientras que el Informe de lista de extractos ofrece una visión general de todos los extractos de los conductores, el Informe de partidas del extracto muestra las partidas individuales de esos extractos, como cargas, cargos y deducciones específicas.

Estos conceptos financieros detallan minuciosamente cada pago a los conductores, incluyendo cargos por carga, tarifas adicionales, deducciones y ajustes. Este nivel de detalle es esencial para el personal de facturación, que debe verificar la exactitud de los estados de cuenta de los conductores y asegurarse de que todos los cargos estén registrados. Restringir el acceso impide que usuarios no autorizados consulten los desgloses detallados de los pagos a los conductores.

Por defecto, este permiso se concede a: Soporte, Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones y Facturador.

El permiso "Ver informe de seguridad de activos" controla el acceso a la página de dicho informe, ubicada en el módulo de Informes. El personal de seguridad es el principal responsable de garantizar que la documentación de todos los activos se mantenga actualizada y que la flota pueda operar legalmente dentro del marco normativo. Este informe proporciona una vista centralizada para que los usuarios de seguridad supervisen las certificaciones esenciales que han caducado o están próximas a caducar.

Para los conductores, el informe destaca datos clave como la fecha de vencimiento de la licencia, la certificación médica, la fecha del registro vehicular más reciente y las fechas de estado en la Cámara de Compensación. En cuanto al equipo, el informe registra los conductores asignados, la fecha de vencimiento de las placas y las fechas de vencimiento de las inspecciones tanto para camiones como para remolques. Además, proporciona visibilidad sobre las fechas de inicio y finalización de los contratos de arrendamiento para garantizar el cumplimiento de los mismos en toda la flota. Al centralizar estas diversas métricas, el Informe de Seguridad de Activos permite una gestión proactiva de la documentación de los activos para prevenir interrupciones operativas y mantener el cumplimiento total.

Por defecto, este permiso se otorga a: Soporte, Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones, Despachador, Administrador de oficina y Seguridad. No se asigna por defecto a: Facturador, Agente de ventas, Entrada de datos ni Conductor.

El permiso "Ver datos acumulados del conductor" controla el acceso a la página del informe "Datos acumulados del conductor" dentro del módulo "Informes". Este informe sirve como recurso centralizado para monitorear los ingresos acumulados y los datos financieros de los conductores durante el año calendario actual. Proporciona una visibilidad completa de los totales de compensación de los conductores, desgloses detallados por período de pago y acumulaciones acumuladas hasta la fecha. Dado que estos datos revelan información confidencial sobre los ingresos individuales y el desempeño financiero a lo largo del tiempo, esta autorización actúa como una medida de seguridad fundamental para garantizar que solo el personal autorizado pueda evaluar estas métricas de compensación específicas.

Por defecto, este permiso se otorga a: Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones y Facturador. No se asigna por defecto a: Soporte, Despachador, Seguridad, Agente de ventas, Entrada de datos, Administrador de oficina ni Conductor.

El permiso "Ver información" controla el acceso a la función Alvys Insights , la interfaz de chat con inteligencia artificial donde los usuarios pueden hacer preguntas sencillas sobre sus datos operativos y financieros, como cargas, conductores, finanzas, transportistas y otros datos del sistema de gestión de transporte (TMS). Se puede acceder a la interfaz de chat de Insights desde el panel de navegación izquierdo, en la opción "Información" .

Por defecto, los roles de Administrador y Administrador de socios tienen este permiso. Este enfoque garantiza que el acceso a los análisis de IA se asigne de forma específica, en lugar de estar disponible para todos los usuarios por defecto. Dado que las consultas de Insights pueden revelar datos financieros, operativos y de identidad confidenciales, restringir el acceso a estos roles de confianza evita la exposición no deseada.

La visibilidad de sus datos dentro de Insights está estructurada en dos (2) niveles distintos de seguridad para garantizar que la información confidencial permanezca protegida según su rol específico en Alvys.

