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La categoría Permisos de informes controla los niveles de acceso al ecosistema de informes de Alvys TMS. Esta sección contiene ocho (8) permisos distintos que determinan qué usuarios pueden analizar transacciones de combustible, registros de peaje, resúmenes financieros, estados de cuenta, datos de seguridad y ganancias acumuladas de los conductores. Estos ajustes determinan la visibilidad de módulos específicos en el menú de navegación. Si un usuario no cuenta con el permiso necesario, la página del informe correspondiente permanecerá inaccesible.

Los permisos de informes se configuran a nivel de usuario individual dentro de la interfaz de administración de usuarios. Para ajustar esta configuración:

El combustible constituye uno de los mayores costos variables para una empresa de transporte, a menudo solo superado por los salarios de los conductores. El Informe de Combustible ofrece información esencial sobre los gastos de combustible por conductor, vehículo, ubicación y período de tiempo. El permiso para acceder al Informe de Combustible controla el acceso a la página correspondiente , ubicada en la sección Informes de Activos del módulo Informes. Este informe muestra datos de transacciones de combustible tanto para conductores como para vehículos, lo que permite a los usuarios auditar las compras con tarjeta de combustible, analizar el consumo de galones, gestionar las deducciones de combustible de los conductores y cargar archivos de transacciones externas, entre otras funciones relacionadas. Sin este permiso, la página permanece oculta en el menú de navegación del usuario.

Por defecto, este permiso se asigna a los roles de Soporte, Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones, Facturador y Seguridad. Es fundamental para los responsables de seguridad, el personal de contabilidad, los facturadores y los gestores de flotas que supervisan y administran los gastos de combustible.

El permiso "Informe de peajes" controla el acceso a la página correspondiente, ubicada en la sección "Informes de activos" del módulo "Informes". Este informe ofrece una visión completa de los datos de las transacciones de peaje, lo que permite a los usuarios analizar los cargos por peaje según conductores, vehículos, rutas y periodos de tiempo específicos. Sin este permiso, los usuarios no pueden acceder a la página "Informe de peajes", ya que permanece excluida del menú de navegación.

Por defecto, este permiso se asigna a los roles de Soporte, Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones, Facturador y Seguridad. Esta distribución generalizada refleja la necesidad de colaboración para que los departamentos de finanzas y seguridad tengan visibilidad de los peajes.

El permiso "Ver informe financiero resumido" controla el acceso al informe financiero resumido dentro de Alvys, ubicado en la sección "Informes financieros" del módulo "Informes". Este informe ofrece una visión general de los ingresos y gastos asociados a activos como camiones, conductores y despachadores. Al agrupar datos durante un período específico, el informe permite a los usuarios evaluar el rendimiento financiero de sus activos de manera eficiente. Sin esta autorización, el usuario no puede acceder a la página del informe, ya que el resumen ofrece una perspectiva fundamental sobre las métricas financieras clave.

Por defecto, este permiso está restringido a los roles de Soporte, Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones y Facturador. Entre las categorías operativas, solo el rol de Facturador recibe este acceso por defecto debido a la naturaleza sensible de los datos financieros presentados.

El permiso "Ver informe financiero detallado" controla el acceso a la página de dicho informe, ubicada en el módulo "Informes". Este informe es una herramienta integral de análisis financiero diseñada para brindar a los usuarios información detallada sobre los ingresos y gastos relacionados específicamente con los activos de transporte por carretera. Ofrece una perspectiva granular de los datos financieros al presentar los detalles de cada transacción relacionada con los camiones. Sin esta autorización, la página permanece inaccesible para el usuario en el menú de navegación.

Por defecto, esta autorización se asigna a los roles de Soporte, Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones y Facturador.

El permiso "Ver informe de lista de estados de cuenta" controla el acceso a la página de dicho informe, ubicada en la sección "Informes financieros" del módulo "Informes". Este informe proporciona un registro de auditoría completo de todos los estados de cuenta de los conductores, tanto autónomos como empleados, resumidos a nivel de estado de cuenta. Permite al personal de facturación y liquidación consultar todos los estados de cuenta de un conductor específico, incluyendo el período de fechas y sus respectivos totales de kilometraje, ingresos brutos, deducciones, créditos y ganancias netas, sin necesidad de abrir cada estado de cuenta individualmente. El acceso a esta información debe limitarse al personal de facturación y contabilidad encargado de gestionar los pagos a las compañías de transporte.

Por defecto, esta autorización se concede a los roles de Soporte, Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones y Facturador.

El permiso "Ver informe de partidas del extracto" controla el acceso a la página de dicho informe dentro del módulo de Informes. Mientras que el Informe de lista de extractos ofrece una visión general de todos los extractos de los conductores, el Informe de partidas del extracto muestra las partidas individuales de esos extractos, como cargas, cargos y deducciones específicas.

Estos conceptos financieros detallan minuciosamente cada pago a los conductores, incluyendo cargos por carga, tarifas adicionales, deducciones y ajustes. Este nivel de detalle es esencial para el personal de facturación, que debe verificar la exactitud de los estados de cuenta de los conductores y asegurarse de que todos los cargos estén registrados. Restringir el acceso impide que usuarios no autorizados consulten los desgloses detallados de los pagos a los conductores.