Nivel 1: Permisos de dominio estándar

El primer nivel de acceso viene determinado por los permisos estándar de Alvys basados en roles. Si bien el permiso "Ver información" le permite acceder a la interfaz de chat, sus permisos de dominio existentes controlan qué categorías de datos específicas puede ver en los resultados de su consulta. Por ejemplo, para ver importes financieros en los resultados del chat, debe tener un permiso asociado como "Facturación" , "Ver tarifa del cliente" o "Ver tarifas del conductor" . Del mismo modo, para ver detalles de equipos o personal se requieren permisos como "Ver camiones" , "Ver remolques" , "Ver conductores" o "Ver mantenimiento ". Si no tiene el permiso necesario para una categoría específica, esa información se ocultará o enmascarará en los resultados, lo que garantiza que las mismas reglas de seguridad aplicadas en todo Alvys se apliquen estrictamente en la herramienta de información.

Nivel 2: Ver permiso de privacidad de información personal identificable

El segundo nivel de acceso corresponde al permiso Ver información personal identificable (PII), que es el permiso más directamente relacionado con el nivel de detalle que se muestra en las respuestas de Insights. Actúa como una capa de seguridad secundaria fundamental que funciona junto con los permisos de dominio de Nivel 1 para proteger la información confidencial.

Para visualizar información altamente sensible, como nombres, direcciones de correo electrónico, números de teléfono, números de licencia de conducir y detalles del seguro, el usuario debe contar con el permiso "Ver información de identificación personal" además de los permisos de dominio de Nivel 1 correspondientes. Sin este permiso específico, estos campos se reemplazarán con marcadores de posición enmascarados, lo que garantiza que la información de identificación personal permanezca protegida incluso al analizar categorías de datos generales.

P: ¿Cuál es la diferencia entre el Resumen del Informe Financiero y el Informe Financiero Detallado?

A: El Resumen Financiero ofrece una visión general de los ingresos y gastos agregados por activo. El Informe Financiero Detallado proporciona datos financieros a nivel de factura, incluyendo ingresos, costos y márgenes para cada carga o viaje. El Informe Financiero Detallado es más confidencial y, por defecto, está restringido a menos roles.

P: ¿Puedo otorgar acceso al Informe Financiero Detallado a un Despachador?

R: Sí. El despachador no tiene asignada la opción "Ver informe financiero detallado" de forma predeterminada, pero un usuario con el permiso "Establecer permisos" puede habilitarla en el perfil de un despachador individual.

P: ¿Los roles de Seguridad o Conductor reciben algún permiso de Informe por defecto?

R: No. Ni el rol de Seguridad ni el de Conductor tienen asignado de forma predeterminada ningún permiso para generar informes financieros.

P: ¿Quién puede modificar los permisos de los informes?

R: Cualquier usuario que tenga habilitado el permiso "Establecer permisos" en su perfil.

P: ¿Qué informes de Alvys requieren permisos específicos para acceder a ellos?

A: Todos los informes en Alvys requieren el permiso correspondiente. La lista completa en la categoría Informes incluye: "Informe de combustible" , "Informe de peajes" , "Ver informe financiero resumido" , "Ver informe financiero detallado" , "Ver informe de lista de estados de cuenta" , "Ver informe de partidas de estados de cuenta", " Ver informe de seguridad de activos ", "Ver datos acumulados del conductor" y "Ver información relevante" . Cada uno se habilita de forma independiente.

P: ¿Existe algún permiso maestro que desbloquee todas las páginas de informes a la vez?

R: No. Cada permiso de informe es independiente y debe habilitarse individualmente.

P: ¿Necesito permisos de facturación para ver estos informes?

R: No. Los permisos de informe en la categoría Informe son independientes del permiso "Facturación" .

P: ¿Por qué no puedo ver la opción "Información" en mi panel de navegación?

A: La opción "Información" del menú solo es visible para los usuarios con el permiso "Ver información" . Por defecto, solo los roles de Administrador y Administrador de socios tienen este permiso.

P: A un usuario se le acaban de otorgar nuevos permisos, pero los resultados de Insights no han cambiado. ¿Qué debo hacer?

A: Pídele al usuario que cierre sesión y vuelva a iniciarla. Si los datos siguen sin aparecer después de 24 horas, ponte en contacto con el soporte técnico de Alvys.