Este permiso se asigna por defecto a los roles de Soporte, Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones y Facturador. Su restricción impide que usuarios no autorizados vean detalles confidenciales de pagos. Es esencial para los Facturadores, el personal de Contabilidad y los Gerentes de Finanzas que necesitan revisar los detalles de cada partida en los estados de cuenta de pago de los conductores.

El permiso "Ver informe de seguridad de activos" controla el acceso a la página de dicho informe, ubicada en el módulo de Informes. El personal de seguridad es el principal responsable de garantizar que la documentación de todos los activos se mantenga actualizada y que la flota pueda operar legalmente dentro del marco normativo. Este informe proporciona una vista centralizada para que los usuarios de seguridad supervisen las certificaciones esenciales que han caducado o están próximas a caducar.

Para los conductores, el informe destaca datos clave como la fecha de vencimiento de la licencia, la certificación médica, la fecha del registro vehicular más reciente y las fechas de estado en la Cámara de Compensación. En cuanto al equipo, el informe registra los conductores asignados, la fecha de vencimiento de las placas y las fechas de vencimiento de las inspecciones tanto para camiones como para remolques. Además, proporciona visibilidad sobre las fechas de inicio y finalización de los contratos de arrendamiento para garantizar el cumplimiento de los mismos en toda la flota. Al centralizar estas diversas métricas, el Informe de Seguridad de Activos permite una gestión proactiva de la documentación de los activos para prevenir interrupciones operativas y mantener el cumplimiento total.

Por defecto, esta autorización se asigna a los roles de Soporte, Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones, Despachador, Administrador de oficina y Seguridad.

El permiso "Ver datos acumulados del conductor" controla el acceso a la página del informe "Datos acumulados del conductor" dentro del módulo "Informes". Este informe sirve como recurso centralizado para monitorear los ingresos acumulados y los datos financieros de los conductores durante el año calendario actual. Proporciona una visibilidad completa de los totales de compensación de los conductores, desgloses detallados por período de pago y acumulaciones acumuladas hasta la fecha. Dado que estos datos revelan información confidencial sobre los ingresos individuales y el desempeño financiero a lo largo del tiempo, esta autorización actúa como una medida de seguridad fundamental para garantizar que solo el personal autorizado pueda evaluar estas métricas de compensación específicas.

Por defecto, este permiso se asigna a los roles de Administrador de socios, Administrador, Gerente de operaciones y Facturador. Entre las distintas categorías operativas, solo el rol de Facturador recibe este acceso por defecto, lo que refleja la naturaleza altamente confidencial de las estructuras de compensación de los conductores.

P: ¿Qué informes de Alvys requieren permisos específicos para acceder? R: Hay ocho informes restringidos: Combustible, Peajes, Resumen Financiero, Informe Financiero Detallado, Lista de Estados de Cuenta, Partidas de Estados de Cuenta, Seguridad de Activos y Acumuladores de Conductores del Año. Otros informes, como los de Carril, Asignación y Factoraje, son accesibles para cualquier usuario con acceso al módulo de Informes.

P: ¿Puedo otorgar acceso a datos financieros generales sin mostrar detalles específicos? R: Sí, cada permiso es independiente. Puede otorgar el permiso "Ver informe financiero resumido" para supervisar las métricas clave, pero restringiendo el permiso "Ver informe financiero detallado" para mantener la privacidad de los detalles de las transacciones individuales.

P: ¿Por qué el rol de Facturador no tiene acceso al Informe de Seguridad de Activos por defecto? R: El rol de Facturador se centra en las operaciones financieras y los pagos, no en el cumplimiento normativo de la flota. El Informe de Seguridad de Activos forma parte de un conjunto de permisos específicos orientados a la seguridad, destinados a quienes gestionan las credenciales de los conductores y las inspecciones de equipos.

P: ¿Por qué los permisos del rol de Seguridad se limitan a los informes de combustible y peajes? R: Los responsables de seguridad utilizan los datos de combustible y peajes para supervisar el comportamiento de los conductores y el cumplimiento de las rutas. Los informes financieros y de compensación están excluidos porque contienen datos confidenciales de ingresos y nóminas que quedan fuera del ámbito de la gestión de la seguridad.

P: ¿Estos permisos filtran los datos específicos que veo en un informe?

R: No, estos permisos actúan como guardianes binarios que permiten o deniegan el acceso a toda la página. Una vez que un usuario tiene acceso a un informe, generalmente ve todos los datos presentados en esa página sin ningún filtro adicional.

P: ¿Se recomienda otorgar permisos de Lista de extractos y Elementos de extractos conjuntamente?

R: En general, sí, ya que estos informes son complementarios. La Lista de extractos proporciona un registro de auditoría general de los totales, mientras que el informe de Partidas del extracto ofrece los detalles específicos de cada partida necesarios para verificar su exactitud.

P: ¿Existe algún "Permiso Maestro" que desbloquee todas las páginas de informes a la vez?

A: No existe un único permiso maestro; cada uno de los ocho informes restringidos debe habilitarse individualmente. Si bien los roles administrativos reciben los ocho informes de forma predeterminada, los demás usuarios deben seleccionar manualmente cada casilla de verificación.

P: ¿Necesito permisos de facturación para ver estos informes?

R: No, los permisos de informes son totalmente independientes de los permisos de facturación. Un usuario puede estar autorizado a analizar informes de rendimiento financiero sin tener la capacidad de procesar o gestionar facturas reales.